FAQ sur la mise à jour simplifiée des localisations

Général

Qu'est-ce qu'une mise à jour simplifiée des localisations et pourquoi est-ce important?

Ce nouveau programme d'OCLC vous offre un moyen rapide et facile de mettre à jour les localisations (fonds) de votre bibliothèque dans WorldCat®. Les localisations à jour garantissent une représentation précise des collections de votre bibliothèque dans les services OCLC, tels que FirstSearch®, WorldCat Discovery, le PEB WorldShare® et Connexion®. Les localisations à jour de WorldCat garantissent également que les internautes peuvent trouver des documents dans les collections de bibliothèques sur WorldCat.org™ et grâce à nos partenariats avec des sites Web populaires tels que Google Books, Wikipedia et Goodreads.

Vous pouvez soumettre une demande pour une mise à jour gratuite en utilisant le formulaire oc.lc/holdings-request. La soumission de ce formulaire ne vous engage pas à poursuivre le projet. Nous vous contacterons avec plus d'informations sur la façon de procéder.

Regardez une vidéo

Demander un projet de mise à jour simplifiée de vos localisations

Durée : 4:02

Cette vidéo décrit le projet de mise à jour rationalisée des localisations WorldCat d'OCLC et explique comment demander ce projet pour votre bibliothèque.

 

Ce processus mettra-t-il à jour les notices pour les ressources électroniques de ma bibliothèque en plus de nos documents imprimés?

Ce processus mettra à jour les localisations WorldCat pour tous les titres que vous gérez dans votre catalogue local. Si votre catalogue local comprend des ressources électroniques et que vous envoyez des notices pour celles-ci dans les données que vous nous fournissez, les fonds de ces documents électroniques seront mis à jour dans WorldCat.

Nous vous suggérons également d'enregistrer vos ressources électroniques dans la base de connaissances WorldCat pour consigner les informations sur le fournisseur de contenu et l'étendue de la couverture du contenu. Si votre bibliothèque conserve ces fonds via la base de connaissances WorldCat, nous les mettrons à jour sans avoir besoin de les inclure dans vos fichiers.

Ma bibliothèque peut-elle utiliser ce processus rationalisé si elle n'a pas encore configuré de collection de synchronisation de données WorldCat dans Gestion des collections WorldShare?

Oui. Ce processus de mise à jour des fonds inclut tout ce dont vous avez besoin pour une mise à jour rapide et gratuite des localisations WorldCat de votre bibliothèque.

Combien de temps faut-il pour mettre à jour les localisations WorldCat de ma bibliothèque après avoir soumis une demande de projet?

Les délais peuvent varier. Nous vous tiendrons donc informés de l'avancement du projet de votre bibliothèque après réception de votre demande. Une fois que nous vous avons fourni les instructions pour envoyer vos données, nous vous demandons de les envoyer dans un délai de deux semaines ou, si cela n'est pas possible, d'indiquer à votre spécialiste de données OCLC quand vous pourrez envoyer les données. Une fois que vous avez envoyé les données et que nous avons commencé le traitement, nous pouvons vous demander de vérifier les rapports que nous fournissons à certains moments du processus. Le temps que vous prendrez pour vérifier et répondre à nos demandes aura un impact sur la durée totale de ce projet. Plus vite vous répondrez, plus vite nous pourront mettre à jour vos localisations dans WorldCat.

Qu'est-ce qui n'est pas inclus dans le processus simplifié que ma bibliothèque recevrait dans le cadre du projet de réclamation payant d'OCLC?

Le service de réclamation payant d'OCLC est un service personnalisé qui comprend une consultation approfondie avec les experts en mise à jour des fonds d'OCLC pour résoudre les problèmes liés aux notices qui ne sont pas mises à jour via nos processus automatisés. Il inclut également la possibilité d'enrichir les notices WorldCat. Le processus simplifié (gratuit) définit uniquement une localisation et supprime les localisations pour les documents que vous n'avez plus dans votre collection.

Que sont les données bibliographiques locales (DBL)?

Les données bibliographiques locales (DBL) vous permettent d'ajouter des informations bibliographiques locales spécifiques aux notices des titres détenus par votre établissement. Les autres établissements ne verront pas ces données dans les notices WorldCat et vos usagers ne verront que les DBL de votre établissement. Pour plus de détails, voir À propos des Données bibliographiques locales.

Ma bibliothèque peut-elle effectuer une mise à jour simplifiée des localisations à l'aide de nos données BIBFRAME?

Pour la mise à jour simplifiée des localisations, nous traitons uniquement des données MARC 21 ou des données de clés de recherche numériques. Nous ne pouvons pas traiter les données BIBFRAME dans le cadre de ce projet pour le moment.

Configuration de la livraison des notices WorldCat pour prendre en charge les mises à jour locales

Comment puis-je m'assurer de recevoir les notices pour mon activité de synchronisation de données?

Votre analyste de synchronisation de données assigné vous guidera à travers les options disponibles et configurera les paramètres selon vos besoins. Veuillez noter que tous les rapports et fichiers de notices sont conservés pendant 90 jours.

J'ai entretenu les localisations WorldCat, mais je n'ai pas de XREF ni de fichier de notices pour mettre à jour mes notices locales. Que puis-je faire?

En tant qu'abonné au catalogage, vous pouvez demander un ensemble complet de notices représentant vos localisations WorldCat par le biais d'une Collection de requête.  Une Collection de requête nécessite une recherche par commande pour identifier les notices à récupérer, et la recherche pour garantir la livraison de tous vos fonds est la suivante :  li:[symbole]

Comment puis-je m'assurer que mon NSL (numéro de système local) figure dans les notices générées par la synchronisation des données et les collections de requêtes?

Pour recevoir les notices WorldCat, vous devez configurer les paramètres pour la livraison des notices MARC sous Paramètres de l'établissement dans Gestion des collections. Portez une attention particulière aux points suivants :

• Sous l'onglet Personnaliser les notices de la section Notices MARC, vous devez ajouter une zone et l'associer à la valeur « NSL (numéro de système local).
  Note.- Vous ne pouvez pas utiliser la zone 001, car elle est réservée pour l'OCN (numéro OCLC). Il est recommandé d'utiliser une zone locale, par exemple 999 $a.
• Dans la section Personnaliser les données locales, assurez-vous que la case « Inclure mes données bibliographiques locales » est cochée, que l'option 'Intégrées à mes notices bibliographiques' est sélectionnée dans la liste déroulante, et que votre symbole est indiqué dans la boîte en-dessous.
• Sous l'onglet Livraison des notices, sélectionnez votre format de notices et la fréquence de livraison.l

Facteurs à considérer pour les groupes

Devons-nous effectuer cette mise à jour simplifiée de localisations en tant que groupe avec un profil unique qui englobent plusieurs symboles OCLC, ou en tant que profils distincts pour chaque bibliothèque individuelle (symbole OCLC) au sein du groupe?

Nous pouvons gérer des groupes de tout type. Le choix vous appartient donc et dépend si vous pouvez fournir ou non des informations sur les fonds dans vos notices bibliographiques. Si vous nous envoyez un seul flux de données pour votre groupe, il doit contenir des identifiants pour chaque bibliothèque individuelle qui a besoin que les localisations soient associées/réinitialisées pour chaque notice dans le ou les fichiers. Ces identifiants seront « convertis » en symboles OCLC pour le traitement. Votre spécialiste de données OCLC travaillera avec vous pour créer le tableau de conversion. Nous aurons également besoin du symbole OCLC de votre groupe. Si vous n’avez pas de symbole OCLC de groupe, nous travaillerons avec vous pour en créer un pour votre groupe. Lorsque vous aurez commandé votre projet de mise à jour simplifiée des localisations, un analyste de données organisera une réunion virtuelle avec vous pour vous expliquer ce qui est requis et pour vous aider à déterminer si ce service est approprié pour votre groupe.

L’un des avantages de procéder en groupe est que vous n’aurez pas de doublons de notices qui vous seront envoyés à la fin du projet.

Nous aimerions procéder en tant que groupe, mais certaines de nos bibliothèques ne souhaitent pas participer. Pouvons-nous quand même envoyer un seul ensemble de fichiers?  

Nous pouvons travailler avec vous sur le tableau de conversion qui détermine quelles bibliothèques sont incluses et ont des fonds configurés. Si des bibliothèques ne souhaitent pas être incluses, nous pouvons les exclure du tableau. 

Facteurs à considérer pour les bibliothèques qui utilisent Alma

Comment dois-je exporter mes notices bibliographiques depuis Alma?  

Utilisez le profil « Publish bibliographic record (Data Sync) to OCLC ». Ce profil exporte les notices bibliographiques MARC. Nous pouvons vous fournir des instructions plus détaillées sur demande.  

De quelles informations avez-vous besoin si j'extrais mes données d'une Network Zone d'Alma?  

Vous pourrez peut-être extraire des notices de la Network Zone pour couvrir toutes les bibliothèques de votre groupe si vous pouvez intégrer les informations sur les fonds (généralement dans la zone 852 de la Institution Zone) dans les notices bibliographiques exportées. Nous utilisons les informations sur les fonds ainsi qu'un tableau de conversion pour déterminer quelle bibliothèque (symbole OCLC) ajouter pour les fonds. 

De quelles informations avez-vous besoin si j'extrais mes données d'une Institution Zone d'Alma?  

Chaque bibliothèque de votre groupe peut configurer sa propre collection pour mise à jour simplifiée des localisations à partir de sa Institution Zone, si nécessaire. Tant que les informations sur les fonds sont exportées dans les notices bibliographiques, nous pouvons configurer une seule collection de groupe pour le traitement des notices de toutes les bibliothèques avec un symbole OCLC de groupe. Consultez la rubrique Publishing to OCLC d'Ex Libris qui explique comment inclure des informations intégrés sur les fonds, publier des fonds imprimés, et plus. 

Facteurs à considérer pour les bibliothèques qui utilisent CatExpress

Ce processus sera-t-il comptabilisé dans notre budget total de notices pour CatExpress?

Oui, les notices résultantes d'une mise à jour simplifiée des localisations seront comptabilisés dans le budget total pour les notices dans CatExpress.

Préparation et envoi des données

Avez-vous besoin de notre catalogue intégral de notices MARC complètes ou simplement les numéros de contrôle OCLC dont nous disposons?

Pour cette mise à jour simplifiée des localisations, nous avons besoins de votre base de données de notices MARC complète. S'il y a des notices que vous ne souhaitez pas rendre visibles, vous pouvez les laisser de côté. Si votre ensemble complet de notices comporte des numéros de contrôle OCLC, veuillez nous indiquer si nous devons établir uniquement la correspondance avec le numéro de contrôle OCLC. Par défaut, nous allons configurer les localisations pour les correspondances complètes.

Nos notices doivent-elles être contenues dans un seul fichier zip ou dans plusieurs fichiers séparés lorsque nous envoyons nos collections?

Nous avons besoin de plusieurs fichiers de notices (moins de 100 000 notices par fichier) pour garantir que les notices soient correctement ingérées. Veuillez ne pas compresser vos fichiers (zip). 

Avez-vous besoin de nos fichiers de la base de connaissances WorldCat que nous entretenons par le biais de Gestion des collections WorldShare?

Nous actualiserons vos fonds dans la base de connaissances WorldCat dans le cadre de ce processus, vous n'avez donc pas besoin d'envoyer ces fichiers.

Pourrons-nous encore ajouter ou supprimer des fonds lorsque nous aurons commencé cette mise à jour?  

Une fois que vous nous avez envoyé vos données, nous vous demandons de ne pas supprimer de localisations WorldCat jusqu'à ce que le processus soit terminé, généralement environ deux semaines. Il est possible d'ajouter des fonds en tout temps. 

Que faire si je ne parviens pas à préparer mes fichiers en deux semaines? 

Nous préférons que vous respectiez le plus possible le calendrier de deux semaines. Veuillez nous informer de tout retard potentiel et nous configurerons votre projet afin qu'il soit prêt lorsque vous enverrez les fichiers. Veuillez également fournir une date de livraison révisée afin que nos spécialistes de la base de données puissent revoir le délai. 

Processus de mise en correspondance

Comment mes notices sont-elles mises en correspondance avec les notices de WorldCat?  

Les détails sur le processus de mise en correspondance, y compris les points de correspondance, sont décrits dans la rubrique « Correspondance avec les notices dans WorldCat ».  

Puis-je limiter les points de correspondance, par exemple en mettant en correspondance uniquement les numéros OCLC? 

Oui, nous pouvons mettre uniquement en correspondance les numéros OCLC, si telle est votre préférence.

Puis-je consulter les notices qui ne correspondent pas dans WorldCat avant qu'elles ne soient mises à jour?  

Pour le projet de mise à jour simplifiée, la possibilité d'ajouter des notices qui ne correspondent pas est activée ou non. Si vous choisissez d'autoriser l'ajout de notices à WorldCat, les seules notices qui ne seront PAS ajoutées seront celles qui ne réussissent pas passer le contrôle de validation. Ces notices ayant échoué seront disponibles après le traitement dans un rapport qui répertorie le ou les contrôles de validation ayant échoué. 

Mise à jour votre catalogue local avec les numéros OCLC pour faciliter la découverte de vos collections

J'ai des localisations définies dans WorldCat. Que dois-je faire pour améliorer les liens de WorldCat vers mon catalogue local?

Si vous avez actualisé vos fonds par le biais d'une mise à jour simplifiée des localisations, d'une récente collection bibliographique pour une réclamation ou de mises à jour récurrentes des localisations, vous deviez faire tout votre possible pour effectuer les opérations suivantes :

• Mettez à jour vos notices locales avec le numéro OCLC WorldCat attribué (OCN).
• Indexez les OCN dans votre SIGB local et assurez-vous que les notices peuvent être récupérées avec l'OCN attribué.
• Configurez les liens WorldCat vers votre catalogue local.
• Assurez-vous que le dossier du WorldCat Registry pour votre profil de bibliothèque est correctement configuré.

Où pouvons-nous trouver les OCN attribués à nos fonds?

Toute activité de synchronisation de données générera un rapport de renvois aux notices (XREF), un tableau de votre numéro de système local (NSL) et les OCN attribués correspondants.  Il est également possible de demander à ce que les notices que vous soumettez au traitement de synchronisation des données soient retournées avec l'OCN inséré dans la zone 035 $a avec le préfixe « (OCoLC) » dans le rapport My Library Records (Own Record Return).

Les abonnés au catalogage peuvent également demander la livraison des notices WorldCat. Si vous souhaitez utiliser les notices WorldCat pour la mise en correspondance et la mise à jour de vos notices locales, vous devez vous assurer que Gestion des collections WorldShare est configuré pour inclure votre NSL dans la notice résultante.

Comment pouvons-nous mettre à jour nos notices locales avec les numéros OCLC?

OCLC ne peut pas fournir d'assistance directe pour les mises à jour de SIGB local, mais voici quelques suggestions sur la façon d'étudier et d'effectuer les mises à jour de vos notices locales :

• Utilisez les notices WorldCat générées qui incluent votre NSL comme point de correspondance pour vos notices locales c'est-à-dire un rapport XREF ou un fichier des notices générées).
• La plupart des systèmes modernes prennent en charge la correspondance des notices et la fusion sélective. Consultez la documentation et le service d'assistance de votre fournisseur pour de l'aide.
• Les membres d’OCLC conservent des fonds dans WorldCat depuis les années 1960. Il existe une richesse de connaissances et d’expérience au sein des communautés d’utilisateurs du catalogage et des SIGB qui peuvent vous aider.
• En tant que membre d'OCLC, vous avez également accès au Community Center d'OCLC où vous pourrez trouver des informations.

Où dois-je stocker l'OCN dans mes notices locales?

La réponse simple est où vous le souhaitez, à condition que l'OCN attribué soit indexé et pris en charge par un index de recherche dans votre système de découverte qui permet la récupération de votre notice locale via une recherche de l'OCN.  Une zone/un index dédié serait idéal pour garantir une correspondance exacte.  L'indexation des zones et la configuration de la découverte pour votre SIGB local ne sont pas des aspects pour lesquels OCLC peut vous aider. Veuillez consulter la documentation de votre SIGB, votre service à la clientèle ou votre groupe d'utilisateurs si vous avez besoin d'aide.

Mise à jour du dossier de votre bibliothèque dans le WorldCat Registry pour prendre en charge l'intégration de WorldCat

Comment configurer les liens vers le système de découverte de ma bibliothèque?

Vous trouverez des conseils sur la configuration de nombreux SIGB dans la rubrique Configurez les liens vers votre catalogue en ligne.

J'ai effectuer toutes les configurations, mais ma bibliothèque n'apparaît toujours pas dans les résultats de recherche par localisation. Pourquoi?

Assurez-vous que l'emplacement de votre bibliothèque et ses coordonnées cartographiques sont configurés dans votre dossier du WorldCat Registry. Si les coordonnées cartographiques ne sont pas configurées, l'emplacement de votre bibliothèque ne peut pas être déterminé.

Je ne sais pas comment accéder à mon dossier WorldShare/Configuration des services/WorldCat Registry.

Votre service local d'assistance technique peut vous fournir l'accès aux systèmes et services décrits dans cette FAQ. Vous aurez besoin de l'accès à Gestion des collections WorldShare, à Configuration des services et au WorldCat Registry.

À quoi s'attendre après la mise à jour

M'enverrez-vous des rapports après la mise à jour? 

Les rapports seront disponibles pendant 90 jours à compter de la date de chargement. Vous pouvez récupérer les rapports et les notices aux emplacements suivants :

• Statistiques d’utilisation OCLC
  • Rapports Bibliographic and Holdings Processing Summary
  • Rapports LBD Processing Summary
• Mes fichiers (sous l'onglet Métadonnées WorldShare)
• sFTP (xfer/metacoll/reports)

Des informations détaillées sur Mes fichiers et les rapports sFTP sont disponibles dans la rubrique « Rapports sous Mes fichiers pour les collections bibliographiques ou de suppressions de localisations WorldCat ». 

Sur demande, nous pouvons également envoyer un rapport de numérisation/suppression des localisations/fonds.

Que dois-je faire avec mes fichiers de notices et/ou mes rapports?

• Veuillez récupérer vos rapports et fichiers de post-traitement dans les 90 jours avant leur expiration.
• Utilisez les rapports de post-traitement (c'est-à-dire le rapport Bibliographic Cross Reference) ou le fichier de notices MARC pour insérer le numéro de contrôle OCLC (OCN) dans les notices de votre système local. Avoir l'OCN dans vos notices est le meilleur moyen d'améliorer votre expérience avec tous les autres services fournis par OCLC, et la recherche Google.
• Si vous souhaitez ajouter des ISBN comme point d'accès supplémentaire, vous devrez commander la livraison de notices OCLC MARC, puis utiliser tous les ISBN trouvés dans ces notices pour mettre à jour les notices dans votre système local.

N'oubliez pas de remplir notre court sondage sur la satisfaction client : Streamlined Holdings Update.

Puis-je continuer à envoyer une mise à jour complète régulièrement? 

Il est important que vous entreteniez vos localisations dans WorldCat à l'avenir, soit avec une collection de synchronisation de données WorldCat, soit via des notices individuelles dans Connexion ou dans Gestion des notices WorldShare. Ceci est particulièrement important pour les documents nouveaux, mis à jour et supprimés de votre catalogue, afin que les usagers bénéficient de la meilleure expérience de découverte.

Des informations sur la mise à jour des localisations dans WorldCat sont disponibles sur le site de documentation d'OCLC. Si vous avez besoin d’aide avec l’un de ces outils, l’équipe d’assistance technique d'OCLC (support@oclc.org) peut vous aider.