Annuler des documents uniques
Aperçu
Si vous avez été informé par un fournisseur qu'il ne peut pas vous fournir le document que vous avez commandé, ou si vous décidez que vous ne voulez plus recevoir un document que vous avez commandé, vous pouvez annuler ce document en commande dans le système. L'annulation d'un document dans Acquisitions WorldShare met à jour son État de commande pour Annulée, et le montant engagé pour le document est retourné au solde du compte.
Lors de l'annulation d'un document dans Acquisitions WorldShare, vous avez également la possibilité de demander au fournisseur une confirmation de l'annulation. Si une confirmation est demandée pour un document, son État de commande devient Annulation demandée, et le montant engagé pour le document demeure engagé.
Note. - Le système retournera le montant au solde du compte uniquement lorsqu'une confirmation de l'annulation du document aura été émise.
Dans l'écran Documents uniques, vous pouvez annuler des documents, confirmer des annulations et annuler des annulations. Vous pouvez effectuer les mêmes opérations dans l'écran Documents commandés manquants.
1. Annuler des documents
Suivez les instructions ci-dessous pour annuler des documents dans l'écran Documents uniques. Les documents uniques peuvent également être annulés dans l'écran Documents commandés manquants.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents uniques.
- Utilisez la boîte de recherche et les filtres pour chercher des documents.
- Cochez la case des documents que vous voulez annuler. Pour annuler tous les documents de l'écran, cochez la case dans le haut du tableau.
- Dans le haut de l'écran, cliquez sur Annuler > Annuler documents.
- La fenêtre Annuler documents est présentée. Si vous ne pouvez pas annuler tous les exemplaires, un message sera affiché dans cette fenêtre.
- Indiquez si vous voulez annuler Tous les exemplaires, les Exemplaires non reçus ou les Exemplaires non reçus et non facturés, puis allez à la section appropriée ci-dessous.
Tous les exemplaires
Utilisez cette option si vous voulez annuler tous les exemplaires que vous avez sélectionnés. « Tous les exemplaires » comprennent les exemplaires non reçus, et les exemplaires non reçus et non facturés.
- Dans la fenêtre Annuler documents, sélectionnez Tous les exemplaires.
- Si vous annulez un abonnement, indiquez si vous voulez Annuler abonnement(s) à la fin de la période d'abonnement ou Annuler abonnement(s) le [date]. Si vous choisissez la deuxième option, vous devez inscrire une date manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier pour la sélectionner.
- Si vous voulez informer le fournisseur de l'annulation et demander une confirmation de l'annulation, allez à Aviser un fournisseur d'une annulation (et demander une confirmation).
- Sinon, cliquez sur Annuler documents.
- Les exemplaires sont annulés dans le système et leur État de commande devient Annulée.
Exemplaires non reçus
Utilisez cette option si vous voulez annuler uniquement les exemplaires qui n'ont pas été reçus. Si certains exemplaires que vous avez sélectionnés ne peuvent pas être annulés, ces exemplaires seront listés dans la section déroulante Exemplaires qui ne peuvent pas être annulés. Ouvrez la section Exemplaires qui ne peuvent pas être annulés pour voir ces exemplaires et voir les raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas être annulés.
- Dans la fenêtre Annuler documents, sélectionnez Exemplaires non reçus.
- Si vous annulez un abonnement, indiquez si vous voulez Annuler abonnement(s) à la fin de la période d'abonnement ou Annuler abonnement(s) le [date]. Si vous choisissez la deuxième option, vous devez inscrire une date manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier pour la sélectionner.
- Si vous voulez informer le fournisseur de l'annulation et demander une confirmation de l'annulation, allez à Aviser un fournisseur d'une annulation (et demander une confirmation).
- Sinon, cliquez sur Annuler documents.
- Les exemplaires sont annulés dans le système et leur État de commande devient Annulée.
Exemplaires non reçus et non facturés
Utilisez cette option si vous voulez annuler uniquement les exemplaires qui n'ont pas été reçus ou facturés. Si certains exemplaires que vous avez sélectionnés ne peuvent pas être annulés, ces exemplaires seront listés dans la section déroulante Exemplaires qui ne peuvent pas être annulés. Ouvrez la section Exemplaires qui ne peuvent pas être annulés pour voir ces exemplaires et voir les raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas être annulés.
- Dans la fenêtre Annuler documents, sélectionnez Exemplaires non reçus et non facturés.
- Si vous annulez un abonnement, indiquez si vous voulez Annuler abonnement(s) à la fin de la période d'abonnement ou Annuler abonnement(s) le [date]. Si vous choisissez la deuxième option, vous devez inscrire une date manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier pour la sélectionner.
- Dans la colonne Quantité à annuler, indiquez combien d'exemplaires vous voulez annuler en inscrivant un chiffre ou en utilisant les flèches.
- Si vous voulez informer le fournisseur de l'annulation et demander une confirmation de l'annulation, allez à Aviser un fournisseur d'une annulation (et demander une confirmation).
- Sinon, cliquez sur Annuler documents.
- Les exemplaires sont annulés dans le système et leur État de commande devient Annulée.