Notes d'installation du Prêt entre bibliothèques WorldShare - Août  2022

Se préparer à l’automatisation des prêts

• Assurez-vous que votre bibliothèque a configuré des bordereaux de données fixes pour les prêteurs pour les combinaisons de durées de prêt, de frais, d’adresses de retour et de notes de prêt que vous utilisez régulièrement. Exemples :
  • Frais. Si vous facturez des frais différents à différentes bibliothèques, assurez-vous d’avoir un bordereau de données fixes pour chacun de vos types de frais de prêt typiques.
  • Durées de prêt. Si vous avez des durées de prêt différentes selon pour différents formats ou différentes bibliothèques, assurez-vous d'avoir un bordereau de données fixes avec des dates d'échéance différentes pour chacune de vos durées de prêt typiques.
  • Adresses d'expédition/postales. Si vous avez différentes adresses de livraison/postales que les emprunteurs doivent utiliser lorsqu'ils retournent vos documents, assurez-vous d’avoir un bordereau de données fixes pour chacune des adresses que les emprunteurs doivent utiliser.
  • Méthodes d'expédition. Si vous utilisez différentes méthodes d’expédition (par exemple, un service de messagerie avec certaines bibliothèques, l’expédition express dans certains cas et la poste le reste du temps), assurez-vous d’avoir des bordereaux de données fixes avec des informations pour « Retourner via » appropriées qui représentent les méthodes d’expédition ainsi que les adresses exactes pour « Retourner à » pour chaque méthode d’expédition.
• Configuration des groupes personnalisés. Si vous souhaitez facturer des frais différents à différents emprunteurs, soit en fonction de leur adhésion (ou de leur manque d'adhésion) à un groupe réciproque, soit en fonction d'une relation « nous facturons ce que vous facturez », assurez-vous de créer un groupe personnalisé pour chaque ensemble de symboles auquel vous facturez habituellement un montant précis. (Par exemple, au cours de la dernière année, vous avez emprunter des documents a 50 bibliothèques qui vous chargent habituellement 10 $. Créez un groupe personnalisé avec ces 50 symboles et nommez ce groupe « Charge10. »)
• Mise à jour du Répertoire des politiques. Idéalement, les politiques qui sont appliquées par le biais des automatisations (frais basés sur le format ou le groupe demandeur, les durées de prêt et les méthodes d’expédition) doivent correspondre aux valeurs indiquées sous l’onglet Politiques de votre dossier dans le Répertoire des politiques OCLC. C’est le bon moment pour réviser vos politiques et faire les mises à jour appropriées pour que les actions appliquées via les automatisations de prêts soient conformes à vos politiques dans le Répertoire des politiques OCLC.

Configurer des automatisations pour les prêts

L'onglet Prêts est maintenant affichée dans l'écran Gestion automatisée des demandes de Configuration des services OCLC.

Tout comme pour les automatisations pour les emprunts, l'écran contient une liste des actions standards qui sont effectuées pour toutes les nouvelles demandes de prêt soumises à votre bibliothèque.

Automatisations principales

Sous le tableau des actions standards, vous pouvez configurer les principales automatisations pour les prêts.

Lorsque vous créez une nouvelle automatisation pour prêts, celle-ci est activée par défaut. La fonctionnalité d’activation n’est actuellement disponible que pour les automatisations de prêts. Si vous décochez la case et enregistrez l’automatisation, l'automatisation sera désactivée sans que vous ayez à la supprimer.

Tout comme pour les automatisations pour les emprunts, chaque automatisation doit avoir un Nom et une Priorité, et au moins une Action. Les automatisations pour lesquelles des actions sont définies, mais aucun critère de correspondance ne correspondra à toutes les demandes.

Le champ Nom peut contenir des valeurs alphanumériques, des symboles et des espaces, et a une limite de 40 caractères.

Le champ Priorité vous permet d'indiquer quelle automatisation devrait être appliquée lorsqu'une demande correspond à plusieurs automatisations. Pour cette raison, il est recommandé de donner aux automatisations les plus spécifiques le score de priorité le plus bas.

Critères de correspondance disponibles (Correspondances)

• Groupe d'emprunteurs
  • Vous pouvez choisir parmi une combinaison de groupes personnalisés et de groupes profilés pour définir des règles. Cela vous permet de créer des groupes personnalisés qui reflètent un groupe de bibliothèques auxquelles le même montant devrait être facturé ou qui devraient toutes voir une adresse de retour utilisant un service de messagerie ou utilisant un service d'expédition différent ou une adresse différente.
• Formats
  • Les formats font référence au format de matériel du document. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs formats.  Ces critères sont utiles si vous devez identifier les demandes pour lesquelles la durée du prêt, les notes, les restrictions ou les frais de prêt sont différentes (par exemple, vous prêtez des livres pendant 12 semaines, mais vous prêtez du matériel audiovisuel pendant 30 jours et vous exigez que ce matériel soit retourné dans une enveloppe matelassée).
• Type de demande
  • Allows you to specify copy or loan requests.  If no request type is selected, the automation will apply to both copy and loan requests.  
• La mise en correspondance n’est pas sensible à la casse.

Actions disponibles

• Apply Constant Data 
  • Vous pouvez appliquer les informations d'un bordereau de données fixes pour prêteur comme action.

On the main lending automation screen, you can easily see which automations are enabled, as well as their match(es), action(s), and priority. 

Note concernant la persistance des données fixes

Afin d'empêcher la persistance des données fixes de remplacer le travail effectué par une automatisation de prêt, la persistance des données fixes sera maintenant désactivée pour les demandes de prêt lorsqu'une automatisation a effectué une action pour appliquer un bordereau de données fixes.

If you have constant data persistence turned on in Service Configuration and an automation has taken an action to apply constant data on a request: 

• Persistence will be disabled on that lending request 
• Une message de mise en garde au texte orange apparaîtra dans le haut de l’écran vous rappelant que la persistance des données fixes est activée, mais qu'elle a été désactivée pour la demande.

If you have constant data persistence turned on in Service Configuration and an automation has not taken an action to apply constant data on a request: 

• Persistence will operate as usual 
• Aucune mise en garde ne sera affiché.

It is our recommendation that libraries not use constant data persistence.  Instead, you can handle the application of constant data (both borrowing and lending) via automation.  Both Borrowing ARM and Lending ARM allow users to establish automations that predictably and correctly apply specified constant data records.  

Historique d'automatisation des prêts

Dans l'interface du personnel, dans l'écran Détails sur la demande sous Historique de la demande, toutes les demandes de prêt auront désormais une section Historique d'automatisation.  Cette section est la première qui apparaît sous Historique de la demande. Cette section contiendra :

• La date/heure à laquelle l'automatisation a été appliquée.
• Le nom de l’automatisation correspondante (ou qu’il n’existe aucune automatisation ou qu’il n’y a pas eu d’automatisation correspondante).
• Le succès ou l'échec de l'application de données fixes à la demande.

For more information, see Automated Request Manager. 

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.

• Documentation sur le Prêt entre bibliothèques WorldShare
• OCLC Community Center
• Assistance OCLC
• Tableau de compatibilité des navigateurs