Voir et modifier un document commandé

Chercher des documents commandés

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
2. Cliquez sur Chercher : tous les documents commandés sont affichés.
   Ou
   Dans la liste déroulante, sélectionnez un index de recherche et inscrivez le ou les termes de recherche dans la boîte. Cliquez sur Chercher.
   • Les résultats sont triés par titre.
   • Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
   • Filtrez les documents en utilisant les filtres dans le haut de l'écran.
3. Cliquez sur le Titre pour voir ou modifier le document.

Modifier des documents commandés

Il y a deux endroits ou vous pouvez modifier des informations sur les documents commandés dans les commandes ouvertes et passées :

• Écran Commande
• Écran contenant les détails sur le document

Ajouter un document à une commande passée

1. Choisissez une Étendue de recherche pour limiter les résultats. Voir Recherche de base.
2. Sélectionnez un index de recherche. Voir Recherche de base.
3. Dans les résultats de recherche, sélectionnez le document que vous voulez ajouter à la commande passée, puis cliquez sur Ajouter à... > Commande dans la colonne Action.

4. Dans la fenêtre 'Ajouter un document à une commande', modifiez les paramètres au besoin - Tableau

   Paramètre	Description
   Type d'acquisition	Unique - Commande unique. Abonnement - Un abonnement à un titre qui est publié de façon continue (pas de date de fin de publication), mais qui est habituellement acheté sur une base ponctuelle. L'acheteur doit habituellement renouveler l'abonnement lorsque celui-ci arrive à échéance.
   ISBN/ISSN	Le numéro ISBN ou ISSN que WorldShare envoie au fournisseur.
   Type de traitement	Sélectionnez un type de traitement : Produit électronique - Titre électronique (non physique). Peut être un document unique ou en plusieurs parties. Peut être publié en parties indéfiniment. Collection monographique - Monographies publiées en volumes successifs par un seul éditeur. Chaque volume de la collection a un titre et un ISBN uniques, mais tous les volumes partagent un titre de collection commun. Publication en série - Publications en séries imprimées et monographies en plusieurs volumes ayant plusieurs codes-barres. Monographie - Monographies ayant un seul code-barres.

5. (Facultatif) Dans la liste déroulante sous Appliquer un bordereau de commande, cliquez sur le bordereau que vous voulez utiliser.

    Note. - Si vous n'utilisez pas de bordereau, vous devrez affecter un poste au document afin d'engager le montant dans le budget. Après avoir ajouté le document à la commande passée :

   1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
   2. Cliquez sur Chercher pour voir toutes les commandes.
   3. Cliquez sur le Nom de commande ou le No de commande pour modifier la commande.
   4. Cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes pour le document que vous avez ajouté à la commande.
   5. Sélectionnez un poste dans la liste déroulante Poste.
   6. Cliquez sur Enregistrer.
6. Dans le tableau des commandes existantes, trouvez la commande à laquelle vous voulez ajouter le document et cliquez sur Ajouter dans la colonne Action de la commande. Le nombre dans la colonne Documents augmente.
7. Cliquez sur Fermer.

Supprimer un document dans une commande passée

 Mise en garde - Si vous supprimez un document dans une commande passée, vous ne pourrez pas annuler cette action.

Vous pouvez supprimer un document dans une commande passée an autant que tous les exemplaires du document répondent aux critères suivants :

• État de réception : Non reçu ou Non suivi
• État de la commande = Commandée, En commande, Annulée ou Annulation demandée
• État de l'achat = Non facturé
• État de renouvellement = Non renouvelé

 Note. - Si l'indicateur En commande indique Oui, la NDL en commande sera également supprimée pour le document.

Pour ajouter un document d'une une commande passée :

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
2. Cliquez sur Chercher pour voir toutes les commandes.
3. (Facultatif) Dans la liste déroulante du filtre État de la commande, sélectionnez Commandée, En commande, Annulée et/ou Annulation demandée, puis cliquez sur Appliquer.
4. Cliquez sur le Nom de commande ou le No de commande de la commande passée dans laquelle vous voulez supprimer un document.
5. Cochez la case du document que vous supprimer, puis cliquez sur Supprimer document(s).
6. Dans la boîte de dialogue Supprimer un ou des documents, cliquez sur Supprimer.
   • Si le document répond aux critères énumérés ci-dessus, un message de confirmation apparaît et le document est supprimé de la commande passée.
   • Si le document ne répond pas aux critères énumérés ci-dessus, l'un des messages suivants apparaît :
     • Le document a été reçu, retourné ou retiré.
     • Le document a été facturé.
     • Le document a été renouvelé.
   • Lorsqu'un document commandé est supprimé, l’état du document devient Retiré. Pour plus de détails, voir État Retiré.

Colonnes des documents commandés

Colonnes des documents commandés - Tableau

Champ	Description
Budget/Poste	La liste du haut est pour les budgets (si plus d'un budget est actif). La liste du milieu est pour le poste budgétaire auquel le coût du document sera imputé : Fenêtre du poste budgétaire Colonne gauche Colonne du milieu Colonne droite Nom du poste Code du poste Poste parent Affecter plusieurs postes à un document Dans la liste Poste, cliquez sur Affecter plusieurs postes (dans le bas Dans Affecter plusieurs postes au document, sélectionnez Poste. Indiquez le pourcentage du coût du document qui sera payé par le poste budgétaire. (Assurez-vous que les pourcentages totalisent 100 %). Utilisez les boutons Ajouter () et Supprimer () pour ajouter ou effacer des postes budgétaires. Cliquez sur Enregistrer.
Champs personnalisés	Cliquez sur l'icône dans la colonne Champs personnalisés () pour modifier les champs personnalisés du document facturé.
Escompte (%)	Toute réduction appliquée au document (inscrire un pourcentage). Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois. Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Afficher dans WorldCat	Cochez la case pour que les documents commandés, mais non reçus, soient affichés dans WorldCat Local / WorldCat Discovery et permettre aux usagers de les réserver. Les documents seront affichés uniquement dans WorldCat Local / WorldCat Discovery lorsque vous aurez passé la commande.   Note. - Cette option est uniquement disponible pour les commandes d'achat. Cette option n'est pas disponible pour les documents ayant le Type de traitement Périodique.
Emplacement	La liste du haut permet de sélectionner la succursale (si applicable) La liste du bas permet de sélectionner l'emplacement sur les rayons à la succursale.  Note. - Les NFL pour les documents commandés seront mises à jour lorsque la succursale et/ou l'emplacement sur les rayons d'un document non reçu sont modifiés si vous avez coché la case Afficher dans WorldCat.
Type de matériel (entre Titre et Poste)	Le type de matériel est représenté par une icône. Placez le curseur de la souris sur l'icône pour voir la signification de l'icône.
Notes	Notes sur le document commandé. Cliquez sur le bouton Ajouter note () pour ajouter une nouvelle note. Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier note () pour ajouter ou modifier une note.
Quantité	Nombre de documents commandés.
Frais de service	Frais de service appliqués au document. Ces frais sont calculés en multipliant les frais de service par le nombre indiqué dans la colonne Qté. Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois. Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Expédition	Frais d'expédition appliqués au document. Ces frais sont calculés en multipliant les frais d'expédition par le nombre indiqué dans la colonne Qté. Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois. Voir Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs articles à la fois ci-dessus.
Taxe 1 (%)	Valeur en pourcentage entrée par l’utilisateur et indiquant la taxe 1 du document. La valeur est multipliée par le prix pour calculer le montant de la taxe.    Note. -   Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple). Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%). Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
Taxe 2 (%)	Valeur en pourcentage entrée par l’utilisateur et indiquant la taxe 2 du document. La valeur est multipliée par le prix pour calculer le montant de la taxe.    Note. -   Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple). Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%). Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
Montant de la taxe	Somme de la Taxe 1 (%) et de la Taxe 2 (%).
Titre (ISBN/ISSN)	Titre du document. Pour voir le titre complet, passez le curseur de la souris sur [...].
Total	Total de tous les prix, les frais de service et d'expédition, et les taxes moins les escomptes. Le total est mis à jour chaque fois que vous faites une modification. Ce champ peut être modifié en cliquant sur le total. Dans la boîte de dialogue Mettre à jour le total : Sélectionnez Utiliser un nouveau montant et inscrivez le nouveau montant. Cliquez sur Mettre à jour.  Note. - Si vous modifiez la devise du fournisseur, le Total général sera vraisemblablement différent du Total de l'établissement. La différence dépend du taux de change entre les deux devises : vous devez indiquer le taux de change lorsque vous modifiez la devise du fournisseur.
Prix unitaire	Prix du document.
No de doc du fournisseur	L'identifiant unique du fournisseur pour chaque article d'une commande. Cet identifiant n'est pas utilisé par tous les fournisseurs.