Créer et modifier des demandes

Créer des demandes (en utilisant un bordereau vierge)

Créer des demandes d'emprunt en utilisant Recherche de documents

Vous pouvez chercher des documents et créer des demandes sous Recherche de documents.

Pour trouver des documents et créer des demandes :

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Recherche de documents. Lorsque vous ouvrez l'onglet Recherche de documents, la section Recherche avancée est présentée. Consultez la rubrique Recherche avancée pour plus de détails sur les options de cet écran.
2. Pour faire une recherche de base, sélectionnez l'endroit où chercher, et le type de recherche qui doit être effectué, dans les listes déroulantes sous l'onglet Recherche de documents. 
3. Inscrivez vos termes de recherche dans la boîte à cet effet.
4. Cliquez sur Chercher : les résultats sont affichés avec les options pour l'affichage des fonds. Lorsque vous cliquez sur Chercher, la section Recherche avancée est réduite (haut de l'écran). Cliquez sur  Recherche avancée pour ouvrir ou réduire cette section.
5. Dans les résultats de recherche, les options suivantes peuvent être disponibles :
   1. Passez le curseur sur l'icône d'information () à côté du titre pour voir de brèves données bibliographiques sur le titre.
   2. Cliquez sur le lien Voir maintenant (si disponible) pour voir la ressource : la ressource sera ouverte dans une nouvelle fenêtre.
   3. Cliquez sur Chercher versions avec même titre et même auteur s'il y a lieu : une nouvelle recherche, basée sur le titre et l'auteur, sera lancée.
   4. Pour soumettre une nouvelle demande, cliquez sur Créer uen demande  Le bordereau de demande est présenté.

6. Pour afficher les fonds, choisissez l'une des options suivantes :
   1. Cliquez sur Fonds de état/province, Fonds régionaux ou Tous les fonds.

       Note.- Les fonds régionaux comprennent tous les fonds des États (américains) contigus.

   2. Pour afficher les fonds d'une File de groupes, ou du Groupe profilé, sélectionnez l'option appropriée dans la liste déroulante Filtrer par. Cliquez sur OK pour appliquer les filtres aux résultats.

       Note. - Les filtres Année et Volume s'appliquent à la file de groupes ou au groupe profilé sélectionné lors de la création d'une demande de copie pour un article de périodique/revue.
      
      
      Pour plus de détails, voir Écran des fonds.

7. Utilisez l'écran des fonds pour voir les informations sur le document demandé ainsi que les informations sur les prêteurs disponibles.
   Pour plus de détails, voir Écran des fonds.Cliquez sur Oui dans la colonne Prêteur pour ajouter le prêteur à votre chaîne de prêteurs. 
8. Cliquez sur Créer une demande. Le bordereau de demande est présenté.
9. En cliquant dans la liste déroulante Envoyer la demande, vous pouvez choisir Envoyer la demande ou, si vous avez configuré des automatisations, Envoyer à Automatisation. Envoyer à Automatisation vous permet de soumettre une demande sans sélectionner de prêteurs dans l'écran des fonds ou appliquer des données fixes, pourvu que votre automatisation est configurée pour produire la demande. Le Statut de l'usager et/ou le Département de l'usager doit être indiqué si vous établissez la correspondance avec les données sur les usagers de votre automatisation.  Les demandes envoyées à l'automatisation sont disponibles dans la file Automatisation produite.
   • Si l'automatisation est configurée pour Créer chaîne de prêteurs (Build Lender String) ou Envoyer demande aux prêteurs (Send Request to Lenders), les prêteurs de chaque Groupe personnalisé de la File de groupes spécifiée pour l'automatisation seront triés par délai de traitement avant d'être ajoutés à la chaîne de prêteurs. Les demandes pour les publications en série imprimées excluront automatiquement les prêteurs qui ne détiennent pas l'année ou le volume demandé ou qui ont une politique de redirection déflexion au niveau du titre dans la zone 008 de la NFL pour le document. Pour plus de détails, voir Gestion automatisée des demandes.
10. Appliquez votre bordereau de données fixes dans le bordereau de la demande en les sélectionnant dans la liste déroulante Appliquer données fixes. La valeur dans une champ du bordereau de données fixes remplacera toujours la valeur affichée dans la demande. Toutefois, les données préexistantes sur l'usager ne seront pas écrasées. Lorsque des données fixes différentes sont appliquées à une demande, les champs sont brièvement surlignés en vert pour indiquer les changements.
11. Dans la demande, indiquez une date pour le champ Requis avant date (obligatoire).

12. Sous Bibliothèque emprunteuse, le champ Adresse doit être rempli dans la section Expédition et dans la section Facturation.
13. Sous Bibliothèques prêteuses, les politiques de prêt sont affichées pour les prêteurs que vous avez sélectionnés dans l'écran des fonds. Pour ajouter des prêteurs, inscrivez le symbole d'établissement de jusqu'à 15 de vos prêteurs préférés dans le champ Chaîne de prêteurs. Séparez les symboles par une virgule.
14. Sous Usager, vous verrez un triangle orange avec la mention Usager non lié. Ajouter l'usager approprié et un lien vers son compte Tipasa pour lui permettre de recevoir des avis par courriel et de suivre l'évolution de sa demande dans Mon dossier. Pour plus de détails, voir Lier un usager à la demande.
15. Le cas échéant, des notes directes et l’historique du prêteur, y compris les raisons pour le refus, apparaîtront dans la section Historique de la demande après l'envoi de la demande.

16. Cliquez sur Envoyer demande si la demande est prête. Un message de confirmation est affiché et la demande apparaît sous Demandes d'emprunt > Demandes produites > En attente de réponse. Si vous voulez enregistrer la demande pour la soumettre de nouveau ultérieurement, cliquez sur Enregistrer pour révision.

17. Cliquez sur l' ID de la demande dans le message de confirmation pour chercher cette demande.

18. La demande est affichée de nouveau.

Créer une demande en utilisant une demande existante

Créer des demandes pour un club de lecture 

Vous pouvez créer des demandes multiples pour un document en utilisant un seul écran. Cette fonctionnalité, qui permet de créer des demandes liées, est particulièrement utile pour les clubs de lecture.

Pour créer des demandes multiples pour un document :

1. Trouvez le document pour lequel vous devez demander plusieurs exemplaires en utilisant la recherche de base, la recherche avancée ou la recherche experte.
2. Dans l'écran des résultats, trouvez le document et cliquez sur Fonds de état/province, Fonds régionaux ou Tous les fonds pour ouvrir un écran de demande et voir les documents disponibles pour le groupe de fonds sélectionné. 
3. Dans l'écran des fonds, ouvrez la liste sous Quantité et sélectionnez le nombre d'exemplaires requis. Le nombre de chaînes de prêteurs correspond au nombre d'exemplaires sélectionnés sous Quantité.
4. Pour remplir les chaînes de préteurs, utilisez les procédures habituelles ou l'une des deux suggestions ci-dessous. Vous pouvez ajouter jusqu'à 15 symboles OCLC à chaque chaîne de prêteurs.
   1. Pour créer plusieurs demandes en utilisant les ententes de prêt établies avec d’autres bibliothèques, vous pouvez :
      1. entrer manuellement les chaînes de prêteurs en inscrivant les symboles des bibliothèques qui possèdent le document. Si vous souhaitez demander plusieurs documents à une bibliothèque, inscrivez son symbole de bibliothèque dans plusieurs chaînes de prêteurs; ou
      2. sélectionnez l'onglet de fonds (Tous les fonds, Fonds de état/province ou Fonds régionaux) des bibliothèques qui possèdent le document puis, dans la liste des bibliothèques, cliquez sur Oui (dans la colonne Prêteur) pour ajouter cette bibliothèque à une chaine de prêteurs.
   2. Pour utiliser des Files de groupes, cliquez sur l'onglet Tous les fonds .
      1. Sélectionnez la File de groupes que vous voulez utiliser pour la chaîne de prêteurs.
      2. Cliquez sur OK.
      3. Les symboles de la file de groupes sont répartis dans les chaînes de prêteurs, en commençant par le premier groupe, jusqu'à ce que toutes les bibliothèques qui possèdent le document figurent dans une chaîne de prêteurs ou que toutes les chaînes de prêteurs contiennent le maximum de 15 prêteurs. Si vous n'avez pas configuré des Files de groupes, consultez la rubrique Files de groupes pour des détails.
         • Les Files de groupes contenant des Groupes profilés peuvent être complètement appliquées uniquement via les automatisations configurées dans Gestion automatisée des demandes. Si une File de groupes a été appliquée manuellement, une mise en garde est affichée. Pour créer une chaîne de prêteurs partielle à partir de la File de groupes actuelle qui n'inclura pas les symboles du Groupe profilé, cliquez sur OK. Cliquez sur Annuler pour fermer cette fenêtre et acheminer manuellement cette demande à l'automatisation ou sélectionner une File de groupes différente. 
5. Cliquez sur Créer une demande. Le bordereau de demande est présenté.
6. Ajoutez une note cette demande pour le club de lecture dans le champ Notes sur l'emprunt dans la section Bibliothèque emprunteuse. Cette note devrait contenir les informations suivantes :
   • Cette demande est pour un club de lecture.
   • Il y a une durée de prêt souhaitée (par exemple 30 jours).
   • Les prêteurs pourraient recevoir plus d'une demande pour ce document afin de pouvoir à la quantité requise.
   • Chaque exemplaire demandé devrait être traité comme une demande de PEB individuelle et non comme une demande en double.

   Si vous faites souvent des demandes multiples pour des clubs de lecture, vous pouvez configurer un bordereau de données fixes contenant ces informations afin d'éviter de devoir les entrer manuellement chaque fois. Consultez la rubrique Données fixes pour plus de détails.

7. Dans le haut de l'écran, assurez-vous que la quantité de documents demandés est exacte que les chaînes de prêteurs contiennent au moins un prêteur. Cliquez sur Envoyer demande pour soumettre les demandes multiples. Un message de confirmation sera affiché dans le haut de l'écran.
8. Cliquez sur File de demandes liées dans le message de confirmation pour réviser la demande. Vous pouvez également ouvrir la File de demandes liées sous Demandes d'emprunt > Demandes liées dans le menu de navigation de gauche.
9. Pour voir l'état de vos demandes multiples, dans la File de demandes liées, cliquez sur l'onglet contenant le titre du document demandé : une liste contenant les demandes envoyées à chaque prêteur sera présentée, et l'état de chaque document sera affiché dans la colonne État.
10. Cliquez sur un ID de demande pour ouvrir et voir la demande individuelle. À partir de l'écran de la demande individuelle, vous pouvez aller à la demande suivante ou précédente en utilisant les liens Demande précédente et Demande suivante dans le coin supérieur droit de l'écran.
11. Lorsqu'un document arrive, trouvez la demande individuelle sous Demandes liées et cliquez sur Marquer comme reçu dans la demande individuelle pour le document reçu.

Modifier des demandes d'emprunt 

Dans certains cas, il est possible de modifier des demandes après que celles-ci ont été soumises. Vous trouverez ci-dessous des situations où la modification des demandes est actuellement permise.

 Note. - Il est impossible de modifier les demandes fermées.

Lier un usager à la demande

Dans la section Usager, ajoutez l'usager approprié et un lien vers son compte Tipasa pour lui permettre de recevoir des avis par courriel et de suivre l'évolution de sa demande dans Mon dossier.  

Dans la demande d'emprunt :

1. Sous Usager, vous verrez un triangle orange avec la mention Usager non lié. Ajouter l'usager approprié et un lien vers son compte Tipasa pour lui permettre de recevoir des avis par courriel et de suivre l'évolution de sa demande dans Mon dossier.  
2. Indiquez le nom de l'usager ou l'ID de l'usager et utilisez la loupe pour chercher le dossier d'usager Tipasa.
   
    
3. Lorsque vous avez identifié le bon usager, cliquez sur son nom en hyperlien.
4. Cliquez sur Appliquer données d'usager à demande de PEB.  Les données sur l'usager seront appliquées à la nouvelle demande.
   
    
5. Les données d'usager suivantes sont appliquées à la demande si elles sont disponibles dans le dossier de l'usager :
   1. ID de l'usager
   2. Nom
   3. Téléphone 
   4. Adresse électronique
   5. Adresse
      • L'adresse ne sera indiquée que s'il n'y a pas de numéro de téléphone pour les avis par messagerie électronique ni d'adresse électronique pour les avis par courriel dans le dossier de l'usager.  
   6. Endroit de collecte