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Gestion automatisée des demandes de prêt

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Utilisez la Gestion automatisée des demandes pour appliquer les bordereaux de données fixes désignés aux demandes de prêt en fonction de l'identité de la bibliothèque emprunteuse, du type de demande ou du format de document demandé.

Avec la Gestion automatisée des demandes, les prêteurs peuvent appliquer des bordereaux de données fixes précis aux demandes de prêt en fonction de l'identité de la bibliothèque emprunteuse, du type de demande ou du format de matériel demandé. Ainsi, les frais de prêt, les notes, les politiques et les adresses sont appliqués avec précision aux demandes de prêt, ce qui vous permet de gagner du temps et de respecter les politiques et préférences locales de votre bibliothèque. 

Avant d’utiliser la Gestion automatisée des demandes pour les prêts :

  • Assurez-vous que votre établissement a configuré des bordereaux de données fixes pour les prêteurs pour les combinaisons de durées de prêt, de frais, d’adresses de retour et de notes de prêt que vous utilisez régulièrement. Pour plus de détails, voir Données sur le prêteur.
  • Si vous souhaitez facturer des frais différents à différents emprunteurs, créez un groupe personnalisé pour chaque ensemble de symboles auxquels vous facturez généralement un montant donné. Pour plus de détails, voir Groupes personnalisés. 
  • Les politiques qui sont appliquées par le biais des automatisations devraient correspondre aux valeurs indiquées sous l’onglet Politiques de votre dossier dans le Répertoire des politiques OCLC. Voir Gestion des politiques pour plus d’informations sur la mise à jour de vos politiques afin qu’elles correspondent aux actions appliquées via l’automatisation des prêts.

Configurer des automatisations pour les prêts

Après avoir configuré les éléments ci-dessus, vous êtes prêt à mettre en place des automatisations dans Gestion automatisée des demandes .

  1. Connectez-vous à Configuration des services OCLC avec votre compte WorldShare.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur PEB WorldShare > Gestion automatisée des demandes.
  3. Sélectionnez l'onglet Prêts.
  4. Cliquez sur + Ajouter nouvelle.
  5. Inscrivez un Nom et attribuez une Priorité. Pour plus de détails, voir Champs des automatisations principales pour les prêts.
  6. Sélectionnez un critère de correspondance dans la liste déroulante Correspondances. Pour plus de détails, voir Critères de correspondance des automatisations pour les prêts. 
    • Si vous ne sélectionnez aucun critère de correspondance, votre automatisation sera appliquée à toutes les demandes. 
  7. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une correspondance pour ajouter un critère de correspondance supplémentaire.
  8. Sélectionnez une action dans la liste déroulante Actions. Pour plus de détails, voir Actions automatisées pour les prêts.
  9. Cliquez sur Addbutton.png Ajouter une action pour ajouter une action supplémentaire.
  10. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisez les automatisations de prêt avec Prête entre bibliothèques WorldShare.

Vous trouverez des exemples d'automatisations pour prêts ci-dessous.

Automatisations de base pour les prêts

Exemples d'utilisation des automatisations pour les prêts.

  1. Frais de 10 $

    Facturer 10 $ à certains groupes de prêteurs.

    Après avoir créé et nommé votre automatisation :
    1. Attribuez une priorité. S'il s'agit de votre première automatisation pour les prêts, nous vous recommandons une priorité de 10.  Cela permet d'ajouter des automatisations futures qui pourraient être effectuées avant ou après celle-ci en priorité.
    2. Sous Correspondances, sélectionnez Groupe d'emprunteurs. 
    3. Cliquez sur le lien Sélectionnez les Groupes personnalisés et/ou les Groupes profilés.
    4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez parmi une combinaison de vos Groupes personnalisés et vos Groupes profilés d'OCLC. 
      • Au moins un groupe doit être sélectionné.
    5. Utilisez les boutons Addbutton.png Ajouter pour déplacer les groupes dans la zone Groupes choisis pour cette automatisation.
    6. Cliquez sur Sélectionner dans le bas de la fenêtre lorsque vous avez terminé vos sélections. Vous serez redirigé vers la configuration de votre automatisation.
    7. Sous Actions, sélectionnez Appliquer les données fixes.
    8. Sélectionnez le bordereau de données fixes de prêteur approprié qui spécifie des frais de 10 $ dans la liste de sélection qui s’affiche. 
    9. Cliquez sur Enregistrer. Par défaut, l’automatisation est activée et effective immédiatement.
       
  2. Durée de prêt pour AV

    Attribuez une durée de prêt plus courte pour les documents audiovisuels que pour les livres.
    Après avoir créé et nommé votre automatisation :
     
    1. Attribuez une priorité. S'il s'agit de votre première automatisation pour les prêts, nous vous recommandons une priorité de 10.   Cela permet d'ajouter des automatisations futures qui pourraient être effectuées avant ou après celle-ci en priorité.
    2. Sous Correspondances, sélectionnez Formats.
    3. Dans la fenêtre de sélection présentée, utilisez la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs formats. Les formats suggérés comprennent tous les types d'enregistrements sonores et tous les types de documents visuels.
    4. Sous Actions, sélectionnez Appliquer les données fixes.
    5. Sélectionnez le bordereau de données fixes de prêteur approprié dans la liste présentée. Il doit s'agir d'un bordereau de données fixes qui spécifie la durée de prêt souhaitée pour le format AV.
    6. Cliquez sur Enregistrer. Par défaut, l’automatisation est activée et effective immédiatement.

Automatisations avancées pour les prêts

Exemples d'automatisations selon des critères différents.

Exemple - Je veux appliquer des durées de prêt différentes pour le matériel audiovisuel et les livres, et je facture 20 $ à certaines bibliothèques et 0 $ à toutes les autres bibliothèques. Je ne facture aucuns frais à aucune bibliothèque pour les copies.

La configuration ci-dessus place d'abord les cas plus spécifiques vers les cas plus génériques :

  1. Frais de 20 $ pour les demandes de matériel audiovisuel (AV) d'un groupe.
    • Attribue une durée de prêt pour le matériel AV plus courte et facture des frais de prêt de 20 $ via le bordereau de données fixes AVLOANPERIOD20CHARGE.
  2. Aucuns frais pour les demandes de matériel audiovisuel (AV) de toutes les autres bibliothèques.
    • Attribue la même durée de prêt pour le matériel AV, mais ne facture pas de frais de prêt.
  3. Frais de 20 $ pour les demandes de prêt pour tous les autres formats provenant de certaines bibliothèques.
    • Attribue une durée de prêt plus longue et facture des frais de prêt de 20 $.
  4. Demandes de prêt pour tous les autres formats provenant des toutes les autres bibliothèques sauf celles auxquelles des frais doivent être facturés.
    • Attribue une durée de prêt plus longue et aucuns frais de prêt ne sont facturés.
  5. Toutes les demandes de copie.
    • Assigne un bordereau de données fixes lié aux copies, sans frais de prêt et sans adresse de retour, car les exemplaires n'ont pas besoin d'être retournés.

       

Exemple - Je ne facture pas de frais à certaines bibliothèques, je facture 20 $ à certaines, et des frais de 15 $ par défaut sont facturés à toutes les autres bibliothèques, quel que soit le type de demande.

La configuration ci-dessus comprend les cas plus spécifiques en premier, puis ajoute une automatisation sans critère de correspondance en dernier, ce qui correspondra à toutes les autres demandes. C'est un bon moyen de s'assurer que les données fixes sont appliquées si l'utilisateur a un cas d'utilisation par défaut :

  1. Un bordereau de données fixes sans frais de prêt sera appliqué pour les demandes des bibliothèques membres du Groupe personnalisé FIRST ou du Groupe profilé LVIS. 
  2. Un bordereau de données fixes avec des frais de prêt de prêt de 20 $ sera appliqué pour les demandes des bibliothèques membres du Groupe personnalisé CHARGE20.
  3. Un bordereau de données fixes avec des frais de prêt de 15 $ sera appliqué pour toutes les autres demandes de bibliothèques qui ne font pas partie de ces groupes.

Historique des automatisations de prêts

Dans l'écran Détails sur la demande sous Historique de la demande, toutes les demandes de prêt comprennent la section Historique des automatisations. Informations affichées :

  • Date/heure où l'automatisation a été appliquée.
    • Toutes les demandes auront un événement d'automatisation de prêt même si le prêteur n'a pas d'automatisation pour prêts actuellement activée.
  • Le nom de l’automatisation correspondante, ou, s'il n’existe aucune automatisation pour la demande, le système indiquera qu'aucune automatisation n'a été appliquée ou qu’il n’y a pas d’automatisation. 
  • Le succès ou l'échec de l'application de données fixes à la demande.
  • Le succès ou l'échec de ajout de mots-clés à la demande.