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1b. Créer une collection de notices de fonds locaux non structurées selon le format MARC

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Comment créer une collection de notices de fonds locaux non structurées selon le format MARC dans Gestion des collections WorldShare.

 Mise en garde -

  • Veuillez contacter l'Assistance OCLC avant de créer une collection de données bibliographiques non structurées selon le format MARC.
     Note. - Des frais peuvent être associés à la création de notices pour une collection de données bibliographiques non structurées selon le format MARC.
  • Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :
    • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
    • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Note. -

  • Vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.
  • Si vous avez des questions lors de la création de votre collection, vous pouvez :
    • Contacter le spécialiste de base de données qui s'occupe de votre collection en utilisant la section Commentaires.
    • Contacter l'Assistance OCLC.

Créer la collection

  1. Dans l'interface WorldShare, cliquez sur l'onglet Métadonnées, puis sélectionnez Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Notices de fonds locaux.
     Remarque : si vous avez déjà créé une collection de synchronisation de données WorldCat avec le type de collection secondaire, l'avertissement suivant apparaît : Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir la section Propriétés

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection.

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Inscrivez un Nom de tierce partie/consortium si un fournisseur envoie les données pour votre bibliothèque ou si votre bibliothèque fait partie d'un consortium.
  3. Choisissez Non-MARC comme Format de données original.
     Remarque : vous devez envoyer un fichier .CSV codé au format UTF-8. Référez-vous aux données requises.
  4. Sélectionnez Oui pour Imprimés partagés uniquement si votre bibliothèque doit enregistrer des engagements de conservation pour les imprimés partagés.
  5. (Facultatif) Fournissez une description pour la collection.

Remplir la section Informations sur les notices de fonds locaux

  1. Cliquez sur Informations sur les notices de fonds locaux pour ouvrir la section connexe.

Remplir l'onglet Format MARC : Données sur les fonds (FMDF)

  1. Dans le champ Estimation initiale du nombre de notices, entrez le nombre de notices qui seront envoyées dans le premier fichier.
  2. Pour ce qui est des informations système :
    • Précisez le fournisseur.
    • Précisez le nom du système.
    • Indiquez la version.

Remplir l'onglet Traitement

  1. S'il y a lieu, indiquez l’emplacement (étiquette, sous-zone ou indicateur) et la valeur qui y figure afin d'identifier les notices ou les zones à exclure du traitement dans la zone Informations exclues.
     Note. -
    • Lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, la notice complète est exclue de la configuration/l'annulation des localisations et ajoutée à Transition WorldCat.
    • Quand des informations à exclure sont détectées dans les zones variables, vous pouvez choisir d'écarter toute la notice ou uniquement la zone en sélectionnant l'action appropriée.
  2. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC

  1. Cliquez sur Informations sur la livraison de notices MARC pour ouvrir la section.
  2. Indiquez s'il faut ou non Activer la livraison des notices MARC.
    • Si Oui est sélectionné, choisissez le type des notices qui doivent être retournées dans la liste déroulante Notices retournées.
      • Livrer mes notices de fonds locaux uniquement
      • Inclure un fichier de notices WorldCat séparé avec mes notices de fonds locaux
        • Pour Livraison de notices non confirmées, cochez la case Livrer les notices WorldCat non confirmées pour que les notices non confirmées soient incluses dans la livraison de notices MARC. Ainsi, vous pourrez réviser les notices non confirmées ultérieurement.
           Note.–
          • Cette option est disponible uniquement pour la livraison de notices WorldCat.
          • Pour arrêter la livraison de notices non confirmées après avoir soumis votre collection, laissez un commentaire pour votre spécialiste de base de données dans la section Commentaires .
      • Intercaler les notices de fonds locaux avec les notices de ma bibliothèque
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données.Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.

 Remarque : vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

Ajouter un commentaire à la liste

  1. Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
  2. Saisissez un sujet pour votre commentaire.
  3. Entrez un commentaire relatif à votre collection.
  4. Cliquez sur Ajouter un commentaire pour enregistrer votre commentaire dans la listeUn membre du personnel d'OCLC répondra à votre commentaire dans la section Commentaires, en utilisant le même sujet. Vérifiez la section des commentaires après 24-48 heures, car vous ne recevrez pas de courriel lorsqu'un membre du personnel vous répondra.
    Note. - Une fois que vous avez ajouté votre commentaire à la liste, il ne peut être ni modifié ni supprimé.

Afficher un commentaire de la liste

  1. Cliquez sur le sujet du commentaire que vous voulez afficher.
  2. Cliquez sur Annuler pour retourner à la liste de commentaires.

Remplir la section Coordonnées

Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Vous devez indiquer les coordonnées d'une personne-ressource avant de soumettre une collection.

  1. Ouvrez la section Coordonnées.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Indiquez le numéro de téléphone et l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Soumettre la collection

  1. Cliquez sur Soumettre la collection dans le menu déroulant Actions pour collection.
     Note. - Vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.