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Assistance OCLC

Voir et modifier une commande

Vous pouvez chercher vos commandes existantes et les modifier.

Chercher des commandes et des ententes existantes

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
  2. Cliquez sur Commandes. Toutes les commandes et ententes sont affichées.
    • Les résultats sont triés par titre.
    • Pour modifier ce tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
    • Filter orders and plans by using the filters at the top of the page.
  3. Cliquez sur le Nom de commande ou le Numéro de commande pour voir ou modifier une commande ou une entente.

Modifier des commandes ou des ententes existantes

Vous pouvez modifier les champs ci-dessous dans les commandes et les ententes.

Champs des commandes - Tableau
Champ Description Modifiable?
No de compte Ajoutez le numéro de compte si applicable. Suivez les pratiques locales. Vous pouvez ajouter des numéros de compte sous Fournisseurs.

 Note.- Si vous modifiez le fournisseur et qu'un numéro de compte est sélectionné dans la commande, le numéro de compte sera supprimé et vous devrez réinscrire le numéro de compte.

Commandes et ententes
Devise Devise (monnaie) utilisée par le fournisseur. Si la devise utilisée par la bibliothèque est différente, ce champ devient modifiable pour permettre l'entrée du taux de change. Commandes
Nom de commande Nom de la commande. Commandes et ententes
No de commande Numéro assigné par le système lorsque la commande a été créée.

Non

Type de commande

Vous pouvez modifier le Type de commande d'une entente :

Type de commande Description
Entente fournisseur Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé. La bibliothèque a le droit de retourner les documents qu'elle ne veut pas.
Commande globale Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé.
Entente ADD (Acquisitions dictées par les demandes) Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'achat de matériel en ligne basé sur l'utilisation des usagers.
Liste de dons Liste de documents reçus (gratuitement ou moyennant des frais minimes) d'une personne ou d'un organisme.
Liste de dépôt légal Liste de documents reçus dans le cadre d'un arrangement avec une entité gouvernementale pour la conservation de certaines ou de toutes ses publications.
Commande permanente Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents faisant partie d'une collection ou d'une publication précise.
Ententes
Fournisseur Nom du fournisseur. Si le fournisseur utilise une devise différente de celle utilisée par la bibliothèque, le champ Devise (à droite de la boîte Commentaire) devient modifiable pour permettre l'entrée du taux de change.

 Note.- Si vous modifiez le fournisseur et qu'un numéro de compte est sélectionné dans la commande, le numéro de compte sera supprimé et vous devrez réinscrire le numéro de compte.

Commandes
No de commande fournisseur Ajouter le numéro de commande du fournisseur si vous le connaissez. Suivez les pratiques locales.

 Note.- Si vous modifiez le fournisseur et qu'un numéro de compte est sélectionné dans la commande, le numéro de compte sera supprimé et vous devrez réinscrire le numéro de compte.

Commandes et ententes

Modifier les informations sur les documents d'une commande

  1. Vous pouvez modifier les informations sur un document à deux endroits :
    1. Écran Commande
      1. Cochez la case des documents que vous voulez modifier. Pour sélectionner tous les documents, cochez la case dans le haut du tableau, à gauche.
    2. Écran contenant les détails sur le document
      Champs modifiables uniquement disponibles dans cet écran :
      • Type d'acquisition
      • No de document
      • Type de traitement
      • Demandeur
      • Début / Fin / Période (périodiques)
  2. Faites les modifications requises. Le système conserve un total cumulatif dans la colonne Total.
    Répartir une commande entre plusieurs postes budgétaires
      Note. - Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.

    Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par montant

    1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
    2. Cliquez sur le Nom de commande ou le Numéro de commande pour voir une commande.
    3. Dans la colonne Budget/poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes. La fenêtre Affectation de budgets et de postes est présentée.
       Note. - Vous pouvez également répartir une commande entre plusieurs postes dans l'écran Factures.
    4. Pour Affecter par, sélectionnez Montant.
    5. Ajoutez des postes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter).
    6. Inscrivez le montant pour chaque poste ajouté dans le champ Montant. La somme des montants des postes doit être le prix total du document. Le prix total du document (Montant) et le Montant non affecté sont affichés dans le haut de la fenêtre Affectation de budgets et de postes.
    7. (Facultatif). Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
    8. Cliquez sur Enregistrer.

    Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par pourcentage

    1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
    2. Cliquez sur le Nom de commande ou le Numéro de commande pour voir la commande.
    3. Dans la colonne Budget/poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes. La fenêtre Affectation de budgets et de postes est présentée.
       Note. - Vous pouvez également répartir une commande entre plusieurs postes dans l'écran Factures.
    4. Pour Affecter par, sélectionnez Montant.
    5. Ajoutez des postes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter).
    6. Inscrivez le pourcentagepour chaque poste ajouté dans le champ Pourcentage. La somme des pourcentages doit être 100 %. 
    7. (Facultatif). Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
    8. Cliquez sur Enregistrer.
    Sélectionner des postes de différentes périodes budgétaires pour un document
     Note.– 
    • Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.
    • Vous pouvez toujours sélectionner la période budgétaire en cours ou la prochaine période budgétaire si vous l'avez activée pour utilisation. Pour activer un budget, ouvrez le prochain budget sélectionné et cochez Peut être utilisé.
    1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
    2. Cliquez sur le Nom de commande ou le Numéro de commande pour voir la commande.
    3. Dans la colonne Budget/poste, cliquez sur Affecter plusieurs budgets/postes. La fenêtre Affectation de budgets et de postes est présentée.
       Note. - Vous pouvez également répartir une facture entre plusieurs postes dans l'écran Documents commandés.
    4. Pour Affecter par, sélectionnez Pourcentage.
    5. Ajoutez des périodes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter).
    6. Sélectionnez une période budgétaire pour chaque rangée ajoutée dans chaque liste déroulante de la colonne Budget.
    7. Cliquez sur Enregistrer.
    Inclure la taxe sur les frais de service et l'expédition pour la commande complète
    Pour rendre les frais de service et l'expédition taxables (en plus du coût du document), cochez la case dans le bas de l'écran.
    Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour plusieurs documents à la fois.
    1. Cochez la case des documents auxquels vous voulez appliquer la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition.
    2. Cliquez sur les boutons dans haut du tableau (Taxe, Escompte, Frais de service et Expédition) pour ouvrir les fenêtres et effectuer des modifications. Vos modifications seront appliquées à tous les documents sélectionnés (case cochée).
    Les autres modifications doivent être effectuées une à la fois.
  3. Lorsque vous avez terminé, choisissez le type et l'adresse d'expédition, et passez la commande.
Champs modifiables des documents d'une commande
champ Description

Type d'acquisition

(Écran contenant les détails sur le document uniquement)

Unique - Commande unique.

Abonnement - Un abonnement à un titre qui est publié de façon continue (pas de date de fin de publication), mais qui est habituellement acheté sur une base ponctuelle. L'acheteur doit habituellement renouveler l'abonnement lorsque celui-ci arrive à échéance. 

Esc. (%) (escompte)

Toute réduction appliquée au document (inscrire un pourcentage).

Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois.

Afficher le document dans WorldCat Local Cochez la case pour que les documents commandés, mais non reçus, soient affichés dans WorldCat Local / WorldCat Discovery et permettre aux usagers de les réserver. Les documents seront affichés uniquement dans WorldCat Local / WorldCat Discovery lorsque vous aurez passé la commande. 

 Note. - Cette option n'est pas disponible pour les documents ayant le Type de traitement Périodique.

Poste
  • La liste du haut est pour les budgets (si plus d'un budget est actif).
  • La liste du milieu est pour le poste budgétaire auquel le coût du document sera imputé :
    colonne gauche colonne du milieu Colonne droite
    Nom du poste Code du poste Poste parent
  • Les postes budgétaires avec un solde de zéro ou moins sont affichés en rouge.
  • Dans les commandes ouvertes, lorsqu'un poste budgétaire est sélectionné, vous pouvez passer le pointeur de la souris sur le nom du poste pour voir les montants budgété, engagé, dépensé et restant.
ISBN ou ISSN Sélectionnez le numéro ISBN ou ISSN dans la liste sous le titre du document. Le numéro que vous choisissez sera envoyé au fournisseur lorsque vous passerez la commande.
Emplacement

La liste du haut permet de sélectionner la succursale (si applicable)

La liste du bas permet de sélectionner l'emplacement sur les rayons à la succursale.

Type de matériel

(entre Titre et Poste)

Le type de matériel du document est représenté par une icône. Placez le curseur de la souris sur l'icône pour voir la signification de l'icône.
Note (dernière colonne à droite)

Notes sur le document commandé.

  • Cliquez sur le bouton Ajouter note (Bouton Ajouter note) pour ajouter une nouvelle note.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note) pour ajouter ou modifier une note.

No de document 

(Écran contenant les détails sur le document uniquement)

Identifiant généré par le système.

Type de traitement

(Écran contenant les détails sur le document uniquement)

type de traitement Description
Produit électronique Un document électronique (non physique). Peut être un document unique ou en plusieurs parties. Peut être publié en parties indéfiniment.
Monographie Monographies ayant un seul code-barres.
Périodique Publications en séries imprimées et monographies en plusieurs parties ayant plusieurs codes-barres.
Qté (quantité) Nombre de documents commandés.

Renouvellements

(Pour les périodiques, dans l'écran contenant les détails sur le document uniquement)

L'onglet Renouvellements affiche l'historique de l'abonnement (le nombre de fois que le document a été renouvelé et le montant du paiement pour chaque période d'abonnement).
Demandeur (Écran contenant les détails sur le document uniquement) La personne qui a demandé le document.
Frais serv. (frais de service)

Frais de service appliqués au document. Ces frais sont calculés en multipliant les frais de service par le nombre indiqué dans la colonne Qté.

  • Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois.
Expédition

Frais d'expédition appliqués au document. Ces frais sont calculés en multipliant les frais d'expédition par le nombre indiqué dans la colonne Qté.

  • Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois.

Début / Fin / Période

(Pour les périodiques, dans l'écran contenant les détails sur le document uniquement)

Dates du début et de la fin de la période d'abonnement.

  • Début : cliquez sur l'icône du calendrier pour sélectionner la date à laquelle l'abonnement doit commencer.
  • Fin : la date pour la fin de l'abonnement est automatiquement inscrite pour correspondre à la période d'abonnement. Cliquez sur l'icône du calendrier pour sélectionner une date de fin personnalisée. La période sera mise à jour pour refléter la date sélectionnée.
  • Période : sélectionnez une période d'abonnement dans la liste.
Taxe (%)

Toute taxe applicable au document (inscrite en pourcentage).

  • Pour taxer les frais de service et l'expédition, cochez la case Inclure la taxe sur les frais de service et l'expédition pour la commande complète dans le bas de l'écran (à gauche).
  • Ce champ peut être modifié pour plusieurs documents à la fois.
Titre Titre du document. Pour voir le titre complet, passez le curseur de la souris sur l'icône 'Infos'.
Total Total de tous les prix, les frais de service et d'expédition, et les taxes moins les escomptes. Le total est mis à jour chaque fois que vous faites une modification. 

 Note.— Si vous modifiez la devise du fournisseur, le Total général sera vraisemblablement différent du Total de l'établissement. La différence dépend du taux de change entre les deux devises : vous devez indiquer le taux de change lorsque vous modifiez la devise du fournisseur.

Prix unitaire Prix du document.

No d'article du fournisseur

(numéro)

L'identifiant unique du fournisseur pour chaque article d'une commande. Cet identifiant n'est pas utilisé par tous les fournisseurs.