Aller au contenu principal
Assistance OCLC

Trouver des engagements

Survol

Avant de fermer votre budget en cours pour l’année, vous voudrez peut-être payer les soldes et dépenser les fonds du budget.

Avant de fermer un budget, vous devez :

  1. Créez un nouveau budget pour la prochaine période budgétaire (facultativement copier la structure, ou la structure et les postes budgétaires).
  2. Déplacez les documents avec des montants engagés ou les payer à partir du budget en cours.

Trouver les documents avec des montants engagés

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
  2. Dans la liste Sélectionner un budget, choisissez le budget en cours.
  3. Click Edit to view. The funds for the current year are shown.
  4. Dans la colonne Engagé, cliquez sur le montant engagé. Les documents associés au montant engagé sont affichés.

Trouver les documents avec des montants engagés par type de matériel

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Select Monograph from the Processing Type drop-down list.
  3. Select Invoice from the Action drop-down list.
  4. Enter the first few letters of the vendor name in the Vendor form field and when the name appears, click to select it.
  5. Click View Items.
  6. Select Not Cancelled from the Order Status drop-down list. You now have a list of items encumbered that have not been cancelled.
  7. Repeat steps 2, 3, 5, and 6 for the remaining processing types.
     Note: You can skip step 4 as your original choice will remain after you change the processing type and action. To change the vendor, repeat step 4.

Créer une nouvelle facture pour des documents engagés

  1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
  2. Click New Invoice.
  3. Enter invoice number, vendor, invoice date.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Pour le premier document, cliquez sur Ajouter à la facture.
  6. Inscrivez la quantité et les détails sur le paiement.

Lorsque tous les documents d'un fournisseur sont ajoutés à une facture, allez à la facture et payez-là en utilisant les fonds du budget en cours : Payer une facture.

Les fonds sont transférés des montants engagés aux montants dépensés. Vous n'aurez pas à les transférer dans le nouveau budget lorsque vous fermerez le budget en cours.

  • Cet article était-il utile?