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Assistance OCLC

Demandes d'achat

Comment transférer des demandes dans la liste Demandes d'achat et traiter les demandes d'achat dans Tipasa.

L'option Acheter vous permet de faire le suivi des documents que vous voulez peut-être acheter plutôt que de les emprunter via le prêt entre bibliothèques.  Cette fonctionnalité vous permet d'entrer des données pertinentes sur les documents que vous achetez, et de voir leur utilisation dans les Statistiques d'utilisation OCLC.

 Note.- Actuellement, cette fonctionnalité vous permet uniquement de faire le suivi, mais des améliorations sont prévues.

Transférer des demandes dans Demandes d'achat

  1. Les demandes initiées par les usagers peuvent apparaître sous Demandes d'emprunt  >Nouvelles demandes à réviser ou, si la demande correspond à une automatisation dans Gestion automatisée des demandes, sous Demandes d'achat > Demandes d'achat à réviser.
Afficher les demandes de la liste Nouvelles demandes à réviser
  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'emprunt.
  2. Cliquez sur Nouvelles demandes à réviser.
  3. Dans l'écran Nouvelles demandes à réviser, cliquez sur l' ID de la demande ou le Titre pour afficher la demande.
Afficher les demandes de la liste Demandes d'achat à réviser
  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'achat.
  2. Cliquez sur Demandes d'achat à réviser.
  3. Dans l'écran Demandes d'achat à réviser, cliquez sur l' ID de la demande ou le Titre pour afficher la demande.
  1. Cliquez sur Nouvelles demandes à réviser.
  2. Dans l'écran Nouvelles demandes à réviser, cliquez sur l' ID de la demande ou le Titre pour afficher la demande.
  3. (Facultatif)  Utilisez l’onglet Achat pour réviser les prix et voir les liens vers des sites de fournisseurs comme Get It Now (si vous êtes abonné au service).
  4. Cliquez sur le bouton Changer le type de fourniture dans le haut de la demande et sélectionnez Demande d'achat.
  5. Remplissez les champs appropriés. 

     Note. - Le nom du fournisseur est requis.

  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Un message de confirmation est affiché et la demande apparaît sous Demandes d'achat > En commande.

Détails sur la demande d'achat.

Purchase_request_fields.png

 

 Note. -  Si votre établissement utilise Acquisitions WorldShare, vous pouvez également soumettre les demandes d'achat directement Acquisitions WorldShare sous Demandes d'achat > En commande. Pour plus de détails, voir Intégration d'Acquisitions WorldShare.

Compléter les demandes d'achat

  • Lorsque vous recevez le document, dans Tipasa, marquez manuellement le document comme étant reçu dans la demande.
    • Demandes de prêt - Si vous avez configuré l'avis Le document prêté peut être récupéré, l'usager sera informé qu'il peut récupérer le document. Pour plus de détails, voir Types d'avis.
      • Dans Mon dossier, Reçu par bibliothèque sera indiqué pour la demande.
      • La demande sera fermée.
    • Demandes de copies électroniques - Ajoutez un type d'URL et une URL dans la demande avant de marquer le document comme étant reçu.
      • Dans Mon dossier, Disponible pour consultation sera indiqué pour la demande et un lien vers le document demandé sera affiché.
      • La demande sera fermée.
  • Si vous ne recevez pas le document :
    • Le Type de fourniture de la demande peut être changé pour Demande de PEB et la demande peut être soumise comme demande d'emprunt.
    • Annulez la demande comme il convient.

 Note. - Les demandes de la liste En commande seront transférées dans la liste Doc Reçu? après 21 jours système. Pour plus de détails, voir Vieillissement des demandes.

États des demandes d'achat

Le tableau suivant indique comment l'état des demandes apparaît au personnel dans l'interface Tipasa et aux usagers dans Mon dossier.

Interface des employés dans Tipasa Interface des usagers dans Mon dossier Description
Demandes d'achat à réviser Soumise La demande se trouve dans la file Demandes d'achat à réviser en d'être évaluée par un membre du personnel.
En commande Demande d'achat du document Le document demandé est En commande.
Doc reçu/Fermée Reçue par la bibliothèque L'état de la demande est mise à jour pour Reçue. Tout avis configuré est envoyé à l'usager.
Doc reçu/Fermée Disponible pour consultation Un lien vers le document demandé a été ajouté dans le champ URL du document dans Tipasa et la demande est mise à jour pour Doc reçu.

Notes du personnel

L'onglet Notes du personnel vous permet de conserver des notes qui peuvent être consultées et cherchées uniquement par le personnel de votre bibliothèque. Des notes pour le personnel peuvent être ajoutées dans les demandes actives et fermées. Le nombre sur l'onglet indique combien de notes pour le personnel il y a pour la demande.

Ajouter ou modifier une note destinée au personnel

Tous les membres du personnel peuvent ajouter, modifier et supprimer des notes. Tous les membres du personnel peuvent modifier des notes existantes. Le nom de l'auteur de la note initiale est affiché dans la colonne de gauche, et le nom du dernier utilisateur qui a modifié la note est affiché sous le nom de l'auteur de la note initiale.

 Note. - Seuls les employés ayant le rôle WorldShare ILL Admin peuvent voir le nom de l'auteur d'une note pour le personnel. Les employés ayant le rôle WorldShare ILL User verront la date et l'heure de la création ou modification de la note, et le nom de la bibliothèque.  

La dernière note ajoutée apparaîtra dans le haut de la liste sous l'onglet Notes du personnel. Les notes modifiées seront listées selon le moment de la mise à jour.

Ajouter une note

 Note. - Jusqu'à 500 notes par demande sont permises.

  1. Dans la demande, cliquez sur Note sous Actions (haut de l'écran, à droite).
  2. Ajoutez le texte de votre note dans la boîte Ajouter une note pour le personnel.
    • Limite de 500 caractères par note.
  3. Cliquez sur Ajouter .
    • Pour effacer le texte ajouté dans la boîte Ajouter une note pour le personnel, cliquez sur Annuler.

Supprimer une note pour le personnel

  1. Dans la demande, cliquez sur l'onglet Notes du personnel.
  2. Cliquez sur le bouton à droite de la note du personnel que vous voulez modifier.
  3. Sélectionnez Modifier.
  4. Faites les modifications nécessaires dans la boîte de texte.

  5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications apportées.

Un message indique que la note a été mise à jour.

Supprimer une note pour le personnel

 Mise en garde - Les notes supprimées ne peuvent pas être récupérées.

  1. Dans la demande, cliquez sur l'onglet Notes du personnel.
  2. Cliquez sur le bouton à droite de la note du personnel que vous voulez supprimer.
  3. Sélectionnez Supprimer.
  4. Un message vous demande de confirmer la suppression de la note.
  5. Cliquez sur Supprimer.

Un message indique que la note a été supprimée.

Rapports d'utilisation

Les rapports sur le Prêt entre bibliothèques WorldShare suivants comprennent tous les types de demandes d'achat, incluant les demandes transmises à Acquisitions WorldShare :

  • Rapport Survol des activités d'emprunt
  • Rapport sur les demandes d'achat du PEB WorldShare

Pour plus de détails, voir Rapports sur le Prêt entre bibliothèques WorldShare.