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Réservations à récupérer

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Utilisez le rapport Réservations à récupérer pour récupérer les documents pour lesquels les usagers ou les bibliothécaires ont fait des demandes de réservation ou des mises de côté.

Le rapport Réservations à récupérer est la liste des documents pour lesquels les usagers ou les bibliothécaires ont fait des demandes de réservation ou des mises de côté.

Pour compléter le processus de réservation, utilisez le rapport 'Réservations à récupérer' pour récupérer les documents demandés sur les rayons, puis effectuez le retour des documents pour changer leur état pour Réservé.  Voir Remplir des réservations pour plus de détails.

  • Pour plus de détails sur les états, voir États des documents.

  • Si le paramètre Remplir en utilisant des variantes de notices est activé sous Réservations et mises de coté > Paramètres, la liste Réservations à récupérer contiendra tout document pertinent dans l'ensemble des variantes de notices qui peuvent remplir la demande.

    • Le retour d'un document pertinent remplira la demande de réservation. Aucune préférence ne sera donnée aux numéros OCLC dans l'ensemble de variantes de notices.Les variantes de notices ne peuvent pas être supprimées de, ou ajoutées à, l'ensemble. Contactez l'Assistance OCLC pour signaler les inexactitudes dans l'ensemble de variantes de notices.

Les documents n'apparaîtront pas dans le rapport Réservations à récupérer si :

  • Les documents sur les rayons de cette succursale qui pourraient remplir une réservation ne sont pas disponibles pour l'instant (ex. : prêté, en transit, etc.).
  • Aucun document disponible à cette succursale ne peut remplir une réservation conformément aux politiques de bibliothèque suivantes :
  • Pour les réservations au niveau du titre, il n'y a actuellement pas de documents avec code-barres disponibles qui peuvent être utilisés pour remplir les réservations conformément à la politique de type de collection.
  • Votre succursale a déjà refusé de remplir la réservation.
  • La réservation ou la mise de côté du document expire ou est annulée.
  • L'usager est suspendu.

Utiliser le rapport Réservations à récupérer pour récupérer les documents réservés sur les rayons

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Rapports.
  2. Cliquez sur Réservations à récupérer.
  3. Cliquez sur Actualiser pour vous assurer que la liste de réservations à récupérer est à jour.
  4. (Facultatif). Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour changer l'ordre de tri du rapport de réservations à récupérer.
  5. (Facultatif) Appliquer un ou plusieurs filtres au rapport de réservations à récupérer.
    • Cliquez sur Tout supprimer pour supprimer vos filtres.
  6. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton Plus d'actions circulation_actions_menu.png et sélectionnez Imprimer pour imprimer la liste de réservations à récupérer afin de récupérer les documents sur les rayons et les mettre sur le rayon des réservations de votre bibliothèque.
    • Pour afficher d'autres colonnes, par exemple pour savoir quand un document a été imprimé pour la dernière fois, ou pour imprimer uniquement les documents sélectionnés, voir Configurer les colonnes ci-dessous.
  7. Amenez la liste de réservations à récupérer avec vous dans les rayons et ramenez les documents requis au comptoir de prêt.

Vous pouvez également utiliser l'application pour mobile Digby pour obtenir la liste de documents à récupérer sur les rayons triée par succursale. Les documents balayés sont identifiés comme ayant été récupérés sur les rayons, et des informations indiquent l'endroit où ils doivent être acheminés. Pour plus de détails, voir Foire aux questions sur Digby.

Filtrer le rapport Réservations à récupérer

Vous pouvez filtrer la liste de réservations à récupérer en utilisant les filtres dans le haut de l'écran. Par défaut, tous les documents demandés apparaissent dans la liste de réservations à récupérer.

 Note. - Tous les filtres que vous appliquez à la liste de réservations à récupérer sont effacés lorsque vous sélectionnez une succursale différente ou que vous vous déconnectez de WorldShare.

  1. Utilisez le bouton Afficher les filtres circulation_show_filters.png pour filtrer le rapport Réservations à récupérer .
  2. Sélectionnez l’un des filtres disponibles. 
  3. Sélectionnez les valeurs appropriées. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs pour un même filtre. Lorsque plus d'une valeur est sélectionnée, le système cherche n'importe quelle de ces valeurs.
  4. (Facultatif) Pour supprimer un filtre, cliquez sur le bouton Supprimer tout ou sélectionnez le X à côté du filtre à supprimer. 

Filtres disponibles pour le rapport Réservations à récupérer

Filtres pour les réservations à récupérer
Filtre Description
Type de demande Le type de demande de document. Sélectionnez l'une des options suivantes pour limiter les résultats :
  • Mises de côté - Demandes de mise de côté pour utilisation les jours indiqués.
  • Demandes externes - Demandes provenant du serveur ZFL ou d'Acquisitions WorldShare.
Emplacement sur les rayons L'emplacement sur les rayons du document. Ce filtre inclut tous les emplacements configurés comme emplacement sur les rayons de votre succursale actuelle, y compris tout emplacement temporaire assigné au document.

Utilisez ce filtre pour établir des priorités ou pour récupérer les documents situés dans une ou plusieurs sections précises de la bibliothèque.
Notes La réservation ou mise de côté contient une note.

Sélectionnez l'une des options suivantes pour limiter les résultats :
  • est vide - Les entrées de la liste des réservations à récupérer seront limitées aux réservations avec une note du personnel et/ou publique, et aux mises de côté de documents avec une note sur la mise de côté.
  • n'est pas vide - Les entrées de la liste de réservations à récupérer seront limitées aux réservations et mises de côté sans note.
Établissement d'appartenance de l'usager L'établissement duquel provient l'usager demandeur.
  • Ce filtre n'est disponible que pour les bibliothèques membres d'un groupe de Circulation.
Endroit de collecte L'endroit où l'usager doit récupérer le document associé à la demande.

Sélectionnez une ou plusieurs endroits de collecte dans la liste déroulante. Si votre bibliothèque fait partie d'un groupe de circulation, tous les endroits de collecte de votre groupe apparaîtront dans la liste déroulante.
État d'approbation L'état d'approbation de la demande/du document. Pour plus de détails, voir Approbation et préparation des réservations.

Sélectionnez l'une des options suivantes pour limiter les résultats :
  • Non requise - L'approbation ou la préparation n'est pas requise. Le document peut être prêté ou utilisé sur place.
  • Approbation requise - Le document détenu doit être approuvé par un membre du personnel autorisé de la bibliothèque. Le document réservé ne sera pas affichée comme Prête pour utilisation lorsque dans cet état.

Configurer les colonnes

 Note. - Les préférences sont conservées pour votre compte utilisateur.

Vous pouvez choisir les colonnes qui sont affichées dans le rapport Réservations à récupérer.

  1. Au-dessus du tableau, à droite, cliquez sur le bouton Afficher les colonnes .
  2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées. 
    • Les colonnes que vous avez sélectionnées sont affichées.
  3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.
Explications sur certains champs :
Champ Description
Sélection de case Ajoute des cases à cocher dans l'écran Réservations à récupérer pour permettre de sélectionner des demandes individuelles.
Type de demande Demandes provenant du serveur ZFL ou d'Acquisitions WorldShare.
Titre Titre du document. Comprend l'auteur et la mention d'édition. 
Code-barres

Code-barres du document.

Un code-barres généré par le système sera associé à une demande spéciale. Pour remplir une demande spéciale, vous devez retourner le code-barres généré par le système, puis sélectionner le document avec code-barres que vous voulez utiliser pour remplir la réservation.

Inclure un code-barres sur les documents en série pour afficher l'Énumération des document dans la liste Réservations à récupérer.

Si vous utilisez l’intégration avec le PEB WorldShare ou Tipasa, des notices de documents temporaires sont créées pour représenter les documents empruntés.Les demandes de réservation du PEB auront un code-barres généré par le système.Cette valeur est mise à jour pour le code-barres que vous sélectionnez lorsque vous recevez le document dans le PEB WorldShare ou Tipasa.
Notes

Note publique :

  • Contient le texte entré par l'usager lors de sa demande de réservation en utilisant WorldCat Discovery.
  • Le personnel peut ajouter ou modifier une note dans n'importe quelle demande de réservation afin de fournir des détails supplémentaires sur la demande de l'usager avant ou après la fourniture de la demande.
  • Lorsque connectés à WorldCat Discovery >Mon dossier via Modifier la demande, les notes sur les réservations sont visibles par les usagers. Voir Mon dossier.

Note du personnel :

  • Contient le texte entré par un employé pour fournir des détails supplémentaires sur la demande de réservation avant et/ou après que le document demandé soit prêt à être récupéré. Cette colonne contient les notes du personnel sur les réservations et celles sur les mises de côté.
  • La note du personnel sur la réservation est affichée dans les rapports Réservations à récupérer et Réservations à réviser, dans la file d'attente de l'usager et lors de la consultation ou de la modification des détails sur la réservation. La note peut également être ajoutée au Reçu d'ajout aux Réservations à récupérer
Établissement d'appartenance de l'usager Le nom de l'établissement d'appartenance de l'usager demandeur.
 

 Veuillez noter que cette colonne :

  • Est affichée uniquement pour les bibliothèques membres d'un groupe de Circulation.
  • Ne s'applique qu'aux demandes de réservation.
Type de fourniture Le type de fourniture associé à l'endroit de collecte de la demande. Trier par :
  • Collecte pour Prêt - Permet aux documents réservés d'être prêtés aux usagers demandeurs. Ce type de fourniture peut uniquement être assigné si l'endroit de collecte est une succursale.
  • Utilisation sur place - Les documents à cet emplacement doivent être utilisés à l'intérieur de la bibliothèque.  Ce type de fourniture peut uniquement être assigné aux emplacements de succursales.

Voir Emplacements de succursales pour plus de détails sur le type de fourniture Utilisation sur place.
État d'approbation

État d'approbation de la réservation. Trier par:

  • Non requise - L'approbation n'est pas requise. Le document peut être prêté ou utilisé sur place.
  • Approbation requise - La réservation doit être approuvée par un membre du personnel autorisé de la bibliothèque. La réservation ne sera pas affichée comme Prêt pour utilisation lorsque dans cet état.

Pour plus de détails, voir Approbation et préparation des réservations.
Action Actions disponibles pour un document.
Explications sur certaines icônes :
Icône Description
Peut être acheminé (Icône Peut être acheminé)

Indique que le document peut être acheminé à la liste de réservations à récupérer d'une autre succursale ou d'un autre établissement.

  • Si le personnel à l'endroit de collecte achemine la réservation et qu'il n'y a pas de document à l'endroit de collecte, les documents pertinents retournés à n'importe quelle succursale ou n'importe quel établissement pourraient être acheminés pour remplir la demande.
  • L'option d'acheminement est disponible uniquement pour le personnel de la bibliothèque où sera récupérée la réservation au niveau du titre (endroit de collecte), si la Politique d'acheminement du document est Préférer l'endroit de collecte si des documents sont disponibles dans les Politiques pour demandes de réservation dans Configuration des services OCLC (WorldShare Circulation > Politiques pour demandes de réservation). Pour plus de détails, voir Politiques pour demandes de réservation.

Pour acheminer des documents :

  • La colonne Actions doit être affichée.
  • Pour acheminer une réservation, sélectionnez Acheminer dans la liste déroulante de la colonne Action.

Bibliothèques faisant partie d'un groupe de circulation :

Si vous avez configuré le paramètre Préférer les documents disponibles à l'endroit de collecte dans vos Politiques pour demandes de réservation, des options supplémentaires d'acheminement vous permettent d'acheminer une réservation à d'autres succursales de l'établissement de collecte ou à votre groupe :

  • Acheminer à Bibliothèque - Transfert la réservation à d'autres succursale de l'établissement de collecte.
  • Acheminer au Groupe - Transfert la réservation au groupe pour être remplie.

Voir Politiques de circulation pour les bibliothèques avec «  group aware » pour plus de détails.
Horloge (Icône d'horloge) Indique que le document a été mis de côté.
Demande du serveur ZFL ou d'Acquisitions WorldShare (ZFL_Lending_icon.png) Demandes provenant du serveur ZFL ou d'Acquisitions WorldShare.

Voir ou modifier une demande de réservation dans le rapport Réservations à récupérer

Selon les rôles assignés à votre compte, vous pouvez voir ou modifier plus d'informations sur les demandes de réservation ou de mise de côté directement à partir de la liste de réservations à récupérer. Voir Rôles pour les comptes de Circulation pour plus d’informations sur les rôles qui autorisent la modification des demandes versus la consultation des demandes.

Voir une demande de réservation dans le rapport Réservations à récupérer

  1. Ouvrez le menu Actions. Bouton du menu Actions - 3 points
  2. Cliquez sur le bouton Voir pour ouvrir la boîte de dialogue Voir la demande de réservation existante.
  3. Examinez les informations supplémentaires sur la demande de réservation.
  4. Cliquez sur le X pour fermer la boîte de dialogue et retourner à la liste de réservations à récupérer.

Modifier une demande de réservation dans le rapport Réservations à récupérer

  1. Ouvrez le menu Actions. Bouton du menu Actions - 3 points
  2. Cliquez sur Afficher/Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation.
  3. Modifier au besoin les champs suivants dans la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation.
    • Succursale de collecte
    • Endroit de collecte
    • Réserver à
    • Réservation : Du / au
    • Suspension : Du / au
    • Cocher ou décocher la case Mettre l'usager en tête de la file d'attente
    • Notes : Publique / Employés
  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour sauvegarder vos changements et revenir à la liste de réservations à récupérer.

Voir ou modifier une demande de mise de côté dans le rapport Réservations à récupérer

Voir une demande de mise de côté dans le rapport Réservations à récupérer

  1. Cliquez sur le bouton Voir pour ouvrir la boîte de dialogue Voir la mise de côté.
  2. Examinez les informations supplémentaires sur la demande de mise de côté.
  3. Cliquez sur le X pour fermer la boîte de dialogue et retourner à la liste de réservations à récupérer.

Modifier une demande de mise de côté dans le rapport Réservations à récupérer

  1. Cliquez sur le bouton Voir/Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier la mise de côté.
  2. Modifier au besoin les champs suivants dans la boîte de dialogue Modifier la mise de côté.
    • Succursale de collecte
    • Endroit de collecte
    • Période de mise de côté
    • Note
  3. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour sauvegarder vos changements et revenir à la liste de réservations à récupérer.

Imprimer des bordereaux de réservations individuels

  1. Configurez vos colonnes pour que la colonne Sélection de case soit affichée.
    • La nouvelle colonne affiche une case à cocher dans le côté gauche de l'écran.
  2. Cochez la case des réservations à imprimer ou cochez la case dans le haut de la liste pour sélectionner toutes les réservations.
  3. Le bouton Impression sélectionnée : Sélectionner l’option d’impression en haut de l’écran devient actif. 
  4. Utilisez l'option Impression sélectionnée dans le haut de l'écran et sélectionnez une imprimante.
  5. Cliquez sur Imprimer dans l’écran Aperçu avant impression .

Refuser une réservation à partir du rapport Réservations à récupérer.

Utilisez l'option Refuser dans la colonne Actions si votre succursale ne peut pas remplir la demande parce qu'elle ne possède pas le document pertinent, que le document est endommagé ou qu'il ne peut pas être expédié.

Lorsque vous refuser une réservation :

  • La réservation est effacée dans la rapport Réservations à récupérer de votre succursale.
  • Un document sur les rayons de votre succursale ne pourra pas remplir la réservation qui a été refusée.

À partir du rapport Réservations à récupérer :

  1. Trouvez la réservation que vous voulez refuser.
  2. Dans la colonne Action, sélectionnez Refuser.

Si vous êtes la dernière succursale pouvant remplir la réservation, le système vous demandera si vous voulez supprimer la réservation.  Cela se produit lorsque :

  • L'usager a demandé un document avec un code-barres précis.
  • Dans la Politique pour demandes de réservation, la succursale de collecte est préférée et celle-ci a refusé la demande de réservation avant de l'acheminer.
  • La demande de réservation a été acheminée globalement et votre succursale est la dernière qui possède un document avec code-barres disponible qui pourrait remplir la réservation.

Demandes spéciales dans le rapport Réservations à récupérer

Une demande spéciale est créée lorsque l'usager de la bibliothèque veut un document spécifique, mais qu'il n'y a pas assez de détails pour que le service de Circulation puisse sélectionner un document avec code-barres qui apparaîtra dans le rapport Réservations à récupérer.

Il y a deux types de structures de demandes spéciales :

  1. Demandes spéciales effectuées dans WorldCat Discovery.
  2. Réservations au niveau du document sans code-barres.

Voir Remplir des réservations - Demandes spéciales pour plus de détails.

Les demandes spéciales nécessitent un traitement particulier pour apparaître dans le rapport Réservations à récupérer et dépendent de la configuration de la Localisation par défaut dans Configuration des services OCLC. Pour plus de détails, voir Localisations par défaut.

Demandes spéciales effectuées dans WorldCat Discovery.

Lorsque la demande spéciale est créée sans qu'il y ait d'endroit de collecte préféré pour le document :

  • Si la Localisation par défaut est configurée :
    • Le document apparaît dans le rapport Réservations à récupérer à la localisation par défaut uniquement.
    • L'action Acheminer n'est pas disponible.
    • Si la réservation est refusé, elle est supprimée.
  • Si la Localisation par défaut n'est pas configurée :
    • Le document apparaît dans le rapport Réservations à récupérer de chaque succursale.
    • L'action Acheminer n'est pas disponible.
    • La réservation est supprimée lorsque la dernière succursale l'a refusée.

Réservations au niveau du document sans code-barres.

Lorsque la demande spéciale est créée et qu'il y a un d'endroit de collecte préféré pour le document :

  • Si la Localisation par défaut est configurée et que la localisation du document est la même que la Localisation par défaut :
    • Le document apparaît dans le rapport Réservations à récupérer à la localisation par défaut uniquement.
    • L'action Acheminer n'est pas disponible.
    • Si la réservation est refusé, elle est supprimée.
  • Si la Localisation par défaut est configurée et que la localisation du document n'est pas la même que la Localisation par défaut :
    • Le document n'apparaît dans le rapport Réservations à récupérer d'aucune localisation.
  • Si la Localisation par défaut n'est pas configurée :
    • Le document apparaît dans le rapport Réservations à récupérer de la localisation document.
    • L'action Acheminer n'est pas disponible.
    • Si la réservation est refusé, elle est supprimée.