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Créer un nouveau dossier de fournisseur

Comment créer un nouveau fournisseur dans Acquisitions WorldShare.

Créer un dossier de fournisseur

Idéalement, une autre bibliothèque a déjà créé le dossier du fournisseur qu'il vous faut. Avant de créer un dossier de fournisseur, cherchez le fournisseur pour vous assurer qu'il n'existe pas déjà. Créez un dossier de fournisseur uniquement s'il n'existe pas. Pour créer un nouveau dossier de fournisseur :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs > Nouveau fournisseur.
  2. Remplissez les champs pertinents des diverses sections du dossier du fournisseur (Général, Liens et authentifications, Adresses, Contacts, etc.). Suivez les pratiques locales. La plupart des champs sont clairs. Voir Champs du dossier de fournisseur.
  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer dans le coin droit supérieur de l'écran (dossier).
  4. Pour partager le dossier du fournisseur avec d'autres bibliothèques, cliquez sur Publier. Voir Publier le dossier d'un fournisseur
     Note. - Le dossier du fournisseur doit être enregistré avant de pouvoir être publié.

Champs du dossier de fournisseur

 Notes :

  • Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.
  • Tous les champs du dossier de fournisseur ont une limite de 255 caractères.
Général

Si vous avez publié un dossier de fournisseur (partage avec les bibliothèques de votre région), toute modification à la section Général sera effective pour toutes les bibliothèques qui utilisent ce fournisseur. 

Champ Description
Nom du fournisseur* Le nom du fournisseur.
Pays Le pays du fournisseur.
Rôles Le rôle du fournisseur pour votre bibliothèque (éditeur, détaillant, etc.). Cliquez sur Afficher les options pour sélectionner un rôle.
Langue Langue utilisée pour communiquer avec le fournisseur.
Relations Utilisées pour indiquer les relations entre des entreprises différentes, les divisons à l'intérieur d'une entreprise, ou d'autres relations d'affaires.
Liens et authentifications

Liens URL vers les produits et services du fournisseur et authentifications (noms d'utilisateur et mots de passe) si requis. 

Explications sur certains champs :

Champ Description
Actif (case cochée). Cette option ne peut être modifiée qu'après l'enregistrement du dossier.

Case cochée - Le lien est pertinent pour la bibliothèque et est affiché sous l’onglet Actif.

Case décochée - Le lien n'est plus pertinent et est affiché sous l’onglet Inactif.

Adresses
Explications sur certains champs :
Champ Description
Actif (case cochée)

Case cochée - L'adresse du fournisseur est à jour et est affichée sous l’onglet Actif.

Case décochée - L'adresse du fournisseur n'est plus pertinente et est affichée sous l'onglet Inactif.

Fonction de l'adresse Utilisée pour indiquer le type d'adresse (ex. : facturation, expédition). Cliquez sur Afficher les options pour sélectionner une fonction.
Défaut (case cochée) Cochez la case pour indiquer l’adresse par défaut.
Contacts
Explications sur certains champs :
Champ Description
Actif (case cochée)

Case cochée - Le contact est pertinent pour la bibliothèque et est affiché sous l’onglet Actif.

Case décochée - Le contact n'est plus pertinent et est affiché sous l’onglet Inactif.

Nom court du contact Nom préféré par le contact.
Langue

La langue utilisée par le contact. Les avis seront envoyés au contact dans la langue sélectionnée. 

Langues disponibles :

  • Arabes
  • Deutsch
  • English
  • Español
  • Français
  • Italiano
  • Japonais
  • Coréen
  • Nederlands
  • Chinois simplifié
  • Chinois traditionnel
Adresse assignée Adresse assignée au contact.
Services d'échanges avec le partenaire (fichiers chargés)

Pour des détails sur le chargement de fichiers, voir Importer des fichiers.

Identifiants

Ces identifiants sont uniques au fournisseur.

Identifiant Description
ID de fournisseur WMS L'identifiant utilisé dans les appels à l'API par votre bibliothèque ou par des bibliothèques partenaires. Il est généré automatiquement et ne peut pas être modifié. Ce champ est inclus dans l'exportation du fichier .json du Connecteur de factures du système comptable WorldShare .
URL La ou les Uniform Resource Locator (URL) pour le fournisseur.
Numéro de taxe Le ou les numéros de taxe du fournisseur.
Nom précédent du fournisseur Le ou les noms précédents du fournisseur.
Autre nom du fournisseur Le ou les autres noms du fournisseur.
FEIN Le Federal Employer Identification Number (aussi appelé Federal Tax Identification Number) est un numéro de neuf chiffres émis par l'Internal Revenue Service pour vérifier les déclarations de revenus d'une entreprise.
SAN Le Standard Address Number (SAN) est un identifiant numérique de sept chiffres utilisé pour identifier les organisations et les entreprises ayant un lien avec l'industrie de l'édition (entre autres, les éditeurs et les bibliothèques).
Symbole OCLC Code de trois à cinq caractères assigné par OCLC pour identifier un établissement membre.
Préfixe ISBN Le préfixe ISBN du fournisseur.
Autres identifiants Sélectionnez un identifiant supplémentaire dans la liste déroulante Type, puis inscrivez la valeur associée.
 
Type Description
GLN Global Location Number Numéro utilisé pour identifier de façon unique une entité physique, fonctionnelle ou juridique. Ce numéro est également appelé International Location Number (ILN).
ILN International Location Number Numéro unique utilisé pour identifier une entité physique, fonctionnelle ou juridique.
ISIL International Standard Identifier for Libraries Identifiant unique attribué aux bibliothèques et aux organisations associées, telles que les archives et les musées, par l'International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations (ISIL), ISO 15511.
MARC Code MARC d'organisme Code alphabétique court utilisé pour représenter les noms des bibliothèques, organisations et institutions qui doivent être identifiées dans le catalogage et dans le contrôle bibliographique. Voir les Codes MARC des organismes pour plus de détails.
NCES Identifier of National Center for Education Statistics Identifiant unique attribué à une Local Education Agency ou à une école par le National Center for Education Statistics (NCES).
ID de la base de connaissances WorldCat L'ID de collection attribué à une collection de base de connaissances.
Identifiants locaux

Ces identifiants sont uniques à votre bibliothèque.

Identifiant local Description
Numéro de fournisseur Un numéro assigné par votre système WorldShare de la même façon que les numéros de commandes sont assignés.
Codes de correspondance

Utilisés lorsqu'un code est requis pour identifier (établir la correspondance) des fournisseurs dans d'autres systèmes, par exemple PeopleSoft. L'utilisation du même code de correspondance pour le même fournisseur dans WorldShare et dans les autres systèmes facilite le partage d'informations sur les fournisseurs entre les systèmes.

ID du système comptable Utilisé pour déterminer l'identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement. OCLC recommande d'utiliser ce champ pour votre système de planification des ressources de l'organisation (PRO). Ce champ est inclus dans l'exportation du fichier .json du Connecteur de factures du système comptable WorldShare .
Numéro de fournisseur du SIGB Utilisé pour déterminer l'identifiant utilisé par votre SIGB précédent. 
Numéro d'inscription pour TPS Un numéro d'identification unique à 15 chiffres attribué à une entreprise enregistrée en vertu de la taxe sur les produits et services (TPS) sur la base du numéro NIBS de l'entreprise. Le dernier chiffre est un numéro de somme de contrôle. Ce champ est inclus dans l'exportation du fichier .json du Connecteur de factures du système comptable WorldShare .
Numéro d'inscription pour TVP Un numéro d'identification unique à 11 caractères (ex. : PST-1234-5678) attribué à une entreprise enregistrée en vertu de la taxe de vente provinciale (TVP).Ce champ est inclus dans l'exportation du fichier .json du Connecteur de factures du système comptable WorldShare .
Informations sur le compte bancaire
Explications sur certains champs :
Champ Description
Récipiendaire du paiement Nom du récipiendaire du paiement pour le fournisseur.
Code de la banque Code numérique attribué par l’institution financière centrale à toutes ses banques ou institutions financières agréées.
Numéro de compte Un numéro unique de plusieurs chiffres (souvent huit ou neuf) servant à identifier le compte dans une institution financière.
Code d'identification bancaire (BIC) / Code SWIFT Code d'identification unique attribué aux institutions financières et non financières par la Société pour les télécommunications interbancaires mondiales (SWIFT).
Numéro de compte bancaire international (IBAN) Numéro unique établi au niveau international comprenant jusqu'à 34 caractères alphanumériques, et formé de : un indicatif de pays; deux chiffres de contrôle; et un numéro qui comprend le numéro de compte bancaire national, l'identifiant de la succursale et des informations d'acheminement potentielles.
Numéros de client/compte

Numéros utilisés pour indiquer comment les commandes sont traitées (monographies, publications en série, documents pressants, etc.)

Paramètres d'acquisitions

Explications sur certaines paramètres :

Paramètre Description
Devise La devise utilisée par le fournisseur.
Période de fourniture prévue Pour Période de fourniture prévue, inscrivez le nombre de jours après la date de commande (pour les commandes d'achat) ou indiquez une date (pour les ententes fournisseurs) pour Date de fourniture prévue.  Peut être configurée pour :
  • Monographies uniques
  • Produits électroniques uniques

     Note. - Si non indiquée, la date de fourniture prévue ne sera pas définie par défaut, sauf si vous configurez une Période de fourniture prévue pour le fournisseur dans l'écran Administration.

Contact par défaut La personne contact par défaut pour le fournisseur.
Mode de livraison par défaut Le mode de livraison par défaut du fournisseur.
Paramètres des avis
Paramètres des avis Description
Action L’action dont vous voulez informer le fournisseur (Commande, Annulation, etc.).
Support L'employé du fournisseur qui doit recevoir l'avis. 
Mode de livraison Le mode de livraison utilisé pour aviser le fournisseur (Courriel, Impression, FTP, etc.).
Profil FTP Le profil FTP associé à l'avis.
Paramètres d'avis EDIFACT Voir Messages EDIFACT pour les fournisseurs.
Notes

Cliquez sur Ajouter une note pour inscrire une note en texte libre sur le fournisseur.

Publier le dossier d'un fournisseur

Après avoir créé un nouveau dossier de fournisseur, enregistrez les informations et publiez-les pour les partager avec les autres bibliothèques. La publication d'un dossier de fournisseur permet aux autres bibliothèque de commander de ce fournisseur sans devoir répéter le travail que vous avez fait pour créer son dossier.

  1. Lorsque vous avez terminé de créer un dossier de fournisseur, cliquez sur Publier dans le coin supérieur droit de l'écran.
  2. Dans l’écran Publier le dossier du fournisseur, choisissez les adresses et contacts du fournisseur que vous souhaitez publier.

     Note. - Après la publication, vous ne pourrez pas modifier le nom du fournisseur, ni les adresses et contacts que vous avez publiés.

  3. Cliquez sur Publier le fournisseur comme Actif pour toutes les bibliothèques.
  4. Dans l'écran Publier le dossier du fournisseur, cliquez sur Publier.