Passer une commande
Comment trouver, passer et envoyer de nouveau une commande dans Acquisitions WorldShare.
Chercher une commande
Trouvez la commande ouverte que vous voulez passer. Pour plus de détails, consulter la rubrique Voir et modifier une commande.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
- Cliquez sur Chercher pour voir toutes les commandes.
Ou
Dans la liste déroulante, sélectionnez un index de recherche et inscrivez le ou les termes de recherche dans la boîte. Cliquez sur Recherche. - Cliquez sur le Nom de commande ou le Numéro de commande pour voir ou modifier une commande ou une entente. Pour plus de détails, consulter la rubrique Voir et modifier une commande.
Il n'est pas possible de passer une commande à partir d'une entente. Par défaut, les ententes ont l'état Passée.
Passer une commande
Ouvrez la commande que vous souhaitez placer, effectuez des modifications s'il y a lieu, et cliquez sur Enregistrer la commande dans le haut de l’écran.
- Dans le haut de l'écran, cliquez sur Passer la commande.
- Dans la fenêtre Passer la commande, suivez les pratiques locales pour déterminer si vous devez ou non cocher la case 'Aviser le fournisseur de cette commande'.
- Oui - Passer la commande et aviser le fournisseur.
- Cochez la case.
- Cliquez sur Continuer.
- Allez à l'étape 3.
- Non - Passer la commande mais ne pas aviser le fournisseur.
- Ne cochez pas la case.
- Cliquez sur Passer la commande.
- Oui - Passer la commande et aviser le fournisseur.
- Dans la fenêtre Aviser le fournisseur de cette commande, remplissez les champs :
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Envoyer les informations de commande EDIFACT à votre fournisseur par courriel pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
- Courriel (HTML) - Envoyez la commande par courriel.
- Imprimer - Imprimez la commande pour l'envoyer par courriel.
- Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Envoyer les informations de commande EDIFACT à votre fournisseur par courriel pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
- À - La personne, chez le fournisseur, à qui doit être envoyé l'avis concernant votre commande.
- Répondre à - La personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter s'il a des questions concernant la commande.
- Par défaut, le nom affiché est celui de la première personne listée sous l'onglet Contacts du dossier de votre établissement dans Configuration des services OCLC sous WorldCat Registry > Contacts.
- Vous pouvez définir un contact récurrent pour les fournisseurs qui répondent à une commande dans les Paramètres de l'établissement de votre système. Pour plus de détails, voir Créer un contact récurrent pour les réponses.
- Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
- Courriel (EDIFACT et HTML)
- (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé. Cliquez sur Continuer.
- Cliquez sur Envoyer la commande.
- Vérifiez l'état de la commande pour confirmer qu'elle a été passée.
- Un état de commande qui reste Ouverte indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur.
- Un état de commande qui reste Passée indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur. Pour les commandes par FTP (EDIFACT), cela confirme que la commande a été livrée avec succès au serveur FTP cible. Pour les commandes par courriel (EDIFACT et HTML), le système peut confirmer que l'avis a été accepté par le serveur SMTP sortant, mais ne peut pas signaler d'autres erreurs, par exemple une adresse électronique incorrecte.
- Impression
- Cliquez sur Continuer.
- Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer la commande.
- Courriel (EDIFACT et HTML)
Réenvoyer une commande
- Ouvrez la commande que vous voulez envoyer de nouveau et effectuer des modifications au besoin.
- Cliquez sur Réenvoyer commande.
- Dans la fenêtre Aviser le fournisseur de cette commande, remplissez les champs :
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- Courriel (HTML) - Envoyez la commande par courriel.
- Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Envoyer les informations de commande EDIFACT à votre fournisseur par courriel pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
- Imprimer - Imprimez la commande pour l'envoyer par courriel.
- Courriel (EDIFACT) - Envoyer un message de commande EDIFACT par courriel. Avant d’utiliser cette méthode, consultez la rubrique Envoyer les informations de commande EDIFACT à votre fournisseur par courriel pour des détails sur la configuration de cette fonctionnalité.
- À - La personne, chez le fournisseur, à qui doit être envoyé l'avis concernant votre commande.
- Répondre à - La personne à votre bibliothèque que le fournisseur peut contacter s'il a des questions concernant la commande.
- Par défaut, le nom affiché est celui de la première personne listée sous l'onglet Contacts du dossier de votre établissement dans le système Configuration des services OCLC (WorldCat Registry > Contacts).
- Vous pouvez configurer une méthode par défaut et le contact pour le fournisseur dans les Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur. Pour plus de détails, voir Paramètres d'acquisitions.
- Méthode - La méthode qui doit être utilisée pour aviser le fournisseur.
- La méthode que vous choisissez détermine la prochaine étape :
- Courriel (HTML ou EDIFACT)
- (Facultatif) Cochez la case Voir courriel avant de l'envoyer pour voir le courriel avant qu'il soit envoyé. Cliquez sur Continuer.
- Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Envoyer commande.
- Vérifiez l'état de la commande pour confirmer qu'elle a été passée.
- Un état de commande qui reste Ouverte indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur.
- Un état de commande qui reste Passée indique qu’il y a eu une erreur et que la commande n’a pas été envoyée au fournisseur. Pour les commandes par FTP (EDIFACT), cela confirme que la commande a été livrée avec succès au serveur FTP cible. Pour les commandes par courriel (EDIFACT et HTML), le système peut confirmer que l'avis a été accepté par le serveur SMTP sortant, mais ne peut pas signaler d'autres erreurs, par exemple une adresse électronique incorrecte.
- Impression
- Cliquez sur Continuer.
- Dans la fenêtre d'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer la commande.
- Courriel (HTML ou EDIFACT)
Données de commande EDIFACT
Si vous choisissez d'envoyer la commande par message EDIFACT, les éléments suivants seront inclus dans le fichier de données de commande que vous envoyez au fournisseur.