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Modifier une facture

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  2. Enregistrer en tant que PDF
Comment chercher et modifier des commandes existantes, et modifier les informations existantes sur les documents dans Acquisitions WorldShare.

Vous pouvez chercher vos commandes existantes et les modifier.

Chercher des factures

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Factures > Factures.
  2. Cherchez une facture.
    1. Cliquez sur Chercher pour voir toutes les factures.
      Ou
    2. Cherchez une facture précise.
      1. Sélectionnez un index dans la liste déroulante.
        • Numéro de facture (défaut)
        • ID de facture externe
        • ID de référence du paiement
        • Numéro de facture du système
      2. Inscrivez les termes de recherche dans la boîte de recherche.
      3. Cliquez sur Recherche.
  3. (Facultatif) Filtrez les résultats de la recherche en utilisant les Filtres.

Modifier des factures

Vous pouvez modifier les champs ci-dessous dans les factures :

Champs des factures - Tableau
Champ Description
Date de paiement Date du paiement de la facture.

Cette date n'a pas besoin d'être identique à la date à laquelle l'état de la facture est passé à Payée et vous permet d'indiquer la date à laquelle le paiement a réellement été soumis au fournisseur, plutôt que la date à laquelle la facture a été marquée comme Payée dans Acquisitions.

Vous pouvez voir la date à laquelle l'état de la facture est devenu Payée sous État.
Numéro de facture (obligatoire) Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier une facture précise.
Date de la facture (obligatoire) Date à laquelle la facture a été créée par le fournisseur.
ID de facture externe Identifiant unique pour la facture utilisée par un système financier externe (exemple : le système financier du campus).
ID de référence du paiement Numéro de chèque ou de transaction pour le paiement soumis pour cette facture.
Gestion des taxes

Sélectionnez une méthode pour le calcul des taxes.

Méthode de calcul de taxe Description
Taxer le coût du document Calcule le montant de la taxe en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix.
Taxer les coûts du document, de l'expédition et du service Calcule le montant des taxes en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix, les frais d'expédition et de service.
Inclure les taxes dans les coûts Calcule le montant des taxes en les considérant comme comprises dans le prix, les frais d'expédition et de service.
Devise Devise (monnaie) utilisée par le fournisseur. 
Taux de change

Taux de change pour la facture si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque. Cliquez sur Utiliser le tauxactuel pour remplir le champ Taux de change avec le taux de change actuel. Le système récupérera le taux que vous avez créé avant de récupérer un taux d'un service externe.

 Note. - Ce champ apparaît uniquement si la devise de la bibliothèque est différente de la devis sélectionnée.
Notes Notes ajoutées à un document par un utilisateur.

Modifier les informations sur les documents d'une facture

Les factures non payées peuvent être modifiées avant d'être payées.

  1. Dans la liste de factures, cliquez sur le numéro de la facture.
  2. Modifiez la facture.
    Ajouter des documents bibliographiques

    Pour ajouter des documents bibliographiques à une facture, suivez les procédures suivantes :

    Type de document Procédure
    Monographie
    Publication en série, Produit électronique
    Ajouter un débit, crédit ou remboursement à une facture pour un document non bibliographique

    Utilisez cette fonction pour enregistrer un débit, crédit ou remboursement pour des documents non bibliographiques (qui n'ont pas de notices dans WorldCat ou la base de connaissances WorldCat), comme des équipements ou des frais de reliure. Les documents ajoutés de cette façon ne sont pas dans une commande : le champ Commande reste donc vide.

    Dans la liste Ajouter (au-dessus du tableau, à gauche), sélectionnez le document qui doit être ajouté.

    Document ajouté Description
    Débit Un document débité augmente le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
    Crédit Un document crédité réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.
    Remboursement Un document remboursé réduit le montant débité du poste budgétaire après le paiement de la facture.

    Note. – Dans le cas de crédits et de remboursements, tous les montants doivent être négatifs (prix unitaire, frais de service, expédition).

    Supprimer un document dans une facture
    La suppression d'un document dans une facture n'affecte pas la commande du document.
    1. Cochez la case du document et cliquez sur le bouton Supprimer documents (au-dessus du tableau).
    2. Dans la fenêtre Supprimer le document, cliquez sur Oui.
  3. Modifiez les documents. Le système conserve un total cumulatif dans la colonne Total.
    Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires

     Note. - Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.

    Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par montant

    1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Factures > Factures.
    2. Cliquez sur Chercher puis sur Titre/Description pour voir la facture.
    3. Dans la colonne Budget/Poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes. La fenêtre Affectation de budgets et de postes est présentée.
      Note. - Vous pouvez également répartir une facture entre plusieurs postes dans l'écran Documents commandés. 
    4. Pour Affecter par, sélectionnez Montant.
    5. Ajoutez des postes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter). 
    6. Inscrivez le montant pour chaque poste ajouté dans le champ Montant. La somme des montants des postes doit être le prix total du document. Le prix total du document (Montant) et le Montant non affecté sont affichés dans le haut de la fenêtre Affectation de budgets et de postes.
    7. (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
    8. Cliquez sur Enregistrer.

    Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par pourcentage

    1. Dans le panneau de gauche, ouvrez la section Factures.
    2. Cliquez sur Factures puis sur Titre/Description pour voir la facture.
    3. Dans la colonne Budget/Poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes. La fenêtre Affectation de budgets et de postes est présentée.
       Note. - Vous pouvez également répartir une facture entre plusieurs postes dans l'écran Documents commandés.
    4. Pour Affecter par, sélectionnez Pourcentage.
    5. Ajoutez des postes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter). 
    6. Inscrivez le pourcentage pour chaque poste ajouté dans le champ Pourcentage. La somme des pourcentages doit être 100 %. 
    7. (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
    8. Cliquez sur Enregistrer.
    Sélectionner des postes de différentes périodes budgétaires pour un document facturé

     Note. -  

    •  Note. - Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.
    • Vous pouvez toujours sélectionner la période budgétaire en cours ou la prochaine période budgétaire si vous l'avez activée pour utilisation. Pour activer un budget, ouvrez le prochain budget sélectionné et cochez Peut être utilisé.
    1. Dans la colonne Budget/Poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes.
    2. Pour Affecter par, sélectionnez Pourcentage.
    3. Ajoutez des périodes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter).
    4. Sélectionnez une période budgétaire pour chaque ligne ajoutée dans chaque liste déroulante de la colonne Budget.
    5. Cliquez sur Enregistrer.
    Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois
    1. Cochez la case des documents auxquels vous voulez appliquer la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition.
    2. Cliquez sur les boutons dans le bas de l'écran (Taxe, Escompte, Frais de service et Expédition) pour ouvrir les fenêtres et effectuer des modifications. Vos modifications s'appliquent à tous les documents sélectionnés.
      Note. — Les autres modifications doivent être effectuées pour chacun des articles.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Payer. Voir Payer une facture.
    (Facultatif)
Colonnes des documents facturés - Tableau
Colonne Description
Budget/Poste

La liste du haut est pour les budgets (si plus d'un budget est actif).

La liste du milieu est pour le poste budgétaire auquel le coût du document sera imputé :

Fenêtre du poste budgétaire
Colonne gauche Colonne du milieu Colonne droite
Nom du poste Code du poste Poste parent
Affecter plusieurs postes à un document
  1. Dans la liste Poste, cliquez sur Affecter plusieurs postes (dans le bas
  2. Dans Affecter plusieurs postes au document, sélectionnez Poste.
  3. Indiquez le pourcentage du coût du document qui sera payé par le poste budgétaire. (Assurez-vous que les pourcentages totalisent 100 %).
  4. Utilisez les boutons Ajouter (Bouton Ajouter) et Supprimer (Bouton Supprimer) pour ajouter ou effacer des postes budgétaires.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Total calculé Total de tous les prix, les frais de service et d'expédition, et les taxes moins les escomptes.
Champs personnalisés Cliquez sur l'icône dans la colonne Champs personnalisés () pour modifier les champs personnalisés du document facturé.
Escompte (%)

Toute réduction appliquée au document (inscrire un pourcentage).

  • Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois.
  • Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Fact. (%) Indique le pourcentage du document qui a été facturé.
Notes

Notes sur le document commandé.

  • Cliquez sur le bouton Ajouter note (Bouton Ajouter note) pour ajouter une nouvelle note.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note) pour ajouter ou modifier une note.
No commande Le numéro de la commande.
Quantité

Le nombre de documents facturés.
Frais de service

Frais de service appliqués au document.

  • Sélectionnez le type dans la liste déroulante :
    • Sélectionnez Par unité pour entrer une valeur par unité qui sera ensuite multipliée par le nombre dans la colonne Qté (Quantité). Ce nombre est ajouté au Total calculé.
    • Sélectionnez Total pour entrer la valeur totale des frais de service du document. Ce nombre est ajouté au Total calculé.

 Note. -  

  • Si vous modifiez le type après avoir entré un montant, la valeur saisie ne sera pas recalculée (par exemple, un total entré de 19.99 deviendra la valeur par unité et entraînera une mise à jour du Total calculé).
  • Les Frais de services peuvent être modifiés pour plusieurs documents à la fois.
  • Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Expédition

Frais d'expédition appliqués au document. Ces frais sont calculés en multipliant les frais d'expédition par le nombre indiqué dans la colonne Qté.

  • Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois.
  • Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Taxe 1 (%)

Valeur entrée par l’utilisateur et indiquant la Taxe 1 du document.

  • Sélectionnez le type dans la liste déroulante :
    • Sélectionnez Total pour entrer le montant total de la Taxe 1 du document. La valeur entrée est ajoutée au Total calculé.
    • Sélectionnez Pourcentage pour entrer le pourcentage de la Taxe 1 pour le document. Cette valeur est multipliée par le prix pour calculer le montant de la taxe, puis est ajoutée au Total calculé.

 Note. -  

  • Si vous modifiez le type après avoir entré un montant, la valeur saisie ne sera pas recalculée (par exemple, un total entré de 3.75 sera appliqué comme valeur de pourcentage de 3.75 % et entraînera une mise à jour du Total calculé).
  • Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple).
  • Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%).
  • Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
Taxe 2 (%)

Valeur entrée par l’utilisateur et indiquant la Taxe 2 du document.

  • Sélectionnez le type dans la liste déroulante :
    • Sélectionnez Total pour entrer le montant total de la Taxe 2 du document. La valeur entrée est ajoutée au Total calculé.
    • Sélectionnez Pourcentage pour entrer le pourcentage de la Taxe 2 pour le document. Cette valeur est multipliée par le prix pour calculer le montant de la taxe, puis est ajoutée au Total calculé.

 Note. -  

  • Si vous modifiez le type après avoir entré un montant, la valeur saisie ne sera pas recalculée (par exemple, un total entré de 3.75 sera appliqué comme valeur de pourcentage de 3.75 % et entraînera une mise à jour du Total calculé).
  • Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple).
  • Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%).
  • Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
Montant de la taxe Somme de la Taxe 1 (%) et de la Taxe 2 (%).
Taxe (%)

Toute taxe applicable au document (inscrite en pourcentage).

  • Pour taxer les frais de service et l'expédition, cochez la case Inclure la taxe sur les frais de service et l'expédition pour la commande complète au-dessus du tableau.
  • Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois. Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
  • Pour ajouter une seconde colonne Taxe à la facture, voir Configurer les colonnes ci-dessus.
Titre Titre du document. Pour voir le titre complet, passez le curseur de la souris sur [...].
À dépenser Montant à dépenser pour la période budgétaire sélectionnée.
A prépayer Montant à prépayer pour la période budgétaire sélectionnée.
Total

Total de tous les prix, les frais de service et d'expédition, et les taxes moins les escomptes. Le total est mis à jour chaque fois que vous faites une modification.

  • Ce champ peut être modifié en cliquant sur le total. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour le total :
    • Sélectionnez Utiliser un nouveau montant et inscrivez le nouveau montant.
    • Cliquez sur Mettre à jour.

 Note. - Si vous modifiez la devise du fournisseur, le Total général sera vraisemblablement différent du Total de l'établissement. La différence dépend du taux de change entre les deux devises : vous devez indiquer le taux de change lorsque vous modifiez la devise du fournisseur.

Prix unit. (prix unitaire)

 Prix du document.

Configurer le nombre de documents facturés affiché

Vous pouvez configurer le nombre de documents facturés qui est affiché lorsque vous consultez une commande. Le nombre que vous sélectionnez sera enregistré pour les sessions futures lorsque vous utiliserez le même ordinateur et le même navigateur.

 Note.- Si deux factures sont ouvertes avec un nombre différent de lignes sélectionnées, le nombre de lignes sélectionné dans la dernière facture sera utilisé comme valeur par défaut pour les factures futures.

  1. Dans la liste de factures, cliquez sur le numéro de la facture.
  2. Sélectionnez un nombre dans la liste déroulante lignes, qui apparaît au-dessus de la colonne Total, pour configurer le nombre de lignes que vous verrez lorsque vous accéderez à l'écran Facture.
    • 5 (défaut)
    • 10
    • 20
    • 50