Prêt hors système via un formulaire de demande

Aperçu

Le personnel administratif des bibliothèques de prêt Tipasa peut configurer un formulaire de demande en ligne qui permet aux emprunteurs hors système d'effectuer des demandes directement dans la file de demandes hors système de la bibliothèque. Une fois soumises, les demandes saisies dans le formulaire sont acheminées vers la file de prêts hors système de la bibliothèque prêteuse et peuvent être traitées comme n'importe quelle autre nouvelle demande de prêt.

Les membres du personnel aux établissements hors système partenaires doivent avoir des comptes d'utilisateur appropriés avant de pouvoir soumettre des demandes aux autres bibliothèques d'OCLC. Ces comptes sont associés aux dossiers des partenaires qui affichent leur établissement dans Tipasa.

Déroulement d'une demande hors système via un formulaire

1. Configurez le Formulaire de demande hors système de prêteur dans Configuration des services OCLC.
2. Créez un compte utilisateur hors système dans Administration WorldShare.
3. Associez le compte de l'utilisateur hors système à son établissement partenaire dans le Carnet d'adresses de Configuration des services OCLC.
4. Attribuez un nom d'utilisateur pour le compte de l'utilisateur hors système, et un lien vers le Formulaire de demande hors système de prêteur.
5. Les emprunteurs hors système ayant un compte utilisateur peuvent commencer à utiliser le formulaire pour soumettre des demandes.

Pour ajouter manuellement des demandes hors système dans votre file de prêts, voir Créer des demandes de prêt hors système.

Configurer le Formulaire de demande hors système de prêteur pour utilisation par les emprunteurs hors système

Avant que les utilisateurs hors système des établissements partenaires puissent commencer à utiliser le formulaire de demande, celui-ci doit être configuré. Vous pouvez choisir parmi un plusieurs champs et options pour créer un formulaire adapté à votre bibliothèque. Pour plus d'informations sur les champs disponibles, voir Formulaires de demande - Formulaire de demande hors système de prêteur.

1. Connectez-vous à Configuration des services OCLC. 
2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur PEB WorldShare > Formulaires de demande.
3. Ouvrez le Formulaire de demande hors système de prêteur
4. Configurez le formulaire selon vos exigences. Voir Configuration des formulaires de demande.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez prévisualiser le formulaire en cliquant sur Aperçu dans le haut de l'écran, à droite, ou en cliquant sur l'URL d'affichage.

Créer un compte utilisateur hors système

 Note. - Seul le personnel de Tipasa staff ayant le rôle WorldShare PEB Admin peut créer et role can create or maintain user records.

1. Dans WorldShare, allez au module Administration.
2. Dans le menu de navigation de gauche, sous Gestion des usagers, cliquez sur Nouvel usager.
3. Étant donné que ces comptes d'utilisateurs représentent le personnel travaillant dans un établissement partenaire hors système, vous n'avez qu'à inscrire les informations qui permettront au système de gestion d'identité d'identifier leur compte. OCLC recommande de remplir les champs suivants :

   Nom de la section	Détails
   Renseignements personnels	Inclure les champs pertinents qui permettront au personnel administratif d'identifier l'utilisateur hors système par son nom.
   Adresse (Adresse 1)	Il est recommandé d'inclure le nom de l'établissement partenaire dans le champ Adresse.
   Avis de livraison	Il faut obligatoirement fournir une adresse électronique pour le compte utilisateur du partenaire afin qu'il puisse définir/réinitialiser le mot de passe pour son compte.
   Circulation	Les champs Code-barres, Type d'usager et Date d'inscription sont obligatoires pour les bibliothèques WorldShare.
   Gestion d'identité	Un Nom d'utilisateur est requis pour le compte utilisateur.  Note. - Pour les utilisateurs de WorldShare, ce champ sera automatiquement pré-rempli avec la même valeur que celle du code-barres.

4. Cliquez sur Créer.
5. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur OK. Le dossier/compte de l'utilisateur est affiché.
6. Cliquez sur Rôles pour ouvrir la section, cliquez sur le lien Modifier et cochez la case de PEB WorldShare Partenaire. Le compte d'utilisateur ne doit avoir que le rôle Tous les utilisateurs et le rôle PEB WorldShare Partenaire. Voir Rôles pour les comptes de Tipasa.
7. Cliquez sur Enregistrer.
8. Pour demander à l'utilisateur de définir un mot de passe pour son compte, cliquez sur Définir/réinitialiser dans la section Gestion d'identité. L'utilisateur recevra un courriel l'invitant à configurer son mot de passe.
9. Envoyez directement un courriel à l'utilisateur pour lui transmettre :
   • Son Nom d'utilisateur, puisque celui-ci n'est pas inclus dans le courriel l'invitant à configurer son mot de passe.
   • L'URL de votre Formulaire de demande hors système de prêteur.

Associer le compte de l'utilisateur hors système à son établissement partenaire

Allez sous PEB WorldShare dans Configuration des services OCLC pour associer le compte de l'utilisateur hors système que vous venez de créer à son établissement partenaire. Pour savoir comment créer un établissement partenaire, voir Carnet d'adresses - Partenaires. Veuillez noter qu'un seul compte d'utilisateur peut être associé à chaque établissement partenaire, et qu'un compte d'utilisateur ne peut être associé qu'à un seul dossier de partenaire à la fois. Si vous souhaitez associé un nouveau compte d'utilisateur à un établissement partenaire, l'ancien doit d'abord être dissocié.

1. Connectez-vous à Configuration des services OCLC. 
2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur PEB WorldShare > Carnet d'adresses.
3. Ouvrez le dossier de partenaire approprié.
4. Allez à la section Compte d'emprunteur et cliquez sur Ajouter un utilisateur.
5. Cherchez le compte d'utilisateur hors système que vous avez créé en inscrivant le nom d'utilisateur ou une autre information permettant de l'identifier.

    Note. - Seuls les comptes d'utilisateur auxquels le rôle PEB WorldShare Partenaire a été attribué apparaîtront dans les résultats de la recherche.

6. Choisissez le compte d'utilisateur approprié et cliquez sur Appliquer.
7. La section Compte d'emprunteur est mise à jour et affiche le compte d'utilisateur associé à l'établissement partenaire.

Si vous cliquez sur le nom d'utilisateur dans la section Compte d'emprunteur, vous serez dirigé vers l'onglet Administration de WorldShare où vous pourrez localiser et visualiser le dossier de l'utilisateur.