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Gestion des politiques

Comment créer et modifier les politiques pour les copies et les prêts, comment créer des politiques pour la redirection des demandes, et informations sur les formats pour les politiques de redirection.

Créer ou modifier des politiques pour les copies ou les prêts

Utilisez le Répertoire des politiques OCLC pour expliquer vos politiques de prêt. Vous pouvez, par exemple, créer un politique de prêt pour les bibliothèques de votre province ou consortium avec lesquelles vous avez une relation de réciprocité. Vous pourriez aussi créer une politique pour les copies pour les bibliothèques situées à l'extérieur de votre province et avec lesquelles vous n'avez pas de relation de réciprocité. Dans ce cas, des frais pourraient être exigés.

Conseil - Si vous êtes un prêteur réciproque, inscrivez  Prêteur réciproque ou Reciprocal Lender comme nom de politique afin que les autres prêteurs puissent trouver facilement cette information.

Pour configurer vos politiques, vous aurez besoin des informations suivantes :

  • La liste des groupes auxquels vous prêtez des documents. Incluez ces groupes dans vos politiques. Seuls les groupes qui ont été profilés par OCLC seront affichés.
  • Les frais que vous facturez aux bibliothèques pour vos services de PEB. Il peut s'agir de frais fixes ou de frais par document/page/visionnement, des taxes, des frais d'expédition, de service ou de traitement express. Vous pouvez également ne facturer aucuns frais. Inscrivez 0.00 dans le champ approprié s'il n'y a aucuns frais.
  • Les modes de facturation que vous utilisez. Il peut s'agir, par exemple, de la gestion des frais IFM (OCLC IFM) ou de « Facturation avec document ». Si vous utilisez plus d'un mode de facturation, ils seront listés en ordre de préférence (ordre décroissant de préférence).
  • Les modes de livraison que vous utilisez. Il peut s'agir de livraison physique, comme via USPS, UPS ou FedEx, ou de livraison électronique, comme par courriel, FTP ou via Article Exchange.
  • Durées des prêts et des renouvellements.

Pour ajouter ou modifier une politique pour les copies ou les prêts :

  1. Cliquez sur l'onglet Politiques.
  2. Ouvrez la section Copies ou Prêts.
  3. Cliquez sur Ajouter ou sur Modifier. Une boîte de dialogue est présentée.
  4. Inscrivez le Nom de la politique (champ obligatoire).
  5. Service :
    1. Copies :
      • Type de copie. Le type de copie auquel cette politique s'applique. 
        Note.- Les politiques applicables à un seul type de copie sont plus faciles à comprendre que celles qui s'appliquent à plusieurs types de copie à la fois.
    2. Prêts:
      • Maximum de documents prêtés. Le nombre maximal de documents prêtés.
      • Maximum de renouvellements. Le nombre maximal de fois que le prêt d'un document peut être renouvelé.
      • Durée du renouvellement. La durée du renouvellement d'un prêt.
      • Durée du prêt. La durée du prêt.
  6. Frais (champ obligatoire) :
    • Incrément. L'unité de mesure (page, visionnement, document).
    • Minimum/Maximum. Nombre d'exemplaires disponibles pour les frais exigés. 
      Note.- Pour configurer des frais fixes, inscrivez le montant dans le champ Frais, mais laissez les champs Minimum et Maximum vides.
    • Devise. La monnaie utilisée.
    • Taxe comprise. Indiquez si la taxe est comprise ou non dans le montant des frais.
    • Type de taxe. Taux (pourcentage) ou Frais (montant).
    • Taxe. Le montant de la taxe.
    • Type de réciprocité. Le type d'entente de réciprocité (gratuit versus frais), s'il y a lieu.
      • Exemple - Une politique pour la copie des 10 premiers documents qui coûterait 2 $, et la copie des 10 documents suivants qui coûterait 8 $ serait définie en 2 lignes :
      • Incrément : Document; Minimum : 1; Maximum : 10; Frais : $2.00
      • Incrément : Document; Minimum : 11; Maximum : 20; Frais : $8.00
  7. Emprunteurs :
    • Groupe OCLC. Les groupes auxquels la politique s'applique et les exclusions.
    • Catégories de bibliothèque. Description choisit par la bibliothèque.
    • Emplacements. Lieux où s'applique la politique et les exclusions.
  8. Documents :

    • Collections. Les collections auxquelles la politique s'applique et les exclusions.
    • Formats. Les formats auxquels la politique s'applique et les exclusions.
    • Restrictions. Toute restriction quant à l'utilisation du document.
  9. Détails :

    • Methods and their fees are listed in order of preference.
  10. Notes.
    • Notes supplémentaires sur la politique.
  11. Cliquez sur Enregistrer.

Créer des politiques de redirection

La redirection est appliquée dans une chaîne de prêteurs pour qu'une demande non remplie ne reste pas dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare ou Tipasa avec l'état En attente jusqu'à ce que les préteurs potentiels refusent manuellement la demande.

La redirection n'est pas le même chose que le filtrage. Le filtrage est un processus qui choisit les prêteurs selon les données sur les fonds et d'autres informations disponibles dans les notices de fonds locaux avant la création de la demande (produite). Ce processus a lieu avant la création de la chaîne de prêteurs. Le Répertoire des politiques n'est pas impliqué dans ce processus.

Pour créer une politique de redirection :

  1. Allez au Répertoire des politiques d'OCLC en vous connectant au PEB WorldShare et en cliquant sur Répertoire des politiques OCLC.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit de la section Redirections (sous l'onglet Politiques).
  3. Remplissez les champs obligatoires suivants :
    1. Nom de la politique
    2. Type de demande. Options disponibles :
      • Copie
      • Prêt
      • Copie ou prêt
    3. Type de redirection. Options disponibles :
      • Activer redirection en temps réel - Choisissez cette option pour activer la politique de redirection.
      • Activer la redirection en temps réel sauf si je suis le dernier dans la chaîne de prêteurs - Choisissez cette option pour activer la politique de redirection, sauf lorsque l’établissement est le dernier prêteur dans la chaîne de prêteurs.
      • Désactiver la redirection - Choisissez cette option pour désactiver la redirection. Sélectionnez l’une des options ci-dessus pour activer la redirection ultérieurement.
  4. Facultatif. Dans la section Frais , indiquez le Coût maximum de l’emprunteur.
  5. Facultatif. Dans la section Emprunteurs , sélectionnez le Groupe OCLC ou le Groupe personnalisé à inclure dans la redirection.
  6. Facultatif. Dans la section Documents, sélectionnez les caractéristiques des documents pour la redirection. Options disponibles :
    • Formats
    • Conditions de licence électronique
    • Âge du matériel
  7. Facultatif. Inscrivez des Notes concernant la redirection.
  8. Cliquez sur Enregistrer.

Si l'emprunteur retourne à la demande après qu'elle ait été soumise, l'astérisque indiquant le prêteur actuel sera déplacer vers le prêteur suivant. Dans l'Historique de la demande, la raison du refus sera :

  • Redirection automatique: type de format
  • Redirection automatique: groupe personnalisé (comprend les groupes profilés et les groupes personnalisés)
  • Redirection automatique: coût maximum
  • Redirection automatique: âge du matériel
  • Redirection automatique: raisons multiples
  • Redirection automatique: type de demande

La redirection peut être basée sur le type de demande, les fonds locaux, le type de format, l'adhésion du groupe profilé OCLC, les groupes personnalisé, le coût maximum et l'âge du matériel (en années). Des exclusions peuvent également être configurées en fonction du type de format, de l'adhésion au groupe profilé OCLC et du groupe personnalisé. Par défaut, aucune politique de redirection n'est configurée.

S'il y a plusieurs redirections, les demandes sont traitées en respectant la hiérarchie des redirections ci-dessous.

Hiérarchie des redirections

Ordre dans lequel les redirections sont traitées :

  1. Statut de prêteur
  2. NFL 008/20-21
  3. État En commande (Acquisitions WorldShare)
  4. Politiques de redirection configurées dans le Répertoire des politiques dans l'ordre suivant :
    1. Type de demande
    2. Formats
    3. Groupe profilé
    4. Conditions de licence électronique
    5. Groupe personnalisé
    6. Coût maximum
    7. Âge du matériel

Fonctionnement

Voici un scénario simple de redirection par format :

  1. La bibliothèque emprunteuse crée une demande en choisissant les prêteurs qui semblent pourvoir prêter le matériel.
  2. Le Prêt entre bibliothèques WorldShare ou Tipasa consulte les politiques du premier prêteur dans le Répertoire des politiques pour déterminer si ce prêteur peut prêter le format demandé. Par exemple, le format demandé est « partition musicale » et le premier prêteur a créé une politique de redirection pour indiquer qu'il ne prête pas de partitions musicales.
  3. Ce prêteur ne reçoit pas la demande avec l'état En attente : son nom est sauté et la demande est automatiquement envoyée au prêteur suivant.
  4. La demande est transférée jusqu'à ce qu'un prêteur de la chaîne soit identifié comme prêteur potentiel.

Exclusions pour les redirections

Si vous sélectionnez Format, Groupe OCLC (groupe profilé) ou Groupe personnalisé comme critère de redirection, vous ne pouvez pas sélectionner ces critères comme exclusions.

Exemple de politique Options de redirections sélectionnées Critères d'exceptions disponibles
Je ne prête pas de périodiques électroniques. Formats Groupe profilé
Je ne prête pas de périodiques électroniques au groupe profilé XXXX. Format, Groupe profilé  
Je ne prête pas au groupe profilé XXXX. Groupe profilé Formats
J'exige des frais de 15 $. Coût maximum de l'emprunteur Format

Groupe OCLC
Je ne prête que des livres. Format 2 Groupe OCLC
Je ne prête que des livres.   Format 3

Groupe OCLC
Je prête uniquement aux membres du groupe XXXX.   Format

Groupe OCLC 4

Facteurs à considérer

  • Le filtrage à des répercussions sur la chaîne de prêteurs qui est créée : un symbole peut être exclu de la chaîne de prêteur en fonction du filtre appliqué. Le filtrage est basé sur les files de groupes/groupes personnalisés en fonction des données sur le volume et l'année dans la notice de fonds local.
  • Il y a deux façons de créer certaines politiques. Par exemple, tous les formats sont sélectionnés pour la redirection sauf « Livre ». Il s'agit de la liste de tous les formats qui ne sont pas prêtés.
  • Aucun critère de redirection n'est sélectionné. Le type de demande « Prêt » avec aucun critère de redirection indique qu'aucun format n'est prêté. Toutefois, le format « Livre » est exclu, ce qui indique que seuls les livres sont prêtés.
  • L'établissement prête du matériel uniquement à un groupe profilé sélectionné. En excluant ce groupe, il n'est pas nécessaire de sélectionner tous les groupes profilés individuellement.

Inclusions/exclusions lors de la redirection

Lorsque vous créez des politiques de redirection pour votre groupe, vous pouvez inclure ou exclure certains groupes ou documents. Cette fonctionnalité vous permet d'être très précis quant aux groupes et documents auxquels une politique de redirection s'applique ou ne s'applique pas.

Si vous voulez que la politique de redirection s'applique à un groupe ou à un ou deux types de document, utilisez l'option Inclure. Si vous voulez rediriger toutes les demandes sauf celles d'un groupe ou pour un ou deux types de document, utilisez l'option Exclure.

Exemples 

  • Pour rediriger toutes les demandes sauf celles pour les livres, utilisez l'option Exclure et sélectionnez Livre (plutôt que d'utiliser l'option Inclure et sélectionner tous les formats sauf Livre). Ainsi, toutes les demandes acheminées à votre bibliothèque seront redirigées sauf celles pour les livres.
  • Si votre bibliothèque ne prête pas de DVD, mais que vous voulez permettre aux membres de votre groupe d'emprunter des documents, pour cette politique de redirection, vous devez Exclure votre groupe et Inclure « Document visuel -DVD ».

De plus, le choix de deux limites résulte en une politique.

Exemple - Si vous excluez le format « Document visuel -DVD » puis sélectionnez « Âge du matériel : Plus de 1 an », seules les demandes de DVD de moins de 1 an seront redirigées.

(ENGLISH COMMENT) Screenshot of options in user interface for adding deflections policy information.

Dans l'écran redirections, un crochet vert (green_check.png) indique que le groupe ou format de document est inclus dans la politique de redirection de votre bibliothèque, ce qui signifie que les demandes de ces groupes ou pour ces formats seront redirigées. Un X rouge (red_x.png) indique que le groupe ou format de document n'est pas inclus dans la politique de redirection.

Formats pour les politiques de redirection

Format de redirection

Description

Description bibliographique du format

Document d'archives/de genres multiples

Documents sous deux ou trois formes différentes qui sont généralement liés par le fait qu'ils ont été collectés par, ou concerne, une même personne ou entité. Cette catégorie comprend des archives et des collections manuscrites complètes regroupant différents formats de supports, tels les textes, photographies et enregistrements audio.

Guide/06 est "p".

Livre

Livres, brochures, rapports techniques, textes dactylographiés, thèses, mémoires, manuscrits et autres œuvres écrites.

Guide/06 est "a" ou "t" ET Guide/07 est "a" ou "c" ou "d" ou "m".

Fichier d’ordinateur

Éléments dans les catégories de ressources électroniques suivantes : logiciels (incluant les programmes, jeux, images, graphiques, sons et polices de caractères), données numériques, multimédia pour ordinateurs, multimédia interactif, documents pour ordinateurs.

  • La majorité des publications en série électroniques seront incluses dans un fichier informatique. Si vous mettez en place une politique de redirection pour Fichier d'ordinateur, il est possible que toutes les demandes d'article de périodique pour soient redirigées pour les publications en série électroniques.

Guide/06 est "m".

Livre audio électronique

Valeur du Guide est enregistrement sonore et catalogué comme site Web avec aucune information dans Dimensions (300/c).

Guide/0t est "i" (lettre i minuscule) ou "j" ET type de matériel est "url" ET aucune 300/c dans la notice.

Périodique électronique

Publication en série cataloguée comme site Web.

Guide/06 est "a", "m" ou "t" ET Guide/07 est "s" ou "b" ET type de matériel est "m".

Texte électronique

Matériel autre qu'une publication en série catalogué comme un site Web.

Guide/06 est "a" ou "t" ET Guide/07 est "a" ou "c" ou "d" ou "m" ET type de matériel est "url".

Publication officielle

Tout code de type de matériel pour publication officielle.

Type de matériel est "gpd".

Ressource intégratrice

Ressource mise à jour continuellement.

Guide/06 est "a" ou "t" ET Guide/07 est "i".

Ressource Internet Ressource disponible via une connexion à un réseau informatique. Guide/06 est "a" ou "t" ET Guide/07 est "i" ET 008/23 est "o" ou "s".

Trousse

Mélange de divers composants regroupés en tant qu'unité et conçus principalement pour l'enseignement.

Type de matériel est "kit".

Manuscript

Tout code de type de matériel pour publication officielle.

Type de matériel est "mss".

Carte géographique

Cartes géographiques, cartes manuscrites, globes, atlas, cartes aéronautiques, cartes nautiques, cartes du ciel, images obtenues par télédétection, cartes tracées par ordinateur, cartes numériques et autre matériel cartographique.

Guide/06 est "e" ou "f".

Microforme

Microformes originales.

Type de matériel est "mic".

Partitions musicales

Musique imprimée, dont des partitions d'orchestre, livres de chœur, partitions abrégées, partitions de poche, parties, manuscrits de musique, livres d'études musicales et d'exercices.

Guide/06 est "c" ou "d".

Journal

Publications en série sous forme de journaux.

Type de matériel est "new".

Publication en série

Publications en série comme des périodiques, journaux, annuaires, mémoires, compte-rendus et monographies.

Guide/06 est "a" ou "t" ET Guide/07 est "s" ou "b".

Enregistrement sonore

Enregistrements sonores musicaux et non musicaux. Les enregistrements sonores non musicaux peuvent comprendre : les effets sonores; les appels d'oiseaux; les enregistrements d'exercices physiques (comme des séances d'entraînement aérobiques) qui consistent en des instructions parlées, criées, chantées ou scandées sur un accompagnement musical; les histoires lues sur accompagnement musical; et les pièces de théâtre avec musique de scène.

Guide/06 est "i" ou "j".

Enregistrement sonore - Cassette

Type de matériel : enregistrement sur cassette.

Guide/06 est "i" ou "j" ET type de matériel est "cas".

Enregistrement sonore - CD

Type de matériel : CD audio.

Guide/06 est "i" ou "j" ET type de matériel est "cda”.

Enregistrement sonore - 33 tours

Type de matériel : enregistrement sonore sur 33 tours.

Guide/06 est "i" ou "j" ET type de matériel est "lps".

Document visuel

Médias projetés — Films cinématographiques, enregistrements vidéo, films fixes, diapositives, transparents, projections aériennes, images projetées, etc.

Images non projetées en deux dimensions — Cartes d'activité, graphiques, collages, dessins, cartes flash, œuvres d'art originales, peintures, négatifs de photographie, photographies, images, cartes postales, affiches, estampes, dessins techniques, reproductions photomécaniques, reproductions, etc.

Artefacts tridimensionnels et objets naturels — Modèles, dioramas, jeux, casse-tête, simulations, sculptures et autres œuvres d'art tridimensionnelles, expositions, machines, vêtements, jouets, broderie, etc. Peut également inclure des spécimens pour microscope (ou des représentations de ceux-ci) et d'autres spécimens.

Guide/06 est "g" ou "k" ou "o" ou "r".

Document visuel - DVD

Type de matériel : vidéodisque.

Guide/06 est "g" ou "k" ou "o" ou "r" ET type de matériel est "vdc".

Document visuel - VHS

Type de matériel : VHS.

Guide/06 est "g" ou "k" ou "o" ou "r" ET type de matériel est "vca".

Exemples de politiques de redirection

 Note. - Les champs qui ne figurent pas dans le tableau ci-dessous sont laissés vides.

Politique Champs de la politique Quoi mettre dans les champs

Je ne copie ou ne prête de périodiques électroniques à personne.

Nom de la politique

Type de demande

Type de redirection

Rediriger

Formats

Copie ou Prêt de périodiques électroniques

Activer redirection en temps réel

 

Périodique électronique

J'exige des frais de 10 $ pour les DVD, et 0 $ pour tous les autres formats.

Nom de la politique

Type de demande

Type de redirection

Rediriger

Formats

Coût maximum de l'emprunteur

DVD 10 $ pour Prêt

Activer redirection en temps réel

 

Document visuel - DVD 10

J'exige des frais de 25 $ pour les bibliothèques qui ne font pas partie de ILLD.

Nom de la politique

Type de demande

Type de redirection

Rediriger

Exclusions pour Coût maximum de l'emprunteur

Format, Groupe OCLC

25 $ Prêt ou Copie pas à ILLD

Activer redirection en temps réel 25

N/A ILLD

Je ne prête pas de matériel qui a moins de 3 ans ou plus de 100 ans.

Nom de la politique, Type de demande, Type de redirection, Rediriger

Format, Groupe OCLC

Coût maximum de l'emprunteur, Âge du matériel

Ne prête pas matériel nouveau ou ancien

Activer redirection en temps réel

 

N/A N/A N/A

moins de 3 ans ou plus de 100 ans

Je ne prête pas ou ne copie pas de publications en série sauf si je suis le dernier prêteur de la chaîne de prêteurs.

Nom de la politique, Type de demande, Type de redirection

 

Rediriger, Format

Pas de Prêt ou Copie de périodiques

Activer redirection en temps réel sauf lorsque je suis le dernier dans la chaîne de prêteur

 

Publication en série