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Importer des données de facturation d'un fichier EDIFACT

Comment importer des données de facturation d'un fichier EDIFACT dans Acquisitions WorldShare.

 Note. - Vous pouvez automatiser la récupération et l'importation de fichiers. Voir Automatiser la récupération et l'importation de fichiers.

Vous pouvez importer des données de facturation dans le format EDIFACT. Avant d'importer des données de facturation, vous devez configurer l'importation avec votre fournisseur. Cela peut inclure l'envoi d'informations importantes sur les champs EDIFACT qui sont pris en charge. 

Informations de base sur l'importation de données de facturation

Les tableaux ci-dessous répertorient les informations qui devraient être incluses dans les fichiers de données que vous recevez de votre fournisseur. Pour pouvoir importer des fichiers de données dans Acquisitions WorldShare, vous et votre fournisseur devez d'abord configurer les fichiers de données Vous pouvez transmettre les informations de cette rubrique à votre fournisseur pour savoir s'il peut vous fournir les données des champs répertoriés.

Données de facturation EDIFACT

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de facturation que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Bien que la première colonne contienne les champs de Acquisitions WorldShare, les champs sont listés dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le fichier EDIFACT.

Données de facturation EDIFACT - Tableau
Élément dans Acquisitions Champ EDIFACT Description Exemple
Numéro de facture BGM

Cet élément est requis et utilisé avec la Date de la facture pour établir une correspondance avec une facture existante ou, si aucune facture n'est trouvée, pour créer une nouvelle facture.

380 (facture) et 38A (facture pour ententes) sont les seuls types de factures acceptés.

9 (originale) et 43 (copie) sont les seules fonctions de facture acceptées.

Valide

BGM+380+inv122+43'

 

Non valide

BGM+381+inv521488'

BGM+380+inv665887+46'

Date de la facture DTM

Cet élément est optionnel mais recommandé. Il est utilisé avec le Numéro de facture pour établir une correspondance avec une facture existante ou, si aucune facture n'est trouvée, pour créer une nouvelle facture. La date de la facture doit avoir le format suivant AAAAMMJJ.

Si ce champ n'est pas présent, la date du jour sera utilisée comme Date de la facture.

137 (date du message) est le seul type accepté.

Valide

DTM+137:20131029:102'

 

Non valide

DTM+131:20130911:102'

DTM+137:2013-09-11:102'

Devise CUX

Cet élément est optionnel mais recommandé. Si la devise est fournie, elle doit correspondre à un code de trois lettres ISO 4217. Si elle n'est pas fournie, le système utilisera la devise par défaut du fournisseur.

2 (devise de référence) est le seul type accepté.

Valide

CUX+2:EUR:4'

CUX+2:USD:4'

 

Non valide

CUX+2:EUR:10'

Réductions, frais de services et d'expédition au niveau de la facture. ALC (partie de l'en-tête)

Cet élément est optionnel.

Il doit s'agir d'une valeur monétaire qui doit être inscrite dans l'en-tête (header) de la facture EDIFACT et non dans le résumé (summary).

Dans le cas d'une indemnité, le montant est négatif et inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de crédit.

Dans le cas de frais, le montant est inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de débit. La description de l'élément est déterminée par le code de service spécial.

Valide

ALC+C++++BJ::28'

QTY+47:22'

MOA+8:140'

 

Non valide

ALC+C++++BJ::28'

QTY+47:22'

PCD+3:12.5:13'

Taxes au niveau de la facture TAX (partie de l'en-tête)

Cet élément est optionnel.

Il doit s'agir d'une valeur monétaire qui doit être inscrite dans l'en-tête (header) de la facture EDIFACT et non dans le résumé (summary).

Le montant est inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de débit.

Valide

TAX+7++++++'

MOA+124:10.5'

 

Non valide

TAX+7+VAT+++:::17.5+S'

Quantité QTY

Cet élément est requis. La quantité doit être égale à la quantité d'exemplaires non facturés du document en commande.

47 (quantité) est le seul type accepté.

Valide

QTY+47:1'

QTY+47:3'

 

Non valide

QTY+1:1'

Prix unitaire PRI

Cet élément est optionnel mais recommandé. Si le prix n'est pas fourni, le prix du document en commande est utilisé.

AAA (prix net), AAB (prix brut), et AAF (prix) sont les seuls types acceptés.

Si des prix de types différents sont fournis, le prix de type AAF sera utilisé en premier, puis celui de type AAA, puis celui de type AAB.

Si le prix de type AAA est utilisé, les frais de service, d'expédition et les réductions au niveau de la facture ne seront pas traités.

Si le prix de type AAF est utilisé, les frais de service, d'expédition, les réductions et les taxes au niveau de la facture ne seront pas traités.

Si le prix de type AAB est utilisé, les frais de service, d'expédition, les réductions et les taxes au niveau de la facture seront traités.

Valide

PRI+AAB:57

PRI+AAA:46.74

PRI+AAF:11.65'

 

Non valide

PRI+AAE:11.65'

Identifiant de référence du document (pour correspondance) RFF

Cet élément est requis et utilisé pour établir la correspondance avec un document en commande existant. Il doit être de type SLI ou LI.

Pour le type SLI, la correspondance sera établie avec le No de document du fournisseur qui est un identifiant fourni par le fournisseur pour l'article dans la commande. (Ce numéro peut être entré manuellement dans le système ou importé en utilisant la zone 981 $z du fichier MARC.)

Pour le type LI, la correspondance sera établie avec le Numéro de document en commande qui est un identifiant généré par le système pour pour l'article dans la commande.

Valide

RFF+LI:PO-2014-1-1'

RFF+SLI:99954978355'

 

Non valide

RFF+SNA:954872665'

RFF+LBO:887458932'

Taxes au niveau de l'article TAX (partie des détails)

Cet élément est optionnel.

Seules les valeurs en pourcentage sont acceptées.

 Note.–

  • Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comportant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple).
  • Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%).
  • Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.

Valide

TAX+7++++:::17.5+S'

 

Non valide

TAX+7+VAT+++::::+S'

MOA+56:10.5'

Réductions, frais de services et d'expédition au niveau de l'article. ALC (partie des détails)

Cet élément est optionnel.

Seules les valeurs en pourcentage sont acceptées pour les réductions et les indemnités et doivent être inscrites dans l'élément PCD.

Seules les valeurs monétaires sont acceptées pour les frais de service et d'expédition.

C'est le code de service spécial qui détermine les frais de service ou le coût d'expédition sont des frais.

Valide

ALC+C++++BJ::28'

MOA+8:140'

ALC+A++++DI'

PCD+3:10'

 

Non valide

ALC+A++++DI'

MOA+8:140'

Notes sur l'importation de données de facturation

  • Vous pouvez importer uniquement les frais de service au niveau de la facture ou au niveau du document, ou les deux.
    • Les frais de service au niveau du document seront incluent avec le document commandé.
    • Les frais de service au niveau de la facture vont créer un document non bibliographique pour ces frais.
  • Pour importer des frais de service au niveau du document, vous devez utiliser un prix de type AAB. (Voir le tableau ci-dessus.)
  • Les frais de service au niveau du document sont importés par unité. Par conséquent, les frais de service seront multipliés par la quantité d'unités pour le calcul des frais de service totaux pour le document. Cela pourrait générer un montant plus élevé que prévu pour les frais de service si la quantité est supérieure à un.
  • Les taxes au niveau du document peuvent uniquement être importées sous forme de pourcentage, pas sous forme de montant.

Instructions pour importer des données de facturation (EDIFACT)

Charger un fichier de données de facturation (EDIFACT)

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs.
  2. Cherchez le fournisseur pour lequel vous importez les données.
  3. Dans la liste de fournisseurs, cliquez sur le Nom du fournisseur.
  4. Dans le dossier du fournisseur, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
  5. Cliquez sur Charger un fichier.
  6. Dans la fenêtre Importer données, dans la liste déroulante Type, cliquez sur Importer données de facturation (EDIFACT).
  7. Cliquez sur Choisir fichier. Localisez le fichier sur votre ordinateur puis cliquez sur Ouvrir.
  8. Dans la liste déroulante Gestion des taxes, sélectionnez une méthode pour le calcul des taxes.
    1. Taxer le coût du document - Calcule le montant de la taxe en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix.
    2. Taxer les coûts du document, de l'expédition et du service - Calcule le montant des taxes en multipliant le pourcentage de la taxe par le prix, les frais d'expédition et de service.
    3. Inclure les taxes dans les coûts - Calcule le montant des taxes en les considérant comme comprises dans le prix, les frais d'expédition et de service.
  9. Cliquez sur Charger.
  10. Le système confirme que votre fichier a été chargé.
  11. Cliquez sur Annuler ou sur le x dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour fermer la fenêtre Importer données.
  12. Si vous importez également un fichier de données de rangement MARC, suivez les instructions sous Importer des données de facturation/rangement d'un fichier MARC.

Réviser la facture et les documents facturés

Le fichier que vous avez chargé apparaît dans le journal des activités (tableau). Si vous ne voyez pas le fichier, cliquez sur le bouton Actualiser (Bouton Actualiser) dans le haut du tableau. Après avoir chargé le fichier, vous recevrez un courriel contenant les détails sur l'importation de ce fichier.

  1. Le système crée une facture pour vous, basée sur les données que vous avez importées.
  2. La colonne Détails contient un lien vers la facture créée par suite du chargement. Dans la colonne Détails de votre importation de facture, cliquez sur Facture: lien. La facture sera présentée avec les documents déjà ajoutés.
    • Les champs pour les quantités de documents, les escomptes, les frais de service et les postes budgétaires seront remplis s'ils étaient inclus dans les données de facturation du fichier.
    • Vous recevrez également un avis par courriel indiquant l'état de l'importation et de chaque document. Vous pouvez également consulter le texte de ce courriel dans la colonne Détails du journal des activités (tableau).
  3. Pour payer la facture, allez à Payer une facture.

Erreurs fréquentes

Ce tableau fournit des exemples d'erreurs fréquentes. Cette liste n'est pas exhaustive.

Erreur Description prévention
La quantité d'exemplaires facturés dans le fichier ne correspond pas à la quantité d'exemplaires non facturés. La quantité d'exemplaires commandés dans WorldShare ne correspond pas à la quantité du document facturé dans le fichier EDIFACT. Confirmer que le la quantité pour votre document commandé dans WorldShare correspond à la quantité dans votre fichier EDIFACT et que vous n’avez pas déjà facturé un ou plusieurs exemplaires du document.
Le No de document du fournisseur correspond à plus d'un document commandé dans des abonnements différents. Un document existant, avec un ID de commande du fournisseur dans le champ No de document du fournisseur, a été commandé de nouveau plutôt que d'être renouvelé. La nouvelle commande entraîne une valeur en double pour le No de document du fournisseur. Trouvez les documents et supprimer le No de document du fournisseur pour tous les documents qui ne sont pas actuels.

À l'avenir, renouvelez le document plutôt que de le commander de nouveau.
Le No de document du fournisseur fourni dans RFF+SLI ne correspondait pas à un document commandé existant. L'ID de commande du fournisseur pour le document ne figure pas dans le champ No de document du fournisseur.

Ou

Le document n'a pas été commandé.
Trouvez le document, ajoutez le No de document du fournisseur et rechargez le fichier.