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Sélectionner un texte personnalisé pour un avis

Comment sélectionner un texte personnalisé pour un avis lors de la commande d'un document, lors de la réclamation d'un document ou d'un numéro de publication en série, ou lors de l'annulation d'un document unique ou d'un abonnement dans Acquisitions WorldShare.

Dans le module Acquisitions, vous pouvez sélectionner des textes personnalisés pour les avis envoyés aux fournisseurs lors des actions suivantes :

  • commande d'un document;
  • réclamation d'un document commandé ou d'un numéro de publication en série;
  • annulation d'un document unique ou d'un abonnement.

 Note. - Les textes personnalisées pour les avis sont créés sous Paramètres > Paramètres de l'établissement > Textes personnalisés d'avis.

Sélectionner un texte personnalisé d'avis lors de la commande d'un document

  1. Allez sous Commandes > Commandes.
  2. On the Orders screen, find the order you want to place. See Search and filter orders for details.
  3. Cliquez sur le Nom de commande pour ouvrir la commande que vous voulez passer, puis cliquez sur Passer la commande.
  4.  Dans la boîte de dialogue Passer la commande, cochez la case Aviser le fournisseur de cette commande puis cliquez sur Continuer.
  5. Dans la boîte de dialogue Aviser le fournisseur de cette commande, sélectionnez le Texte personnalisé pour commande que vous voulez utiliser dans la liste déroulante.
  6. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Courriel (EDIFACT et HTML)
      1. Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel, puis cliquez sur Continuer.
        Ou
      2. Cliquez sur Passer et envoyer commande.
    2. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Passer et imprimer commande.

Sélectionner un texte personnalisé d'avis lors de la réclamation d'un document commandé

  1. Allez sous Commandes > Documents commandés.
  2. On the Order Items screen, find the item you want to claim. See Search and filter order items for details.
  3. Cochez la case du document que vous voulez réclamer.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Réclamer.
  5. Dans la boîte de dialogue Réclamer documents, cochez la case Aviser le fournisseur de cette réclamation puis cliquez sur Continuer.
  6. Dans la boîte de dialogue Aviser le fournisseur de cette réclamation, sélectionnez le Texte personnalisé pour réclamation que vous voulez utiliser dans la liste déroulante.
  7. (Facultatif) Dans le champ Commentaire supplémentaire, inscrivez tout commentaire que vous souhaitez envoyer au fournisseur. Vous pouvez inscrire des sauts de ligne et des liens dans ce champ. Les liens seront actifs dans l'aperçu du message.
  8. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre Aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer réclamation. Un message sur la réclamation et sur l'état de la commande est imprimé.
    2. Courriel (HTML)
      1. (Facultatif)  Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé au fournisseur. Cliquez sur Continuer.
      2. Cliquez sur Envoyer réclamation.

Un message de confirmation est affiché et le document est réclamé dans le système.

Sélectionner un texte personnalisé d'avis lors de la réclamation d'un numéro de publication en série

  1. Allez sous Commandes > Abonnements.
  2. On the Subscription Items screen, find the issue you want to claim. See Search and filter order items: Subscription items for details.
  3. Cochez la case du numéro que vous voulez réclamer.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Réclamer.
  5. Dans la boîte de dialogue Réclamer documents, cochez la case Aviser le fournisseur de cette réclamation puis cliquez sur Continuer.
  6. Dans la boîte de dialogue Aviser le fournisseur de cette réclamation, sélectionnez le Texte personnalisé pour réclamation que vous voulez utiliser dans la liste déroulante.
  7. (Facultatif) Dans le champ Commentaire supplémentaire, inscrivez tout commentaire que vous souhaitez envoyer au fournisseur. Vous pouvez inscrire des sauts de ligne et des liens dans ce champ. Les liens seront actifs dans l'aperçu du message.
  8. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre Aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer réclamation. Un message sur la réclamation et sur l'état de la commande est imprimé.
    2. Courriel (HTML)
      1. (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé au fournisseur. Cliquez sur Continuer.
      2. Cliquez sur Envoyer réclamation.

Un message de confirmation est affiché et le document est réclamé dans le système.

Sélectionner un texte personnalisé d'avis lors de l'annulation d'une commande de document

  1. Allez sous Commandes > Documents uniques.
  2. On the One Time Items screen, find the item you want to cancel. See Search and filter order items for details.
  3. Cochez la case du document que vous voulez annuler.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Annuler > Annuler documents. Si vous ne pouvez pas annuler les exemplaires que vous avez sélectionnés, un message sera affiché dans cette fenêtre.
  5. Dans la boîte de dialogue Annuler documents, indiquez si vous voulez annuler Tous les exemplaires, les Exemplaires non reçus ou les Exemplaires non reçus et non facturés.
  6. Cochez la case Aviser le fournisseur de cette annulation puis cliquez sur Continuer.
  7. Dans la boîte de dialogue Aviser le fournisseur de cette annulation, sélectionnez le Texte personnalisé pour annulation que vous voulez utiliser dans la liste déroulante.
  8. (Facultatif) Dans le champ Commentaire supplémentaire, inscrivez tout commentaire que vous souhaitez envoyer au fournisseur.Vous pouvez inscrire des sauts de ligne et des liens dans ce champ. Les liens seront actifs dans l'aperçu du message.
  9. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre Aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer réclamation. Un message sur la réclamation et sur l'état de la commande est imprimé.
    2. Courriel (HTML)
      1. (Facultatif)  Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé au fournisseur. Cliquez sur Continuer.
      2. Cliquez sur Envoyer annulation.

Un message de confirmation est affiché et le document est annulé dans le système.

Sélectionner un texte personnalisé d'avis lors de l'annulation d'un abonnement

  1. Allez sous Commandes > Abonnements.
  2. On the Subscription Items screen, find the subscription you want to cancel. See Search and filter order items: Subscription items for details.
  3. Cochez la case de l'abonnement que vous voulez annuler.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Annuler > Annuler documents. Si vous ne pouvez pas annuler tous les exemplaires, un message sera affiché dans cette fenêtre.
  5. From the Cancel Items dialog, select whether you want to cancel All copies, Copies not received, or Copies not received and not invoiced.
  6. Select whether you want to cancel mid-subscription or at the end of the subscription period.
  7. Cochez la case Aviser le fournisseur de cette annulation puis cliquez sur Continuer.
  8. Dans la boîte de dialogue Aviser le fournisseur de cette annulation, sélectionnez le Texte personnalisé pour annulation que vous voulez utiliser dans la liste déroulante.
  9. (Facultatif) Dans le champ Commentaire supplémentaire, inscrivez tout commentaire que vous souhaitez envoyer au fournisseur.Vous pouvez inscrire des sauts de ligne et des liens dans ce champ. Les liens seront actifs dans l'aperçu du message.
  10. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre Aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer réclamation. Un message sur la réclamation et sur l'état de la commande est imprimé.
    2. Courriel (HTML)
      1. (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé au fournisseur. Cliquez sur Continuer.
      2. Cliquez sur Envoyer annulation.

Un message de confirmation est affiché et le document est annulé dans le système.

 

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