1a. Créer une collection de données bibliographiques non structurées selon le format MARC
Comment créer une collection de données bibliographiques non structurées selon le format MARC dans Gestion des collections WorldShare.
- Veuillez contacter l'Assistance OCLC avant de créer une collection de données bibliographiques non structurées selon le format MARC.
Note.- Des frais sont associés à la création de notices pour une collection de données bibliographiques non structurées selon le format MARC. - Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :
- N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
- Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.
- Vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.
- Si vous avez des questions lors de la création de votre collection, vous pouvez :
- Contacter le spécialiste de base de données qui s'occupe de votre collection en utilisant la section Commentaires.
- Contacter l'Assistance OCLC.
Créer la collection
- Dans l'interface WorldShare, cliquez sur l'onglet Métadonnées, puis sélectionnez Gestion des collections.
- Cliquez sur Créer une collection.
- Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
- Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Bibliographique.
si vous avez déjà créé une collection de synchronisation de données WorldCat avec le type de collection secondaire, l'avertissement suivant apparaît :
Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat. - Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.
Remplir la section Propriétés
La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection.
- Entrez un nom de collection pour votre collection.
- Inscrivez un Nom de tierce partie/consortium si un fournisseur envoie les données pour votre bibliothèque ou si votre bibliothèque fait partie d'un consortium.
- Choisissez Non-MARC comme Format de données original.
- Sélectionnez Non pour l'option Envoi de clés numériques de recherche pour l'entretien des notices uniquement.
. - Vous devez envoyer un fichier .CSV codé au format UTF-8. Référez-vous aux données requises. - (Facultatif) Fournissez une description pour la collection.
Remplir la section Informations sur les notices bibliographiques
- Cliquez sur Informations sur les notices bibliographiques pour ouvrir la section correspondante.
- Dans le champ Estimation initiale du nombre de notices, entrez le nombre de notices qui seront envoyées dans le premier fichier.
Remplir l'onglet Système
- Précisez le fournisseur.
- Précisez le nom du système.
- Indiquez la version.
Remplir l'onglet Traitement
- Indiquez si le nombre de notices ajoutées à Transition WorldCat doit être limité.
Transition WorldCat est une zone temporaire où sont envoyées les notices non confirmées ou les notices bibliographiques originales.
Les notices non confirmées peuvent contenir des erreurs de données ou de validation et/ou peuvent ne pas être conformes aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC (notices incomplètes). En raison des erreurs qu'elles contiennent ou de leur qualité médiocre, ces notices ne peuvent pas être associées comme il convient aux notices WorldCat et sont par conséquent transmises à Transition WorldCat en vue d'un examen plus approfondi si cela est jugé pertinent.
Vous pouvez également envoyer les notices bibliographiques originales à Transition WorldCat pour un examen plus poussé même si elles satisfont aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC, si vous le souhaitez. Cette option est proposée sous l’onglet Traitement de la collection de synchronisation de données (reportez-vous au paragraphe intitulé Options disponibles pour le catalogage original ci-dessous).
Toutes les notices envoyées à Transition WorldCat, qu'elles soient non confirmées ou issues du catalogage original, ne sont pas entièrement indexées dans WorldCat. En fait, un numéro de notice OCLC provisoire leur est attribué en guise de point de récupération unique. Ces numéros de notice OCLC sont répertoriés dans le fichier des renvois aux notices non confirmées créé à la suite du traitement des données.
Options disponibles pour le catalogage original :- Si Oui est sélectionné, les notices bibliographiques originales sont dirigées vers l'emplacement temporaire (Transition WorldCat) et un numéro OCLC provisoire leur est assigné. Choisissez cette réponse si vous ne voulez PAS AJOUTER les notices bibliographiques originales dans WorldCat. Pour toute question au sujet de cette option, adressez-vous à votre expert en bases de données.
- Si Non est sélectionné, les notices bibliographiques originales SONT AJOUTÉES dans WorldCat et sont entièrement indexées; néanmoins, elles doivent respecter les normes de qualité et d'exhaustivité d'OCLC. Les notices non conformes à ces normes sont envoyées à Transition WorldCat.
- Indiquez s'il faut utiliser la zone Langue de catalogage (040 $b) des notices.
- Lorsque vous sélectionnez Oui, la langue de catalogage signalée par le code de langue à trois caractères dans la zone 040 $b de vos notices est conservée pour être utilisée. Si aucune langue n'est spécifiée, l'anglais (eng) est appliqué par défaut.
- Si vos notices n'affichent pas de valeur dans la zone 040 $b et/ou si elles sont cataloguées dans une langue autre que l'anglais, choisissez Non et sélectionnez la langue de catalogage dans la liste Code de langue de catalogage par défaut.
- S'il y a lieu, indiquez l’emplacement (étiquette, sous-zone ou indicateur) et la valeur qui y figure afin d'identifier les notices ou les zones à exclure du traitement dans la zone Informations exclues.
- Lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, la notice complète est exclue de la configuration/l'annulation des localisations et ajoutée à Transition WorldCat.
- Quand des informations à exclure sont détectées dans les zones variables, vous pouvez choisir d'écarter toute la notice ou uniquement la zone en sélectionnant l'action appropriée.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remplir la section Informations sur les données bibliographiques locales
Les données bibliographiques locales (DBL) vous permettent d'ajouter des zones qui sont propres à votre établissement et à vos notices. En outre, la synchronisation de données crée des DBL avec votre numéro de système local afin que les notices puissent être livrées via Gestion des collections.
- Ouvrez la section Informations sur les données bibliographiques locales.
- Dans Zones DBL conservées, indiquez les zones DBL (données bibliographiques locales) qui doivent être conservées et les emplacements des sources correspondantes dans votre système. Si vous avez des questions concernant les zones DBL à conserver, contactez l'Assistance OCLC.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC
- Cliquez sur Informations sur la livraison de notices MARC pour ouvrir la section.
- Sélectionnez Oui pour Activer la livraison des notices MARC.
- Cliquez sur Paramètres de l'établissement dans le menu de navigation de gauche.
- Cliquez sur Symbole OCLC pour ouvrir la section.
- Sélectionnez votre Symbole OCLC s'il est disponible dans l'interface mais n'est pas sélectionné.
Si votre symbole OCLC n'est pas disponible dans l'interface, suivez les instructions afin de mettre à jour vos informations dans le WorldCat Registry. - Cliquez sur Enregistrer.
Note. - Les collections de données bibliographiques non structurées selon le format MARC permettent uniquement la livraison de notices WorldCat.
Remplir la section Commentaires
La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données.Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.
vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.
Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.
Ajouter un commentaire à la liste
- Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
- Saisissez un sujet pour votre commentaire.
- Entrez un commentaire relatif à votre collection.
- Cliquez sur Ajouter un commentaire pour enregistrer ce commentaire dans la liste.
Un membre du personnel d'OCLC répondra à votre commentaire dans la section Commentaires, en utilisant le même sujet. Vérifiez la section des commentaires après 24-48 heures, car vous ne recevrez pas de courriel lorsqu'un membre du personnel vous répondra.
Une fois que vous avez ajouté votre commentaire à la liste, il ne peut être ni modifié ni supprimé.
Afficher un commentaire de la liste
- Cliquez sur le sujet du commentaire que vous voulez afficher.
- Cliquez sur Annuler pour retourner à la liste de commentaires.
Remplir la section Coordonnées
Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Vous devez indiquer les coordonnées d'une personne-ressource avant de soumettre une collection.
- Ouvrez la section Coordonnées.
- Indiquez le nom du contact.
- Indiquez le prénom du contact.
- Saisissez la fonction du contact.
- Indiquez le numéro de téléphone et l'adresse électronique du contact.
- Cliquez sur Enregistrer.
lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (
). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.
Soumettre la collection
- Cliquez sur Soumettre la collection dans le menu déroulant Actions pour collection.
Vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.