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Confirmer une annulation

Comment aviser un fournisseur d'une annulation et confirmer l'annulation sous Documents uniques ou Documents commandés manquants dans Acquisitions WorldShare.

Aviser un fournisseur d'une annulation (et demander une confirmation)

Si vous choisissez d'aviser le fournisseur de l'annulation, le système génèrera un courriel ou un message imprimé contenant les informations sur l'annulation, que vous pouvez envoyer au fournisseur. Lorsque vous choisissez d'aviser le fournisseur, vous avez également la possibilité de lui demander de confirmer cette annulation. Si vous décider de demander une confirmation de l'annulation, le système générera un message pour le fournisseur indiquant qu'une confirmation de l'annulation est demandée, et l'État de commande des exemplaires sélectionnés pour annulation deviendra Annulation demandée. Lorsque vous recevrez la confirmation du fournisseur, vous pourrez confirmer l'annulation dans le système. Voir Confirmer une annulation pour plus de détails.

Si vous décidez d’aviser le fournisseur de l’annulation mais ne demandez pas de confirmation de l'annulation, l'État de commande des exemplaires que vous avez sélectionnés devient Annulé.

  1. Cochez la case Aviser le fournisseur de cette annulation.
  2. (Facultatif)  Cochez la case Demander une confirmation de l'annulation.
  3. Cliquez sur Continuer.
  4. Dans le fenêtre Aviser le fournisseur de la demande d'annulation, remplissez ces champs :
    1. Dans le champ Méthode, sélectionnez la méthode que vous voulez utiliser pour aviser le fournisseur (imprimé ou courriel).
    2. Dans le champ À, sélectionnez la personne-contact pour le fournisseur. Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
    3. Dans le champ Répondre à, sélectionnez la personne-contact pour la bibliothèque. Il s'agit de la personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter pour ce qui à trait à l'annulation.
       Note. - La personne par défaut est la première personne listée dans le dossier de votre bibliothèque dans le WorldCat Registry.
      1. (Facultatif) Modifiez la personne-contact pour Répondre à.
        1. Si vous voulez changer la personne-contact pour votre établissement, vous pouvez cliquer sur Modifier et sélectionner une autre personne.
        2. Cliquez dans sur la flèche de la boîte Choisir pour voir la liste des noms disponibles. Inscrivez un nom dans la boîte pour chercher un nom ou sélectionnez un nom dans la liste.
        3. Cliquez sur un nom de la liste pour faire de cette personne la personne-contact pour votre bibliothèque.
    4. Dans le champ Commentaire, inscrivez tout commentaire que vous souhaitez envoyer au fournisseur.
  5. Si vous choisissez la méthode Imprimé :
    1. Cliquez sur Continuer.
    2. Dans l'écran Aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer annulation ou Imprimer demande d'annulation.
    3. Le message d'annulation est imprimé. Allez à l'étape 7.
  6. Si vous sélectionnez la méthode Courriel (HTML) :
    1. (Facultatif)  Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé au fournisseur. Cliquez sur Continuer. Cliquez sur Continuer.
    2. Cliquez sur Envoyer annulation ou Envoyer demande d'annulation.
  7. Un message de confirmation est affiché et les exemplaires sont annulés ou doivent être annulés dans le système. Si vous avez demandé une confirmation de l'annulation, l'État de commande des exemplaires devient Annulation demandée, et vous pourrez confirmer l'annulation lorsque vous recevrez la confirmation de votre fournisseur. Sinon, l'État de commande des exemplaires devient Annulé.

Confirmer une annulation

Suivez les instructions ci-dessous pour confirmer l'annulation de documents pour lesquels vous avez fait une demande d'annulation. Vous ne pouvez confirmer l’annulation que des exemplaires qui ont l'État de commande Annulation demandée. Lorsqu'une annulation est confirmée l'état des exemplaires devient Annulé, et le montant engagé pour les exemplaires est retourné au solde du compte.

Vous pouvez également confirmer une annulation dans l'écran Documents commandés manquants.

Confirmer une annulation dans l'écran Documents uniques

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes  Documents uniques.
  2. Cliquez sur Chercher pour voir tous les documents uniques (commandés une seule fois).
  3. Cochez la case des documents pour lesquels vous voulez confirmer l'annulation. Pour confirmer l'annulation de tous les documents du tableau, cochez la case dans le haut du tableau.
  4. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Annuler > Confirmer annulation.
  5. Dans la fenêtre Confirmer annulation, cliquez sur Confirmer annulation.
  6. Les exemplaires sont annulés dans le système et leur État de commande devient Annulé.

Confirmer une annulation dans l'écran Documents commandés manquants

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés manquants.
  2. Cliquez sur Chercher pour voir tous les documents commandés manquants.
  3. Dans l'écran Documents commandés manquants, trouvez les documents que vous voulez annuler.
     Note. - Vous pouvez filtrer les documents par l'État de commande Annulation demandée.
  4. Cochez la case des documents pour lesquels vous voulez confirmer l'annulation. Pour confirmer l'annulation de tous les documents du tableau, cochez la case dans le haut du tableau.
  5. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Annuler > Confirmer annulation.
  6. Dans la fenêtre Confirmer annulation, cliquez sur Confirmer annulation.
  7. Les exemplaires sont annulés dans le système et leur État de commande devient Annulé.