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Assistance OCLC

Chercher et filtrer les documents facturés

Comment chercher et filtrer des documents commandés dans Acquisitions WorldShare.

Vous pouvez chercher des produits bibliographiques et non bibliographiques dans l'écran Documents facturés.

  • Les produits bibliographiques sont des documents qui ont déjà été commandés. Ils sont liés à un document commandé et sont généralement des documents bibliographiques comme des livres, des DVD, des périodiques, des périodiques électroniques et des livres électroniques.
  • Les produits non bibliographiques sont ajoutés directement à une facture, sans commande correspondante. Ils ne sont pas liés à des informations bibliographiques. Ils ont uniquement une description. Ce sont souvent des produits non bibliographiques comme des fournitures et du mobilier de bibliothèque, ou d'autres articles qui ne figurent pas dans WorldCat ou dans la base de connaissances.

Voir tous les documents facturés

  1. Allez sous Factures > Documents facturés.
  2. Cliquez sur Chercher. Tous les documents facturés sont affichés.
  3. Cliquez sur Titre/Description ou sur No du doc. facturé pour voir ou modifier le document facturé.

Chercher des documents facturés

Utilisez la boîte de recherche pour chercher des documents facturés.

  1. Dans la liste, sélectionnez un index pour la recherche et inscrivez un terme de recherche dans la boîte.
  2. Cliquez sur Chercher.

Afficher ou cacher les colonnes

Vous pouvez choisir les colonnes qui sont affichées dans le tableau.

  1. Cliquez sur la roue dentée grise (Roue dentée grise) au-dessus de la colonne de droite.
  2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées.
  3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.

Colonnes des documents facturés

Colonnes des documents facturés - Tableau
colonne Description
Budget La période budgétaire du poste affecté au document. Toutes les périodes budgétaires (passées, actives, futures) sont des options.
Champs personnalisés Cliquez sur l'icône dans la colonne Champs personnalisés pour modifier les champs personnalisés du document facturé.
Date de création Date à laquelle la facture a été créée.
Date de paiement Date à laquelle la facture a été payée.
Mode de désengagement
type Description
Par montant Le document a été partiellement facturé et les montants désengagés des documents sont basés sur le montant payé pour le document.
Par pourcentage Le document a été partiellement facturé et les montants désengagés des documents sont basés sur le pourcentage alloué pour le document.
Type de dépense
type Description
Crédit Un document crédité réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
Débit Un document débité augmente le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
Débit partiel Un document partiellement payé augmente le montant payé du poste budgétaire lors du paiement de la facture, mais ne réduit le montant engagé pour le document que par le pourcentage facturé. (Par exemple, si le pourcentage facturé est 50 %, seulement 50 % du montant engagé sera désengagé.)
Remboursement Un document remboursé réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
Supplément Un document en supplément augmente le montant payé sans réduire le montant engagé parce que le montant du document qui est facturé a déjà été complétement désengagé).
Date de la facture Date à laquelle la facture a été créée par le fournisseur. 
No du doc. facturé Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier un produit précis.
Pourcentage facturé Indique le pourcentage du document qui a été facturé.
Numéro de facture Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier une facture précise.
État de la facture
état Description
Ouverte Document/produit non payé.
Payée Document/produit payé.
Prête pour paiement Document/produit prêt pour paiement.
Notes Notes ajoutées à un document par un utilisateur.
No de document Identifiant généré par le système.
No de commande Numéro assigné par le système lorsque la commande a été créée. Cliquez sur le numéro de document pour modifier la commande.
Quantité Tout nombre égal ou inférieur au nombre total d'exemplaires indiqués dans la boîte.
Titre/Nom Titre ou description du document/produit. Pour voir le titre complet ou la description compète, passez le curseur de la souris sur [...].
Total Total de tous les prix, les frais de service et d'expédition, et les taxes moins les escomptes. Le total est mis à jour chaque fois que vous faites une modification.
Fournisseur Lorsque vous tapez au clavier, des suggestions de fournisseurs de votre liste sont présentées.

Filtrer les documents facturés

Vous pouvez filtrer les documents facturés en utilisant les filtres dans le haut de l'écran.

  1. Cliquez sur l'un des filtres décrits plus bas.
  2. Sélectionnez les valeurs appropriées. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs pour un même filtre. Lorsque plus d'une valeur est sélectionnée, le système cherche n'importe quelle de ces valeurs.
  3. Cliquez sur Appliquer. Une fois le filtre appliqué, vous pouvez passer le pointeur de la souris sur le nom du filtre pour voir les valeurs sélectionnées.
  4. (Facultatif) Pour supprimer le filtre, cliquez sur Réinitialiser.

Afficher ou cacher les filtres

Vous pouvez choisir les filtres qui sont affichés. Par défaut, uniquement certains filtres sont affichés. Un crochet apparaît à côté des filtres sélectionnés.

  1. Cliquez sur Filtres (dans le haut de l'écran, à droite).
  2. Pour sélectionner ou désélectionner un filtre, cliquez sur son nom.
  3. (Facultatif) Vous pouvez chercher dans la liste de filtres en inscrivant un mot-clé dans la boîte de recherche.

Filtres pour les documents facturés

Filtres pour les documents facturés - Tableau
filtre Description
Période budgétaire La période budgétaire du poste affecté au document. Toutes les périodes budgétaires (passées, actives, futures) sont des options.
Date de création Date à laquelle la facture a été créée.
Date de paiement Date à laquelle la facture a été payée.
Mode de désengagement
type Description
Par montant Le document a été partiellement facturé et les montants désengagés des documents sont basés sur le montant payé pour le document.
Par pourcentage Le document a été partiellement facturé et les montants désengagés des documents sont basés sur le pourcentage alloué pour le document.
Type de dépense
type Description
Crédit Un document crédité réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
Débit Un document débité augmente le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
Débit partiel Un document partiellement payé augmente le montant payé du poste budgétaire lors du paiement de la facture, mais ne réduit le montant engagé pour le document que par le pourcentage facturé. (Par exemple, si le pourcentage facturé est 50 %, seulement 50 % du montant engagé sera désengagé.)
Remboursement Un document remboursé réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
Supplément Un document en supplément augmente le montant payé sans réduire le montant engagé parce que le montant du document qui est facturé a déjà été complétement désengagé).
Date de la facture Date à laquelle la facture a été créée par le fournisseur.
Pourcentage facturé Indique le pourcentage du document qui a été facturé.
État de la facture
état Description
Ouverte Document/produit non payé.
Payée Document/produit payé.
Prête pour paiement Document/produit prêt pour paiement.
Quantité Tout nombre égal ou inférieur au nombre total d'exemplaires indiqués dans la boîte.
Total Total de tous les prix, les frais de service et d'expédition, et les taxes moins les escomptes. Le total est mis à jour chaque fois que vous faites une modification.
Fournisseur Lorsque vous tapez au clavier, des suggestions de fournisseurs de votre liste sont présentées.

Documents facturés pour un document commandé précis

Si vous ne trouvez pas le document cherché sous Factures > Documents facturés, vous pouvez chercher le document commandé et trouver les documents facturés pour ce document.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
  2. Cliquez sur Chercher. Tous les documents commandés sont affichés.
  3. Cliquez sur le titre d'un document.
  4. Cliquez sur l'onglet Facture. Tous les documents facturés liés à ce document commandé sont affichés.