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Assistance OCLC

Envoyer des avis aux emprunteurs

Comment envoyer un avis par courriel à un usager et liste des avis envoyés aux usagers par la bibliothèque emprunteuse.

Lorsque les avis sont configurés et activés, les bibliothèques emprunteuses peuvent envoyer des messages électroniques standards et personnalisés aux usagers en utilisant le bouton Courriel situé dans l'écran de la demande.

Envoyer un avis

Envoyer un avis par courriel à un usager

Si vous avez activé les avis manuels, vous pouvez les envoyer à tout moment dans l'interface Tipasa. Toutes les avis que vous avez activés pour l'envoi manuel dans l'interface WorldShare pourront être envoyés.

Note. - Selon la demande, la liste des avis activés pour l'envoi manuel sera pré-filtrée :

  • Bibliothèque emprunteuse à Usager - Ces avis sont disponibles lors de l'affichage d'une demande de prêt entre bibliothèques en tant qu'Emprunteur. Par défaut, l'adresse électronique du destinataire est celle de l'usager.
  • Bibliothèque prêteuse à Bibliothèque emprunteuse - Ces avis sont disponibles lors de l'affichage d'une demande de prêt entre bibliothèques en tant que Prêteur. L'adresse électronique du destinataire doit être entrée.
  • Bibliothèque de livraison de document à Usager - Ces avis sont disponibles lors de l'affichage d'une demande de Livraison de document. Par défaut, l'adresse électronique du destinataire est celle de l'usager.
  • Personnalisés - Les Détails complets sur la demande (le bordereau par défaut de Tipasa) et les avis personnalisés sont toujours disponibles. L'adresse électronique du destinataire doit être entrée.

Pour envoyer un avis manuellement :

  1. Dans l'interface Tipasa, trouvez la demande pour laquelle vous voulez envoyer un avis.
  2. Ouvrez la demande et cliquez sur Courriel.

    manual_notification_email_button
  3. Dans l'écran Envoyer un message, cliquez sur Choisir un bordereau.
  4. Toutes les avis applicables que vous avez activés pour l'envoi manuel dans l'interface WorldShare apparaîtront dans la liste. Les avis standards sont affichés en premier (dans l'ordre de la chaîne de travail), suivis des avis personnalisés (en ordre alphabétique). Sélectionnez l'avis que vous souhaitez envoyer.
  5. Les champs du message sont remplis avec les données personnalisées que vous avez fournies pour l'avis dans Configuration des services.
  6. Vous pouvez modifier le message et ajouter d'autres informations avant d'envoyer le message.
  7. Cliquez sur Envoyer.

Note. - L'envoi manuel d'un avis ne remplacera pas les avis automatisés. Si un avis manuel est envoyé pour informer l'usager d'une situation, le système génèrera aussi automatiquement un avis à l'usager lorsque l'état du document changera.

Avis de la bibliothèque emprunteuse aux usagers

Les bibliothèques peuvent choisir parmi les avis standards suivants ou créer jusqu'à 50 avis personnalisés. Pour plus de détails sur la création d'avis et leur envoi aux usagers, voir Modifier et envoyer des avis.

Types d'avis Description

Envoi manuel?

(Courriel uniquement)

Envoi automatique?

(Courriel/messagerie texte)

 

Message automatique envoyé
L'usager nouvellement enregistré a été approuvé

Le compte/dossier de l'usager a été approuvé pour les demandes de PEB.

L'avis s'applique uniquement si la fonctionnalité d'approbation des usagers est activée.

Pour plus de détails, voir Activer l'approbation des usagers.

Oui

 

Oui

Lorsque l'usager est approuvé par un membre du personnel dans l'interface Tipasa. L'usager doit être approuvé depuis sa demande pour que l'avis soit envoyé.

Note. -: Cet avis ne sera pas automatiquement envoyé si vous approuvez l'usager depuis son dossier dans le module Administration WorldShare ou en utilisant la fonction Recherche d'usagers dans le menu de navigation de gauche.

Pour plus de détails sur l'approbation des usagers, voir Approbation des usagers.

Accusé de réception de nouvelle demande Confirmation à l'usager que sa demande a été reçue.

Oui

Oui

Lorsqu'un ID de demande est attribué à une demande initiée par un usager. Si le personnel crée une demande pour un usager dans le système, l'usager ne recevra pas cet avis.
Informations supplémentaires requises Demande à l'usager de fournir plus d'informations sur sa demande ou sur le document désiré.

Oui

Non NA
Confirmation d'annulation de demande Confirmation à l'usager que sa demande a été annulée.

Oui

Oui

Lorsque l'état de la demande devient Fermée (Annulée).
Article disponible dans Article Exchange Message à l'usager l'informant que le document est disponible dans Article Exchange et instructions pour le récupérer.

Oui

Oui

Lorsqu'une demande de copie est remplie par un lien d'Article Exchange et que la demande est marquée comme reçue par la bibliothèque emprunteuse.
Lien de la BC disponible dans le portail usagers

Message à l'usager l'informant que le document est disponible dans la Base de connaissances et instructions pour le récupérer.

Le lien vers le document sera disponible dans Mon dossier.

Oui

Non

Note. - L'avis automatisé ne peut pas être utilisé pour le moment.

Lorsqu'une demande de copie est remplie avec un lien vers la Base de connaissances.

Lien pour libre accès disponible dans le portail usagers

Message à l'usager l'informant que le document est disponible sur Internet en libre accès et instructions pour le récupérer.

Le lien vers le document sera disponible dans Mon dossier.

Oui

Non

Note. - L'avis automatisé ne peut pas être utilisé pour le moment.

Lorsqu'une demande de copie est remplie avec un lien menant à un contenu en libre accès.

La copie imprimée peut être récupérée Message informant l'usager que le document est prêt à être récupéré à l'endroit de collecte qu'il a choisi.

Oui

Oui

Lorsqu'une demande de copie est remplie sans un lien URL et que la demande est marquée comme reçue par la bibliothèque emprunteuse, et que le délai que vous avez indiqué est échu.

Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des heures, jours ou semaines après la réception du document.

Le document prêté peut être récupéré Message informant l'usager que le document est prêt à être récupéré à l'endroit de collecte qu'il a choisi.

Oui

Oui

Lorsqu'une demande de prêt est marquée comme reçue par la bibliothèque emprunteuse, et que le délai que vous avez indiqué est échu.

Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des heures, jours ou semaines après la réception du document.

Demande de renouvellement soumise Message informant l'usager que sa demande de renouvellement a été soumise. 

Oui

Oui

Si la livraison automatisée est choisie, cet avis est envoyé au prêteur lors de la soumission de la demande de renouvellement par l'usager ou le personnel du PEB.

Si la livraison manuelle est choisie, le personnel du PEB peut envoyer l'avis en utilisant le bouton Courriel dans la demande et en sélectionnant le bordereau d'avis approprié.

Demande de renouvellement accordée Message informant l'usager que sa demande de renouvellement a été accordée.

Oui

Oui

Si la livraison automatisée est choisie, cet avis est envoyé lorsque le prêteur accepte de renouveler le prêt du document.

Si la livraison manuelle est choisie, le personnel du PEB peut envoyer l'avis en utilisant le bouton Courriel dans la demande et en sélectionnant le bordereau d'avis approprié.

Demande de renouvellement refusée Message informant l'usager que sa demande de renouvellement a été refusée.  

Oui

Oui

Si la livraison automatisée est choisie, cet avis est envoyé lorsque le prêteur refuse de renouveler le prêt du document.

Si la livraison manuelle est choisie, le personnel du PEB peut envoyer l'avis en utilisant le bouton Courriel dans la demande et en sélectionnant le bordereau d'avis approprié.

Prêt bientôt échu Rappel à l'usager que la date d'échéance d'un prêt approche.

Oui

Oui

Lorsque la date d'échéance du prêt à l'usager est comprise dans la période que vous avez indiquée.

Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des jours ou des semaines avant la date d'échéance du prêt à l'usager.

Document en retard - 1er avis Rappel à l'usager que le document est en retard.

Oui

Oui

Lorsque la date d'échéance du prêt à l'usager est passée et que le délai que vous avez indiqué est échu.

Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des jours ou des semaines après la date d'échéance du prêt à l'usager.

Document en retard - 2e avis Rappel à l'usager que le document est très en retard.

Oui

Oui

Lorsque la date d'échéance du prêt à l'usager est passée et que le délai que vous avez indiqué est échu.

Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des jours ou des semaines après la date d'échéance du prêt à l'usager.

Document en retard - 3e avis Rappel à l'usager que le document est vraiment très en retard et qu'un recours supplémentaire peut être nécessaire.

Oui

Oui

Lorsque la date d'échéance du prêt à l'usager est passée et que le délai que vous avez indiqué est échu.

Vous pouvez choisir que l'avis soit envoyé des jours ou des semaines après la date d'échéance du prêt à l'usager.