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Assistance OCLC

Voir et modifier une commande

Comment trouver et modifier des commandes ouvertes et passées dans Acquisitions WorldShare.

Vous pouvez chercher et modifier des commandes ouvertes ou passées (soumises).

Chercher des commandes et des ententes existantes

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
  2. Cliquez sur Chercher pour voir toutes les commandes.
    Ou
    Dans la liste déroulante, sélectionnez un index de recherche et inscrivez le ou les termes de recherche dans la boîte. Cliquez sur Chercher.
    • Les résultats sont triés par titre.
    • Pour modifier ce tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
    • Vous pouvez filtrer les commandes et les ententes en utilisant les filtres dans le haut de l'écran.
  3. Cliquez sur le Nom de commande ou le Numéro de commande pour voir ou modifier une commande ou une entente.

Modifier des commandes ou des ententes

Vous pouvez modifier les informations des champs ci-dessous des commandes et des ententes ouvertes ou passées.

Champ Description
Numéro de compte Ajoutez le numéro de compte si applicable. Suivez les pratiques locales. Vous pouvez ajouter des numéros de compte sous Fournisseurs.

 Note.- Si vous modifiez le fournisseur et qu'un numéro de compte est sélectionné dans la commande, le numéro de compte sera supprimé et vous devrez réinscrire le numéro de compte.

Devise Devise (monnaie) utilisée par le fournisseur. Si la devise utilisée par la bibliothèque est différente, ce champ devient modifiable pour permettre l'entrée du taux de change. Cliquez sur Utiliser le taux courant pour remplir le champ Taux de change avec le taux de change courant (actuel).  

 Note. - Lorsque vous mettez à jour le taux de change, la commande est automatiquement enregistrée : le montant engagé pour chaque document commandé est donc recalculé.

Notes Ajoutez une note sur la commande s'il y a lieu.
Nom de commande Nom de la commande.
No de commande Numéro assigné par le système lorsque la commande a été créée.

 Note. - Ce champ n’est pas modifiable.

Type de commande Le type de commande sélectionné lors de la création de la commande.

 Notes. 

  • Vous pouvez modifier le type de commande pour une entente.
  • Vous ne pouvez pas modifier le type de commande pour une commande.
  • Pour plus de détails, voir Types de commande.
type de commande Description
Entente fournisseur Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé. La bibliothèque a le droit de retourner les documents qu'elle ne veut pas.
Commande globale Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé.
Entente ADD (Acquisitions dictées par les demandes) Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'achat de matériel en ligne basé sur l'utilisation des usagers.
Liste de dons Liste de documents reçus (gratuitement ou moyennant des frais minimes) d'une personne ou d'un organisme.
Liste de dépôt légal Liste de documents reçus dans le cadre d'un arrangement avec une entité gouvernementale pour la conservation de certaines ou de toutes ses publications.
Commande permanente Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents faisant partie d'une collection ou d'une publication précise.
Adresse de livraison Sélectionnez une succursale dans la liste déroulante.
Type de livraison Sélectionnez un type de livraison dans la liste déroulante (STD Standard, EX Express, ND Jour suivant, ou OTH Autre).
Gestion des taxes

Sélectionnez une méthode pour le calcul des taxes.

 Note. - Lorsque vous modifiez la méthode utilisée pour Gestion des taxes, la commande est automatiquement enregistrée : le montant des taxes pour chaque document commandé est donc recalculé.

méthode de calcul de taxe Description
Taxer le coût du document Calcule le montant de la taxe en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix.
Taxer les coûts du document, de l'expédition et du service Calcule le montant des taxes en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix, les frais d'expédition et de service.
Inclure les taxes dans les coûts Calcule le montant des taxes en les considérant comme comprises dans le prix, les frais d'expédition et de service.
Fournisseur Nom du fournisseur. Si le fournisseur utilise une devise différente de celle utilisée par la bibliothèque, le champ Devise (à droite de la boîte Commentaire) devient modifiable pour permettre l'entrée du taux de change.

 Notes. 
  • Si vous remplacez le fournisseur par un fournisseur qui utilise une devise différente, la boîte de dialogue Mettre à jour le fournisseur sera présentée. Vous devrez indiquer si vous voulez conserver votre devise actuelle ou utiliser celle du fournisseur. 
  • Si vous modifiez le fournisseur et qu'un numéro de compte est sélectionné dans la commande, le numéro de compte sera supprimé et vous devrez réinscrire le numéro de compte.
No de commande fournisseur Ajouter le numéro de commande du fournisseur si vous le connaissez. Suivez les pratiques locales.

 Note.- Si vous modifiez le fournisseur et qu'un numéro de compte est sélectionné dans la commande, le numéro de compte sera supprimé et vous devrez réinscrire le numéro de compte.

Supprimer une commande

 Mise en garde - Si vous supprimez une commande, vous ne pourrez pas annuler cette action.

Vous pouvez supprimer une commande en autant que tous les exemplaires des documents dans la commande répondent aux critères suivants :

  • État de réception : Non reçu ou Non suivi
  • État de la commande = Commandée, En commande, Annulée ou Annulation demandée
  • État de l'achat = Non facturé
  • État de renouvellement = Non renouvelé

 Note. - Si l'indicateur En commande indique Oui pour un document de la commande, la NDL en commande sera également supprimée pour le document.

Pour supprimer une commande :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Commandes.
  2. Ouvrez la commande que vous voulez supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer la commande. Si la commande ne répond pas aux critères énumérés ci-dessus, l'un des messages suivants apparaît :
    Impossible de supprimer la commande.
    • Le document a été reçu, retourné ou retiré.
    • Le document a été facturé.
    • Le document a été renouvelé.
  3. Dans la boîte de dialogue Supprimer la commande, cliquez sur Supprimer. Un message de confirmation apparaît et la commande est supprimée.