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Assistance OCLC

Fermer un budget

Remarques importantes avant de fermer un budget

  • Un budget peut être fermé après que sa date de fin soit passée. 
  • Lorsqu'un budget a été fermé, il ne peut plus être utilisé. De plus cette action ne peut pas être annulée.
  • Quelques heures peuvent être requises pour que le système ferme un budget. Nous vous recommandons de :
    • fermer les budgets à la fin de votre journée de travail;
    • ne pas travailler dans le module Acquisitions (quelques heures) après la fermeture d'un budget.
  • Closing a budget presupposes you have created the future budget that will follow the one you are closing.  See Create a budget for the next fiscal period.
  • Durant le processus de fermeture d'un budget, vous devrez transférer les postes du budget que vous fermez dans le nouveau budget. Cela doit être fait pour deux raisons :
    • pour transférer les documents non payés dans le prochain budget (afin que le budget fermé ne contiennent pas d'engagements ouverts);
    • pour transférer les bordereaux de documents en commande dans le nouveau budget (afin que le bordereau du document commandé ne tente pas d'affecter un budget fermé à de nouveaux documents).

Fermer le budget en cours et transférer les engagements ouverts

  1. Dans le coin supérieur droit du budget, cliquez sur Fermer le budget.
  2. Dans la fenêtre Fermer le budget, connectez tous les postes budgétaires du budget en cours (qui sera fermé) au prochain budget. Dans la colonne Nom du poste, dans la liste, sélectionnez le poste budgétaire du nouveau budget ou commencez à taper. Tout changement effectué dans cette fenêtre sera enregistré.
    Exemples de postes budgétaires dans la fenêtre Fermer le budget.
    Nom du poste (budget en cours) Code du poste Nom du poste (budget futur)
    Sciences humaines Général HG Sciences humaines Général
        Historique HG-hist     Historique
            Europe HG-hist-eu         Europe
  3. Cliquez sur Fermer le budget.
  4. Dans la fenêtre vous demandant de confirmer la fermeture du budget, cliquez sur OK. Le système répond : "Fermeture du budget..." Lorsque le système a terminé de fermer le budget, le budget futur devient le budget en cours.
  5. Lorsque le processus de fermeture de budget est terminé, tous les documents en commande assignés au budget précédent seront assignés au nouveau budget en cours. Il en va de même pour les bordereaux de documents en commande.