Modifier, renouveler ou résilier une licence

 Note. - Si aucun terme de recherche n'est entré, tous les résultats seront affichés. Pour parcourir la liste de licences, laissez la boîte de recherche vide et cliquez sur Chercher.

Pour chercher une licence :

1. Dans le menu de navigation de gauche, ouvrez la section Licences.
2. Effectuez une Recherche par condition d'utilisation ou sélectionnez une Étendue dans le liste déroulante :
   • Nom de la licence - Le nom que vous avez inscrit lorsque vous avez créé la licence dans Gestion des licences.
   • Commentaires - Le texte que vous avez inscrit dans les sections commentaires et descriptions lors de la création de la licence.
   • Documents  - Les documents (fichiers ou URL) que vous avez ajoutés à la licence.
   • Fournisseur- Le fournisseur qui vous accorde la licence pour la collection.
3. Inscrivez un terme de recherche dans la boîte à cet effet.
4. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur <Entrée>.
   • Si la liste des résultats de recherche s'étend sur deux ou plusieurs pages, utilisez les liens de navigation (dans le haut et le bas de la liste) pour aller d'une page à l'autre. Les en-têtes et les bas de pages affichent votre position dans la liste de résultats. Par exemple, Résultats 11-20 sur 56.
   • Les recherches précédentes apparaissent sous le bouton Chercher. Cliquez sur une recherche pour retourner aux résultats de cette recherche.
5. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le nom d'une licence pour l'ouvrir.
6. (Facultatif). Après avoir effectué une recherche, vous pouvez exporter toutes les licences dans les résultats de recherche, que les licences soient sélectionnées ou non. Pour ce faire, dans le menu déroulant Actions en lot, sélectionnez Exporter les détails pour télécharger un fichier .csv des résultats de votre recherche. Le nombre de licences incluses est indiqué entre parenthèses à côté de Exporter les détails. 
   • Les exportations plus importantes peuvent entraîner un dépassement de délai en fonction de la quantité de données qu'elles contiennent. Si vous rencontrez ce problème, veuillez restreindre votre recherche de licences et exporter un ensemble plus petit de licences.  

Filtrer les résultats

1. Choisissez un filtre dans la liste déroulante. Les résultats peuvent être filtrés par :
   • Collections
   • Niveau de licence
   • Type de contrat
   • État de la licence
   • Type de licence
   • Partagée (Disponible uniquement pour les bibliothèques WorldShare avec « group aware ».
   • Signée/Non signée
2. Cliquez sur Appliquer.

Pour effacer un ou plusieurs filtres appliqués, cliquez sur le bouton Réinitialiser  dans le menu déroulant des filtres appliqués. 

Colonnes des résultats de recherche

Les résultats de recherche sont triés par nom de bordereau. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.

• Nom de la licence - Le nom que vous avez inscrit lorsque vous avez créé la licence dans Gestion des licences. Cliquez sur le nom de la licence pour voir les détails sur la licence.
• Icône de trombone - L’icône de trombone indique des pièces jointes.
• Fournisseur - Les résultats de recherche sont triés par nom de fournisseur.
• Niveau de licence - Le niveau de la licence. Vous pouvez filtrer par :
  • Collection
  • Titre
• Type de licence - Le type de la licence. Vous pouvez filtrer par :
  • Temporairement gratuite - Licences pour lesquelles aucun coût n'est associé.
  • Standard - Licences renouvelables destinées à couvrir plusieurs périodes contractuelles.
  • Période d’essai - Licences pour lesquelles aucun coût n'est associé et utilisées à des fins d’évaluation.
  • Perpétuelle - Licences qui ont une Date de début mais pas de Date de fin.
• Partagée - Cette colonne apparaît pour les bibliothèques avec « group aware » et indique si la licence a été partagée avec un autre établissement. Pour plus d’informations sur la partage des licences, voir Partager des licences (« group aware » pour consortiums).
• État de la licence - L'état de la licence. Vous pouvez filtrer par : Vous pouvez filtrer par :
  • Active - La licence est en vigueur.
  • Expirée - La licence n'est plus en vigueur.
  • En attente - La licence a été créée, mais n'est pas en vigueur.
• Début - Date à laquelle la licence entre en vigueur (la licence devient valide à cette date).
• Fin - Date à laquelle la licence se termine (la licence prendra fin à cette date).
• Date limite renouv. La date limite de renouvellement est la date limite pour renouveler ou annuler la licence.
  • Vous pouvez filtrer par licences dont la date limite de renouvellement est durant la période que vous indiquez. Pour voir uniquement les licences dont la date limite de renouvellement est au cours de la prochaine année (à partir de la date d’aujourd'hui) :
    1. Inscrivez 1 dans la boîte sous Renouveler.
    2. Dans la liste choisir période, cliquez sur le Année(s).
    3. Cliquez sur Filtrer.
• Signée - Indique si la licence a été signée. Vous pouvez filtrer par :
  • Tous
  • Oui - Signée
  • Non - Non signée

Lorsque vous modifier les d'une licence, n'oubliez pas de cliquez sur Enregistrer. Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.

 Note. - Les consortiums avec « group aware » verront une section supplémentaire : la section Partages. Voir Partager des licences (« group aware » pour consortiums).

Généralités

Inscrivez les informations générales sur votre licence.

Zone	Description
Nom	Le nom de la licence. Exemple : EBSCOhost Master License Agreement
Type de licence	Le type de licence : Temporairement gratuite - Licences pour lesquelles aucun coût n'est associé. Standard - Licences renouvelables destinées à couvrir plusieurs périodes contractuelles. Période d’essai - Licences pour lesquelles aucun coût n'est associé et utilisées à des fins d’évaluation. Note.- Ce champ ne pourra plus être modifié après l'enregistrement de la licence.
Niveau de licence	Le niveau de la licence. Options disponibles : Collection (défaut) Titre
Titulaire	Votre bibliothèque.
Début	Date à laquelle la licence entre en vigueur. Une licence qui a été acceptée et a une date de début dans l’avenir deviendra automatiquement active à la date de début. Note.- Ce champ ne pourra plus être modifié lorsque la licence aura été renouvelée, activée ou partagée.
Date limite de renouvellement	La date limite pour renouveler ou annuler la licence. Voir Conditions d'utilisation pour plus d'informations sur la modification de la date de l'alerte Date limite de renouvellement imminente.  Par défaut, l'alerte Renouvellement imminent est configurée pour être envoyée deux semaines avant la date limite de renouvellement.
Options de renouvellement	Choisissez entre Renouvellement automatique et Renouvellement manuel. Note.- Ce champ apparaît après l'enregistrement de la licence.
Fin de la réservation	Date à laquelle la licence se termine. Voir Conditions d'utilisation pour plus d'informations sur la modification de la date de l'alerte Date de fin imminente. Par défaut, l'alerte Sur le point d'expirer est configurée pour être envoyée deux semaines avant la date limite de renouvellement.
Activation	La licence est considérée comme active et exécutoire lorsque Activer la licence est sélectionné.
Résiliation	Marquer licence comme résiliée. Note.- Ce champ apparaît après l'enregistrement de la licence.
Sélection automatique	Lorsque cette option est cochée, vos collections ou titres spécifiés, selon le niveau de la licence, seront automatiquement sélectionnés lorsque la licence sera activée. Voir Sélectionner et désélectionner automatiquement des collections. La fonctionnalité pour sélectionner ou désélectionner automatiquement des collections n'est pas disponible pour les collections privées, pour les collections partagées, ou pour les collections pour lesquelles vous avez activé la livraison de notices MARC.
Désélection automatique	Lorsque cette option est cochée, vos collections ou titres spécifiés, selon le niveau de la licence, seront automatiquement désélectionnés lorsque la licence sera expire. Voir Sélectionner et désélectionner automatiquement des collections. La fonctionnalité pour sélectionner ou désélectionner automatiquement des collections n'est pas disponible pour les collections privées, pour les collections partagées, ou pour les collections pour lesquelles vous avez activé la livraison de notices MARC.
Statut	L'état de la licence : Active - La licence est en vigueur. Expirée - La licence n'est plus en vigueur. En attente - La licence a été créée, mais n'est pas en vigueur.
Coût actuel	Cliquez sur Modifier coût pour indiquer le coût de la licence.
Personne(s) responsable(s)	Indiquer le nom de la ou des personnes responsables de la licence.
Signature	La date à laquelle le représentant à signée l'entente pour la licence.
Description	Informations décrivant la licence.

 

Collections

• Pour les licences de niveau Collection

Les fournisseurs regroupent sous forme de collections les titres auxquels les bibliothèques sont abonnées. Les collections présentées dans la liste Sélectionner collections sont stockées dans la base de connaissances WorldCat.

Ajouter des collections à une licence :

1. Dans la liste Sélectionner collections, inscrivez le nom de la collection que vous cherchez. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
2. Dans les résultats de recherche, cliquez sur le nom de la collection. La collection apparaîtra dans le tableau.
3. Facultatif - Pour modifier la collection, cliquez sur son nom dans le tableau.   Pour plus de détails, consultez la rubrique Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances.

Titres

• Pour les licences de niveau Titre

Les fournisseurs regroupent sous forme de collections les titres auxquels les bibliothèques sont abonnées. Les collections présentées dans la liste Sélectionner collections sont stockées dans la base de connaissances WorldCat.

Ajouter des titres à une licence :

1. Cliquez sur le bouton Ajouter titres pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter titres.
2. Cherchez les titres pour lesquels vous voulez obtenir une licence.  
   • Utilisez Chercher par collection pour voir uniquement les titres d'une collection précise.
   • Utilisez Chercher par titre pour voir les titres dans toutes les collections.
     • Utilisez Étendue de recherche pour affiner vos résultats.
     • Utilisez les cases à cocher situées à gauche du tableau pour sélectionner le ou les titres que vous souhaitez ajouter à votre licence.  
     • Le nombre de titres sélectionnés apparaît dans le bas de l'écran. 
     • Cliquez sur Réinitialiser pour recommencer votre recherche et vos sélections. 
3. Cliquez sur Ajouter pour lier le ou les titres à votre licence. Après avoir cliqué sur Ajouter, vous verrez vos titres dans un tableau dans la section Titres de votre licence. 
   1. Supprimer les titres non voulus, le cas échéant. 
   2. Utilisez le bouton Ajouter titres pour ajouter d'autres titres, si nécessaire.
4. Cliquez sur Enregistrer. Une fois enregistrés, les titres sont liés à la licence.

 Note. - Chaque licence est limitée à 900 titres.

Fournisseur

La section Fournisseur vous permet d'associer une licence à un fournisseur dans Acquisitions WorldShare (Acquisitions > Fournisseurs).Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.

1. Sélectionnez le Type de contact dans la liste déroulante.
   • Fournisseur unique - La licence est associée à un seul fournisseur.
   • Fournisseurs multiples - La licence répertorie tous les fournisseurs associés à la licence. Ce paramètre est habituellement utilisé pour regrouper plusieurs collections associées à une Condition d'utilisation, par exemple Prêt entre bibliothèques.
2. Utilisez la liste déroulante Sélectionner fournisseur pour sélectionner des fournisseurs existants de la section Gestion des fournisseurs que vous avez marqués comme étant « Partenaire de ma bibliothèque ».Si vous avez choisi Fournisseurs multiples, ceux-ci apparaîtront dans la colonne Informations sur fournisseur avec l'option d'afficher les champs suivants :
   • Emplacement-  Affiche l'adresse par défaut dans la section « Adresses » du dossier du fournisseur (si disponible).
   • Contact - Affiche le contact par défaut dans la section « Contacts » du dossier du fournisseur (si disponible).
   • Courriel - Affiche l'adresse électronique dans la section « Contacts » du dossier du fournisseur (si disponible).
   • Lien du fournisseur - Affiche le premier lien URL pour le fournisseur dans la section «  Liens et authentifications » du dossier du fournisseur (si disponible).

Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton Supprimer dans la colonne Actions.

Conditions d’utilisation (facultatif)

Voir Conditions d'utilisation.

Documents (facultatif)

Chargez les documents qui se rapportent à la licence comme des avenants, des notes, etc. Pour ajouter un document :

1. Inscrivez un libellé de document pour aider à identifier le contenu du document.
2. Cliquez sur Choisir fichier et trouvez l'emplacement du fichier.
3. Ajoutez un libellé facultatif. Les libellés de documents sont limités à 255 caractères.
4. Cliquez sur Charger.
5. Répétez la procédure pour plusieurs documents.
6. Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran pour terminer l'ajout de documents à la licence.

Les documents ne peuvent pas excéder 10 Mo.

Les documents sont organisés dans un tableau :

• Pour chaque document, les informations suivantes sont affichées : Format, Chargé par, Date de chargement, Modifié par et Date de modification.
• Cliquez sur les en-têtes de colonne pour modifier l'ordre de tri du tableau.
• Cliquez sur des filtres pour affiner les résultats du tableau.
• Utilisez l'icône Supprimer pour supprimer un document.
• Utilisez l'icône Modifier pour modifier le nom de libellé d'un document.

N'oubliez pas d'enregistrer votre licence après avoir apporté des modifications au document.  Les détails complets du document ne seront pas mis à jour tant que la licence n’aura pas été enregistrée.

Signets (facultatif)

Ajouter des liens vers les documents qui se rapportent à la licence comme avenants, des notes, etc. Pour ajouter un lien à la licence :

1. Inscrivez un libellé de signet pour aider à indiquer vers quel contenu mène le lien.
2. Inscrivez une URL dans la boîte à cet effet. Les protocoles acceptés sont HTTP, HTTPS et FTP.
3. Cliquez sur Ajouter signet.

Les libellés de signets sont limités à 40 caractères.

Commentaires (facultatif)

Ajouter des commentaires.

1. Inscrivez un commentaire dans la boîte et cliquez sur Ajouter pour ajouter le commentaire à la licence.
2. Cliquez sur Ajouter .

Historiques

La section Historique sera disponible après la création de la licence. La section Historique fournit des détails sur :

• Coûts de la licence
• Modifications de la licence

Données de sondage (licences pour évaluation)

Voir Sondage sur les licences en évaluation et nombres cibles de réponses.

 

N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après avoir modifié des paramètres.