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Assistance OCLC

Sélectionner un texte personnalisé pour un avis

Dans le module Acquisitions, vous pouvez sélectionner des textes personnalisés pour les avis envoyés aux fournisseurs lors des actions suivantes :

  • commande d'un document;
  • réclamation d'un document commandé ou d'un numéro de périodique;
  • annulation d'un document unique ou d'un abonnement.

 Note. - Les textes personnalisées pour les avis sont créés sous Paramètres > Paramètres de l'établissement > Textes personnalisés d'avis.

Sélectionner un texte personnalisé d'avis lors de la commande d'un document

  1. Allez sous Commandes > Commandes.
  2. Dans l'écran Commandes, trouvez la commande que vous voulez passer. Pour plus de détails, voir Chercher et filtrer les commandes.
  3. Cliquez sur le Nom de commande pour ouvrir la commande que vous voulez passer, puis cliquez sur Passer la commande.
  4.  From the Place Order dialog, select the Notify vendor about this claim check box and then click Continue.
  5. Dans la boîte de dialogue Aviser le fournisseur de cette commande, sélectionnez le Texte personnalisé pour commande que vous voulez utiliser dans la liste déroulante.
  6. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Courriel (EDIFACT et HTML)
      1. Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel, puis cliquez sur Continuer.
        Ou
      2. Cliquez sur Passer et envoyer commande.
    2. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Passer et imprimer commande.

Sélectionner un texte personnalisé d'avis lors de la réclamation d'un document commandé

  1. Allez sous Commandes > Documents commandés.
  2. Dans l'écran Documents commandés, trouvez le document que vous voulez réclamer. Pour plus de détails, voir Chercher et filtrer les commandes.
  3. Select the check box next to the item you want to claim.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Réclamer.
  5. From the Claim Items dialog, select the Notify vendor about this claim check box and then click Continue.
  6. Dans la boîte de dialogue Aviser le fournisseur de cette réclamation, sélectionnez le Texte personnalisé pour réclamation que vous voulez utiliser dans la liste déroulante.
  7. (Facultatif) Dans le champ Commentaire supplémentaire, inscrivez tout commentaire que vous souhaitez envoyer au fournisseur. Vous pouvez inscrire des sauts de ligne et des liens dans ce champ. Les liens seront actifs dans l'aperçu du message.
  8. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre Aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer réclamation. Un message sur la réclamation et sur l'état de la commande est imprimé.
    2. Courriel (HTML)
      1. (Facultatif)  Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé au fournisseur. Cliquez sur Continuer.
      2. Cliquez sur Envoyer réclamation.

Un message de confirmation est affiché et le document est réclamé dans le système.

Sélectionner un texte personnalisé d'avis lors de la réclamation d'un numéro de périodique

  1. Allez sous Commandes > Abonnements.
  2. Dans l'écran Abonnement, trouvez le numéro de périodique que vous voulez réclamer. Pour plus de détails, voir Chercher et filtrer les commandes.
  3. Cochez la case du numéro que vous voulez réclamer.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Réclamer.
  5. From the Claim Items dialog, select the Notify vendor about this claim check box and then click Continue.
  6. From the Notify Vendor about Claim dialog, select the Custom Claim Text you want to include from the drop-down list.
  7. (Optional) Enter additional comment(s) in the Additional Comment form field. This field allows line breaks and links. Links will be rendered active in the message preview.
  8. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. On the Print Preview window, click Print Claim. The claim / status inquiry prints.
    2. Courriel (HTML)
      1. (Optional) Select the Preview email before sending check box to view the email before sending it to the vendor. Click Continue.
      2. Click Send Claim.

Un message de confirmation est affiché et le document est réclamé dans le système.

Select custom notification text when cancelling a one-time item

  1. Navigate to Orders > One Time Items.
  2. Dans l'écran Documents uniques, trouvez le document pour lequel vous voulez annuler la commande Pour plus de détails, voir Chercher et filtrer les commandes.
  3. Cochez la case du document que vous voulez annuler.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Annuler > Annuler documents. Si vous ne pouvez pas annuler les exemplaires que vous avez sélectionnés, un message sera affiché dans cette fenêtre.
  5. Dans la boîte de dialogue Annuler documents, indiquez si vous voulez annuler Tous les exemplaires, les Exemplaires non reçus ou les Exemplaires non reçus et non facturés.
  6. Cochez la case Aviser le fournisseur de cette annulation puis cliquez sur Continuer.
  7. Dans la boîte de dialogue Aviser le fournisseur de cette annulation, sélectionnez le Texte personnalisé pour annulation que vous voulez utiliser dans la liste déroulante.
  8. (Optional) Enter additional comment(s) in the Additional Comment form field. This field allows line breaks and links. Links will be rendered active in the message preview.
  9. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. Dans la fenêtre Aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer réclamation. Un message sur la réclamation et sur l'état de la commande est imprimé.
    2. Courriel (HTML)
      1. (Facultatif)  Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé au fournisseur. Cliquez sur Continuer.
      2. Cliquez sur Envoyer annulation.

Un message de confirmation est affiché et le document est annulé dans le système.

Sélectionner un texte personnalisé d'avis lors de l'annulation d'un abonnement

  1. Allez sous Commandes > Abonnements.
  2. On the Subscription Items screen, find the subscription you want to cancel. See Search and filter order items: Subscription items for details.
  3. Select the check box next to the subscription you want to cancel.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Annuler > Annuler documents. Si vous ne pouvez pas annuler tous les exemplaires, un message sera affiché dans cette fenêtre.
  5. Dans la boîte de dialogue Annuler documents, indiquez si vous voulez annuler Tous les exemplaires, les Exemplaires non reçus ou les Exemplaires non reçus et non facturés.
  6. Indiquez si vous voulez annuler l'abonnement avant la fin de la période d'abonnement ou à la fin de la période d'abonnement.
  7. Cochez la case Aviser le fournisseur de cette annulation puis cliquez sur Continuer.
  8. From the Notify Vendor about Cancel dialog, select the Custom Cancel Text<</strong> you want to include from the drop-down list.
  9. (Optional) Enter additional comment(s) in the Additional Comment form field. This field allows line breaks and links. Links will be rendered active in the message preview.
  10. La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
    1. Imprimer
      1. Cliquez sur Continuer.
      2. On the Print Preview window, click Print Cancel. The cancel / status inquiry prints.
    2. Courriel (HTML)
      1. (Optional) Select the Preview email before sending check box to view the email before sending it to the vendor. Click Continue.
      2. Click Send Cancel.

Un message de confirmation est affiché et le document est annulé dans le système.

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