Foire aux questions sur Digby®

1. Qu'est-ce Digby?

Digby est une application mobile disponible dans le cadre de votre abonnement aux Services de gestion WorldShare (WorldShare). L'application Digby peut être utilisée par les étudiants employés, les bénévoles et le personnel, et offrent des instructions claires pour remettre les documents sur les rayons, effectuer des inventaires de base, et plus. Pour la liste complète des fonctionnalités de Digby, voir la Question 6.

Digby offre une interface intuitive pour effectuer des tâches courantes de bibliothèque plus efficacement et avec plus de précision. Il permet également aux employés d'utiliser l'application Digby de leur téléphone intelligent ou de leur tablette pour balayer les codes-barres des documents directement dans les rayons.

2. Combien coûte Digby?

Digby est inclus gratuitement dans l’abonnement de votre bibliothèque à WorldShare.

3. Quelles langues sont prises en charge par Digby?

Digby est disponible en anglais, français, allemand et espagnol. Digby utilise le paramètre de langue du système d'exploitation de votre appareil.

4. Comment puis-je commencer à utiliser Digby?

Activez Digby en remplissant et en envoyant le formulaire d'activation de Digby.

1. Téléchargez l'application du Apple App Store ou de Google Play en cherchant « Digby par OCLC » ou en utilisant l'un des liens ci-dessous.
   • Apple App Store (iOS)
   • Google Play (Android)
2. Connectez-vous à Digby depuis votre appareil mobile (téléphone intelligent ou tablette) et inscrivez :
   • le symbole OCLC de votre bibliothèque;
   • votre authentification pour Circulation WorldShare (nom d'utilisateur et mot de passe).

5. Pourquoi OCLC doit-il activer Digby pour ma bibliothèque?

Étant donné que n’importe qui peut télécharger l’application Digby, l’étape d’activation permet à votre bibliothèque de contrôler l'utilisation de Digby dans ses locaux.Ainsi, votre bibliothèque peut activer l'accès à Digby lorsqu'elle est prête. Sans l'étape d'activation, les employés de votre bibliothèque pourraient télécharger Digby sur leur propre appareil et commencer à l'utiliser immédiatement avec ou sans votre consentement.

Activez Digby en remplissant et en envoyant le formulaire d'activation de Digby.

6. Quelles tâches peuvent être effectuées avec Digby?

L’application Digby aide les bénévoles et les étudiants employés à accomplir les tâches suivantes plus efficacement.

• Gérer les listes de Réservations à récupérer - Vous pouvez accéder aux listes des documents réservés à récupérer sur les rayons à partir de l'application. Grâce à des mises à jour dynamiques, vous pouvez actualiser la liste avant de quitter les rayons afin de récupérer les nouveaux documents réservés qui apparaissent sur la liste. Triez ou filtrez la liste à servir pour repérer facilement les documents dans un endroit précis sur les rayons, les documents demandés à une date précise, etc. Les documents balayés dans Digby sont marqués comme récupérés dans WorldShare et le personnel est informé de l'endroit où le document doit être acheminé ou ramassé. Utilisez Digby pour gérer la liste de réservations à récupérer sur les rayons afin de réduire les bordereaux papier et améliorer l'efficacité et la rapidité d'exécution des réservations.
• Retourner des documents - Balayez le code-barres des documents pour les retourner, modifier leur état (ex. : Manquant, Perdu, Prêté), et pour être informé si le document nécessite un traitement supplémentaire. Consultez la liste des documents récemment retournés à l'aide de votre appareil. Triez la liste par ordre de balayage ou emplacement sur les rayons. Utilisez Digby pour retourner les documents laissés dans une chute à livres, livrés à votre bibliothèque depuis un autre endroit, etc.
• Prêter des documents - Prêtez des documents aux usagers en utilisant un appareil mobile en balayant le code-barres de l'usager de celui du ou des documents. Imprimez un avis contenant la date d'échéance pour l'usager ou envoyez-lui l'avis par courriel.Utilisez la fonctionnalité de prêt de Digby pour aider les usagers à l'intérieur de votre bibliothèque, pour réduire le temps passé sur des postes de travail partagés, et plus encore.
• Remettre les documents sur les rayons - Balayez les documents en utilisant la fonction de remise sur les rayons pour traiter les documents consultés sur place et mettre à jour facilement les statistiques sur les consultations sur place. Utilisez Digby pour balayer les documents laissés sur les tables ou les chariots et déterminer si les documents doivent être remis sur les rayons ont besoin d'un traitement supplémentaire.
• Faire l'inventaire - Balayez les codes-barres des documents pour inventorier la collection de votre bibliothèque. Pendant que vous travailler, Digby vous mettra à jour les statistiques sur les documents dans WorldShare (allez au visit oc.lc/WMSinventory pour plus de détails) et vous avertira si un document est manquant, s'il est à la mauvaise succursale, s'il est requis pour remplir une réservation ouverte ou s'il a besoin d'un traitement supplémentaire. À la fin de votre session, vous pouvez partager instantanément un rapport qui contient un résumé de vos activités et une liste détaillée des documents balayés, incluant les codes-barres non trouvés dans WorldShare. Chaque appareil doté de Digby saura quel est le dernier document inventorié : nul besoin de conserver des notes papier ou de mettre des repères dans les étagères. Pour la liste des rapports d'inventaire disponibles, voir la Question 11 ci-dessous.
• Modifier l'emplacement des documents - Changez l'emplacement sur les rayons des monographies en sélectionnant un emplacement et en balayant les documents que vous souhaitez déplacer. Sélectionnez un nouvel emplacement permanent ou ajoutez, mettez à jour ou effacez un emplacement sur les rayons temporaire dans la NFL du document. Utilisez Digby pour déplacer des documents de votre collection vers un nouvel emplacement, pour retirer des documents d'un emplacement, pour gérer les documents qui sont ajoutés et/ou retirés de l'emplacement pour la réserve de cours, les nouveaux documents, etc.
• Chercher dans WorldCat Discovery - Cherchez dans l'instance WorldCat Discovery de votre bibliothèque par code-barres de document ou par d'autres critères. Utilisez Digby pour trouver des informations bibliographiques détaillées sur un document, pour aider un usager qui veut localiser un document, pour vérifier la disponibilité d'un titre, etc.

• Balayer le rayon - Vérifiez que les documents sur le rayon sont en ordre de cote et faites le suivi des documents manquants, mal rangés, endommagés ou dont les informations de catalogage sont obsolètes. Balayer un document pour afficher une liste des 50 notices de fonds locaux (NFL) suivantes sur le rayon, triée par cotes. Ajoutez des notes sur l'état d'un document, les détails du catalogage, etc. Balayez un document potentiellement mal rangé pour déterminer s'il doit être remis au comptoir ou s'il peut être rangé à nouveau. Partagez, avec les autres membres du personnel, un rapport sur le balayage du rayon qui indique les documents trouvés, les documents qui causent problème, et inclut les notes s'il y a lieu.

7. Quand devrions-nous inventorier les document et quand devrions-nous balayer le rayon?

Utilisez Inventorier les documents pour :

• Balayer chaque document de la collection pour créer une liste d'inventaire.
• Inventorier tous les documents temporaires avec code-barres, les documents conteneurs et les documents de NFL individuels des fonds en une seule unité matérielle, en plusieurs parties et les publications en série.
• Mettre à jour les statistiques sur les documents dans WorldShare en temps réel.
• Partager un rapport de Digby sur tous les documents inventoriés au cours d'une session.
  • Trouvez les documents manquants en consultant le rapport hebdomadaire FTP sur l'inventaire des documents.
• Identifier les documents appartenant à d'autres bibliothèques de votre groupe de circulation. Le personnel sera informé de remettre le document au comptoir pour les prochaines étapes.

Utilisez Balayer le rayon pour :

• Balayer un document afin de voir la liste des 50 documents suivants sur le rayon, triés selon vos cotes locales Dewey ou de la Library of Congress.
• Vérifier que les exemplaires de NFL sont sur le rayon.
  • Les volumes individuels dans les publications en série ou les documents en plusieurs parties ne sont pas répertoriés lors du balayage de rayon avec Digby.
• ° Les actions et les notes du personnel ne mettent pas à jour WorldShare.
  • Les responsables de la bibliothèque peuvent choisir quand mettre à jour les données sur les documents dans WorldShare.
• Partager un rapport de Digby sur tous les documents trouvés et causant problèmes balayés au cours d'une session.
• Que les employés retourne les documents appartenant à d'autres bibliothèques de votre groupe de circulation au comptoir pour les prochaines étapes. Les documents appartenant à d'autres bibliothèques de votre groupe de circulation ne seront pas reconnus.

8. Pouvons-nous utiliser les scanneurs laser portables Bluetooth avec Digby?

Oui, vous pouvez combiner un scanneur laser Bluetooth, comme un clavier, avec un appareil iOS ou Android. Premièrement, vous devez avoir un scanneur Bluetooth compatibles avec une interface HID.

Par exemple, les instructions pour l'Inateck BCST-70 Barcode Scanner sont typiques pour les scanneurs portables sur le marché.

L'Inateck BCST-70 offre des instructions complètes pour vous connecter à des appareils iOS ou Android dans l'Inateck User Manual.

Fonctionnalité utile de BCST-70 : si vous maintenez le bouton du scanneur enfoncé pendant 3 secondes, le scanneur est désactivé et le clavier est activé, ce qui est requis pour vous authentifié dans Digby. Puis, si vous maintenez le bouton du scanneur enfoncé pendant 3 autres secondes, le scanneur est réactivé. Il existe de nombreux fabricants de scanneur laser Bluetooth HID, mais veillez à ce que cette fonction de clavier activé/désactivé est intégrée dans le scanneur que vous choisissez (tous les scanneurs n'offre pas cette fonctionnalité).

Utilisation du scanneur laser avec Digby. Placez le curseur dans la boîte d'entrée au-dessus de la caméra du scanneur dans les écrans Réservations à récupérer, Documents à replacer ou Inventaire. Balayez le code-barres avec le scanneur laser et le code-barres sera saisi dans Digby avec un retour de charriot à la fin. Digby traitera la demande, puis remettra le curseur dans la boîte d'entrée pour le prochain code-barres. Vous devrez effacer toute fenêtre éclair sur l'appareil mobile avec de poursuivre, tout comme lors de l'utilisation de la caméra.

9. Quelles politiques devraient être mises en place par ma bibliothèque pour l'utilisation de Digby?

Nous recommandons à la bibliothèque de configurer des politiques pour l'utilisation d'applications mobiles par le personnel (si ces politiques n'existent pas déjà) qui déterminent si Digby peut être téléchargé sur les appareils de la bibliothèque uniquement, ou également sur les appareils personnels des bénévoles et étudiants employés. Peu importe les politiques de la bibliothèque concernant les applications pour portables, Digby ne peut pas appliquer les politiques: seule votre bibliothèque peut le faire.

10. Comment fonctionne Digby avec mon groupe de bibliothèques? Les résultats pour toutes les bibliothèques de mon groupe seront-ils affichés ou seulement les résultats de ma bibliothèque?

Digby fonctionne pour les groupes disposant des fonctionnalités de groupe de WorldShare. Par conséquent, la liste de réservations à récupérer contiendra les demandes de réservation des usagers des autres bibliothèques du groupe. De plus, lors de l'inventaire ou de la remise des documents sur les rayons (retour de documents non prêtés), DigBy reconnaîtra les documents du groupe. Par exemple, si un usager demande un document d'un autre membre du groupe, lorsque le document est récupéré sur les rayons, Digby informera l'employé de la bibliothèque que ce document doit être acheminé à un autre établissement. Ou, si un document appartenant à un autre établissement est trouvé durant un inventaire (balayage), Digby informera l'employé de la bibliothèque que ce document doit être retourné à un autre établissement.

11. Y a-t-il des statistiques et des rapports pour Digby?

Listes de réservations à récupérer et les documents à remettre sur les rayons  : les données de Digby sont comptabilisées dans les rapports de Circulation WorldShare. Les mêmes transactions sont enregistrées que lors des transactions effectuées au comptoir de prêt. Toutefois, pour minimiser les coûts pour offrir Digby, nous n'avons pas créé de nouvelles catégories de statistiques spécifiques à Digby.

Inventaire de base - Lorsque les employés terminent une session d'inventaire dans Digby, ils peuvent envoyer un Rapport des documents inventoriés à la bibliothèque via courriel ou l'enregistrer dans le nuage, si la bibliothèque utilise ce type de service. Le rapport de Digby, généré sous forme de fichier Microsoft Excel, fournit un sommaire des activités et une liste détaillée des exceptions et des documents inventoriés, avec des métadonnées telles le titre, le nom de l'auteur, la cote, etc.

• Date du « dernier inventaire » dans WorldShare. De plus, alors que les employés effectuent l'inventaire avec Digby, WorldShare met automatiquement à jour la date pour « Dernier inventaire » et le « Nombre d'inventaires » en temps réel, ce qui conserve vos statistiques à jour (pour plus de détails, visitiez le oc.lc/WMSinventory).
• Rapport d'inventaires de documents FTP. En plus du Rapport des documents inventoriés de Digby, et pour la liste complète des codes-barres de documents de votre bibliothèque, vous pouvez accéder au rapport hebdomadaire FTP Rapport d'inventaires de documents. La révision de ces deux rapports peut être utile si vous entreprenez des projets d'inventaire, d'élagage ou d'évaluation des collections.

Pour le balayage de rayon, lorsque les employés de votre bibliothèque ont terminé une session de balayage de rayon dans Digby, ils peuvent vous envoyer le Rapport des documents inventoriés par courriel ou dans votre solution de stockage en nuage préférée. Livré sous forme de fichier Microsoft Excel, le rapport Digby fournit un résumé de leurs activités ainsi qu'une liste détaillée des documents trouvés, manquants, endommagés, mal rangés, etc.

12. Digby fonctionne-t-il avec la méthode d’authentification de notre bibliothèque?

Digby fonctionne avec CAS, OCLC Identity Management Infrastructure (IDM), l'authentification LDAP de tierces parties et Shibboleth. Avec la version 1.0.8 de Digby (lancée le 14 septembre 2017), nous avons amélioré la prise en charge de CAS, Shibboleth et l'authentification LDAP de tierces parties.

Pour utiliser l'application mobile Digby, le fournisseur d'identité (IdP) de votre établissement doit accepter l'indicateur ForceAuthn. La prise en charge de "ForceAuthn=true" est nécessaire pour que Digby puisse gérer correctement l'authentification des utilisateurs. ForceAuthn est pris en charge pour l'authentification WorldShare de base. Si votre bibliothèque utilise un CAS ou un IdP basé sur SAML (par exemple, Azure, Shibboleth, etc.), vous pouvez demander de l'aide à votre service informatique local pour confirmer ou mettre à jour la configuration de l'IdP de votre établissement.

13. Quelles sont les spécifications techniques pour Digby?

Consultez la Déclaration d'accessibilité d'OCLC pour des informations sur les évaluations d'accessibilité d'OCLC et pour savoir comment demander un rapport de conformité d'accessibilité.

Taille de l’application

• Apple App Store (iOS)
• Google Play (Android)

Systèmes d'exploitation/versions

• Android 8.1 ou ultérieure
• iOS 13 ou ultérieure
• iPadOS 13 ou ultérieure

Périphériques pris en charge

• Téléphones Android (doivent prendre en charge Android 8.1 et avoir une caméra avec résolution minimum de 1280 x 720)
• Tablettes Android (doivent prendre en charge Android 8.1 et avoir une caméra avec résolution minimum de 1280 x 720)
  • Pour vous connecter, les appareils Android utilisés doivent avoir Chrome comme navigateur par défaut, et doivent exploiter la dernière version de Chrome.
• Apple iPhone 6s ou ultérieure
• Apple iPod Touch 7^e génération ou ultérieure
• Apple iPad
  • iPad 5^e génération ou ultérieure
  • iPad mini 4 ou ultérieure
  • iPad Air 2 ou ultérieure
  • iPad Pro

Types de codes-barres pris en charge

• CODE 128
• CODE 39
• Codabar
• EAN UPC - Numéro international d'article, Code universel des produits

14. À qui puis-je m'adresser si j'ai des questions concernant l'utilisation de Digby?

Pour toute question, contactez l'assistance technique OCLC.