Créer un budget pour la prochaine période budgétaire

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Comment créer et configurer un budget pour la prochaine période budgétaire dans Acquisitions WorldShare.

Avant de fermer un budget, vous devez configurer un budget pour la prochaine période budgétaire. Cette section décrit les étapes à suivre lorsque vous configurez un budget pour la prochaine période budgétaire.

Étape 1 - Ouvrez un nouveau budget et configurez les dates

Cliquez sur Budgets > Nouveau budget : un nouveau budget est créé. Sa date de début est le jour suivant la date de fin du budget précédent. Vous ne pouvez pas modifier directement la date de début du nouveau budget, car cette date doit être celle qui vient immédiatement après la date de fin du budget précédent.
(Facultatif) Vous pouvez modifier la date de fin ou la période, et modifier la date de fin du budget précédent, si vous voulez modifier la date de début du prochain budget.
Veuillez noter que le budget n'est pas sauvegardé tant que le premier poste budgétaire n'est pas créé à l'étape suivante.

Étape 2 - Ajouter des postes budgétaires au budget

Remarques importantes concernant l'ajout de postes budgétaires

Lorsque vous ajoutez des postes au nouveau budget, vous pouvez choisir de copier des postes de votre budget précédent ou d'ajouter des postes à partir de zéro si le nouveau budget est sensiblement différent du précédent.
Option A - La façon la plus simple d'ajouter des postes budgétaires est de copier les postes du budget précédent. Cette méthode copie tous les postes (et les liens aux postes parents/postes dépendants) : vous n'avez pas à créer manuellement des postes pour votre nouveau budget. Optionnellement, les montants budgétés peuvent également être transférés.
Toutefois, la simple copie des postes présente des inconvénients.
- Si le montant budgété d'un poste n'est pas identique au montant budgété de l'ancien poste, vous devez modifier ce montant manuellement.
- Si vous mettez à jour les montants budgétés au cours de plusieurs sessions, il n'y a pas de moyen facile de retracer le dernier poste que vous avez mis à jour. Si vous copiez les postes et laissez tous les montants budgétés à 0,00, vous pouvez clairement voir la différence entre les montants budgétés que vous avez mis à jour et ceux que vous n'avez pas mis à jour.

Option A - Ajoutez des postes en copiant les postes du budget précédent

Cliquez sur Copier la structure du budget.
(Facultatif) Dans la boîte de dialogue Copier la structure du budget :
1. Cochez la case Copier les postes avec les montants budgétés si vous voulez que les montants budgétés de vos postes précédents soient copiés dans le nouveau budget.
2. Cochez la case Ne pas copier postes désactivés pour nouvelles transactions et postes dépendants si vous ne voulez pas que les postes désactivés pour les nouvelles transactions soient copiés dans le nouveau budget.
3. Cochez la case Ne pas copier postes désactivés pour toutes les utilisations et postes dépendants si vous ne voulez pas que les postes qui sont désactivés pour toutes les utilisations soient copiés dans le nouveau budget.
4. Sélectionnez Copier les notes pour copier les notes de tous les postes budgétaires de votre budget précédent dans votre nouveau budget.
Cliquez sur Copier.
Lorsque vous avez copier la structure des postes du budget précédent, vous pouvez modifier les postes pour qu'ils soient adaptés à tout changement que vous voulez apporter dans le nouveau budget. Par exemple, vous pouvez modifier le montant budgété pour certains postes.

Option B - Ajoutez des postes manuellement

Pour ajouter un poste manuellement, cliquez sur le bouton Ajouter () dans la colonne de droite.
Remplissez les champs du poste.
1. Budgété - Montant du poste budgétaire.
2. Code du poste - ID unique utilisé pour interagir avec d'autres systèmes.
3. Nom du poste - Nom du poste budgétaire.
4. Budget total du poste - Total généré automatiquement de tous les postes dépendants.
Cliquez sur Enregistrer.
Répétez la procédure pour ajouter des postes supplémentaires. Pour créer un poste dépendant, cliquez sur le bouton Ajouter () dans la colonne droite du poste que vous voulez utiliser comme poste parent. Vous pouvez créer jusqu'à cinq niveaux de postes.

Étape 3 - Décidez si vous voulez utiliser le nouveau budget avant de fermer le budget précédent

Lors de la création de postes, n’oubliez pas que vous devrez (durant le processus de fermeture de budget) transférer les postes avec des engagements ouverts dans les postes du nouveau budget.

Vous devez décider si vous prévoyez utiliser le nouveau budget avant de fermer le budget précédent. Par exemple, vous voulez peut-être commencer à commander du matériel dans le cadre du nouveau budget quelques semaines avant la fin de la période budgétaire précédente. Ou, vous voulez peut-être que le budget précédent soit ouvert plusieurs semaines après sa date de fin, et utiliser le nouveau budget pour les nouvelles commandes.

Étape 4 - Activez l'utilisation du budget

Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
Dans la liste Sélectionner un budget, cliquez sur le budget que vous voulez modifier. Le budget apparaissant en surbrillance est le budget en cours (utilisé).
Cliquez sur Modifier.
Cochez la case Peut être utilisé dans le haut de l'écran.
Dans la fenêtre Modifier l'état d'activation de la période budgétaire, cliquez sur OK.
Lorsqu'un budget est activé (Peut être utilisé), il apparaît comme second budget dans la liste déroulante de budgets pour les documents commandés et facturés.