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Créer un budget pour la prochaine période budgétaire

Comment créer et configurer un budget pour la prochaine période budgétaire dans Acquisitions WorldShare.

Avant de fermer un budget, vous devez configurez un budget pour la prochaine période budgétaire. Cette section décrit les étapes à suivre lorsque vous configurez un budget pour la prochaine période budgétaire.

Étape 1 - Ouvrez un nouveau budget et configurez les dates

  1. Cliquez sur Budgets > Nouveau budget : un nouveau budget est créé. Sa date de début est le jour suivant la date de fin du budget précédent. Vous ne pouvez pas modifier directement la date de début du nouveau budget, car cette date doit être celle qui vient immédiatement après la date de fin du budget précédent.
  2. (Facultatif) Vous pouvez modifier la date de fin ou la période, et modifier la date de fin du budget précédent, si vous voulez modifier la date de début du prochain budget.

Étape 2 - Ajouter des postes budgétaires au budget

Option A - Ajoutez des postes en copiant les postes du budget précédent

Option A - La façon la plus simple d'ajouter des postes budgétaires est de copier les postes du budget précédent. Cette méthode copie tous les postes (et les liens aux postes/sous-postes) : vous n'avez pas à créer manuellement des postes pour votre nouveau budget. Optionnellement, les montants budgétés peuvent également être transférés.

  1. Cliquez sur Copier la structure du budget.
  2. (Facultatif) Dans la fenêtre Copier la structure du budget, cochez la case Copier les postes avec les montants budgétés si vous voulez que les montants budgétés de vos postes précédents soient copiés dans le nouveau budget.
  3. Cliquez sur Copier.
  4. Lorsque vous avez copier la structure des postes du budget précédent, vous pouvez modifier les postes pour qu'ils soient adaptés à tout changement que vous voulez apporter dans le nouveau budget. Par exemple, vous pouvez modifier le montant budgété pour certains postes.

Option B - Ajoutez des postes manuellement

Vous pouvez également créez de nouveaux postes budgétaires si le nouveau budget est très différent du budget précédent.

  1. Pour ajouter un poste manuellement, cliquez sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) dans la colonne de droite.
  2. Remplissez les champs du poste.
    1. Budgété - Montant du poste budgétaire.
    2. Code du poste - ID unique utilisé pour interagir avec d'autres systèmes.
    3. Nom du poste - Nom du poste budgétaire.
    4. Budget total du poste - Montant généré automatiquement par la somme de tous les sous-postes.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Répétez la procédure pour ajouter des postes supplémentaires. Pour créer un sous-poste, cliquez sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) dans la colonne droite du poste que vous voulez utiliser comme poste parent. Vous pouvez créer jusqu'à cinq niveaux de postes.

Étape 3 - Décidez si vous voulez utiliser le nouveau budget avant de fermer le budget précédent

Lors de la création de postes, n’oubliez pas que vous devrez (durant le processus de fermeture de budget) transférer les postes avec des engagements ouverts dans les postes du nouveau budget.

Vous devez décider si vous prévoyez utiliser le nouveau budget avant de fermer le budget précédent. Par exemple, vous voulez peut-être commencer à commander du matériel dans le cadre du nouveau budget quelques semaines avant la fin de la période budgétaire précédente. Ou, vous voulez peut-être que le budget précédent soit ouvert plusieurs semaines après sa date de fin, et utiliser le nouveau budget pour les nouvelles commandes.

Étape 4 - Activez l'utilisation du budget

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
  2. Dans la liste Sélectionner un budget, cliquez sur le budget que vous voulez modifier. Le budget apparaissant en surbrillance est le budget en cours (utilisé).
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Cochez la case Peut être utilisé dans le haut de l'écran.
  5. Dans la fenêtre Modifier l'état d'activation de la période budgétaire, cliquez sur OK.
  6. Lorsqu'un budget est activé (Peut être utilisé), il apparaît comme second budget dans la liste déroulante de budgets pour les documents commandés et facturés.