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Assistance OCLC

Gérer les factures des usagers

Comment créer et gérer des factures dans les dossiers d'usagers.

Circulation WorldShare crée la plupart des factures automatiquement selon les Politiques de prêt configurées dans Configuration des services OCLC.

  • Pour les bibliothèques « group aware », la structure et le montant des factures sont basés sur les politiques configurées par l'établissement propriétaire d'un document.

Créez manuellement des factures pour amendes ou frais en accédant au dossier de l'usager et en sélectionnant l'onglet Factures

  • Pour les bibliothèques « group aware », les factures peuvent être créées pour les usagers d'autres établissements du groupe.

 Les frais de retard continueront d'être cumulés dans les factures périodiques si l'usager est suspendu, bloqué, ou si son compte est expiré.

Factures

L'onglet Factures d'un dossier d'usager comprend deux sections :

  • Compte - Répertorie les frais qui n'ont pas été entièrement payés, annulés ou remboursés.  Les sous-totaux comprennent :
    • Frais courants  Sous-total de tous les frais courants de l'usager.
    • Total des frais cumulés - Frais à ce jour pour les documents en retard qui n'ont pas encore été retournés. Des frais supplémentaires pourraient être cumulés pour ces documents en retard.
    • Frais courants impayés - Somme des frais courants et du total des frais cumulés.
  • Historique du compte - Relevé de toutes les factures réglées de l'usager. Vous pouvez voir les détails et les notes d'une facture précise dans la boîte de dialogue Historique du paiement. Pour plus de détails, consultez la section Voir l'historique du compte et des paiements.

Configurer les colonnes sous l'onglet Factures

  1. Au-dessus du tableau, à droite, cliquez sur l'icône Configurer (Bouton pour préférences utilisateur).
  2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées. 
    • Les colonnes sélectionnées sont affichées.
    • Cochez Tout pour sélectionner toutes les colonnes pour affichage.
      • Cochez Tout sélectionner pour qu'une case à cocher soit ajoutée pour chaque facture dans l'écran Factures afin de pouvoir sélectionner des factures individuelles ou toutes les factures.
  3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.

Créer une facture pour une amende ou des frais

Suivez les instructions ci-dessous pour facturer manuellement une amende ou des frais à un usager. Par exemple, si un usager a perdu sa carte de bibliothèque et que votre bibliothèque exige des frais pour le remplacement de cette carte, vous pouvez créer une facture contenant le montant des frais de remplacement.

  • Tous les rôles d'utilisateurs, à l'exception du rôle Employé Étudiant Restrictions, peuvent créer des factures manuellement. Une autorisation de dérogation (outrepasser) est requise pour qu'un utilisateur avec le rôle Employé Étudiant Restrictions puisse créer une facture.
  • Pour les bibliothèques « group aware », les factures peuvent être créées pour les usagers d'autres établissements du groupe.
  1. Cherchez et ouvrez le dossier de l'usager.
  2. Dans le dossier de l'usager, utilisez l'une des deux méthodes suivantes :
    1. Cliquez sur l'onglet Factures.
    2. Cliquez sur l'hyperlien de factures impayées dans la section Sommaires du compte sous l'onglet Prêts .
  3. Dans la section Compte, cliquez sur Créer facture.
  4. Dans la fenêtre Créer facture, remplissez les champs suivants :
    1. Montant - Le montant facturé.
    2. Raison de facturation- Sélectionnez la  raison pour laquelle vous créez cette facture dans la liste déroulante. Les raisons de facturation sont créées dans Configuration des services OCLC (Circulation WorldShare > Raisons de facturation). Pour plus de détails, voir Raisons de facturation
    3. Document (Facultatif) - Associez un document à la facture. Récupérez le document en cherchant le numéro OCLC ou le code-barres du document.
    4. Notes (Facultatif) - Message en texte libre. Par exemple, une explication ou la date d'échéance pour le paiement.
  5. Cliquez sur Créer facture pour créer la facture.
  6. La nouvelle facture est affichée en premier dans la liste de factures de l'usager. Si vous avez ajouté une note dans la facture, le lien Détails apparaîtra dans la colonne 'Raison' de la facture. Cliquez sur le lien Détails pour voir la note.

Annuler une facture

Pour corriger une facture créée par erreur, le personnel peut annuler la facture. Vous pouvez uniquement annuler des factures qui n'ont pas été payées ou amnistiées. L'option Annuler la facture n'apparaîtra pas pour les factures qui ont été partiellement payées ou partiellement amnistiées.  Les factures annulées ne seront pas comptabilisées pour le paramètre Nombre maximal de factures amnistiées de la politique de type d'usager

  • Tous les rôles d'utilisateurs, à l'exception du rôle Employé Étudiant Restrictions, peuvent annuler des factures manuellement. Une autorisation de dérogation (outrepasser) est requise pour qu'un utilisateur avec le rôle Employé Étudiant Restrictions puisse annuler une facture.
  • Pour les bibliothèques « group aware », les établissements ne peuvent annuler que les factures de leur propre établissement.
  1. Dans le dossier de l'usager, cliquez sur l'onglet Factures.
  2. Dans la section Compte, sélectionnez les factures que vous voulez annuler.
    • Toutes les factures - Cochez la case dans le haut de la première colonne pour sélectionner toutes les factures. Vous pouvez uniquement annuler les factures qui n'ont pas été payées ou amnistiées. Cliquez sur Payer/Amnistier/Rembourser.
    • Une ou plusieurs factures - Cochez la case de chaque facture qui doit être traitée. Cliquez sur Payer/Amnistier/Rembourser.
  3. Dans la fenêtre Traiter factures, sélectionnez Annuler la facture dans la liste déroulante Action.
  4. Dans le champ Notes, inscrivez les détails ou commentaires pertinents.
    • Si aucune note n'est inscrite, une mise en garde sera affichée. Vous devrez accepter cette mise en garde. Vous devrez peut-être, si vous en avez l'autorisation, outrepasser une restriction.
  5. (Facultatif) Dans le champ Reçu, sélectionnez une option : imprimer le reçu ou l'envoyer à l'usager par courriel.
    Détails concernant l'envoi de reçus par courriel
    • Les reçus sont envoyés à l'adresse électronique fournie dans le dossier d'usager.
    • S'il n'y a aucune adresse électronique dans le dossier de l'usager, le champ Courriel sera vide. Pour envoyer un reçu par courriel à l'usager, vous devez ajouter son adresse électronique dans son dossier puis envoyer le reçu.
    • Si l'usager veut que le courriel soit envoyé à une adresse électronique différente, vous pouvez modifier l'adresse dans la fenêtre Aperçu du courriel.
    • Lorsque vous modifiez l'adresse électronique dans la fenêtre Aperçu du courriel, elle n'est pas pour autant modifiée dans le dossier de l'usager.
  6. Complétez la transaction :
    1. Cliquez sur Traiter.
    2. Facultatif. Imprimez le reçu ou envoyez-le par courriel.

Payer ou amnistier, entièrement ou partiellement, toutes les factures ou certaines factures

Le paiement et l'amnistie de factures sont très semblables. Vous pouvez amnistier ou payer toutes les factures ou certaines factures. Vous pouvez amnistier ou payer le montant total ou une partie du montant total. Les factures qui résultent des activités d'un usager mandataire peuvent être vues à partir du dossier de l'usager mandataire et de celui de l'usager principal, mais ne peuvent être payées qu'à partir du dossier de l'usager principal.

  • Tous les rôles d'utilisateurs, à l'exception du rôle Employé Étudiant Restrictions, peuvent payer ou amnistier des factures manuellement. Une autorisation de dérogation (outrepasser) est requise pour qu'un utilisateur avec le rôle Employé Étudiant Restrictions puisse payer ou amnistier une facture.
  • Pour les bibliothèques « group aware », les établissements peuvent traiter les paiements de factures pour d'autres établissements du groupe dépendant des configurations des autres établissements. 

Consultez la rubrique Modifier les politiques de types d'usagers pour plus de détails sur le paramètre Nombre maximal de factures amnistiées. Si un usager dépasse le nombre maximal permis de factures pouvant être amnistiées, il ne pourra pas emprunter ou réserver des documents.

  1. Dans le dossier de l'usager, cliquez sur l'onglet Factures.
  2. Dans la section Compte, sélectionnez les factures que vous voulez payer ou amnistier.
    • Toutes les factures - Cochez la case dans le haut de la première colonne pour sélectionner toutes les factures. Cliquez sur Payer/Amnistier/Rembourser.
    • Une ou plusieurs factures - Cochez la case de chaque facture qui doit être traitée. Cliquez sur Payer/Amnistier/Rembourser.
  3. Dans la fenêtre Traiter factures, sélectionnez Payer ou Amnistier dans la liste déroulante Action et remplissez les champs suivants :
    Informations Description
    Montant à payer Inscrivez le montant qui sera payé ou amnistié (total dû ou paiement partiel).
    Montant remis Inscrivez le montant reçu de l'usager.
    Notes (Facultatif)
    Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement dans la liste. Les modes de paiement sont configurés dans Configuration des services OCLC (Circulation WorldShare > Modes de paiement). Pour plus de détails, voir Modes de paiement.
    Reçu

    (Facultatif) Sélectionnez le mode de livraison pour le reçu.

  4. Cliquez sur Traiter.
  5. (Facultatif) Imprimez le reçu ou envoyez-le par courriel.
  6. Remettez la monnaie à l'usager s'il y a lieu. Le système calcule la monnaie à rendre et affiche le montant dans le champ Monnaie à rendre.
  7. Cliquez sur Fermer.
    Résultat :
    Paiement partiel ou amnistie partielle de toutes les factures ou de certaines factures
    • Le montant payé ou amnistié est appliqué à la facture la plus ancienne, puis le reste du montant est appliqué à la deuxième plus ancienne facture, et ainsi de suite. Chaque facture est entièrement payée, si possible. Puis, le reste du montant est appliqué afin de réduire le montant de la facture suivante.
    • Les factures entièrement payées ou amnistiées sont transférées dans la section Historique du compte.
    • Le système recalcule le montant dû pour toute facture partiellement payée ou amnistiée, et le solde total pour toutes les factures en souffrance.
    Paiement complet ou amnistie complète de toutes les factures ou de certaines factures Toutes les factures entièrement payées ou amnistiées sont transférées dans la section Historique du compte et les montants payés ou amnistiés sont déduits du solde total.

Rembourser une facture

Vous pouvez rembourser des factures entièrement ou partiellement payées par l'usager. Seules les factures créées après l'installation de mars 2015 de WorldShare peuvent être remboursées.

  • Tous les rôles d'utilisateurs, à l'exception du rôle Employé Étudiant Restrictions, peuvent rembourser des factures.
  • Pour les bibliothèques « group aware », les établissements ne peuvent rembourser que les factures de leur propre établissement. 
  1. Dans le dossier de l'usager, cliquez sur l'onglet Factures.
  2. Vérifiez si la facture que vous voulez rembourser a été partiellement ou entièrement payée.
  3. Deux options :
    • Facture partiellement payée. Dans la section Compte, sélectionnez les factures partiellement payées que vous voulez rembourser.
      • Toutes les factures - Cochez la case dans le haut de la première colonne pour sélectionner toutes les factures. Cliquez sur Payer/Amnistier/Rembourser.
      • Une ou plusieurs factures - Cochez la case de chaque facture qui doit être traitée.Cliquez sur Payer/Amnistier/Rembourser.
    • Facture entièrement payée. Dans la section Historique du compte (sous l'onglet Factures), sélectionnez les factures que vous voulez rembourser.
      • Toutes les factures - Cochez la case dans le haut de la première colonne pour sélectionner toutes les factures. Cliquez sur Rembourser.
      • Une ou plusieurs factures - Cochez la case de chaque facture qui doit être traitée. Cliquez sur Rembourser.
  4. Dans la fenêtre Traiter factures, remplissez les champs suivants :
    Informations Description
    Montant à rembourser Inscrivez le montant qui doit être remboursé (total payé complet ou une partie du total payé).
    Notes Obligatoire. Si aucune note n'est inscrite, une mise en garde sera affichée. Vous devrez accepter cette mise en garde. Vous devrez peut-être, si vous en avez l'autorisation, outrepasser une restriction.
    Reçu

    (Facultatif) Sélectionnez le mode de livraison pour le reçu.

    Détails concernant l'envoi de reçus par courriel

    • Les reçus sont envoyés à l'adresse électronique fournie dans le dossier d'usager.
    • S'il n'y a aucune adresse électronique dans le dossier de l'usager, le champ Courriel sera vide. Pour envoyer un reçu par courriel à l'usager, vous devez ajouter son adresse électronique dans son dossier puis envoyer le reçu.
    • Si l'usager veut que le courriel soit envoyé à une adresse électronique différente, vous pouvez modifier l'adresse dans la fenêtre Aperçu du courriel.
    • Lorsque vous modifiez l'adresse électronique dans la fenêtre Aperçu du courriel, elle n'est pas pour autant modifiée dans le dossier de l'usager.
  5. Complétez la transaction :
    1. Cliquez sur Traiter.
    2. (Facultatif) Imprimez le reçu ou envoyez-le par courriel.
    3. Remettez le montant remboursé à l'usager.

Documents très en retard

Les actions suivantes sont effectuées lorsqu'un document très en retard est retourné.

  • Le coût de remplacement est effacé dans le dossier de l'usager s'il n'a pas encore payé les frais.
  • Les frais de traitement sont effacés si la politique a été configuré de façon a annuler ces frais lorsque le document est retourné et que l'usager ne les a pas encore payé.
  • Des frais de retard sont facturés à l'usager à partir de la date où le prêt du document a été échu pour la première fois.

Voir et ajouter des notes à une facture

Les factures qui résultent des activités d'un usager mandataire peuvent être vues à partir du dossier de l'usager mandataire et de celui de l'usager principal, mais ne peuvent être payées qu'à partir du dossier de l'usager principal.

Voir les factures d'un usager

  1. Dans le dossier de l'usager, cliquez sur l'onglet Factures.

    Colonnes sous l'onglet Factures
    Colonne Description
    Montant Montant facturé.
    Code-barres Code-barres du document.
    Cote Classification et emplacement sur les rayons.
    Frais facturés par Bibliothèque qui a émis la facture.

    Case à cocher

    Permet de sélectionner les factures qui seront traitées avec le bouton Payer/Amnistier/Rembourser.
    Date de facturation Date à laquelle la facture a été créée.
    Description

    Amende liée à un document - Si la facture est associée à un document, la colonne Description contient le titre du document.

    Autres frais - Si la facture n'est pas associée à un document, la colonne Description est vide.

    Impayé Montant dû
    Raison

    Raison de la facture qui a été sélectionnée dans les options configurées par la bibliothèque.

    Modifier - Permet d'ajouter ou de modifier une note.

    Détails - Présente les modifications apportées à la facture, incluant les notes.

Ajouter une note à une facture

  1. Dans le dossier de l'usager, cliquez sur l'onglet Factures.
  2. Dans la section Compte, dans la colonne 'Raison' de la facture, cliquez sur Modifier.
  3. Dans la fenêtre Détails sur la facture, inscrivez la note dans le champ Notes.
  4. Cliquez sur Enregistrer. Résultat : la fenêtre Détails sur la facture est fermée et le lien Détails apparaît dans la colonne 'Raison' de la facture.

Documents déclarés perdus, retournés, n'avoir jamais eu

Utilisez les états de prêt pour consigner les explications des usagers concernant les documents non retournés. Voir Documents déclarés perdus, retournés, n'avoir jamais eu

Voir l'historique du compte et des paiements

Le bilan de toutes les factures traitées d'un usager est affiché dans la section Historique du compte, sous l'onglet Factures de son dossier. Vous pouvez également voir les détails et les notes d'une facture précise dans la boîte de dialogue Historique du paiement.

Voir l'historique du compte

  1. Dans le dossier de l'usager, cliquez sur l'onglet Factures.
  2. Cliquez sur Historique du compte pour ouvrir cette section.
    Colonnes de la section Historique du compte
    Colonne Description
    Raison Les raisons de facturation sont créées dans Configuration des services OCLC (Circulation WorldShare > Raisons de facturation). Pour plus de détails, voir Raisons de facturation
    Description Titre du document associé à l'amende.
    Code-barres Code-barres du document.
    Cote Classification et emplacement sur les rayons.
    Date d'échéance Date à laquelle le document devait être retourné.
    Date de facturation Date à laquelle la facture a été créée.
    Montant Montant facturé.

Voir l'historique d'un paiement

  1. Dans le dossier de l'usager, cliquez sur l'onglet Factures.
  2. Cliquez sur Compte ou Historique du compte pour ouvrir la section.
  3. Dans la colonne Raison, cliquez sur le lien Détails d'une facture. La fenêtre Historique du paiement est présentée.
    Colonnes de la section Historique du compte
    Colonne Description
    Type de paiement

    Modes de paiement disponibles :

    • Calcul
    • Annulation
    • Paiement
    • En attente
    • Remboursement
    • Amnistie
    Mode de paiement Les modes de paiement sont configurés dans Configuration des services OCLC sous Circulation WorldShare > Facturation et suspension > Modes de paiement. Pour plus de détails, voir Modes de paiement.
    Opérateur Employé qui a traité le paiement.
    Montant Montant facturé.
    Notes Notes associées au paiement.
    Date Date du paiement.