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Assistance OCLC

Automated Request Manager

 

Use this screen to configure Automations in Automated Request Manager (ARM) to automate ILL workflows.

As a feature of Smart fulfillment, use the Automated Request Manager (ARM) screen to configure automated ILL workflows. Automations are composed of match criteria you define along with actions you want the system to perform on matched requests.

To access this screen, sign in to OCLC Service Configuration, open the WorldShare ILL module from the left navigation, and then select Automated Request Manager.

 Notes : 

  • Les profils de Demande directe précédemment configurés apparaîtront dans l'écran Gestion automatisée des demandes en tant qu'automatisations.
  • Lorsque le Paramètre de persistance est Oui dans Configuration des services OCLC > PEB WorldShare > Options du Prêt entre bibliothèques, le bordereau de données fixes DEFAULT a priorité sur l'application d'autres données fixes, incluant celles pouvant être appliquées via l'automatisation. Si vous utilisez des automatisations pour appliquer des données fixes, désactivez le Paramètre de persistance. Voir Options du Prêt entre bibliothèques.

Automations are a combination of:

  • Matches: What the request should look like.
  • Actions: What the system should do with the request.
  • Exceptions: When you do not want these actions to occur.
  • Priority: If a request matches multiple automations, which set of actions should be performed.

Les automatisation vous permettent de déterminer comment les demandes soumises par les usagers sont traitées. Vous pouvez d'abord configurer des critères de correspondance en fonction des détails de la demande :

  • Âge du matériel demandé
  • Format du matériel
  • Langue du matériel
  • Date à laquelle le document est requis par l'usager
  • Département de l'usager
  • Présence d'une note de l'usager
  • Contenu de la note de l'usager (mots-clés ou expressions exactes)
  • État de l'usager
  • Coût maximum payé par l'usager
  • Source de la demande (système de PEB ou interface où la demande a été soumise)
  • Type de demande (copie ou prêt)

Après avoir déterminé quelles demandes doivent être automatisées, des actions peuvent être configurées pour les automatisations :

  • Appliquer un bordereau de données fixes aux nouvelles demandes d'emprunt.
  • Créer une chaîne de prêteurs (la chaîne de prêteurs est ajoutée à la demande selon la File de groupes et est transférée dans les demandes à réviser).
  • Envoyer la demande aux prêteurs (selon la File de groupes).
  • Acheminer les demandes aux demandes à réviser dans Demandes d'achat.
  • Acheminer les demandes aux demandes à réviser.

Vous pouvez également configurer des exceptions qui s'appliquent au lieu des actions définies. Entre autres :

  • Acheminer les demandes de documents que votre bibliothèque possède aux demandes à réviser.
  • Acheminer les demandes en double aux demandes à réviser.
  • Acheminer les demandes de documents détenus par les bibliothèques d'un Groupe personnalisé que vous avez configuré aux demandes à réviser.

OCLC vous recommande de créer au moins une automatisation pour les prêts et une automatisation pour les copies. Informations à considérer lors de la configuration d'automatisations :

  • Les automatisations sont appliquées en fonction du paramètre Priorité de l'automatisation. Une demande initiée par l'usager est comparée à toutes les automatisations. Parmi toutes les automatisations qui correspondent à la demande, l'automatisation avec la priorité la plus élevée (le chiffre le plus bas) sera appliquée à la demande.
    • Chaque automatisation doit avoir une valeur numérique unique pour le paramètre Priorité.
    • Attribuez la priorité la plus élevée (chiffre le plus bas) à vos automatisations les plus précises.
  • Chaque automatisation doit avoir au moins une Correspondance, une Action ou une Exception (pas une de chaque).  
    • Si vous ne sélectionnez aucun critère de correspondance, votre automatisation sera appliquée à toutes les demandes.  
    • Si vous sélectionnez des correspondances, mais pas d'actions ou exceptions, toutes les demandes qui correspondent à cette automatisation seront acheminées aux demandes à réviser.  

Actions standard

Dans le haut de l'écran, sous Nouvelle demande d'emprunt, figure une liste des actions standard que le système effectue automatiquement pour les nouvelles demandes d'emprunt.  

  • Notice bibliographique correspondante
  • Vérification des fonds dans WorldCat
  • Vérification des fonds dans la base de connaissances
  • Vérification des fonds du Groupe personnalisé

Configurer les automatisations principales

Pour ajouter une automatisation :

  1. Cliquez sur + Ajouter nouvelle.
  2. Inscrivez un Nom et attribuez une Priorité. Pour plus de détails, voir Champs des automatisations principales.
  3. Sélectionnez un critère de correspondance dans la liste déroulante Correspondances. Pour plus de détails, voir Critères de correspondance des automatisations.  
    • Si vous ne sélectionnez aucun critère de correspondance, votre automatisation sera appliquée à toutes les demandes.  
    • Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une correspondance pour ajouter une correspondance supplémentaire.
  4. Sélectionnez les actions souhaitées dans la liste déroulante Actions. Pour plus de détails, voir Actions automatisées.
    • Cliquez sur Addbutton.pngAjouter une action pour ajouter une action supplémentaire.
  5. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter un exception pour sélectionner une exception.  Pour plus de détails, voir Exceptions.
    • Si une exception est présente pour une automatisation établie, seule l'exception sera appliquée et les autres actions sélectionnées ne seront pas effectuées.  
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier une automatisation :

  1. Dans la liste des automatisations principales, cliquez sur le bouton Modifier associé à l'automatisation.
  2. Modifiez les informations pertinentes. Utilisez le bouton Removebutton.png (moins) pour supprimer des correspondances, des actions et des exceptions.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer une automatisation :

  1. Dans la liste des automatisations principales, cliquez sur le bouton Supprimer associé à l'automatisation.
  2. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Supprimer.

Champs des automatisations principales

Champ Description
Nom*

Le nom de l'automatisation (20 caractères maximum, sans caractères spéciaux) qui indique clairement le groupe de demandes auxquelles s'applique cette automatisation. Le nom doit être unique.

Note. - Les noms ne sont pas sensibles à la casse. Ainsi, TEST est pareil à test.

 
EARTICLTEST
MAXCOPIE

 Note. - Si vous aviez inclus une description dans vos profils de demande directe précédemment configurés, la description apparaîtra sous forme de texte en lecture seule dans l'automatisation.

Priorité*

Indiquez une priorité numérique pour chaque automatisation. 

  • Lorsqu'une demande initiée par un usager est générée, elle est comparée à toutes les automatisations configurées.  Lorsque la demande correspond à plusieurs automatisations, l'automatisation avec la priorité la plus élevée (le chiffre le plus bas) est appliquée à la demande.  
    • Chaque automatisation doit avoir une valeur numérique unique pour le paramètre Priorité.  

Critères de correspondance des automatisations

Champ Description
Âge du matériel

Pour les prêts :
Critères utilisés pour restreindre l'emprunt de documents qui sont très nouveaux ou très vieux.
Note.- Le chiffre que vous inscrivez dans le champ Âge du matériel doit être inférieur à celui inscrit dans le champ Mais pas plus vieux que.

Pour les copies : 
Le champ Âge du matériel peut être utilisé pour indiquer si la demande de copie est CCG ou CCL. L'âge est tiré du champ Date de l'article. Les bibliothèques peuvent configurer une désignation de droit d'auteur en utilisant les automatisations. Une demande de copie qui arrive via une automatisation, et dont le champ Date de l'article contient 1994, pourrait correspondre à une automatisation ayant CCL dans le champ Conformité au droit d'auteur.

Inscrivez un nombre entier de 1 à 1000 représentant l'âge du matériel en année. 

Formats
  • Le ou les formats bibliographiques qui doivent être indiqués dans la demande pour que la demande corresponde à l'automatisation.
  • Sélectionnez un format dans la liste affichée. 
Langues La ou les langues qui doivent être indiquées dans la demande pour que la demande corresponde à l'automatisation.
Requis au plus tôt
  • Champs utilisés pour indiquer, s'il y a lieu, l'intervalle durant lequel l'usager doit recevoir le matériel.
  • Dans une demande de prêt, la date à laquelle l'usager veut le document est indiquée dans le champ Requis avant. Par exemple, si 4 est inscrit dans le champ Requis avant, l'usager doit recevoir le matériel à l'intérieur des quatre jours suivant la création de la demande. Pour correspondre à l'automatisation, la valeur pour le champ Requis avant dans la demande doit être comprise dans l'intervalle que vous avez indiqué dans l'automatisation pour les champs Requis au plus tôt et Pas plus tard que.
  • Par exemple, si la valeur dans l'automatisation pour Requis au plus tôt est 4 et la valeur pour Pas plus tard que est 7, une demande dont la valeur dans le champ Requis avant est 5 correspondra à l'automatisation. Toutefois si l'usager a indiqué 3 dans le champ Requis avant de la demande, cette demande ne correspondra pas à l'automatisation.
  • Inscrivez un nombre entier de 0 à 1000. 
Départements de l'usager
  • Département ou départements de l'usager, s'il y a lieu, pour lesquels l'automatisation s'applique. Maximum de 65 caractères alphanumériques.
  • Les départements d'usager ne sont pas sensibles à la casse. Ainsi, SCIENHUM est pareil à scienhum. Toutefois, l'orthographe est important. Ainsi, ScienHum n’est pas pareil à SCHU.
  • Si l'automatisation s’applique à plus d’un département, inscrivez chaque département séparé par une virgule.

  
ScienHum
Chimie
Biologie

Note de l'usager

Indique si l'usager a inscrit une note dans la demande. Correspondance :

  • Cocher « N'importe lequel des mots » pour récupérer les demandes qui contiennent n'importe quel des mots inscrits dans la note de l'usager. 
  • Inscrivez les mots-clés ou expressions dans la boîte de texte pour récupérer les demandes dont la note de l'usager contient ces mots-clés ou expressions. 
    • Lorsque plusieurs termes sont inscrits, ils sont combinés avec l'opérateur booléen OU.  
États de l'usager
  • État ou états d'usager, s'il y a lieu, pour lesquels l'automatisation s'applique. Maximum de 65 caractères alphanumériques.
  • Les états d'usager ne sont pas sensibles à la casse. Ainsi, PROFest pareil à prof. Toutefois, l'orthographe est important. Ainsi, Prof n’est pas pareil à Professeur.
  • Si l'automatisation s’applique à plus d’un états, inscrivez chaque état séparé par une virgule.

  
Étudiant
Diplômé
Professeur

L'usager paiera un maximum de
  • Le montant maximal (en dollars US) que l'usager paiera pour le matériel demandé.
  • Pour qu'une demande corresponde à une automatisation, le montant indiqué dans la demande doit être égal ou supérieur au montant indiqué dans l'automatisation. Par exemple, si 7 (7,00 $) est indiqué dans la demande, et que 5 (5,00 $) est indiqué dans l'automatisation, la demande correspond à l'automatisation, c'est-à-dire qu'un usager qui accepte de payer un maximum de 7,00 $ acceptera de payer 5,00 $. Par contre, si l'automatisation indique 10, la demande ne correspond pas à l'automatisation parce que l'usager qui accepte de payer un maximum de 7,00 $ n'acceptera pas de payer 10,00 $.
  • Inscrivez un nombre. N'inscrivez par le symbole de dollar ($). Une valeur de 0 signifie que l'usager n'accepte pas de payer de frais pour le matériel demandé. 

 
6
6.00
6.10

Sources de la demande
  • Indique la source d'une demande est pertinente pour l'automatisation et, si oui, le nom des sources.
  • Si vous voulez que l'automatisation s'applique à des sources précises, inscrivez jusqu'à six sources dans les boîtes à cet effet. Le nom des sources peut contenir jusqu'à huit caractères alphanumériques. Les valeurs doivent être valides dans vos demandes de PEB. Le nom des sources peut contenir jusqu'à huit caractères alphanumériques. Les valeurs doivent être valides dans vos demandes de PEB.
  • Les noms de sources ne sont pas sensibles à la casse. Ainsi, FSILLest pareil à fsill. Toutefois, l'orthographe est important. Ainsi, FSlink n’est pas acceptable comme valeur valide pour FSILL.
  • See ILL sources for more information.

 
FSILL
FSlink

Type de demande
  • Prêt - Seules les demandes de prêt seront admissibles pour cette automatisation.
  • Copie - Seules les demandes de copie non retournables seront admissibles pour cette automatisation.

Actions automatisées

 Note. - Certaines actions s'excluent mutuellement.  Les actions non disponibles sont automatiquement supprimées lors de la création de l'automatisation. 

Champ Description
Appliquer données fixes

Sélectionnez le bordereau de données fixes que vous voulez appliquer aux demandes qui correspondent à cette automatisation. Lorsque vous sélectionnez cette action, une liste déroulante contenant tous les bordereaux de données fixes actifs de votre établissement est présentée.  

  • Le bordereau de données fixes, s'il y a lieu, qui s'applique au groupe de demandes que vous automatisez. La liste contient tous les bordereaux de données fixes actifs de votre établissement.
  • Sélectionnez un bordereau de données fixes dans la liste. Laissez cette boîte vide si aucun bordereau de données fixes ne s'applique au groupe de demandes que vous automatisez.
    Note. - Si vous voulez appliquer un bordereau de données fixes pour cette automatisation, vous devez créer le bordereau AVANT de créer l'automatisation.
Actions supplémentaires disponibles
  • Créer chaîne de prêteurs
  • Acheminer demande à Révision
  • Envoyer demande aux prêteurs

 

Créer chaîne de prêteurs

Sélectionnez cette option si vous voulez créer une chaîne de prêteurs pour la demande sans envoyer automatiquement la demande aux prêteurs.Lorsque vous sélectionnez cette action, vous devrez sélectionnez une File de groupes dans la liste déroulante contenant toutes les Files de groupes configurées pour votre établissement. Des chaînes de prêteurs seront appliquées aux demandes correspondantes qui seront transférées dans les demandes à réviser.

Actions supplémentaires disponibles
  • Appliquer données fixes
  • Acheminer demande à Révision

L'automatisation crée une chaîne de prêteurs qui tient compte des éléments suivants :

  • Réorientations - Les bibliothèques qui réorientent (dévient) les demandes pour une raison qui aurait un impact sur votre demande ne sont pas incluses dans la chaîne de prêteurs. Cela inclut le type de service, le format, le coût maximum de l'emprunteur, l'affiliation de groupe, les conditions de licence électronique ou l'âge su matériel.L'historique de l'automatisation montrera les prêteurs qui ont été exclus à cause de la réorientation, afin que vous puissiez ajuster la demande lors de la resoumission pour obtenir une réponse plus favorable.
  • Couverture de la base de connaissances OCLC - Les fonds ajoutés sont tirés de la base de connaissances WorldCat et basés sur le fait que le prêteur détient l'année ou le volume demandé.
  • Conditions de la licence électronique - Les fonds ajoutés sont tirés de la base de connaissances WorldCat et basés sur le fait que le prêteur possède une licence qui autorise le PEB.
  • Print Serials
    • Lenders will be added to the lender string if they:
      • Hold the requested year or volume based on the information in the 853 and 863 fields of the Local Holdings Record (LHR).
      • Have LHRs for the title but the system cannot determine if holdings match the requested item.
      • Do not have a title-level deflection in the 008 field of the LHR indicating they will not lend or copy the item.
    • The lenders are then sorted by turnaround time.
  • Turnaround time
    • Turnaround time is calculated from when a lender is assigned a request to the time when the item is available to the borrower.
      • For Loans: the time from when the lender was assigned to when the borrower received the item.
      • For Copies: the time from when the lender was assigned to when the lender shipped the item.
    • Lenders are sorted by turnaround time within each Custom Holdings Group in a Custom Holdings Path. User's preferences for ordering the lender string are retained. Turnaround time order is determined by the below calculations to create the best lender string for each request without overwhelming lenders who have a quick turnaround time:   
      • The system calculates a daily average turnaround time for lenders based on historical data from the past year. This average turnaround time is recalculated daily.
      • Each library’s current queue depth or number of outstanding lending requests is considered upon assigning requests. The current queue depth is calculated hourly.
Acheminer demande à Révision

L'automatisation déplacera les demandes correspondantes dans votre liste de demandes à réviser. Si vous ne sélectionnez pas une action qui achemine une demande ailleurs (vers les prêteurs, les demandes d'achat achat ou la livraison de document), cette action s'appliquera par défaut.

Actions supplémentaires disponibles
  • Appliquer données fixes
  • Créer chaîne de prêteurs
Acheminer demande à Révision pour achat

Les demandes seront envoyées à votre file Demandes d'achat > Demandes d'achat à réviser.

  • Aucune action supplémentaire disponible.
Envoyer demande aux prêteurs
  • Sélectionnez cette option si vous voulez acheminer automatiquement la demande aux prêteurs.
    • Lorsque vous sélectionnez cette action, vous devrez sélectionnez une File de groupes dans la liste déroulante contenant toutes les Files de groupes configurées pour votre établissement. Les demandes correspondantes seront acheminées aux prêteurs de la File de groupes sélectionnée qui possèdent le document demandé.  
    • Vous devrez également sélectionner le nombre minimum de prêteurs dans votre File de groupes sélectionnée qui détiennent le document demandé.  Vous pouvez sélectionner une valeur de 1 à 5.  
      • Ce n'est pas le nombre total de bibliothèques qui possèdent des localisations WorldCat pour le document demandé. Il s'agit du nombre minimum de prêteurs de votre File de groupes désignée qui doivent détenir le document avant que la demande ne soit envoyée automatiquement à ces prêteurs.
  • Si cela s'applique à une demande de prêt, vous devriez également indiquer une action pour Appliquer les données fixes, puis sélectionner le bordereau de données fixes de votre choix. Le bordereau de données fixes sélectionné devraient inclure une adresse d'expédition et une adresse de facturation. Si vous n'indiquez pas un bordereau de données fixes avec cette action, votre demande sera transférée à la révision avec un message dans l'Historique d'automatisation indiquant que l'adresse d'expédition et/ou de facturation (shipToAddress1 et/ou billToAddress1) manquent.
  • Print Serials
    • Lenders will be excluded from the lender string if they:
      • Do not hold the requested year or volume based on the information in the 853 and 863 fields of the Local Holdings Record (LHR)
      • Have a title-level deflection in the 008 field of the LHR indicating they will not lend or copy the item.
    • Once these lenders have been excluded, the remaining lenders are sorted by turnaround time.
  • Turnaround time
    • Turnaround time is calculated from when a lender is assigned a request to the time when the item is available to the borrower.
      • For Loans: the time from when the lender was assigned to when the borrower received the item.
      • For Copies: the time from when the lender was assigned to when the lender shipped the item.
    • Lenders are sorted by turnaround time within each Custom Holdings Group in a Custom Holdings Path. User's preferences for ordering the lender string are retained. Turnaround time order is determined by the below calculations to create the best lender string for each request without overwhelming lenders who have a quick turnaround time:   
      • The system calculates a daily average turnaround time for lenders based on historical data from the past year. This average turnaround time is recalculated daily.
      • Each library’s current queue depth or number of outstanding lending requests is considered upon assigning requests. The current queue depth is calculated hourly.
Actions supplémentaires disponibles
  • Appliquer données fixes

Exceptions

Champ Description
Si demande en double, Acheminer à Révision

Les demandes possiblement en double seront acheminées à votre liste de demandes à réviser.

Si détenu par Groupe personnalisé, Acheminer à Révision
  • Si vous voulez que les demandes correspondant à cette automatisation soient acheminées à votre file Nouvelles demandes à réviser lorsqu'un ou plusieurs membres de l'un de vos groupes personnalisés possèdent le document, sélectionnez le Groupe personnalisé dans la liste.
  • Cette liste contient le nom de tous vos Groupes personnalisés. Si les fonds de groupe ne sont pas pertinents pour les demandes que vous automatisez, ne sélectionnez pas de Groupe personnalisé.

 

  • Le nom du groupe qui représente toutes les succursales de votre bibliothèque.
  • Le nom du groupe qui représente le consortium avec lequel vous avez des ententes particulières pour les PEB.
Si détenu par mon établissement, Acheminer à Révision Les demandes seront acheminées à votre liste Nouvelles demandes à réviser si votre établissement possède le document demandé.

Utiliser les automatisations dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare

Les automatisation vous permettent de déterminer comment les demandes soumises par les usagers sont traitées. Lorsqu'une demande est soumise par un usager et correspond à une automatisation, vous pouvez déterminer si la demande doit être envoyée aux prêteurs ou acheminée à votre liste Nouvelles demandes à réviser.

Informations à considérer lors de la création d'automatisations :

  • Les automatisations sont appliquées en fonction du paramètre Priorité de l'automatisation. Une demande initiée par l'usager est comparée à toutes les automatisations. Parmi toutes les automatisations qui correspondent à la demande, l'automatisation avec la priorité la plus élevée (le chiffre le plus bas) sera appliquée à la demande.  
    • Chaque automatisation doit avoir une valeur numérique unique pour le paramètre Priorité.  
  • OCLC vous recommande de créer une automatisation pour les prêts et une automatisation pour les copies.

Automatisations de base

Un ensemble d'automatisations recommandé serait Acheminer demande à Révision si la demande est en double ou Acheminer demande à Révision si le document est détenu. Si cette automatisation n'est pas configurée, le système applique des données fixes et transfère la demande dans la liste de demandes à réviser.  

Exemples

WSILL_basic_automation.png

  1. Prêts

    Si la demande n'est pas en double et que le document n'est pas détenu par votre établissement, le système appliquera le bordereau de données fixes et créera une chaîne de prêteurs basée sur les bibliothèques de la File de groupes qui possèdent le document demandé, et acheminera la demande à la liste de demandes à réviser .
     
    1. Sous Correspondances, sélectionnez Type de demande > Prêt .   
    2. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter un exception et sélectionnez Si demande en double, Acheminer à Révision.    
    3. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter un exception et sélectionnez Si détenu par mon établissement, Acheminer à Révision
    4. Sous Actions , sélectionnez Créer chaîne de prêteurs puis sélectionnez la File de groupes qui doit être utilisée. 
    5. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une action et sélectionnez Appliquer données fixes, puis sélectionnez le bordereau de données fixes qui doit être utilisé.
  2. Copies

    Si la demande n'est pas en double et que le document n'est pas détenu par votre établissement, le système appliquera le bordereau de données fixes et créera une chaîne de prêteurs basée sur les bibliothèques de la File de groupes qui possèdent le document demandé, et acheminera la demande à la liste de demandes à réviser .
     
    1. Sous Correspondances, sélectionnez Type de demande > Copie.   
    2. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter un exception et sélectionnez Si demande en double, Acheminer à Révision.   
    3. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter un exception et sélectionnez Si détenu par mon établissement, Acheminer à Révision.
    4. Sous Actions , sélectionnez Créer chaîne de prêteurs puis sélectionnez la File de groupes qui doit être utilisée. 
    5. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une action et sélectionnez Appliquer données fixes, puis sélectionnez le bordereau de données fixes qui doit être utilisé.

Automatisations avancées

Exemples d'automatisations avancées  

Exemples

WSILL_advanced_automation.png

  1. Note de l'usager

    Les demandes qui contiennent une note de l'usager ne seront pas envoyées aux prêteurs : le personnel pourra lire la note de l'usager et remplir la demande en conséquence.  
     
    1. Sous Correspondance, sélectionnez Note de l'usager.  Cocher N'importe lequel des mots pour récupérer les demandes qui contiennent n'importe quel des mots inscrits dans la note de l'usager.
    2. Sous Actions, sélectionnez Acheminer demande à Révision.
       
  2. ACHAT

    Les demandes de livres en espagnol seront acheminées à la liste Demandes d'achat à réviser. 
     
    1. Sous Correspondances, sélectionnez Formats > Livre.
    2. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une correspondance et sélectionnez Langue > Espagnol
    3. Sous Actions, sélectionnez Acheminer demande à Révision pour achat.

 

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