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Créer une licence à partir d'un bordereau

Chercher un bordereau

Pour chercher un bordereau

  1. Dans le menu de navigation de gauche, ouvrez la section Bordereaux.
  2. Dans la liste, sélectionnez l'index de recherche.
    • Nom du bordereau - Le nom que vous avez inscrit lorsque vous avez créé le bordereau dans Gestion des licences.
    • Concédant de licence - Le fournisseur qui vous accorde une licence pour la collection.
    • Collection - La collection associée au bordereau que vous cherchez.
    • Documents  - Les documents (fichiers ou URL) que vous avez ajoutés au bordereau que vous cherchez.
  3. Inscrivez un terme de recherche dans la boîte à cet effet.
  4. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.
    • Si la liste des résultats de recherche s'étend sur deux ou plusieurs pages, utilisez les liens de navigation (dans le haut et le bas de la liste) pour aller d'une page à l'autre. Les en-têtes et les bas de pages affichent votre position dans la liste de résultats. Par exemple, Résultats 11-20 sur 56.
    • Les recherches précédentes apparaissent sous le bouton Chercher. Cliquez sur une recherche pour retourner aux résultats de cette recherche.
  5. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le nom d'un bordereau pour l'ouvrir.

 Note. - Si aucun terme de recherche n'est entré, tous les résultats seront affichés. Pour parcourir la liste de bordereaux, laissez la boîte de recherche vide et cliquez sur Chercher.

Filtrer les résultats

Les résultats peuvent être filtrés par Concédant de licence ou par Type : Cliquez sur Filtres par Concédant ou sur Filtrer par Type et inscrivez un terme de recherche.

Colonnes des résultats de recherche

Les résultats de recherche sont triés par nom de bordereau. Pour modifier ce tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.

  • Nom - Le nom que vous avez inscrit lorsque vous avez créé le bordereau dans Gestion des licences.Cliquez sur le nom du bordereau pour l'ouvrir.
  • Icône de trombone - L’icône de trombone indique des pièces jointes.
  • Concédant de licence - Le fournisseur qui vous accorde la licence pour la collection.Concédant de licence est le seul filtre disponible pour les bordereaux.
  • Type - Public ou privé.
  • Action - Créer une licence. Cliquez sur Créer une licence pour créer une licence à partir du bordereau.

Créer une licence à partir d'un bordereau

Avec un bordereau, les actions suivantes sont disponibles dans la liste déroulante Actions pour bordereau :

Sélectionnez Créer une licence.

Modifier les champs d'une licence

Lorsque vous modifier les d'une licence, n'oubliez pas de cliquez sur Enregistrer. Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.

 Note. - Les consortiums avec « group aware » verront une section supplémentaire : la section Partages. Voir Partager des licences (« group aware » pour consortiums).

Général

Inscrivez les informations générales sur votre licence. 

Champ Description
Nom Le nom de la licence. Exemple : EBSCOhost Master License Agreement
Type de licence

Le type de licence :

  • Temporairement gratuite - Licences pour lesquelles aucun coût n'est associé.
  • Standard - Licences renouvelables destinées à couvrir plusieurs périodes contractuelles.
  • Période d’essai - Licences pour lesquelles aucun coût n'est associé et utilisées à des fins d’évaluation. 

 Note.- Ce champ ne pourra plus être modifié après l'enregistrement de la licence.

Titulaire Votre bibliothèque.
Début

Date à laquelle la licence entre en vigueur.

  • Une licence qui a été acceptée et a une date de début dans l’avenir deviendra automatiquement active à la date de début.

 Note.- Ce champ ne pourra plus être modifié lorsque la licence aura été renouvelée, activée ou partagée.

Date limite de renouvellement La date limite pour renouveler ou annuler la licence.
Options de renouvellement

Choisissez entre Renouvellement automatique et Renouvellement manuel.

 Note.- Ce champ apparaît après l'enregistrement de la licence.

Fin

Date à laquelle la licence se termine.
Activation La licence est considérée comme active et exécutoire lorsque Activer la licence est sélectionné. 
Résiliation

Marquer licence comme résiliée.  

 Note.- Ce champ apparaît après l'enregistrement de la licence.

Sélection automatique Lorsque cette option est cochée, vos collections seront automatiquement sélectionnées lorsque la licence sera activée. Voir Sélectionner et désélectionner automatiquement des collections.
État

L'état de la licence :

  • Active - La licence est en vigueur.
  • Expirée - La licence n'est plus en vigueur.
  • En attente - La licence a été créée, mais n'est pas en vigueur.
Coût actuel Cliquez sur Modifier coût pour indiquer le coût de la licence.
Personne(s) responsable(s) Indiquer le nom de la ou des personnes responsables de la licence. 
Signature La date à laquelle le représentant à signée l'entente pour la licence.
Description Informations décrivant la licence.

 

 

Collections
Regroupements des titres sous licence par fournisseur.Les collections présentées dans la liste Sélectionner collections sont stockées dans la base de connaissances WorldCat.

Ajouter des collections à une licence :

  1. Dans la liste Sélectionner collections, inscrivez le nom de la collection que vous chercher.Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
  2. Dans les résultats de recherche, cliquez sur le nom de la collection . La collection apparaîtra dans le tableau.
  3. Facultatif - Pour modifier la collection, cliquez sur son nom dans le tableau.  Pour plus de détails, consultez la documentation pour Gestion des collections. 

Vous pouvez également choisir de désélectionner activer les collections à l’expiration de la licence en cochant la case Expiration de la licence.La désélection automatique n’est pas disponible pour les collections privées, les collections partagées ou les collections pour lesquelles la livraison de notices MARC a été activée.  

Fournisseur
La section Fournisseur vous permet d'associer une licence à un fournisseur dans Acquisitions WorldShare (Acquisitions > Fournisseurs).Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.  
  1.  Sélectionnez le Type de contact dans la liste déroulante.
    • Fournisseur unique - La licence est associée à un seul fournisseur.  
    • Fournisseurs multiples - La licence répertorie tous les fournisseurs associée à la licence. Ce paramètre est habituellement utilisé pour regrouper plusieurs collections associées à une Condition d'utilisation, par exemple Prêt entre bibliothèques.
  2.  Utilisez la liste déroulante Sélectionner fournisseur pour sélectionner des fournisseurs existants de la section Gestion des fournisseurs que vous avez marqués comme étant « Partenaire de ma bibliothèque ».Si vous avez choisi Fournisseurs multiples, ceux-ci apparaîtront dans la colonne Informations sur fournisseur avec l'option d'afficher les champs suivants :
    • Emplacement-  Affiche l'adresse par défaut dans la section « Adresses » du dossier du fournisseur (si disponible).
    • Contact - Affiche le contact par défaut dans la section « Contacts » du dossier du fournisseur (si disponible).
    • Courriel - Affiche l'adresse électronique dans la section « Contacts » du dossier du fournisseur (si disponible).
    • Lien du fournisseur - Affiche le premier lien URL pour le fournisseur dans la section «  Liens et authentifications » du dossier du fournisseur (si disponible).

        Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton Supprimer dans la colonne Actions.

Conditions d’utilisation (facultatif)

Voir Conditions d'utilisation.

Documents (facultatif)

Chargez les documents qui se rapportent à la licence comme des avenants, des notes, etc. Pour ajouter un document :

  1. Cliquez sur Choisir fichier pour trouver l'emplacement du fichier.
  2. Cliquez sur Charger.

Les documents ne peuvent pas excéder 10 Mo.

Signets (facultatif)

Ajouter des liens vers les documents qui se rapportent à la licence comme avenants, des notes, etc. Pour ajouter un lien à la licence :

  1. Inscrivez une URL dans la boîte à cet effet. Les protocoles acceptés sont HTTP, HTTPS et FTP.
  2. Cliquez sur Ajouter .
Commentaires (facultatif)

Ajouter des commentaires.

  1. Inscrivez un commentaire dans la boîte et cliquez sur Ajouter pour ajouter le commentaire à la licence.
  2. Cliquez sur Ajouter .
Historique

La section Historique sera disponible après la création de la licence. La section Historique fournit des détails sur :

  • Coûts de la licence
  • Modifications de la licence

Surveiller le bordereau

Si vous voulez surveiller les bordereaux publics pour vous assurer que les modifications apportées à ces bordereaux répondent à vos critères, vous pouvez sélectionner Surveiller le bordereau dans la liste déroulante Actions pour bordereau.Un courriel sera envoyé si des modifications sont apportées à ce bordereau.

La section Historique répertorie les modifications apportées.Après la modification d'un bordereau, les bibliothèques ont la possibilité d’apporter des modifications supplémentaires, ou de dupliquer le bordereau comme étant Privé et revenir à un état antérieur du bordereau (avant certaines modifications).

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