Envoyer des avis de livraison de document aux usagers

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Comment envoyer des avis par courriel aux usagers et types d'avis disponibles pour la Livraison de documents dans Tipasa.

Lorsque les avis sont configurés et activés, les bibliothèques qui ont configuré la Livraison de documents peuvent envoyer des messages électroniques standards et personnalisés aux usagers en utilisant le bouton Courriel situé dans l'écran de la demande.

Envoyer un avis

Envoyer un avis par courriel à un usager

Si vous avez activé les avis manuels, vous pouvez les envoyer à tout moment dans l'interface Tipasa. Toutes les avis que vous avez activés pour l'envoi manuel dans l'interface WorldShare pourront être envoyés.

Note. - Selon la demande, la liste des avis activés pour l'envoi manuel sera pré-filtrée :

Bibliothèque emprunteuse à Usager - Ces avis sont disponibles lors de l'affichage d'une demande de prêt entre bibliothèques en tant qu'Emprunteur. Par défaut, l'adresse électronique du destinataire est celle de l'usager.
Bibliothèque prêteuse à Bibliothèque emprunteuse - Ces avis sont disponibles lors de l'affichage d'une demande de prêt entre bibliothèques en tant que Prêteur. L'adresse électronique du destinataire doit être entrée.
Bibliothèque de livraison de document à Usager - Ces avis sont disponibles lors de l'affichage d'une demande de Livraison de document. Par défaut, l'adresse électronique du destinataire est celle de l'usager.
Personnalisés - Les Détails complets sur la demande (le bordereau par défaut de Tipasa) et les avis personnalisés sont toujours disponibles. L'adresse électronique du destinataire doit être entrée.

Pour envoyer un avis manuellement :

Dans l'interface Tipasa, trouvez la demande pour laquelle vous voulez envoyer un avis.
Ouvrez la demande et cliquez sur Courriel.
Dans l'écran Envoyer un message, cliquez sur Choisir un bordereau.
Toutes les avis applicables que vous avez activés pour l'envoi manuel dans l'interface WorldShare apparaîtront dans la liste. Les avis standards sont affichés en premier (dans l'ordre de la chaîne de travail), suivis des avis personnalisés (en ordre alphabétique). Sélectionnez l'avis que vous souhaitez envoyer.
Les champs du message sont remplis avec les données personnalisées que vous avez fournies pour l'avis dans Configuration des services.
Vous pouvez modifier le message et ajouter d'autres informations avant d'envoyer le message.
Cliquez sur Envoyer.

Note. - L'envoi manuel d'un avis ne remplacera pas les avis automatisés. Si un avis manuel est envoyé pour informer l'usager d'une situation, le système génèrera aussi automatiquement un avis à l'usager lorsque l'état du document changera.

Types d'avis envoyés aux usagers pour la Livraison de document

Types d'avis	Description	Envoi manuel? (Courriel uniquement)	Envoi automatique? (Courriel/messagerie texte)	Message automatique envoyé
Accusé de réception de nouvelle demande	Confirmation à l'usager que sa demande a été reçue.	Oui	Oui	Lorsqu'un ID de demande est attribué à une demande initiée par un usager et le Type de fourniture : Livraison de document est configuré. Si le personnel crée une demande pour un usager dans le système, l'usager ne recevra pas cet avis.
Confirmation d'annulation de demande	Confirmation à l'usager que sa demande a été annulée.	Oui	Oui	Lorsque l'état de la demande de Livraison de document devient Fermée (Annulée).
La copie imprimée peut être récupérée	Message informant l'usager que le document est prêt à être récupéré à l'endroit de collecte qu'il a choisi.	Oui	Oui	Lorsqu'une demande de Livraison de document - Copie est remplie sans un lien URL, qu'elle est marquée comme complétée et que le délai que vous avez indiqué est échu. Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des heures, jours ou semaines après la réception du document.
Le document prêté peut être récupéré	Message informant l'usager que le document est prêt à être récupéré à l'endroit de collecte qu'il a choisi.	Oui	Oui	Lorsqu'une demande de Livraison de document - Prêt est marquée comme complétée et que le délai que vous avez indiqué est échu. Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des heures, jours ou semaines après la réception du document.
Article disponible dans Article Exchange	Message à l'usager l'informant que le document est disponible dans Article Exchange et instructions pour le récupérer.	Oui	Oui	Lorsqu'une demande de Livraison de document - Copie est remplie avec un lien Article Exchange et marquée comme complétée.
Lien de la BC disponible dans le portail usagers	Message à l'usager l'informant que le document est disponible dans la Base de connaissances et instructions pour le récupérer. Le lien vers le document sera disponible dans Mon dossier.	Oui	Oui	Lorsqu'une demande de Livraison de document - Copie est remplie avec un lien de la base de connaissances et marquée comme complétée.
Lien pour libre accès disponible dans le portail usagers	Message à l'usager l'informant que le document est disponible sur Internet en libre accès et instructions pour le récupérer. Le lien vers le document sera disponible dans Mon dossier.	Oui	Oui	Lorsqu'une demande de Livraison de document - Copie est remplie avec un lien Libre accès et marquée comme complétée.