Améliorer les délais de traitement
Comment améliorer le délai de traitement des emprunts et des prêts de votre bibliothèque dans Tipasa.
Pour améliorer les délais de traitement, révisez le processus de PEB de votre établissement et envisagez d'utiliser les fonctionnalités de Traitement intelligent.
Pour obtenir de l'aide pour configurer votre service de PEB, contactez l'Assistance OCLC.
Actions pour les emprunts
- Configurez des automatismes de base dans Gestion automatisée des demandes pour que les demandes de vos usagers soient envoyées directement aux prêteurs et utilisent une Chaîne de prêteurs intelligente triée par délai de traitement des prêteurs.
- Passez en revue vos Groupes personnalisés et vos Files de groupes pour vous assurer que vous donnez la priorité aux meilleurs prêteurs pour vos demandes.
- Utilisez le rapport Resource Sharing Lender Reasons for No sur le site OCLC Usage Statistics pour identifier les prêteurs qui autorisent le vieillissement de vos demandes, et retirez-les de vos Groupes personnalisés.
- Utilisez le rapport Lender String sous Assessment Tools (en anglais) sur le site OCLC Usage Statistics pour identifier les prêteurs ayant un faible taux de réponses aux demandes ou un long délai de traitement, et retirez-les de vos Groupes personnalisés.
- Marquez rapidement les demandes reçues lorsqu'elles arrivent à votre bibliothèque.
- Pour les demandes de copie.
- Si votre bibliothèque utilise Tipasa, assurez-vous que vous avez configuré des Expéditeurs reconnus pour que les demandes soient automatiquement reçues par le système et envoyées aux usagers.
- Si votre bibliothèque utilise ILLiad, assurez-vous que vous avez configuré des Odyssey Trusted Senders pour que les demandes soient automatiquement reçues par le système et envoyées aux usagers.
- Si votre bibliothèque utilise le PEB WorldShare, activez l'Avis par courriel d'Article Exchange dans Configuration des services pour que le personnel reçoive instantanément un courriel lorsque les demandes de copie ont été remplies par voie électronique.
Actions pour les prêts
- Mettez en place la disponibilité en temps réel.
- Consultez la rubrique Disponibilité en temps réel.
- Remplissez le questionnaire sur la disponibilité en temps réel. Pour faciliter la configuration, veuillez fournir l'adresse de votre catalogue et des échantillons de documents pour vérification.
- Configurez l'automatisation des prêts pour traiter les nouvelles demandes plus rapidement et de manière cohérente. L’automatisation des prêts peut appliquer des données fixes aux nouvelles demandes en fonction des règles que vous établissez, garantissant ainsi que les demandes contiennent déjà les frais, les notes sur le prêt et les adresses appropriés avant de les ouvrir. Veuillez consulter la rubrique Gestion automatisée des demandes de prêt pour des cas d'utilisation et des exemples.
- Vérifiez votre file de prêts PEB deux fois par jour pour traiter les demandes rapidement. Si vous recevez une demande pour un document que vous ne pouvez pas fournir rapidement, répondez Non pour transférer la demande à un prêteur qui pourrait être en mesure de le fournir plus rapidement.
- Si votre personnel n'est pas disponible ou si vous avez une fermeture inattendue, modifiez votre statut de prêteur pour non-prêteur dans le Répertoire des politiques OCLC. Pour plus de détails, voir Modifier votre statut de prêteur.
- Si vous utilisez le PEB WorldShare ou Tipasa et que vous ne vous connectez pas régulièrement à votre compte WorldShare, configurez l'Avis par courriel pour nouvelles demandes de prêt qui est envoyé à un maximum de 5 employés lorsqu'une nouvelle demande de prêt arrive.
- Utilisez la base de connaissances WorldCat d'OCLC pour que des liens au niveau des articles soient affichés dans votre interface PEB WorldShare, Tipasa ou ILLiad. La base de connaissances est accessible à tous les établissements ayant un abonnement au catalogage OCLC. Plus de détails sont disponibles au oc.lc/getcm.
- Une fois la base de connaissances WorldCat configurée, assurez-vous d'activer l'intégration. Pour plus de détails, voir Options du Prêt entre bibliothèques - Lien actif à la base de connaissances.
- L'utilisation de la base de connaissances WorldCat permet à votre bibliothèque de recevoir moins de demandes d'articles électroniques qu'elle ne peut satisfaire parce qu'elle n'a pas l'année ou le volume demandé.
- Pensez à créer des Notices de fonds locaux (NFL) dans WorldCat pour décrire vos étendues de couverture pour vos publications en série imprimées. Cela réduira le nombre de demandes que vous recevrez pour les articles que vous ne pouvez pas fournir car vous ne possédez pas l'année ou le volume demandé.
- Expédiez toujours les documents électroniques correctement en utilisant Article Exchange ou Odyssey. N'envoyez pas des fichiers PDF aux bibliothèques emprunteuses. Pour plus de détails, voir Article Exchange.
- Supprimez les localisations dans WorldCat pour les documents demandés auxquels vous répondez Ne possède pas.
- Si vous participez au Programme Express ou que vous vous efforcez de réduire votre délai de traitement pour la fourniture de copies afin de vous qualifier pour ce programme, pensez à traiter les demandes de copie avant les demandes de prêt pour maintenir ou accélérer votre délai de traitement pour les copies.