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Avis de document très en retard

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Créez ce bordereau d'avis pour informer les usagers qu'ils ont en leur possession un document qui est très en retard.

Utilisez cet avis pour informer les usagers qu'ils ont en leur possession un document qui est très en retard. Cet avis est envoyé par courriel lorsque des documents deviennent très en retard en fonction du calendrier établi par le personnel de la bibliothèque.  Ce calendrier peut inclure un avis récurrent de rappel qui sera envoyé périodiquement tant que le document sera en retard.  Le bordereau pour cet avis est assigné par Politique pour documents très en retard et perdus dans Configuration des services OCLC.  Voir Politiques pour documents très en retard et perdus pour plus d'informations sur la programmation de cet avis.Au besoin, ajoutez des blocs supplémentaires à votre avis.

  • Après avoir créé le bordereau Avis de document très en retard, associez ce bordereau à une Politique pour documents très en retard et perdus pour que le bordereau soit envoyé automatiquement en fonction du calendrier établi dans la politique. 
  • Si des modifications sont apportées à une politique, vous pouvez reprogrammer manuellement les avis au niveau de la politique.   Pour plus de détails, voir Reprogrammer un avis.

Créer le bordereau Avis de document très en retard

Pour créer un bordereau :

  1. Dans l'écran Bordereaux -- Prêts, sélectionnez Avis de document très en retard dans la liste déroulante Créer un bordereau.
  2. Entrez les valeurs suivantes :

    Paramètre

    Description

    Nom

    Entrez un nom pour le bordereau.

    • Le nom doit être unique par établissement.
    • Limite de 50 caractères. 

    Sujet

    Inscrivez une ligne d'objet pour las avis par courriel.

    • Limite de 255 caractères. 

    Logo (facultatif)

    Sélectionnez une image de logo à inclure. Les logos disponibles sont configurés dans l’écran Gestion des images de logo. 
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Facultatif. Saisissez un en-tête et/ou un bas de page pour votre avis. Cliquez sur Modifier sous chaque section à modifier.
    • Limite de 50 000 caractères pour chacune.
    • Pour ajouter un lien Web à l'en-tête ou au bas de page, saisissez ${ et saisissez le Nom du lien Web souhaité tel que configuré dans l'écran Gestion des liens Web dans un bloc de texte. Sélectionnez le lien Web en fonction du nom configuré.
    • Pour ajouter un Message par type d'usager à l'en-tête ou au bas de page, saisissez ${Patron Type Message dans un bloc de texte. Une fois le bordereau associé à la section Avis de la Politique pour documents très en retard et perdus, le bordereau inclura le message par type d'usager lorsque l'avis sera envoyé ce type d'usager. Si plusieurs messages par type d'usager sont associés à un type d'usager particulier, chaque message sera inclus dans l'en-tête ou le bas de page.
    • Pour ajouter des champs de données supplémentaires, utilisez la forme ${Champ de données pour saisir les informations souhaitées. Exemple : ${Item Barcode
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Ajouter des Détails sur le prêt
    1. Déterminez comment organiser les détails sur le prêt. Options disponibles :
      • Titre
      • Date/heure du prêt
      • Date/heure d'échéance
      • Date/heure de très en retard
    2. Choisissez comment formater les détails du bloc. Options disponibles :
      • Liste simple - Liste alignée d’objets de données dans l’ordre spécifié par le bordereau.
      • Tableau simple - Tableau d’objets de données dans l’ordre spécifié par le bordereau.
    3. Ajoutez les zones de données à inclure dans le bordereau. 
      • Chaque bordereau a différentes zones de données disponibles pour les blocs répétables. Voir Gérer les libellés de zones pour la description des zones de données disponibles.
      • Zones de données disponibles :
        • Auteur
        • Édition
        • Langue du document
        • Genre de document
        • Numéro OCLC
        • Année de publication
        • Éditeur
        • Titre
        • Title (20)
        • Code-barres du document
        • Cote du document
        • Description du document
        • Énumération et chronologie du document
        • Établissement détenteur du document
        • Localisation détentrice du document
        • Indicateur de renouvellement automatique
        • Date/heure du prêt
        • Montant estimé pour retard
        • Date/heure de très en retard
        • Date/heure d'échéance
        • Indicateur de mandataire de prêt
        • Nombre de renouvellements
    4. Faites glisser les zones de données vers le haut ou le bas pour modifier l’ordre dans lequel elles apparaissent. 
    5. Cliquez sur Enregistrer.

Assigner le bordereau Avis de document très en retard à une politique pour documents très en retard

Après avoir créé un Avis de document très en retard dans la section Prêts de Avis de nouvelle génération, configurez les paramètres suivants :

  • Premier choix d'adresse de réponse - Sélectionnez l'adresse de réponse pour l'avis. Options disponibles :
  • Deuxième choix d'adresse de réponse - Sélectionnez la deuxième adresse de réponse.Ce paramètre apparaît uniquement si Utiliser l’adresse configurée par type d'usager est sélectionnez comme Premier choix d'adresse de réponse.
  • Emprunt par mandataire - Déterminez comment envoyer des avis lorsqu'un document est emprunté par un compte mandataire. Options disponibles :
    • Envoyer uniquement à l'usager principal
    • Envoyer uniquement à l'usager mandataire
    • Envoyer à l'usager principal et à l'usager mandataire
  • Programmation des avis - Indiquez quand l'avis doit être envoyé après la date d'échéance. 
    • Indiquez quand, après que le document soit devenu très en retard, l'avis doit être envoyé. Options disponibles : Options disponibles :
      • Minutes
      • Heures
      • Jours
      • Semaines
      • Mois
    • Sélectionnez le Moment de l'envoi de l'avis. Options disponibles :
      • Au moment de l'échéance
      • À une heure précise. Si cette option est sélectionnée, une boîte supplémentaire, permettant d'indiquez l'heure, sera affichée.
    • Sélectionnez le Bordereau d'avis. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le bordereau Avis de document très en retard souhaité. Pour plus de détails, voir Avis de document très en retard. 
  • Répéter le dernier avis? 
    • Indiquez s'il faut envoyer de nouveau l'avis selon un calendrier précis. Options disponibles :
      • Jamais 
      • Quotidien
      • Hebdomadaire
      • Mensuel

Activer le bordereau Avis de document très en retard

Activez le bordereau dans l'écran Activer les types d'avis. Une fois activé, l'ancien avis Avis de document en retard - Après la date d'échéance sera désactivé.

  •  Mise en garde - N'activez pas les boutons bascule pour activer les avis ci-dessus avant d'avoir rempli tous les champs obligatoires du bordereau.

Ajouter une traduction pour les groupes WorldShare

La langue par défaut du groupe apparaîtra comme premier onglet lors de la création ou de la modification d'un bordereau Avis de document très en retard. Des onglets pour les langues supplémentaires apparaîtront dans le haut de l'écran. 

Le Nom du bordereau sera reporté dans chaque langue subséquente. Une traduction devrait être ajoutée pour les champs suivants :

  • Sujet
  • Logo
  • En-tête
  • Bas de page

Les paramètres de la section Détails sur le prêt du bordereau sont reportés de la langue par défaut. Si des champs de données sont saisis, le champ de données traduit apparaîtra dans les langues subséquentes. Si un nom de champ de données personnalisé est sélectionné, la traduction personnalisée sera également utilisée. Pour plus d'informations, voir Gestion des libellés de zones.