Gérer la réception et la facturation des collections monographiques

Dernière mise à jour
Enregistrer en tant que PDF

Comment recevoir et facturer une collection monographie dans Acquisitions WorldShare.

Aperçu

Il y a diverses façons de gérer vos collections monographiques dans Acquisitions WorldShare. Cette rubrique sert de guide pour commander, recevoir, facturer et marquer comme complète une collection monographique. Pour plus d'informations sur les monographies et les collections monographiques, voir Monographies.

Ajouter une collection monographique à une commande

La première étape dans la gestion d'une collection monographique consiste à ajouter la collection monographique à une commande.Pour commencer, utilisez Recherche de documents pour chercher dans WorldCat une collection monographique à commander. Voir Chercher dans WorldCat.

Lors de l’ajout d’une collection monographique à une commande, elle aura les paramètres suivants :

Type d'acquisition - Abonnement
Type de traitement - Monographie

Note. - Actuellement, il est impossible de faire une recherche par collection monographique sous Recherche de documents.

Dans l'écran des résultats de recherche, trouvez le document que vous voulez commander et cliquez sur Ajouter à > Commande.

Dans la fenêtre 'Ajouter un document à une commande', modifiez les paramètres au besoin.

Champs de Ajouter le document à une commande - Tableau

Paramètre	Description
Type d'acquisition	Unique - Commande unique. Abonnement - Un abonnement à un titre qui est publié de façon continue (pas de date de fin de publication), mais qui est habituellement acheté sur une base ponctuelle. L'acheteur doit habituellement renouveler l'abonnement lorsque celui-ci arrive à échéance.
ISBN/ISSN	Le numéro ISBN ou ISSN que WorldShare envoie au fournisseur.
Type de traitement	Sélectionnez un type de traitement : Produit électronique - Titre électronique (non physique). Peut être un document unique ou en plusieurs parties. Peut être publié en parties indéfiniment. Monographie - Monographies ayant un seul code-barres. Publication en série - Publications en séries imprimées et monographies en plusieurs parties ayant plusieurs codes-barres.
Période	Sélectionnez la durée de la période d’abonnement : 6 mois, 1 an, 2 ans ou 3 ans. Note. - Cette option n'est affichée que si le Type d’acquisition est Abonnement.
Début	Sélectionnez la date à laquelle l’abonnement doit commencer. Note. - Cette option n'est affichée que si le Type d’acquisition est Abonnement.
Fin de la réservation	Sélectionnez la date à laquelle l’abonnement doit se terminer. Note. - Cette option n'est affichée que si le Type d’acquisition est Abonnement.

(Facultatif) Appliquez un bordereau (pour les commandes uniquement). Dans la liste déroulante sous Appliquer un bordereau de commande, cliquez sur le bordereau que vous voulez utiliser.
Trouvez la commande à laquelle vous voulez ajouter le document.
Dans le tableau des Commandes existantes, cliquez sur Ajouter dans la colonne Action (à droite) pour la commande appropriée :
- Le nombre dans la colonne Documents augmente.
- Les documents ajoutés à des ententes peuvent être reçus immédiatement. Un message confirmant que le document a été ajouté sera présenté. Cliquez sur Recevoir document pour commencer le processus de réception. Pour plus de détails, voir Recevoir des monographies ou Recevoir des publications en série et des produits électroniques.
Cliquez sur Fermer.

Si vous n'avez pas de commande existante, voir Ajouter un document à une nouvelle commande ou entente.

Ajouter et supprimer des volumes pour une collection monographique

Une fois la collection monographique commandée, l'étape suivante consiste à ajouter les volumes à la collection monographique. Vous pouvez choisir de recevoir et de facturer les volumes au fur et à mesure que vous les ajoutez, ou vous pouvez recevoir les documents plus tard.

Vous pouvez ajouter un volume à une collection monographique incomplète à partir de Recherche de documents. Une collection monographique incomplète aura les paramètres suivants :

Type de traitement - Collection monographique
État de commande - Commandée
État de réception - Non reçu ou Partiellement reçu

Cherchez la notice bibliographique pour le volume de la collection monographique.
Dans les résultats de recherche, trouvez le document que vous voulez ajouter et cliquez sur Ajouter à > Collection dans la colonne Action.
Dans la boîte de dialogue Ajouter à la Collection monographique, sélectionnez la collection monographique à laquelle vous voulez ajouter le volume. Vous pouvez chercher la collection monographique à l'aide des index et filtres disponibles.
Cliquez sur Ajouter à la collection. Une fenêtre contenant un message indiquant que le volume a été ajouté à la collection monographique est présentée.
Note. - L'emplacement et la quantité seront les mêmes que pour la collection monographique.
Dans la fenêtre présentée, choisissez de recevoir le document maintenant ou plus tard.
- Recevoir document maintenant - Sélectionnez cette option pour être redirigé vers l'écran Réception et facturation avec ce volume automatiquement sélectionné. Pour recevoir et/ou facturer le document, voir Recevoir des monographies sans facturer ou Recevoir et facturer des monographies simultanément.
- Recevoir plus tard - Sélectionnez cette option pour fermer la fenêtre et recevoir le document plus tard.

Note. - Le numéro de document pour le volume de la collection sera formaté comme suit: [numéro de commande]-[entier séquentiel pour le document commandé]: [entier séquentiel pour le volume] (par exemple, PO-2019-1-1:1).

Pour plus d'informations, voir Ajouter un volume à une collection monographique à partir de l'écran de détail Articles de commande.

Supprimer un volume d'une collection monographique

Vous pouvez supprimer un volume d'une collection monographique tant que le volume n'a pas été reçu ou facturé.

Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés, puis, dans l'écran, cliquez sur Chercher.
Ou
Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes, puis, dans l'écran, cliquez sur Chercher.
Dans l'écran Document commandés, cliquez sur le Titre/Nom d'un document en commande pour ouvrir l'écran des informations sur le document commandé.
Ou
Dans l'écran Commandes, cliquez sur le Nom de commande pour ouvrir l'écran des informations sur la commande. Dans l'écran présenté, cliquez sur le Titre (ISBN/ISSN) de la collection monographique du volume que vous voulez supprimer. L'écran des informations sur le document commandé est présenté.
Dans l'écran des informations sur le document commandé, cliquez sur l'onglet Infos sur la collection.
Dans le tableau de volumes, trouvez le volume que vous voulez supprimer de la collection et cliquez sur le bouton Supprimer dans la colonne Action.
Dans la boîte de dialogue Supprimer le volume, cliquez sur Supprimer pour procéder à la suppression. Le volume est supprimer de la collection monographique.

Recevoir et facturer une collection monographique

Après avoir ajouté des volumes à une collection monographique, vous voudrez recevoir et facturer ces volumes. Le processus est le même que pour la réception et facturation d'une monographie. La différence est que vous avez la possibilité de marquer une collection monographique comme complète et effacer l'engagement lors de la réception et de la facturation.

Marquer une collection monographique comme complète et effacer l'engagement lors de la réception et/ou de la facturation

Lorsque vous savez que vous recevez et/ou facturez le dernier volume d'une collection monographique, vous pouvez marquer la collection comme étant complète et effacer l'engagement au moment de la réception et/ou de la facturation. Le fait de marquer la collection comme étant complète changera État de réception pour Reçu. L'effacement manuel de l'engagement empêche tout engagement restant d'apparaître dans votre budget ou d'être transféré à la période budgétaire suivante, même après que tous les volumes ont été facturés et payés.

Note. - Si vous complétez la réception ou effacer l'engagement avant la réception du dernier volume d'une collection monographique, vous pouvez annuler l'une ou l'autre de ces actions à partir de l'écran des informations sur le document commandé.

Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
Recevez sans facturer, facturez ou recevez et facturez le volume.
Si vous recevez le dernier exemplaire du dernier volume d'une collection monographique :
1. La boîte de dialogue Réception d'un document de collection est présentée.
2. Cochez la case Tous les documents pour cette période d'abonnement ont été reçus. L'État de réception de la collection passera à Reçu, ce qui vous empêchera d'ajouter des volumes supplémentaires à cette collection.
3. Cliquez sur Recevoir document.
Ou
Si vous facturez le dernier exemplaire du dernier volume d'une collection monographique :
1. La boîte de dialogue Ajouter le document à la facture est présentée.
2. Cochez la case Effacer l'engagement et marquer l'abonnement comme étant payé. L'État de l'achat de la collection monographique sera changé pour Payé et tout engagement restant sera effacé.
3. Cliquez sur Ajouter .
Ou
Si vous recevez et facturez le dernier exemplaire du dernier volume d'une collection monographique :
1. La boîte de dialogue Réception et facturation d'un document de collection est présentée.
2. Cochez la case Tous les documents pour cette période d'abonnement ont été reçus. L'État de réception de la collection passera à Reçu, ce qui vous empêchera d'ajouter des volumes supplémentaires à cette collection.
3. Dans la boite de dialogue Réception et facturation d'un document de collection, cochez la case Effacer l'engagement et marquer l'abonnement comme étant payé.L'État de l'achat de la collection monographique sera changé pour Payé et tout engagement restant sera effacé.
4. Cliquez sur Recevoir et facturer le document.

Pour plus de détails voir Marquer une collection monographique comme complète et effacer l'engagement.

Annuler une collection monographique

Dans la liste de résultats, sélectionnez la ou les collections monographiques que vous voulez annuler.
Dans le haut de l'écran, cliquez sur Annuler > Annuler documents.
La fenêtre Annuler documents est présentée. Si vous ne pouvez pas annuler une ou plusieurs collections monographiques, un message à cet effet sera affiché dans cette fenêtre.
Indiquez la Quantité à annuler.
Indiquez si vous voulez Annuler abonnement(s) à la fin de la période d'abonnement ou Annuler abonnement(s) le [date]. Si vous choisissez la deuxième option, vous devez inscrire une date manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier pour la sélectionner.
Si vous voulez informer le fournisseur de l'annulation et demander une confirmation de l'annulation, allez à Aviser un fournisseur d'une annulation (et demander une confirmation).
Sinon, cliquez sur Annuler documents. La ou les collections monographiques sont annulées dans le système et leur État de commande devient Annulée.

Voir des informations supplémentaires sur une collection monographique

Renouveler une collection monographique: Les collections monographiques peuvent être renouvelées comme tout autre abonnement. Pour plus de détails, voir Renouveler des abonnements.

Trouver et voir un volume précis d'une collection monographique

Dans la liste de résultats Document commandés, cliquez sur le Titre/Nom pour ouvrir l'écran des informations sur le document commandé. Cet écran contient les onglets suivants :
- Général (onglet ouvert par défaut)
- Commande - Présente le numéro du document et le titre de la collection monographique du volume.
- Emplacement - Vous pouvez modifier l'emplacement par défaut de la collection monographique tant que le volume n'a pas été reçu.
- Facture - Présente les documents facturés liés au volume de la collection.
- Champs personnalisés

Voir le montant total du paiement pour une collection monographique

Dans la liste des Documents commandés, cliquez sur Type de traitement > Collection monographique > Appliquer. Toutes les collections monographiques sont affichées dans la liste de résultats.
(Facultatif) Dans la liste déroulante, sélectionnez un index de recherche et inscrivez le terme de recherche dans la boîte, puis cliquez sur Chercher ou appuyez sur <Entrée> pour chercher une collection monographique précise.
Cliquez sur la roue dentée grise () au-dessus de la colonne de droite.
Sélectionnez Montant du paiement dans la fenêtre Afficher les colonnes, puis cliquez n'importe où en dehors de la fenêtre pour la fermer. Le montant du paiement est affiché dans le tableau pour toutes les collections monographiques.

Dans la liste des Documents commandés, cliquez sur Type de traitement > Collection monographique > Appliquer. Toutes les collections monographiques sont affichées dans la liste de résultats.
(Facultatif) Dans la liste déroulante, sélectionnez un index de recherche et inscrivez le terme de recherche dans la boîte, puis cliquez sur Chercher ou appuyez sur <Entrée> pour chercher une collection monographique précise.
Cliquez sur le Titre/Nom pour voir la collection monographique.
Dans l'écran des informations qui est présenté, cliquez sur l'onglet Prix. Le Montant du paiement se trouve au bas de la page.
Note. - Le Montant du paiement comprend le montant total payé pour tous les volumes de la collection monographique.

Voir les volumes d'une collection monographique précise

Dans la liste des Documents commandés, cliquez sur Type de traitement > Collection monographique > Appliquer. Toutes les collections monographiques sont affichées dans la liste de résultats.
(Facultatif) Dans la liste déroulante, sélectionnez un index de recherche et inscrivez le terme de recherche dans la boîte, puis cliquez sur Chercher ou appuyez sur <Entrée> pour chercher une collection monographique précise.
Cliquez sur le Titre/Nom pour voir la collection monographique.
Dans l'écran des informations sur le document commandé, cliquez sur l'onglet Infos sur la collection. L'onglet Infos sur la collection présente les volumes de la collection dans un tableau. Par défaut, seuls les volumes pour la période d'abonnement en cours sont affichés.
- Cliquez sur Titre/Nom dans le tableau pour voir les détails d'un volume de la collection.
- Cochez la case Afficher les documents pour toutes les périodes d'abonnement associées pour voir les volumes pour toutes les périodes d'abonnement.