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Meilleures pratiques pour reconduire un budget

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Conseils et meilleures pratiques pour reporter un budget dans Acquisitions WorldShare.

 

 Approfondissez vos connaissances grâce à une présentation dans l'OCLC Community Center : WorldShare Acquisitions Best Practices: Roll over your budget  (nécessite une connexion au Community Center)

Configurer un nouveau budget

Avant de fermer un budget, vous devez configurer un budget pour la prochaine période budgétaire.

Ouvrir un nouveau budget et configurer les dates

  1. Cliquez sur Budgets > Nouveau budget : un nouveau budget est créé. Sa date de début est le jour suivant la date de fin du budget précédent. Vous ne pouvez pas modifier directement la date de début du nouveau budget, car cette date doit être celle qui vient immédiatement après la date de fin du budget précédent.
  2. (Facultatif) Vous pouvez modifier la date de fin ou la période, et modifier la date de fin du budget précédent, si vous voulez modifier la date de début du prochain budget.
  3. Veuillez noter que le budget n'est pas sauvegardé tant que le premier poste budgétaire n'est pas créé à l'étape suivante.

Ajouter des postes budgétaires au budget

  • Lorsque vous ajoutez des postes au nouveau budget, vous pouvez choisir de copier des postes de votre budget précédent ou d'ajouter des postes à partir de zéro si le nouveau budget est sensiblement différent du précédent.
  • Option A - La façon la plus simple d'ajouter des postes budgétaires est de copier les postes du budget précédent. Cette méthode copie tous les postes (et les liens aux postes parents/postes dépendants) : vous n'avez pas à créer manuellement des postes pour votre nouveau budget. Optionnellement, les montants budgétés peuvent également être transférés.
  • Toutefois, la simple copie des postes présente des inconvénients.
    • Si le montant budgété d'un poste n'est pas identique au montant budgété de l'ancien poste, vous devez modifier ce montant manuellement.
    • Si vous mettez à jour les montants budgétés au cours de plusieurs sessions, il n'y a pas de moyen facile de retracer le dernier poste que vous avez mis à jour. Si vous copiez les postes et laissez tous les montants budgétés à 0,00, vous pouvez voir la différence entre les montants budgétés que vous avez mis à jour et ceux que vous n'avez pas mis à jour.

Ajouter des postes en copiant les postes du budget précédent

  1. Cliquez sur Copier la structure du budget.
  2. (Facultatif) Dans la boîte de dialogue Copier la structure du budget :
    1. Cochez la case Copier les postes avec les montants budgétés si vous voulez que les montants budgétés de vos postes précédents soient copiés dans le nouveau budget.
    2. Cochez la case Ne pas copier postes désactivés pour nouvelles transactions et postes dépendants si vous ne voulez pas que les postes désactivés pour les nouvelles transactions soient copiés dans le nouveau budget.
    3. Cochez la case Ne pas copier postes désactivés pour toutes les utilisations et postes dépendants si vous ne voulez pas que les postes qui sont désactivés pour toutes les utilisations soient copiés dans le nouveau budget.
    4. Sélectionnez Copier les notes pour copier les notes de tous les postes budgétaires de votre budget précédent dans votre nouveau budget.
  3. Cliquez sur Copier.
  4. Lorsque vous avez copier la structure des postes du budget précédent, vous pouvez modifier les postes pour qu'ils soient adaptés à tout changement que vous voulez apporter dans le nouveau budget. Par exemple, vous pouvez modifier le montant budgété pour certains postes.

Pour plus de détails, voir Ajouter des postes manuellement. 

(Facultatif) Modifier les postes au besoin

Vous pouvez modifier le Nom du poste, le Code du poste et le Montant budgété en tout temps. Le montant total budgété apparaît dans le haut de l'écran : vous pouvez facilement inscrire des montants budgétés pour chaque poste et voir les résultats.

  1. Pour modifier un poste, cliquez sur les points d'interrogation (acq-action-button.png) dans la colonne Actions.
  2. Sélectionnez Modifier dans le menu déroulant.
  3. Modifier les champs du poste.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

(Facultatif) Transférer les postes

Il n'y a pas de moyen automatique de transférer un poste vers un poste parent différent. Si vous devez transférer un poste, vous devrez d'abord le supprimer puis le recréer. Tous les postes dépendants du poste que vous transférez devront également être supprimés et recréés.

Supprimer un poste.
  1. Pour supprimer un poste, cliquez sur les points d'interrogation (acq-action-button.png) dans la colonne de droite.
  2. Cliquez sur Supprimer dans le menu déroulant.
Créer un nouveau poste
  1. Pour ajouter un poste, cliquez sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) dans la colonne de droite.
  2. Pour chaque poste, vous devez indiquer le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété. Le Code du poste doit être unique pour ce budget, mais le Nom du poste et le Montant budgété peuvent être dupliqués. Par exemple, vous pouvez avoir un poste dont le nom est Livres dans le poste Français et le dans poste Géographie.
    1. Nom du poste - Choisissez un nom de poste descriptif et facile à lire.
    2. Code du poste - Il y a plusieurs façons de déterminer le code d'un poste. Voici quelques suggestions :
      • Une forme abrégée du nom du code (ex.  LivFra pour le budget Livres français).
      • L'identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).
      • Une combinaison des deux suggestions ci-dessus (ex. : LivFra-001234).
    3. État du poste - Sélectionnez Activé État du poste : Activé (valeur par défaut), Désactivé pour les nouvelles transactions État du poste : Désactivé pour les nouvelles transactions ou Désactivé pour toutes les utilisations acq-disable-button.png.
    4. Montant budgété - Il y a plusieurs façons de déterminer le montant budgété. Facteurs à considérer :
      1. Si vous créez un budget pour votre prochaine période budgétaire et comptez commencer à utiliser le module Acquisitions au début de cette période budgétaire, inscrivez le montant budgété total pour cette période budgétaire. Par exemple, si vous avez 1000 $ pour la prochaine période budgétaire, entrez 1 000,00.
      2. Si vous créez le budget pour la période budgétaire en cours (qui a déjà commencé), vous pouvez entrer le solde du poste comme Montant budgété plutôt que le montant total budgété pour cette période. Par exemple, si vous aviez budgété $ 1 000 pour un poste, mais avez déjà dépensé 500 $, vous pouvez entrer 500,00 comme Montant budgété, puisque c’est le montant restant qui peut être dépensé pendant la période budgétaire.
  3. Vous pouvez créer un poste dépendant pour un autre poste en cliquant sur les points de suspension (acq-action-button.png) dans la colonne de Actions du poste que vous voulez utiliser comme poste parent. Vous pouvez créer jusqu'à cinq niveaux de postes, mais n’oubliez pas qu'au fur et à mesure que votre structure de postes se complexifie, choisir le bon poste pour commander ou facturer des documents devient également plus compliqué.
  4. Si vous faites une erreur, vous pouvez modifier le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété en tout temps. Cliquez sur les points de suspension (acq-action-button.png) dans la colonne Actions du poste que vous voulez modifier, puis choisissez Modifier dans le menu déroulant. Le montant total budgété apparaît dans le haut de l'écran : vous pouvez facilement inscrire des montants budgétés pour chaque poste et voir les résultats.
  5. Vous pouvez supprimer des postes tant qu’ils n’ont pas été utilisés. Toutefois, dès que vous passerez une commande en utilisant un poste, ou que vous payerez une facture en utilisant un poste, vous ne pourrez plus supprimer ce poste. Par conséquent, prenez garde lorsque vous utilisez les postes d'un budget.

(Facultatif) Activer l'utilisation du budget

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
  2. Dans la liste Sélectionner un budget, cliquez sur le budget que vous voulez modifier. Le budget apparaissant en surbrillance est le budget en cours (utilisé).
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Cochez la case Peut être utilisé dans le haut de l'écran.
  5. Dans la fenêtre Modifier l'état d'activation de la période budgétaire, cliquez sur OK.
  6. (Facultatif) Cochez la case Définir par défaut pour définir la période budgétaire comme période par défaut pour les commandes et la facturation.
  7. Lorsqu'un budget est activé (Peut être utilisé), il apparaît comme second budget dans la liste déroulante de budgets pour les documents commandés et facturés.

(Facultatif) Traiter les transactions ouvertes 

Avant de fermer le budget précédent, vous pouvez choisir de traiter les transactions ouvertes de ce budget.

  • Factures impayées qui devraient être payées au cours de cet exercice budgétaire.
  • Montants engagés qui devraient être facturés et payés au cours de cet exercice budgétaire. 
  • Documents faisant partie d'une entente avec un fournisseur qui devraient être facturés et payés au cours de cet exercice budgétaire. 
Trouvez les factures impayées
  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Factures > Factures.
  2. Cliquez sur Chercher . Toutes les factures sont présentées.
  3. Filtrez la liste de résultats par État de la facture : Ouvert, Prête pour paiement et En attente de paiement).
  4. Cliquez sur un numéro de facture pour afficher ou modifier les détails de la facture et la payer. Pour plus de détails, voir Modifier une facture.
Trouvez les montants engagés
  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
  2. Pour Type de commande, sélectionnez Commande d'achat.
  3. Pour État de la commande, sélectionnez Commandée.
  4. Pour État de la commande, sélectionnez Annulation demandée.
  5. Pour État de l'achat, sélectionnez les critères suivants :
    • Facturé
    • Non facturé
    • Partiellement facturé
    • Partiellement payé
  6. Les documents pour lesquels des montants sont engagés sont affichés dans les résultats.
  7. Révisez les documents engagés et, si nécessaire, payez en utilisant l'écran Réception et facturation.

Pour chercher les montants engagés pour un poste budgétaire à la fois, voir Trouver les documents avec des montants engagés.

 Note. - Les documents avec des montants engagés comprennent les collections monographiques et les autres documents pour lesquels des montants sont engagés mais dont les montants facturés sont inférieurs au montants engagés. Même si, habituellement, vous ne vérifiez pas les documents ayant des montants engagées, il est suggéré de le faire dans ce cas. Vous pouvez le faire en ajoutant le filtre Mode de désengagement = Par montant et/ou le filtre Type de traitement = Collection monographique.

Trouvez les documents non payés faisant partie d'une entente avec un fournisseur
  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
  2. Pour Type de commande, sélectionnez Commande d'achat.
  3. Pour État de l'achat, sélectionnez les critères suivants :
    • Facturé
    • Non facturé
    • Partiellement facturé
    • Partiellement payé
  4. Les documents non payés faisant partie d'une Entente fournisseur sont affichés dans les résultats.
  5. Révisez les documents faisant partie d'une Entente fournisseur qui ne sont pas payés et, si nécessaire, payez en utilisant l'écran Réception et facturation.

Fermer le budget précédent

Avant de fermer le budget, lisez les Remarques importantes avant de fermer un budget.

  1. (Facultatif) Vérifiez que vous avez payé toutes les factures et les documents commandés. S'il y a des factures ou des documents commandés non payés :
    • Payez les factures ou les documents commandés avant de fermer le budget en cours. Lorsqu'un budget a été fermé, il ne peut plus être utilisé.
      Ou
    • Fermez le budget en cours, puis payez les factures ou les documents commandés en utilisant le nouveau budget.
  2. Dans le coin supérieur droit du budget, cliquez sur Fermer le budget.
  3. Dans la boîte de dialogue Fermer le budget, connectez tous les postes budgétaires du budget en cours (qui sera fermé) au prochain budget. Dans la colonne Nom du poste, dans la liste, sélectionnez le poste budgétaire du nouveau budget ou commencez à taper. Tout changement effectué dans cette fenêtre sera enregistré.

     Mise en garde - Vous ne pouvez pas utiliser un poste budgétaire désactivé comme poste cible lors de la fermeture d'un budget. Si vous sélectionnez un poste désactivé comme poste cible, le poste sera automatiquement supprimé la prochaine fois que vous ouvrirez la boîte de dialogue Fermer le budget.

    Nom du poste (budget en cours) Code du poste Nom du poste (budget futur)
    Sciences humaines Général HG Sciences humaines Général
      Historique HG-hist   Historique
        Europe HG-hist-eu     Europe
  4. Cliquez sur Fermer le budget.
  5. Dans la fenêtre vous demandant de confirmer la fermeture du budget, cliquez sur OK. Le système répond : "Fermeture du budget..." Lorsque le système a terminé de fermer le budget, le budget futur devient le budget en cours.
  6. Une fois le processus Fermer le budget terminé :
    • Tous les documents commandés dans le cadre d'une Entente fournisseur qui ne sont pas payés ou qui sont partiellement payés, et qui sont assignés au budget fermé, seront transférés dans le prochain budget.
    • Toutes les commandes d'achat pour lesquelles de l'argent est encore engagé dans un poste seront transférées dans le prochain budget.
    • Toutes les factures impayées et les documents facturés associés au budget qui sera fermé seront transférés dans le prochain budget.
    • Tous les bordereaux de commande utilisant le budget actuel seront transférés dans le prochain budget.
    • Toutes les commandes d'achat qui n'ont pas encore été commandées seront transférées dans le prochain budget.
    • Tous les documents commandés et facturés dans le cadre de la Comptabilité d'exercice, même s'ils sont payés, seront transférés dans le prochain budget.