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Trouver des engagements

Comment trouver les documents avec des montants engagés, effacer les montants engagés pour les documents désengagés par montant, et créer une nouvelle facture pour les documents engagés dans Acquisitions WorldShare.

Survol

Avant de fermer votre budget en cours pour l’année, vous voudrez peut-être payer les soldes et dépenser les fonds du budget.

Avant de fermer un budget, vous devez :

  1. Créez un nouveau budget pour la prochaine période budgétaire (facultativement copier la structure, ou la structure et les postes budgétaires).
  2. Déplacez les documents avec des montants engagés ou les payer à partir du budget en cours.

Trouver les documents avec des montants engagés

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
  2. Dans la liste Sélectionner un budget, choisissez le budget en cours.
  3. Cliquez sur Modifier pour voir le budget. Les postes pour l'année en cours sont affichés.
  4. Dans la colonne Engagé, cliquez sur le montant engagé. Les documents associés au montant engagé sont affichés.

Trouver les documents avec des montants engagés par type de traitement

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Sélectionnez Monographie dans la liste déroulante Type de traitement.
  3. Sélectionnez Facturation dans la liste déroulante Action.
  4. Inscrivez les premières lettres du nom du fournisseur dans la boîte Fournisseur et, lorsque son nom apparaît, cliquez sur celui-ci pour le sélectionner.
  5. Cliquez sur Voir les document.
  6. Sélectionnez Non annulée dans la liste déroulante État de la commande. Maintenant, seuls les documents engagés qui n'ont pas été annulés sont affichés.
  7. Répétez les étapes 2, 3, 5 et 6 pour les autres types de traitement.
     Note. - Vous pouvez sauter l'étape 4 étant donné que votre premier choix restera en vigueur après avoir modifié le type de traitement et l’action. Pour modifier de fournisseur, répétez l’étape 4.

Effacer l'engagement pour un document désengagé par montant

Vous devriez effacer l'engagement pour un document en commande ou une période d'abonnement si tous les documents reçus ont été facturés. Cela évite que le montant engagé restant soit transféré dans la prochaine période budgétaire. Ainsi, vous pouvez renouveler le document en commande, s'il s'agissait d'un abonnement, et engagé le montant complet pour la prochaine période budgétaire.

 Note.–

  • Si le montant engagé pour le document est déjà 0,00, puisque le montant payé est supérieur au montant de la commande, les documents ne seront pas transférés dans la prochaine période budgétaire lors de la fermeture de la période budgétaire précédente.Seuls les documents avec un montant engagé positif seront transférés dans la prochaine période budgétaire.
  • Si vous effacez l'engagement par erreur, vous pouvez le rétablir si les fonds associés ne sont pas pour une période budgétaire fermée. Pour rétablir l'engagement, allez sous l'onglet Budget/Poste pour le document et cliquez sur Rétablir l'engagement.

Effacer l'engagement pour des documents dont le montant engagé est supérieur à 0,00

Suivez les instructions ci-dessous pour transférer des documents dans la prochaine période budgétaire. L'État de l'achat restera Partiellement payé pour ces documents.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
  2. Cliquez sur Filtres > Mode de désengagement pour activer le filtre. 
  3. Dans le menu déroulant Mode de désengagement, sélectionnez Par montant.
  4. Cliquez sur Appliquer. Tous les documents désengagés par montant dont le montant engagé est supérieur à 0,00 sont affichés.
  5. Cliquez sur le titre d'un document pour ouvrir l'écran des détails sur le document.
  6. Cliquez sur l'onglet Budget/Poste. Le mode de désengagement et le montant actuellement engagé sont affichés.
  7. Sous l'onglet Budget/Poste, cliquez sur Effacer l'engagement.
  8. Dans la boîte de dialogue Effacer l'engagement, cliquez sur OK pour confirmer que vous voulez effacer l'engagement.
     Note.- Lorsque vous effacez l'engagement, tout montant engagé restant pour le document sera remplacé par 0,00, et tous les exemplaires du document en commande seront marqués comme étant payés lorsque toutes les factures associées auront été payées.

Effacer l'engagement pour tous les documents désengagés par montant et dont l'engagement n'a pas encore été effacé

Suivez les instructions ci-dessous pour marquer tous les documents désengagés par montant comme étant payés à la fin de l'année, peu importe s'il y a des engagements restants.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
  2. Cliquez sur Filtres > Mode de désengagement pour activer le filtre.
  3. Dans le menu déroulant Mode de désengagement, sélectionnez Par montant.
  4. Cliquez sur Appliquer.
  5. Dans la liste déroulante du filtre État de l'achat, sélectionnez Partiellement payé.
  6. Cliquez sur Appliquer. Tous les documents désengagés par montant dont le montant engagé n'a pas été effacé et/ou toutes les factures qui n'ont pas été payées sont affichés.
  7. Cliquez sur le titre d'un document pour ouvrir l'écran des détails sur le document.
  8. Cliquez sur l'onglet Budget/Poste. Le mode de désengagement et le montant actuellement engagé sont affichés.
  9. Sous l'onglet Budget/Poste, cliquez sur Effacer l'engagement.
  10. Dans la boîte de dialogue Effacer l'engagement, cliquez sur OK pour confirmer que vous voulez effacer l'engagement.
     Note.- Lorsque vous effacez l'engagement, tout montant engagé restant pour le document sera remplacé par 0,00, et tous les exemplaires du document en commande seront marqués comme étant payés lorsque toutes les factures associées auront été payées.

Créer une nouvelle facture pour des documents engagés

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Cliquez sur Nouvelle facture.
  3. Entrez le numéro de facture, le nom du fournisseur et la date de la facture.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Pour le premier document, cliquez sur Ajouter à la facture.
  6. Inscrivez la quantité et les détails sur le paiement.

Lorsque tous les documents d'un fournisseur sont ajoutés à une facture, allez à la facture et payez-là en utilisant les fonds du budget en cours : Payer une facture.

Les fonds sont transférés des montants engagés aux montants dépensés. Vous n'aurez pas à les transférer dans le nouveau budget lorsque vous fermerez le budget en cours.

 

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