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Assistance OCLC

Répondre aux demandes

Comment répondre accepter ou refuser des demandes de prêt, ou imposer des conditions, répondre aux demandes de renouvellement, et rappeler des documents le Prêt entre bibliothèques WorldShare.

Accepter une demande de prêt

Pour accepter une demande de prêt :

 Note. - Pour éviter que d'autres bibliothèques prêteuses répondent à la demande, répondez Oui à la demande avant d'expédier le document.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, sous Demandes de prêt, cliquez sur Pouvez-vous fournir le document?.
    •  Note: Request queues where batch processing is available include a batch icon (batch_icon.png) in the left navigation.
  2. Dans l'écran Pouvez-vous fournir le document?, cliquez sur l'ID ou le titre de la demande pour l'afficher.
  3. Dans la demande, vérifiez les informations de la section Détails sur la demande.
  4. Dans la liste Appliquer données fixes en haut de l'écran, sélectionnez vos données fixes pour les prêts.
    •  Remarque : Lorsque des données fixes différentes sont appliquées à une demande, les champs sont brièvement surlignés en vert pour indiquer les changements. Les données du champ du bordereau de données fixes remplaceront toujours la valeur affichée dans la demande
  5. Vérifiez les informations dans la section Informations sur l'emprunt.
    •  Note: Click the information icon (information_icon. png) next to the Borrower's symbol to view their profile in the Policies Directory.
  6. Vérifiez les informations dans la section Informations sur le prêt.
  7. Dans la section Détails sur la demande, vérifiez la date d'échéance.
  8. Facultatif. Entrez un ID local. L'ID local peut être un identifiant local (par exemple, une cote ou un code-barres).
  9. En haut de l'écran, cliquez sur Enregistrer.
  10. (Facultatif) Sélectionnez les options d'impression. Pour plus de détails, voir Impression.
  11. Pour accepter la demande, cliquez sur Oui.

     Note. - Si vous avez indiqué des frais de PEB ou IFM pour le document que vous prêté, vous recevrez une alerte si vos frais sont supérieurs au coût maximal défini par l'emprunteur. Si vous cliquez sur Mettre à jour sur l'alerte pour poursuivre et modifiez l'état pour Expédié, vous acceptez les conditions de l'emprunteur, notamment son coût maximal et son mode de paiement. Si vous cliquez sur Annuler, vous avez la possibilité de refuser la demande ou de mettre des conditions.

Un message de confirmation est affiché et la demande apparaît sous Demandes de prêt > Documents fournis > Expédié/En transit.

 

Accepter une demande de copie

Pour accepter une demande de copie :

  1. On the left navigation, under Lending Requests, click Can You Supply? Note: Request queues where batch processing is available include an icon (batch_icon.png) in the left navigation.
  2. Dans l'écran Pouvez-vous fournir le document?, cliquez sur l'ID ou le titre de la demande pour l'afficher.
  3. Dans la demande, vérifiez les informations de la section Détails sur la demande.
  4. Dans la liste Appliquer données fixes en haut de l'écran, sélectionnez vos données fixes pour les prêts. 

    Note.- Lorsque des données fixes différentes sont appliquées à une demande, les champs sont brièvement surlignés en vert pour indiquer les changements. Les données du champ du bordereau de données fixes remplaceront toujours la valeur affichée dans la demande.
     
  5. (Facultatif) Si vous pouvez fournir une copie électronique de l'article, utilisez le lien OCLC Article Exchange pour charger une copie pour la partager avec l'emprunteur. 

    Note. - Vous êtes automatiquement connecté à Article Exchange.
     
    1. Cliquez sur OCLC Article Exchange (sous URL).
    2. Repérez le fichier sur votre ordinateur.
    3. Cliquez sur Ouvrir
       Note. - Pour obtenir une liste des formats de fichier acceptés par OCLC Article Exchange, consultez la rubrique Article Exchange, Exigences techniques.
    4. Cliquez sur Déposer fichier. Les zones URL et Mot de passe sont remplies avec l'URL et le mot de passe du document, respectivement. Un bouton d'aperçu apparaît également. Cliquez sur Aperçu pour prévisualiser le document chargé avant d'envoyer le document à l'emprunteur.
    5. Lorsque le fichier est récupéré pour la première fois, il reste disponible sur le site pendant 30 jours. Après 30 jours, le fichier est supprimé. Un fichier peut être récupéré jusqu'à 5 fois avec la même combinaison d'URL et de mot de passe. Les fichiers qui ne sont pas récupérés sont supprimés après 30 jours.
       Note. - Pour plus de détails, voir Fonctionnement d'Article Exchange.
  6. Vérifiez les informations de livraison dans la section Informations sur l'emprunt.
  7. Vérifiez les informations dans la section Informations sur le prêt.
  8. Facultatif. Sélectionnez Imprimer des étiquettes d'expédition et/ou Imprimer des banderoles de livres/autocollants pour créer des étiquettes que vous pouvez imprimer plus tard, ou cliquez sur Imprimer maintenant pour imprimer une copie de la demande immédiatement. 

    Note. - Si vous utilisez Article Exchange, aucune étiquette d'expédition ou banderole de livres/autocollant ne sont nécessaires. Consultez la rubrique Impression pour plus d'informations.
  9. Cliquez sur Oui pour accepter la demande.
  10. (Facultatif) Si vous avez indiqué des frais de PEB ou IFM pour le document que vous prêtez, vous recevrez une alerte si vos frais IFM sont supérieurs au coût maximal défini par l'emprunteur, ou si ce dernier n'a pas sélectionné le paiement IFM. Si vous cliquez sur Mettre à jour pour poursuivre et modifiez l'état pour Expédié, vous acceptez les conditions de l'emprunteur, notamment son coût maximal et son mode de paiement. Si vous cliquez sur Annuler, vous avez la possibilité de refuser ou de mettre des conditions à la demande.
  11. Un message de confirmation s'affiche et la demande apparaît sous Demandes de prêt > Documents fournis > Expédié/En transit.

 

Refuser des demandes en tant que prêteur

Si vous avez reçu une demande de prêt et ne pouvez pas fournir le document à l'emprunteur, suivez les instructions ci-dessous pour refuser la demande.

Pour refuser une demande :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, sous Demandes de prêt, cliquez sur Pouvez-vous fournir le document?.
  2. Dans l'écran Pouvez-vous fournir le document?, cliquez sur l'ID ou le titre de la demande pour l'afficher.
  3. Dans la demande, vérifiez les informations de la section Détails sur la demande.
  4. Vérifiez les informations dans la section Informations sur l'emprunt.
  5. Pour refuser la demande, cliquez sur Non.
  6. Facultatif. Cliquez sur la flèche du bas pour sélectionner une raison de refus.
    Raisons de refus
    Raison du refus Quand utiliser Actions de suivi recommandées
    Utilisé/Prêté Votre bibliothèque possède le document, mais celui-ci est prêté ou actuellement utilisé et n'est pas disponible pour le PEB.  
    Manque volume/numéro Utiliser pour les demandes d'articles.  Votre bibliothèque a accès au titre demandé, mais vous ne détenez pas le volume ou le numéro demandé. Assurez-vous que les informations sur vos fonds locaux ou vos fonds dans la base de connaissances reflètent correctement vos fonds de publications électroniques et imprimées.
    Ne possède pas Votre bibliothèque ne possède pas le document demandé. Supprimez les fonds de votre bibliothèque dans la notice OCLC pour ne pas recevoir de nouvelles demandes pour ce document.
    Prêt interdit Votre bibliothèque possède le document, mais celui-ci ne circule pas en dehors de la bibliothèque.  Par exemple, un document de référence ou faisant partie d'une collection spéciale.  

    Créez une redirection de NFL pour ne pas recevoir de nouvelles demandes pour ce document. 

    Pas sur les rayons/Manquant Votre bibliothèque possède le document, mais il est actuellement perdu ou manquant.  
    Problème lié aux politiques Votre bibliothèque possède le document, mais votre politiques ne vous permettent pas de le prêter par via le PEB.

    Envisagez de créer une Politique de redirection si vous ne prêtez aucun document de ce type. 

    Document trop nouveau pour être prêté Votre bibliothèque possède le document mais ne le prêtera pas via le PEB en raison de sa nouveauté dans votre collection.

    Configurez une Politique de redirection basée sur l'âge du matériel.

    • Cette politique sur l'âge du matériel sera basée sur la date de publication, et non sur la date à laquelle vous avez ajouté le document à votre collection.  
    • Pour plus de détails, voir Gestion des politiques.
    À la réserve Votre bibliothèque possède le document, mais il n'est pas disponible pour le PEB parce qu'il se trouve dans à la réserve de cours ou qu'il est limité à un usage local.  
    Embargo de l'éditeur Votre bibliothèque a accès à la revue/collection, mais vous ne pouvez pas fournir l'article demandé parce que votre abonnement ne comprend pas l'année la pus récente, les derniers 18 mois, etc., en raison d'un embargo.  
    Pas autorisé à prêter Votre bibliothèque a accès au document, mais les conditions de votre licence avec l'éditeur ou le fournisseur ne vous permettent pas de le prêté via le PEB. 

    Si votre bibliothèque utilise la base de connaissances OCLC ou le service Gestion des licences WorldShare, vous pouvez indiquer que vous ne prêtez pas le matériel de cette collection via le PEB. 

    En commande Le document demandé est en commande et n'est pas encore disponible à la bibliothèque.  
    Volume/numéro pas encore disponible Votre bibliothèque est abonnée au titre, mais n'a pas encore reçu le volume ou le numéro demandé.  
    Coût supérieur à la limite Le coût maximum de l'emprunteur est inférieur à ce que vous factureriez pour ce type de demande. Configurez une Politique de redirection pour toutes les demandes dont le coût maximum de l'emprunteur est inférieur à votre tarif habituel.
    Non trouvé comme cité La citation du document demandé contient peut-être des erreurs car vous ne trouvez pas le document en vous basant sur les informations de la citation. Au lieu de répondre « Non » pour cette raison, vous pouvez envoyer une réponse conditionnelle pour donner à l'emprunteur la possibilité de corriger la citation avant de l'envoyer à d'autres prêteurs, ou de vous renvoyer la citation avec la ou les corrections effectuées.
    Hors site Votre bibliothèque possède le document, mais celui-ci n'est pas accessible actuellement.  Il peut être entreposé hors site et vous ne pouvez pas le récupérer et l'expédier à l'emprunteur dans les jours prévus pour répondre à la demande.  
    Traitement technique

    Votre bibliothèque possède le document, mais celui-ci est en traitement.  

    • Cette situation peut se produire dans le cas des nouvelles acquisitions ou pour le matériel endommagé qui doit être remis en état.
     
    Mauvais état Votre bibliothèque possède le document, mais il ne peut pas être expédié en raison de son état est trop fragile.   

    Ajoutez une redirection de NFL pour ce document pour ne pas recevoir de nouvelles demandes pour ce document. 

    Services de livraison demandés non offerts

    La bibliothèque emprunteuse a demandé un mode d'expédition que votre bibliothèque n'utilise pas.

    • Exemple : vous envoyez tous les documents par USPS et la bibliothèque emprunteuse a demandé à utiliser FedEx ou une autre méthode qui n'est pas prise en charge par votre établissement.
     
    Délai de livraison préféré impossible La bibliothèque emprunteuse a demandé un envoi urgent, ou la date limite pour l'expédition du document ne peut pas être respectée avec vos modes d'expédition habituels.  
    À la reliure

    Votre bibliothèque possède le document, mais n'est pas disponible car il est à la reliure. 

    • Exemple : une demande pour un article de périodique alors que les numéros de la dernière année sont à la reliure.
     
    Prépaiement requis Votre bibliothèque exige le paiement des frais de prêt, d'expédition, de copie ou de traitement avant de fournir le matériel demandé.  
  7. Un message de confirmation est présenté et la demande est transférée au prochain prêteur dans la chaîne de prêteurs.

Real-time availability

Real-time availability enables the system to automatically respond No to lending requests that have an OPAC status of unavailable. This allows the requests to move through the lender string more quickly. 

Lending requests for items that are not available will not appear in your request queue. Requests that the system has automatically said No to will use the reason for no of No - System checked availability.

 Notes: 

  • S'applique aux demandes de Prêt.
  • Si l'état du document dans le catalogue est autre que «Non disponible », ou si l'état ne peut pas être déterminé, la e statut OPAC ne peut être retourné, le Raison du refus automatique ne sera pas appliquée).
  • La raison Non - Disponibilité vérifiée par le système ne peut pas être sélectionnée manuellement, mais elle apparaîtra dans les Statistiques d'utilisation d'OCLC, dans Conception de rapports WorldShare et dans l'Historique de la demande.
    • Les emprunteurs verront cette Raison du refus si la demande est envoyée à une bibliothèque qui utilise le PEB WorldShare ou Tipasa, et qui utilise la fonctionnalité de disponibilité mais que l'état du document n'est pas disponible.

Does my library have Real-time availability?

WMS libraries and libraries that subscribe to WorldCat Discovery Premium are configured for Real-time availability.

For all other institutions, contact oclcresourcesharing@oclc.org for information about setting up this feature.

Poser des conditions à une demande

Si vous avez reçu une demande, mais avez besoin de plus de renseignements pour déterminer si vous pouvez l'accepter, vous pouvez poser des conditions.

Pour poser des conditions à une demande :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, sous Demandes de prêt, cliquez sur Pouvez-vous fournir le document?.
  2. Dans l'écran Pouvez-vous fournir le document?, cliquez sur l'ID ou le titre de la demande pour l'afficher.
  3. Dans la demande, vérifiez les informations de la section Détails sur la demande.
  4. Dans la section Informations sur l'emprunt, vérifiez les informations sur la livraison et le paiement.
  5. Pour poser des conditions à la demande, cliquez sur Conditionnelle.
  6. Facultatif. Cliquez sur la flèche du bas pour sélectionner une raison pour les conditions.
  7. Dans la fenêtre Envoyer une réponse conditionnelle, saisissez toute information supplémentaire qui pourrait être utile à l'emprunteur, si nécessaire.
  8. Cliquez sur Envoyer réponse.
  9. Un message de confirmation apparaît et la demande est retournée à la bibliothèque emprunteuse. Si les conditions sont acceptées, la demande apparaît dans le menu de navigation de gauche sous Demandes de prêt > Conditions Pouvez-vous fournir le document? acceptées.

Répondre à une demande de renouvellement

Pour répondre à une demande de renouvellement :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, sous Demandes de prêt, cliquez sur Renouvellement demandé.
  2. Dans l'écran Renouvellement demandé, cliquez sur l'ID ou le titre de la demande pour l'afficher.
  3. Dans la demande, vérifiez les informations de la section Détails sur la demande. Vérifiez la Date d'échéance et la Date de renouvellement demandées par l'emprunteur (si applicable).
  4. Si vous acceptez de renouveler le prêt, modifiez la Date d'échéance conformément à la nouvelle date d'échéance que vous souhaitez accorder.
  5. Cliquez sur une action :
    • Accepter renouvellement pour accepter de renouveler le prêt.
    • Refuser renouvellement pour refuser de renouveler le prêt.
    • Rappeler document pour demander à ce que le document vous soit retourné.
  6. Un message de confirmation apparaît et la demande est visible dans le menu de navigation de gauche sous  Doc reçu/utilisé.

Rappeler un document

Si votre bibliothèque a envoyé un document à un emprunteur, mais qu'elle a besoin de récupérer le document avant la date d'échéance, ou si l'emprunteur a demandé un renouvellement mais que votre bibliothèque a besoin du document immédiatement, vous pouvez rappeler le document. L'emprunteur doit retourner le document immédiatement, peu importe la date d'échéance.

Pour rappeler un document

  1. Dans le menu de navigation de gauche, sous Demandes de prêt, cliquez sur Doc reçu/utilisé (si le rappel concerne un document faisant l'objet d'une demande de renouvellement, cliquez sur Renouvellement demandé).
  2. Dans l'écran Doc reçu/utilisé (ou Renouvellement demandé), cliquez sur l'ID ou le titre de la demande pour l'afficher.
  3. Dans la demande, vérifiez les informations de la section Détails sur la demande.
  4. Cliquez sur le bouton Rappeler document en haut de la demande pour demander le retour du document.