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Assistance OCLC

Voir et modifier un document commandé

Comment voir et modifier des documents dans des commandes ouvertes et passées dans Acquisitions WorldShare.

Vous pouvez chercher et modifier les documents commandés dans les commandes ouvertes ou passées (soumises).

Chercher des documents commandés

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
  2. Cliquez sur Chercher : tous les documents commandés sont affichés.
    Ou
    Dans la liste déroulante, sélectionnez un index de recherche et inscrivez le ou les termes de recherche dans la boîte. Cliquez sur Chercher.
    • Les résultats sont triés par titre.
    • Pour modifier ce tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
    • Filtrez les documents en utilisant les filtres dans le haut de l'écran.
  3. Cliquez sur le Titre pour voir ou modifier le document.

Voir la notice WorldCat pour une document commandé

Vous pouvez voir la notice bibliographique WorldCat d'un document commandé dans Gestion des notices WorldShare et dans votre interface WorldCat Discovery. Vous pouvez vous assurer que la notice du document reçu est exacte.

  • Vérifiez les métadonnées et, s'il y a lieu, modifiez la notice avant la réception (Gestion des notices).
  • Consultez la notice dans l'interface des usagers (WorldCat Discovery).

 Note. - Cette fonctionnalité ne s'applique pas aux documents ayant l'un de ces types de traitement :

  • Produit électronique
  • Les 
  1. Cliquez sur le Titre d'un document en commande pour ouvrir l'écran des détails sur le document.
  2. Dans l'écran des détails sur le document, passez le curseur sur l'icône Informations (Icône Infos) à côté du titre du document.
  3. La fenêtre-éclair présentée fournit les liens suivants :
    • Voir/modifier les métadonnées - Cliquez sur ce lien pour voir la notice bibliographique MARC 21 complète du document dans le Gestion des collections WorldShare. Ce lien n'apparaît que si vous êtes autorisé à voir les métadonnées.
    • Voir dans WorldCat Discovery - Cliquez sur ce lien pour ouvrir la notice dans votre interface WorldCat Discovery.

Modifier des documents commandés

Il y a deux endroits ou vous pouvez modifier des informations sur les documents commandés dans les commandes ouvertes et passées :

  • Écran Commande
  • Écran contenant les détails sur le document

Modifier des documents commandés dans l'écran Commande

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
  2. Cliquez sur Chercher pour voir toutes les commandes.
  3. Cliquez sur le nom de commande ou le no de commande de la commande que vous voulez modifier.

Répartir un document commandé entre plusieurs postes budgétaires

 Note. - Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.

Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par montant
  1. Dans la colonne Budget/Poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes. La fenêtre Affectation de budgets et de postes est présentée.
     Note. - Vous pouvez également répartir une commande entre plusieurs postes dans l'écran Factures.
  2. Pour Affecter par, sélectionnez Montant.
  3. Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
  4. Inscrivez un montant pour chaque poste ajouté dans le champ Montant.La somme des montants des postes doit être le prix total du document. Le prix total du document (Montant) et le Montant non affecté sont affichés dans le haut de la fenêtre Affectation de budgets et de postes.
  5. (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par pourcentage
  1. Dans la colonne Budget/Poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes. La fenêtre Affectation de budgets et de postes est présentée.
     Note. - Vous pouvez également répartir une commande entre plusieurs postes dans l'écran Factures.
  2. Pour Affecter par, sélectionnez Pourcentage.
  3. Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
  4. Inscrivez le pourcentagepour chaque poste ajouté dans le champ Pourcentage. La somme des pourcentages doit être 100 %.
  5. (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Sélectionner des postes de différentes périodes budgétaires pour un document

 Notes.

  • Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.
  • Vous pouvez toujours sélectionner la période budgétaire en cours ou la prochaine période budgétaire si vous l'avez activée pour utilisation. Pour activer un budget, ouvrez le prochain budget sélectionné et cochez Peut être utilisé.
  1. Dans la colonne Budget/Poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes. La fenêtre Affectation de budgets et de postes est présentée.
     Note. - Vous pouvez également répartir une facture entre plusieurs postes dans l'écran Documents commandés.
  2. Pour Affecter par, sélectionnez Pourcentage.
  3. Ajoutez des périodes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter).
  4. Sélectionnez une période budgétaire pour chaque rangée ajoutée dans chaque liste déroulante de la colonne Budget.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs documents commandés à la fois

  1. Cochez la case des documents auxquels vous voulez appliquer la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition.
  2. Sélectionnez une action dans le menu déroulant Mettre à jour document(s).
    • Escompte - Inscrivez le pourcentage de l'escompte.
    • Frais de service - Inscrivez les frais de service et sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Appliquer le montant à chaque document sélectionné. (Valeur par défaut)
      • Répartir le montant pour tous les exemplaires du ou des documents sélectionnés.
    • Expédition - Inscrivez les frais d'expédition et sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Appliquer le montant à chaque document sélectionné. (Valeur par défaut)
      • Répartir le montant pour tous les exemplaires du ou des documents sélectionnés.
    • Taxes - Inscrivez le pourcentage de taxepour Taxe 1 et, s'il y a lieu, Taxe 2.
  3. Cliquez sur Recalculer.
  4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque action supplémentaire que vous voulez effectuer.

Modifier les documents commandés dans l'écran des détails sur le document

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
  2. Cliquez sur Chercher pour voir tous les documents commandés.
  3. Cliquez sur le titre/nom du document que vous voulez modifier.
  4. Dans l'écran des détails sur le document commandé, modifiez les champs appropriés. Voir la description des champs ci-dessous.
  5. (Facultatif) Sous l’onglet Emplacement, inscrivez une nouvelle quantité.

     Note. - La quantité ne peut pas être modifiée si les documents ont été reçus, annulés ou facturés. Si vous devez modifier la quantité pour l'un de ces documents, annulez la réception, annulez l'annulation ou supprimez le document facturé.

  6. (Facultatif) Sous l’onglet Prix, inscrivez un nouveau montant dans le ou les champs appropriés. Tout montant engagé pour le document sera ajusté en fonction du nouveau prix.
  7. (Facultatif) Sous l’onglet Budget/Poste, sélectionnez une nouvelle période budgétaire et/ou un poste. Tout montant engagé pour le document sera transféré dans le nouveau Poste/Budget.
  8. Cliquez sur Enregistrer.
Champs des documents commandés qui sont modifiables - Tableau
champ de document commandé Description
ISBN/ISSN Sélectionnez un ISBN/ISSN dans la liste déroulante.
Statistics Value Enter the number of volumes that you plan to receive for the item (1-99).

 Notes. 

  • The default value for this field is one, and zero is not an allowed value.
  • To enable this field, contact your Implementation Manager or OCLC Support.
Type d'acquisition Sélectionnez un type d'acquisition dans la liste déroulante.

 Note. - Vous ne pouvez pas modifier un document qui a été renouvelé dans le cadre d'un abonnement ou d'une commande unique.

Type de traitement Sélectionnez un type de traitement dans la liste déroulante.

 Notes.

  • Si des données de rangement sont disponibles pour une monographie et que le type de traitement est modifié, les données de rangement seront supprimées.
  • Certaines restrictions s’appliquent lorsque vous changez le Type de traitement.
    • L'État de réception doit être Non reçu ou Non suivi. Vous pouvez annuler la réception d'un document pour modifier le type de traitement.
    • Si L'État de réception du document est Non suivi, le type de traitement Publication en série peut être modifié pour Produit électronique, et vice versa, mais pas pour Monographie ou Ressource locale. Vous pouvez annuler la réception du document pour modifier le type de traitement pour Monographie.
    • Ressource locale doit avoir le type de traitement Ressource locale.
    • Un document sélectionné dans la base de connaissances WorldCat doit avoir le type de traitement Produit électronique. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Changer la ressource pour modifier la ressource du document pour une ressource WorldCat, et puis modifier le type de traitement.
Demandeur Sélectionnez le nom ou l'identifiant de la personne qui a demandé le document dans la liste déroulante.
Réviseur Sélectionnez le nom ou l'identifiant de la personne qui a révisera le document dans la liste déroulante.

Répartir un document commandé entre plusieurs postes budgétaires

 Note. - Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.

Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par montant
  1. Sous l'onglet Budget/Poste, sélectionnez Montant pour Affecter par.
  2. Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
  3. Inscrivez le montant pour chaque poste ajouté dans le champ Montant. La somme des montants des postes doit être le prix total du document. Le prix total du document (Montant) et le Montant non affecté sont affichés dans le haut de la fenêtre Affectation de budgets et de postes.
  4. (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par pourcentage
  1. Sous l'onglet Budget/Poste, sélectionnez Pourcentage pour Affecter par.
  2. Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
  3. Inscrivez le pourcentagepour chaque poste ajouté dans le champ Pourcentage. La somme des pourcentages doit être 100 %.
  4. (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Sélectionner des postes de différentes périodes budgétaires pour un document

 Notes.

  • Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.
  • Vous pouvez toujours sélectionner la période budgétaire en cours ou la prochaine période budgétaire si vous l'avez activée pour utilisation. Pour activer un budget, ouvrez le prochain budget sélectionné et cochez Peut être utilisé.
  1. Sous l'onglet Budget/Poste, sélectionnez Pourcentage pour Affecter par.
  2. Ajoutez des périodes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter).
  3. Sélectionnez une période budgétaire pour chaque rangée dans la liste déroulante de la colonne Budget.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour un seul document commandé

Vous pouvez modifier les zones suivantes sous l'onglet Prix :

  • Escompte - Inscrivez le pourcentage de l'escompte.
  • Frais de service - Inscrivez les frais de service.
  • Expédition - Inscrivez les frais d'expédition.
  • Taxe 1 - Inscrivez le pourcentage de la taxe.
  • Taxe 2 - Inscrivez le pourcentage de la taxe.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées.

Ajouter un document à une commande passée

  1. Choisissez une Étendue de recherche pour limiter les résultats. Voir Recherche de base.
  2. Sélectionnez un index de recherche. Voir Recherche de base.
  3. Dans l'écran des résultats de recherche, sélectionnez le document que vous voulez ajouter à la commande passée et cliquez sur Ajouter à la commande.
  4. Dans la fenêtre 'Ajouter un document à une commande', modifiez les paramètres au besoin - Tableau
    Paramètre Description

    Type d'acquisition

    Unique - Commande unique.

    Abonnement - Un abonnement à un titre qui est publié de façon continue (pas de date de fin de publication), mais qui est habituellement acheté sur une base ponctuelle. L'acheteur doit habituellement renouveler l'abonnement lorsque celui-ci arrive à échéance.

    ISBN/ISSN Le numéro ISBN ou ISSN que WorldShare envoie au fournisseur.
    Type de traitement

    Sélectionnez un type de traitement :

    • Produit électronique - Titre électronique (non physique). Peut être un document unique ou en plusieurs parties. Peut être publié en parties indéfiniment.
    • Monographie - Monographies ayant un seul code-barres.
    • Périodique - Publications en séries imprimées et monographies en plusieurs volumes ayant plusieurs codes-barres.
  5. (Facultatif) Dans la liste déroulante sous Appliquer un bordereau de commande, cliquez sur le bordereau que vous voulez utiliser.

     Note. - Si vous n'utilisez pas de bordereau, vous devrez affecter un poste au document afin d'engager le montant dans le budget. Après avoir ajouté le document à la commande passée :

    1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
    2. Cliquez sur Chercher pour voir toutes les commandes.
    3. Cliquez sur le Nom de commande ou le No de commande pour modifier la commande.
    4. Cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes pour le document que vous avez ajouté à la commande.
    5. Sélectionnez un poste dans la liste déroulante Poste.
    6. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Dans le tableau des commandes existantes, trouvez la commande à laquelle vous voulez ajouter le document et cliquez sur Ajouter dans la colonne Action de la commande. Le nombre dans la colonne Documents augmente.
  7. Cliquez sur Fermer.

Supprimer un document dans une commande passée

 Mise en garde - Si vous supprimez un document dans une commande passée, vous ne pourrez pas annuler cette action.

Vous pouvez supprimer un document dans une commande passée an autant que tous les exemplaires du document répondent aux critères suivants :

  • État de réception : Non reçu ou Non suivi
  • État de la commande = Commandée, En commande, Annulée ou Annulation demandée
  • État de l'achat = Non facturé
  • État de renouvellement = Non renouvelé

 Note. - Si l'indicateur En commande indique Oui, la NDL en commande sera également supprimée pour le document.

Pour ajouter un document d'une une commande passée :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
  2. Cliquez sur Chercher pour voir toutes les commandes.
  3. (Facultatif) Dans la liste déroulante du filtre État de la commande, sélectionnez Commandée, En commande, Annulée et/ou Annulation demandée, puis cliquez sur Appliquer.
  4. Cliquez sur le Nom de commande ou le No de commande de la commande passée dans laquelle vous voulez supprimer un document.
  5. Cochez la case du document que vous supprimer, puis cliquez sur Supprimer document(s).
  6. Dans la boîte de dialogue Supprimer un ou des documents, cliquez sur Supprimer.
    • Si le document répond aux critères énumérés ci-dessus, un message de confirmation apparaît et le document est supprimé de la commande passée.
    • Si le document ne répond pas aux critères énumérés ci-dessus, l'un des messages suivants apparaît :
      • Le document a été reçu, retourné ou retiré.
      • Le document a été facturé.
      • Le document a été renouvelé.

Colonnes des documents commandés

Colonnes des documents commandés - Tableau
champ Description
Budget/Poste

La liste du haut est pour les budgets (si plus d'un budget est actif).

La liste du milieu est pour le poste budgétaire auquel le coût du document sera imputé :

Fenêtre du poste budgétaire
Colonne gauche Colonne du milieu Colonne droite
Nom du poste Code du poste Poste parent
Affecter plusieurs postes à un document
  1. Dans la liste Poste, cliquez sur Affecter plusieurs postes (dans le bas
  2. Dans Affecter plusieurs postes au document, sélectionnez Poste.
  3. Indiquez le pourcentage du coût du document qui sera payé par le poste budgétaire. (Assurez-vous que les pourcentages totalisent 100 %).
  4. Utilisez les boutons Ajouter (Bouton Ajouter) et Supprimer (Bouton Supprimer) pour ajouter ou effacer des postes budgétaires.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Champs personnalisés Cliquez sur l'icône dans la colonne Champs personnalisés (Icône Champs personnalisés) pour modifier les champs personnalisés du document facturé.
Escompte (%)

Toute réduction appliquée au document (inscrire un pourcentage).

  • Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois.
  • Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Afficher dans WorldCat Cochez la case pour que les documents commandés, mais non reçus, soient affichés dans WorldCat Local / WorldCat Discovery et permettre aux usagers de les réserver. Les documents seront affichés uniquement dans WorldCat Local / WorldCat Discovery lorsque vous aurez passé la commande. 

 Notes.

  • Cette option est uniquement disponible pour les commandes d'achat.
  • Cette option n'est pas disponible pour les documents ayant le Type de traitement Périodique.
Emplacement

La liste du haut permet de sélectionner la succursale (si applicable)

La liste du bas permet de sélectionner l'emplacement sur les rayons à la succursale.

Type de matériel

(entre Titre et Poste)

Le type de matériel (ou genre de document) est représenté par une icône. Placez le curseur de la souris sur l'icône pour voir la signification de l'icône.
Notes

Notes sur le document commandé.

  • Cliquez sur le bouton Ajouter note (Bouton Ajouter note) pour ajouter une nouvelle note.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note) pour ajouter ou modifier une note.
Quantité Nombre de documents commandés.
Frais de service

Frais de service appliqués au document. Ces frais sont calculés en multipliant les frais de service par le nombre indiqué dans la colonne Qté.

  • Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois.
  • Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Expédition

Frais d'expédition appliqués au document. Ces frais sont calculés en multipliant les frais d'expédition par le nombre indiqué dans la colonne Qté.

  • Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois.
  • Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Taxe 1 (%) Valeur en pourcentage entrée par l’utilisateur et indiquant la taxe 1 du document. La valeur est multipliée par le prix pour calculer le montant de la taxe.
 

 Notes. 

  • Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comportant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple).
  • Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%).
  • Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
Taxe 2 (%) Valeur en pourcentage entrée par l’utilisateur et indiquant la taxe 2 du document. La valeur est multipliée par le prix pour calculer le montant de la taxe.
 

 Notes. 

  • Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comportant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple).
  • Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%).
  • Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
Montant de la taxe Somme de la Taxe 1 (%) et de la Taxe 2 (%).
Titre (ISBN/ISSN) Titre du document. Pour voir le titre complet, passez le curseur de la souris sur [...].
Total

Total de tous les prix, les frais de service et d'expédition, et les taxes moins les escomptes. Le total est mis à jour chaque fois que vous faites une modification.

  • Ce champ peut être modifié en cliquant sur le total. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour le total :
    • Sélectionnez Utiliser un nouveau montant et inscrivez le nouveau montant.
    • Cliquez sur Mettre à jour.

  Note. - Si vous modifiez la devise du fournisseur, le Total général sera vraisemblablement différent du Total de l'établissement. La différence dépend du taux de change entre les deux devises : vous devez indiquer le taux de change lorsque vous modifiez la devise du fournisseur.

Prix unitaire Prix du document.
No de doc du fournisseur L'identifiant unique du fournisseur pour chaque article d'une commande. Cet identifiant n'est pas utilisé par tous les fournisseurs.

 

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