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Voir et modifier une demande d'achat

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Comment chercher des demandes d'achat existantes et les modifier dans Acquisitions WorldShare.

Vous pouvez chercher vos demandes d'achat existantes et les modifier.

Chercher des demandes d'achat existantes

  1. Vous pouvez modifier les demandes d'achat à deux endroits.
    1. Écran Documents demandés - La demande d'achat doit avoir l'État de révision « En attente » ou « Refusée ».
    2. Écran Demandes en attente.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'achat > Documents demandés.
  3. Cliquez sur Chercher. Toutes les demandes d'achat sont affichées.
    • Les résultats sont triés par titre.
    • Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
    • Filtrez les demandes en utilisant les filtres dans le haut de l'écran.
  4. Cliquez sur le Titre pour voir ou modifier la demande d'achat.

Modifier une demande d'achat

Afficher ou modifier les informations générales d'une demande d'achat

  1. Cliquez sur l’onglet Général.
  2. Modifiez un ou plusieurs des champs modifiables.
    Champs disponibles sous l'onglet Général - Tableau
    Champ Description
    Type d'acquisition Sélectionnez un type d'acquisition dans la liste déroulante.
    Afficher dans WorldCat
    (Demandes d'achat en attente uniquement)    		 Sélectionnez ce bouton pour que le document soit affiché dans WorldCat lorsqu'il aura été commandé.
    ISBN/ISSN Sélectionnez un ISBN/ISSN dans la liste déroulante.
    Réserver pour usager
    (Demandes d'achat en attente uniquement)    		 Utilisez ce bouton pour réserver le document pour l'usager.
    Type de traitement Sélectionnez un type de traitement dans la liste déroulante :
    Fournisseur suggéré Sélectionnez un fournisseur Actif duquel vous prévoyez commander cette demande d'achat.

     Note. - Le champ Fournisseur suggéré devient en lecture seule lorsque la demande d'achat est ajoutée à une commande.
    Paramètre de renouvellement
    Paramètre Description
    Renouveler (défaut) L'abonnement a été renouvelé
    Ne pas renouveler (Annulé) L'abonnement a été annulé
    Ne pas renouveler (En attente de révision) L'abonnement doit être examiné avant d'être renouvelé.
    Demandeur
    (Demandes d'achat refusées uniquement)    		 Inscrivez le nom de la personne qui a demandé le document.

     Note. - Des suggestions automatiques sont affichées dans la boîte de texte. Les suggestions sont affichées lors de la première frappe. Les suggestions automatiques comprennent une adresse électronique pour l'utilisateur qui est tirée de la section Avis de livraison dans le module Administration WorldShare. S'il n'y a pas d'adresse électronique dans la section Avis de livraison, l'adresse électronique dans la section Dossier la bibliothèque sera utilisée.
    Numéro de demande Consultez le numéro de la demande.
    Source de la demande/URL Saisissez l'URL du document d'où provient la demande (par exemple, la réserve).
    Ressource nécessitant révision Cocher ou décocher la case Ressource nécessitant révision.
    Réviseur Inscrivez le nom de la personne qui révisera la demande d'achat.

     Note. - Des suggestions automatiques sont affichées dans la boîte de texte. Les suggestions sont affichées lors de la première frappe. Les suggestions automatiques comprennent une adresse électronique pour l'utilisateur qui est tirée de la section Avis de livraison dans le module Administration WorldShare. S'il n'y a pas d'adresse électronique dans la section Avis de livraison, l'adresse électronique dans la section Dossier la bibliothèque sera utilisée.
    État de la révision Consultez l'état de la révision, y compris l'heure et la date de la révision, et le nom de la personne qui a effectué la révision.
    Valeur statistique Indiquez le nombre de volumes que vous comptez recevoir pour le document (1 à 99).

     Note. - La valeur par défaut de ce champ est 1, et 0 n'est pas une valeur autorisée.
    URL du document du fournisseur Saisissez l'URL du document dans le catalogue du fournisseur.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier l'emplacement pour une demande d'achat

  1. Sous l'onglet Emplacement, vous pouvez mettre à jour les informations sur l'emplacement pour une demande d'achat.
    • Quantité - Indiquez la quantité numérique pour la demande d'achat.
    • Succursale - Sélectionnez une succursale dans la liste déroulante.
    • Emplacement - Sélectionnez un emplacement dans la liste déroulante.
  2. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour une seule demande d'achat

  1. Cliquez sur l'onglet Fixation de prix.
  2. Modifiez les informations sur le prix modifiables de la demande d'achat.
    • Prix unitaire - Indiquez le prix total.
    • Quantité - Indiquez la quantité totale.
    • Escompte - Indiquez le pourcentage de l'escompte.
    • Frais de service (montant par unité) - Indiquez les frais de service.
    • Expédition (montant par unité) - Indiquez les frais d'expédition.
    • Taxe 1 - Indiquez le pourcentage de la taxe.
    • Taxe 2 - Indiquez le pourcentage de la taxe.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les Paramètres de fixation de prix suggérés pour une demande d'achat

  1. Cliquez sur l'onglet Fixation de prix.
  2. Allez à la section Paramètres de fixation de prix suggérés dans le bas de l'écran.

     Note. - La section Paramètres de fixation de prix suggérés apparaît uniquement lorsque la demande d'achat n'a pas été commandée.

  3. Modifiez un ou plusieurs paramètres de fixation de prix à l'aide des listes déroulantes.
    Champs disponibles pour les Paramètres de fixation de prix suggérés - Tableau
    Champ Description
    Gestion des taxes

    Dans la liste déroulante, sélectionnez une méthode pour le calcul des taxes.

    • Taxer le coût du document
    • Taxer les coûts du document, de l'expédition et du service
    • Inclure les taxes dans les coûts
    Devise Dans la liste déroulante, sélectionnez la devise appropriée.
    Taux de change

    Apparaît uniquement si la Devise n’est pas la même que la devise dans le budget de la bibliothèque. 

    Cliquez sur Utiliser le taux actuel pour appliquer le taux de change actuel pour la devise donnée. 
  4. Cliquez sur Enregistrer.

     Note. - Une fois la demande d'achat commandée, les Paramètres de fixation de prix suggérés sont remplacés par les paramètres de Fixation de prix de la commande, qui héritent des champs sélectionnés pour la commande.

Répartir une commande entre plusieurs postes budgétaires

 Note. - Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.

Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par montant

  1. Sous l'onglet Budget/Poste, sélectionnez Montant pour Affecter par.
  2. Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
  3. Inscrivez le montant pour chaque poste ajouté dans le champ Montant. La somme des montants des postes doit être le prix total du document. Le prix total du document (Montant) et le Montant non affecté sont affichés dans le haut de la fenêtre Affectation de budgets et de postes.
  4. (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par pourcentage

  1. Sous l'onglet Budget/Poste, sélectionnez Pourcentage pour Affecter par.
  2. Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
  3. Inscrivez le pourcentagepour chaque poste ajouté dans le champ Pourcentage. La somme des pourcentages doit être 100 %.
  4. (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Sélectionner des postes de différentes périodes budgétaires pour une demande d'achat

Note. - Vous pouvez toujours sélectionner la période budgétaire en cours, ou la prochaine période budgétaire si vous l'avez activée pour utilisation. Pour activer un budget, ouvrez le prochain budget sélectionné et cochez Peut être utilisé.

  1. Sous l'onglet Budget/Poste, sélectionnez Pourcentage pour Affecter par.
  2. Ajoutez des périodes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter(Bouton Ajouter).
  3. Sélectionnez une période budgétaire pour chaque ligne dans la liste déroulante de la colonne Budget.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les champs personnalisés d'une demande d'achat

Les champs personnalisés vous permettent d'inscrire des informations supplémentaires, sur les documents commandés, les demandes d'achat et les documents facturés qui ne sont habituellement pas inscrites lors des processus d'acquisitions habituels.

Les champs suivants peuvent être modifiés dans l'écran des informations sur le champ :

  • Nom du champ - Inscrivez un nom descriptif pour le champ.
  • Description - Inscrivez la description du champ.
  • Actif
    • Oui (valeur par défaut) - Le champ est actif et vous pouvez entrer des valeurs pour ce champ.
    • Non - Le champ n'est pas actif et vous ne pouvez pas entrer de valeurs pour ce champ.
  • Tri de la liste (champs personnalisés de type Liste uniquement)
    • Alphabétique - Les options de liste seront affichées en ordre alphabétique.
    • Manuel (valeur par défaut) - Les options de liste seront affichées dans l'ordre dans lequel elle ont été initialement entrées.

Modifier ou ajouter des notes à une demande d'achat 

  1. Cliquez sur l'onglet Notes.
  2. Cliquez sur Ajouter note.
    1. Remplissez les champs :
      1. Dans le champ Type, indiquez si la note est destinée aux employés ou au fournisseur.
      2. Inscrivez la note dans la boîte Note.
      3. (Facultatif) Dans le champ Afficher lors de, indiquez si la note doit être affichée dans une fenêtre éclair lors du paiement, de la réception, ou de réception et paiement.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Cliquez sur le crayon () à côté de la note que vous voulez modifier.
    1. Modifiez les champs.
    2. Cliquez sur Enregistrer.