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Assistance OCLC

Créer et modifier des demandes

Comment créer une demande à partir d'un bordereau vide en utilisant Recherche de documents, et à partir d'une demande existante, et comment modifier les demandes et créer des demandes pour un club de lecture dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare.

 

Créer des demandes (en utilisant un bordereau vierge)

Vous pouvez chercher des documents dans la section recherche de documents et créer des demandes en utilisant le bouton Créer demande. Lorsque vous cliquez sur Créer une demande, un bordereau est ouvert.

Pour créer une demande :

  1. Inscrivez les détails de la demande dans les champs fournis.
  2. Facultatif. Pour plus de détails sur l'ouvrage, chercher le titre en utilisant les liens « Chercher Google Scholar », « Chercher dans Google Books » ou « Chercher dans Google » dans la droite du bordereau.
  3. Optional. Enter a PMID and use the magnifying glass to retrieve citation information from PubMed. If the citation information is correct, select Apply and Save to apply the PubMed citation information to the request.
  4. Choisissez le Type de demande et le Format du document.
  5. Inscrivez une date pour le champ Requis avant.
  6. Appliquez votre bordereau de données fixes.
  7. Indiquez une Chaîne de prêteurs.
  8. Cliquez sur Envoyer demande. Un message de confirmation est affiché et la demande apparaît sous Demandes d'emprunt > Nouvelles demandes à réviser.
  9. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'emprunt. La liste des catégories d'emprunt est déployée.
  10. Cliquez sur Nouvelles demandes à réviser.
  11. Cliquez sur l'ID de la nouvelle demande.
  12. Dans l'écran de la demande, cliquez sur Envoyer demande. Un message de confirmation sera présenté.
  13. Dans le coin supérieur droit de l'écran, cliquez sur le lien Demande suivante ou sur le X pour retourner à la liste de demandes. Votre demande est envoyée au prêteur.

Créer des demandes d'emprunt en utilisant Recherche de documents

Vous pouvez chercher des documents et créer des demandes sous Recherche de documents.

Chercher des documents

Pour trouver des documents et créer des demandes :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Recherche de documents. Lorsque vous ouvrez l'onglet Recherche de documents, la section Recherche avancée est présentée. Consultez la rubrique Recherche avancée pour plus de détails sur les options de cet écran.
  2. Pour faire une recherche de base, sélectionnez l'endroit où chercher, et le type de recherche qui doit être effectué, dans les listes déroulantes sous l'onglet Recherche de documents. 
  3. Inscrivez vos termes de recherche dans la boîte à cet effet.
  4. Cliquez sur Chercher.  Les résultats sont affichés avec les options pour l'affichage des fonds. Lorsque vous cliquez sur Chercher, la section Recherche avancée est réduite (haut de l'écran). Cliquez sur  Recherche avancée pour ouvrir ou réduire cette section.
  5. Dans les résultats de recherche, les options suivantes peuvent être disponibles :
    1. Hover your cursor over the information icon (info_icon.png) next to the title to see brief bibliographic data.
    2. Cliquez sur le lien Voir maintenant (si disponible) pour voir la ressource : la ressource sera ouverte dans une nouvelle fenêtre.
    3. Cliquez sur Chercher versions avec même titre et même auteur s'il y a lieu : une nouvelle recherche, basée sur le titre et l'auteur, sera lancée.
    4. Pour soumettre une nouvelle demande, cliquez sur Créer demande. Le bordereau de demande est présenté.

      Créer des demandes à partir des résultats de recherche

  6. Pour afficher les fonds, choisissez l'une des options suivantes :
    1. Fonds de état/provinceFonds régionaux ou Tous les fonds.

       Note.- Les fonds régionaux comprennent tous les fonds des États (américains) contigus.

    2. To display holdings from a  Custom Holdings Path or Profiled Group, select that option from the Filter by drop-down list. Click Go to see results based on the selected filters.

      Afficher les fonds

  7. Utilisez l'écran des fonds pour voir les informations sur le document demandé ainsi que les informations sur les prêteurs disponibles. Pour plus de détails, voir Écran des fonds. Cliquez sur Oui dans la colonne Prêteur pour ajouter le prêteur à votre chaîne de prêteurs. 
  8. Cliquez sur Créer une demande. Le bordereau de demande est présenté.
  9. En cliquant dans la liste déroulante Envoyer la demande, vous pouvez choisir Envoyer la demande ou, si vous avez configuré des automatisations, Envoyer à Automatisation. Envoyer à Automatisation vous permet de soumettre une demande sans sélectionner de prêteurs dans l'écran des fonds ou appliquer des données fixes, pourvu que votre automatisation est configurée pour produire la demande. Les demandes envoyées à l'automatisation sont disponibles dans la file Automatisation produite.
    • Si l'automatisation est configurée pour Créer chaîne de prêteurs (Build Lender String) ou Envoyer demande aux prêteurs (Send Request to Lenders), les prêteurs de chaque Groupe personnalisé de la File de groupes spécifiée pour l'automatisation seront triés par délai de traitement avant d'être ajoutés à la chaîne de prêteurs. Les demandes pour les publications en série imprimées excluront automatiquement les prêteurs qui ne détiennent pas l'année ou le volume demandé ou qui ont une politique de redirection déflexion au niveau du titre dans la zone 008 de la NFL pour le document. Pour plus de détails, voir Gestion automatisée des demandes.
  10. Appliquez votre bordereau de données fixes dans le bordereau de la demande en les sélectionnant dans la liste déroulante Appliquer données fixes. La valeur dans une champ du bordereau de données fixes remplacera toujours la valeur affichée dans la demande. Toutefois, les données préexistantes sur l'usager ne seront pas écrasées. Lorsque des données fixes différentes sont appliquées à une demande, les champs sont brièvement surlignés en vert pour indiquer les changements.
  11. Dans la demande, indiquez une date pour le champ Requis avant date (obligatoire).

    Créer une demande avec date Requis avant

  12. Sous Bibliothèque emprunteuse, le champ Adresse doit être rempli dans la section Expédition et dans la section Facturation.
  13. Sous Bibliothèques prêteuses, les politiques de prêt sont affichées pour les prêteurs que vous avez sélectionnés dans l'écran des fonds. Pour ajouter des prêteurs, inscrivez le symbole d'établissement de jusqu'à 15 de vos prêteurs préférés dans le champ Chaîne de prêteurs. Séparez les symboles par une virgule.
  14. Facultatif. Entrez les informations requises dans la section Usager.
  15. Le cas échéant, des notes directes et l’historique du prêteur, y compris les raisons pour le refus, apparaîtront dans la section Historique de la demande après l'envoi de la demande.
  16. Cliquez sur Envoyer demande si la demande est prête. Un message de confirmation est affiché et la demande apparaît sous Demandes d'emprunt > Demandes produites > En attente de réponse. Si vous voulez enregistrer la demande pour la soumettre de nouveau ultérieurement, cliquez sur Enregistrer pour révision.

  17. Cliquez sur l' ID de la demande dans le message de confirmation pour chercher cette demande.

  18. La demande est affichée de nouveau.

Écran des fonds

Afficher les fonds

Afficher les fonds

Pour afficher les fonds, choisissez l'une des options suivantes :

  1. Cliquez sur Fonds de état/provinceFonds régionaux ou Tous les fonds.
    • Fonds de état/province - Fonds de votre province ou état affichés alphabétiquement par nom d'établissement.
    • Regional régionaux - Fonds des provinces ou états limitrophes de la/ du vôtre. Les étendues d'eau ne sont pas considérées pour déterminer les frontières. Votre province ou état est affiché en premier, suivi des autres provinces ou états, en ordre alphabétique.
    • Tous les fonds - Tous les fonds trouvés. Votre province ou état est affiché en premier, suivi des autres provinces ou états, en ordre alphabétique, et des pays.

       Note. - Une ligne sépare les fonds de chaque province ou état. Pour chaque province ou état répertorié, les fonds sont affichés alphabétiquement par nom d'établissement.

  2. Pour afficher les fonds d'une File de groupes, ou d'un Groupe profilé, sélectionnez l'option appropriée dans la liste déroulante Filtrer par. Cliquez sur OK pour appliquer les filtres aux résultats. Pour plus de détails, voir Filtrer les fonds  pour créer une chaîne de prêteurs.

Note. - Les filtres Année et Volume s'appliquent à la file de groupes ou au groupe profilé sélectionné lors de la création d'une demande de copie pour un article de périodique/revue.

Éléments de l'écran des fonds

Dans l'écran des fonds, plusieurs options sont offertes :

  • Hover your cursor over the information icon (information_icon. png) next to the title of the requested item to see brief bibliographic data.
  • Cliquez sur Oui dans la colonne Prêteur pour ajouter le prêteur à votre chaîne de prêteurs.
    • Lorsqu'un prêteur est ajouté à la chaîne de prêteurs, il n'est plus possible de cliquer sur Oui pour ce prêteur. Si le prêteur est supprimé dans la chaîne de prêteurs, vous pouvez de nouveau le sélectionner en cliquant sur Oui. Les prêteurs de votre chaîne de prêteurs sont conservés lorsque vous passez d'un type de fonds à l'autre (par exemple, des Fonds régionaux à Tous les fonds).
    • Oui est affiché si la bibliothèque est un prêteur. Dans le cas contraire, un tiret est affiché dans la colonne Prêteur.
  • Click the information icon (info_icon.png) next to the library’s name to go the OCLC Policies Directory and confirm a lender’s policies. The OCLC Policies Directory for the lender will open in a new window. 
  • Cliquez sur le nom d'une bibliothèque pour accéder à son catalogue en ligne. 
  • Regardez le nombre de jours pour répondre des prêteurs. La colonne Jours pour répondre indique le nombre de jours requis par la bibliothèque pour répondre à des demandes de prêt et de copie.
    • If an item is Held by your library, you will see the held_by_library_sm.png icon at the top of the Holdings screen, indicating that your library has a holding set on that item in WorldCat. You will also see this icon on the top of the Request work form. 
  • La colonne Localisation qui affiche les abréviations du pays et de l'État ou de la province du prêteur.
  • Le symbole OCLC de l'établissement est affiché dans la colonne Symbole.
  • La colonne Groupe se remplie lorsque vous filtrer par File de groupes afin d'afficher vos groupes personnalisés contenant un prêteur potentiel. 
  • The Cost column indicates what the library charges for copies and loans as entered in the the OCLC Policies Directory.
  • La colonne IFM indiquera Oui si la bibliothèque participe à la Gestion des frais IFM.
  • Regardez les informations sur les fonds des prêteurs dans la colonne Fonds. Ces données sont issues des notices de fonds locaux des bibliothèques prêteuses ou des fonds dans la base de connaissances. Si ces informations ont été fournies par la bibliothèque, le lien Fonds locaux disponibles sera affiché dans la colonne Fonds, ou les volumes et dates détenus par la bibliothèque.
    • Cliquez sur le texte dans la colonne pour voir des détails supplémentaires sur les fonds.
      • La fenêtre Fonds présentée indique la Collection et la Couverture pour le titre de la base de connaissances.
      • Les notices de fonds locaux contiendront des informations sur le format, l'emplacement et le document.
      • Les informations sur la couverture affichées dans les informations sur les fonds peuvent parfois provenir du champ d'information sur embargo (embargo_info_field) du fichier KBART dans la base de connaissances WorldCat. Pour plus de détails, voir Embargo et discontinuité de contenu.

          Note. - Les informations de la citation pour les demandes de copies seront affichées dans le haut de l'écran des fonds et resteront visibles lorsque vous vous déplacerez dans la liste de prêteurs potentiels. Comparez les informations sur les fonds de la colonne Fonds à celles de la citation de la demande de copie pour vous assurez que le prêteur possède le volume exact et peut remplir la demande.

 

Créer une demande en utilisant une demande existante

Vous pouvez une demande en utilisant une demande existante ayant l'un des états suivants :

  • Conditionnelle
  • Évaluation en cours
  • Conditions acceptées
  • Soumise
  • Doc non reçu
  • Complétée
  • Fermée: (n'importe quelle disposition)
  • Non remplie
  • Expirée

Pour créer une demande en utilisant une demande existante :

  1. Cliquez sur l'un des états listés ci-dessus, soit dans la page d'accueil du Prêt entre bibliothèques ou dans le menu de navigation de gauche. Une liste de demandes avec l'état indiqué est présentée.

     Note. - Les demandes avec l'état Soumise ou Évaluation en cours sont listées sous En attente de réponse et Automatisation produite.

  2. Cliquez sur l'ID de la demande que vous voulez utiliser pour créer une nouvelle demande. La demande détaillée est affichée.

  3. Cliquez sur le bouton Nouvelle dans le coin supérieur droit de l'écran. Un nouveau bordereau de demande est ouvert et celui-ci contient les informations de la demande originale.

  4. Modifiez les informations au besoin.

  5. Cliquez sur Enregistrer pour révision. Un message indiquant que la demande a été créée apparaîtra dans le haut de l'écran ainsi que l'ID de la demande en hyperlien.

Créer des demandes pour un club de lecture

Vous pouvez créer des demandes multiples pour un document en utilisant un seul écran. Cette fonctionnalité, qui permet de créer des demandes liées, est particulièrement utile pour les clubs de lecture.

Pour créer des demandes multiples pour un document :

  1. Trouvez le document pour lequel vous devez demander plusieurs exemplaires en utilisant la recherche de base, la recherche avancée ou la recherche experte.
  2. Dans l'écran des résultats, trouvez le document et cliquez sur Fonds de état/province, Fonds régionaux ou Tous les fonds pour ouvrir un écran de demande et voir les documents disponibles pour le groupe de fonds sélectionné. 
  3. Dans l'écran des fonds, ouvrez la liste sous Quantité et sélectionnez le nombre d'exemplaires requis. Le nombre de chaînes de prêteurs correspond au nombre d'exemplaires sélectionnés sous Quantité.
  4. Pour remplir les chaînes de préteurs, utilisez les procédures habituelles ou l'une des deux suggestions ci-dessous. Vous pouvez ajouter jusqu'à 15 symboles OCLC à chaque chaîne de prêteurs.
    1. Pour créer plusieurs demandes en utilisant les ententes de prêt établies avec d’autres bibliothèques, vous pouvez :
      1. entrer manuellement les chaînes de prêteurs en inscrivant les symboles des bibliothèques qui possèdent le document. Si vous souhaitez demander plusieurs documents à une bibliothèque, inscrivez son symbole de bibliothèque dans plusieurs chaînes de prêteurs; ou
      2. sélectionnez l'onglet de fonds (Tous les fonds, Fonds de état/province ou Fonds régionaux) des bibliothèques qui possèdent le document puis, dans la liste des bibliothèques, cliquez sur Oui (dans la colonne Prêteur) pour ajouter cette bibliothèque à une chaine de prêteurs.
    2. Pour utiliser des Files de groupes, cliquez sur l'onglet Tous les fonds .
      1. Sélectionnez la File de groupes que vous voulez utiliser pour la chaîne de prêteurs.
      2. Cliquez sur OK.
      3. Les symboles de la File de groupes sont répartis dans les chaînes de prêteurs, en commençant par le premier groupe de la File de groupes, jusqu'à ce que toutes les bibliothèques qui possèdent le document figurent dans une chaîne de prêteurs ou que toutes les chaînes de prêteurs contiennent le maximum de 15 prêteurs. Si vous n'avez pas configuré des Files de groupes, consultez la rubrique Files de groupes pour des détails.
        • Les Files de groupes avec des Groupes profilés peuvent être appliqués complètement uniquement via les automatisations configurées dans Gestion automatisée des demandes. Si une File de groupes a été appliquée manuellement, une mise en garde est affichée. Pour créer une chaîne de prêteurs partielle à partir de la File de groupes actuelle qui n'inclura pas les symboles du Groupe profilé, cliquez sur OK. Cliquez sur Annuler pour fermer cette fenêtre et acheminer manuellement cette demande à l'automatisation ou sélectionner une File de groupes différente.
  5. Cliquez sur Créer une demande. Le bordereau de demande est présenté.
  6. Ajoutez une note cette demande pour le club de lecture dans le champ Notes sur l'emprunt dans la section Bibliothèque emprunteuse. Cette note devrait contenir les informations suivantes :
    • Cette demande est pour un club de lecture.
    • Il y a une durée de prêt souhaitée (par exemple 30 jours).
    • Les prêteurs pourraient recevoir plus d'une demande pour ce document afin de pouvoir à la quantité requise.
    • Chaque exemplaire demandé devrait être traité comme une demande de PEB individuelle et non comme une demande en double.

    Si vous faites souvent des demandes multiples pour des clubs de lecture, vous pouvez configurer un bordereau de données fixes contenant ces informations afin d'éviter de devoir les entrer manuellement chaque fois. Consultez la rubrique Données fixes pour plus de détails.

  7. Dans le haut de l'écran, assurez-vous que la quantité de documents demandés est exacte que les chaînes de prêteurs contiennent au moins un prêteur. Cliquez sur Envoyer demande pour soumettre les demandes multiples. Un message de confirmation sera affiché dans le haut de l'écran.
  8. Cliquez sur File de demandes liées dans le message de confirmation pour réviser la demande. Vous pouvez également ouvrir la File de demandes liées sous Demandes d'emprunt > Demandes liées dans le menu de navigation de gauche.
  9. Pour voir l'état de vos demandes multiples, dans la File de demandes liées, cliquez sur l'onglet contenant le titre du document demandé : une liste contenant les demandes envoyées à chaque prêteur sera présentée, et l'état de chaque document sera affiché dans la colonne État.
  10. Cliquez sur un ID de demande pour ouvrir et voir la demande individuelle. À partir de l'écran de la demande individuelle, vous pouvez aller à la demande suivante ou précédente en utilisant les liens Demande précédente et Demande suivante dans le coin supérieur droit de l'écran.
  11. Lorsqu'un document arrive, trouvez la demande individuelle sous Demandes liées et cliquez sur Marquer comme reçu dans la demande individuelle pour le document reçu.

 

Modifier des demandes d'emprunt

Dans certains cas, il est possible de modifier des demandes après que celles-ci ont été soumises. Vous trouverez ci-dessous des situations où la modification des demandes est actuellement permise.

 Note. - Il est impossible de modifier les demandes fermées.

Nouvelles demandes à réviser

Pour modifier des notices bibliographiques via WorldCat :

  1. Allez sous Demandes d'emprunt > Nouvelles demandes à réviser.
  2. Cliquez sur l'ID de la demande pour ouvrir la demande.
  3. Cliquez sur la loupe à côté du champ Titre, du champ Auteur ou d'un champ de numéro normalisé pour chercher l'élément dans WorldCat.
  4. Click the item's title, then click Apply data on the bibliographic record. Alternatively, click a link to holdings, or use a Custom Holdings Path or Profiled group. Then click Update request on the Holdings screen.  A confirmation message appears and the request is updated.
    • Les Files de groupes avec des Groupes profilés peuvent être appliqués complètement uniquement via les automatisations configurées dans Gestion automatisée des demandes. Si une File de groupes a été appliquée manuellement, une mise en garde est affichée. Pour créer une chaîne de prêteurs partielle à partir de la File de groupes actuelle qui n'inclura pas les symboles du Groupe profilé, cliquez sur OK. Cliquez sur Annuler pour fermer cette fenêtre et acheminer manuellement cette demande à l'automatisation ou sélectionner une File de groupes différente.

Envoyer des demandes à Automatisation :

Si vous avez configuré des automatisations, vous pouvez envoyer des demandes via l'automatisation. Cette option est disponible pour toute demande d’emprunt qui n’a pas encore été soumise aux prêteurs.

  1. Allez sous Demandes d'emprunt > Nouvelles demandes à réviser.
  2. Cliquez sur l'ID de la demande pour ouvrir la demande.
  3. Cliquez sur la flèche du bouton Envoyer la demande et choisissez Envoyer à Automatisation dans la liste déroulante.Si la demande est produite avec une automatisation, elle apparaîtra dans la file Automatisation produite. Si elle n'est pas produite, elle restera dans la liste à réviser par le personnel. Vous pouvez vérifier l'Historique de la demande pour voir pourquoi cette demande n'a pas été produite, et l'envoyer de nouveau à l'automatisation s'il y a lieu.

Pour ajouter des prêteurs selon les fonds :

  1. Allez sous Demandes d'emprunt > Nouvelles demandes à réviser.
  2. Cliquez sur l'ID de la demande.
  3. Cliquez sur le lien Voir les fonds pour ouvrir l'écran des fonds.
  4. Cliquez sur Oui dans la colonne Prêteur pour ajouter un prêteur. Le prêteur est ajouté à votre Chaîne de prêteurs.
  5. Cliquez sur Mettre à jour demande.

Demandes produites

Vous pouvez modifier les Demandes produites, pour lesquelles les documents n'ont pas encore été expédiés par un prêteur, des files suivantes :

  • En attente de réponse
  • Automatisation produite
  • Conditionnelle