Voir et modifier une demande d'achat
Comment chercher des demandes d'achat existantes et les modifier dans Acquisitions WorldShare.
Vous pouvez chercher vos demandes d'achat existantes et les modifier.
Chercher des demandes d'achat existantes
- Vous pouvez modifier les demandes d'achat à deux endroits.
- Écran Documents demandés - La demande d'achat doit avoir l'État de révision « En attente » ou « Refusée ».
- Écran Demandes en attente.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'achat > Documents demandés.
- Cliquez sur Chercher. Toutes les demandes d'achat sont affichées.
- Les résultats sont triés par titre.
- Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
- Filtrez les demandes en utilisant les filtres dans le haut de l'écran.
- Cliquez sur le Titre pour voir ou modifier la demande d'achat.
Modifier une demande d'achat
Afficher ou modifier les informations générales d'une demande d'achat
- Cliquez sur l’onglet Général.
- Modifiez un ou plusieurs des champs modifiables.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier l'emplacement pour une demande d'achat
- Sous l'onglet Emplacement, vous pouvez mettre à jour les informations sur l'emplacement pour une demande d'achat.
- Quantité - Indiquez la quantité numérique pour la demande d'achat.
- Succursale - Sélectionnez une succursale dans la liste déroulante.
- Emplacement - Sélectionnez un emplacement dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier la taxe, l'escompte et les frais de service et d'expédition pour une seule demande d'achat
- Cliquez sur l'onglet Fixation de prix.
- Modifiez les informations sur le prix modifiables de la demande d'achat.
- Prix unitaire - Indiquez le prix total.
- Quantité - Indiquez la quantité totale.
- Escompte - Indiquez le pourcentage de l'escompte.
- Frais de service (montant par unité) - Indiquez les frais de service.
- Expédition (montant par unité) - Indiquez les frais d'expédition.
- Taxe 1 - Indiquez le pourcentage de la taxe.
- Taxe 2 - Indiquez le pourcentage de la taxe.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier les Paramètres de fixation de prix suggérés pour une demande d'achat
- Cliquez sur l'onglet Fixation de prix.
- Allez à la section Paramètres de fixation de prix suggérés dans le bas de l'écran.
Note. - La section Paramètres de fixation de prix suggérés apparaît uniquement lorsque la demande d'achat n'a pas été commandée.
- Modifiez un ou plusieurs paramètres de fixation de prix à l'aide des listes déroulantes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Note. - Une fois la demande d'achat commandée, les Paramètres de fixation de prix suggérés sont remplacés par les paramètres de Fixation de prix de la commande, qui héritent des champs sélectionnés pour la commande.
Répartir une commande entre plusieurs postes budgétaires
Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.
Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par montant
- Sous l'onglet Budget/Poste, sélectionnez Montant pour Affecter par.
- Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (
) et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
- Inscrivez le montant pour chaque poste ajouté dans le champ Montant. La somme des montants des postes doit être le prix total du document. Le prix total du document (Montant) et le Montant non affecté sont affichés dans le haut de la fenêtre Affectation de budgets et de postes.
- (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
- Cliquez sur Enregistrer.
Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par pourcentage
- Sous l'onglet Budget/Poste, sélectionnez Pourcentage pour Affecter par.
- Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter (
) et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
- Inscrivez le pourcentagepour chaque poste ajouté dans le champ Pourcentage. La somme des pourcentages doit être 100 %.
- (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
- Cliquez sur Enregistrer.
Sélectionner des postes de différentes périodes budgétaires pour une demande d'achat
Vous pouvez toujours sélectionner la période budgétaire en cours, ou la prochaine période budgétaire si vous l'avez activée pour utilisation. Pour activer un budget, ouvrez le prochain budget sélectionné et cochez Peut être utilisé.
- Sous l'onglet Budget/Poste, sélectionnez Pourcentage pour Affecter par.
- Ajoutez des périodes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter(
).
- Sélectionnez une période budgétaire pour chaque ligne dans la liste déroulante de la colonne Budget.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier les champs personnalisés d'une demande d'achat
Les champs personnalisés vous permettent d'inscrire des informations supplémentaires, sur les documents commandés, les demandes d'achat et les documents facturés qui ne sont habituellement pas inscrites lors des processus d'acquisitions habituels.
Modifier ou ajouter des notes à une demande d'achat
- Cliquez sur l'onglet Notes.
- Cliquez sur Ajouter note.
- Remplissez les champs :
- Dans le champ Type, indiquez si la note est destinée aux employés ou au fournisseur.
- Inscrivez la note dans la boîte Note.
- (Facultatif) Dans le champ Afficher lors de, indiquez si la note doit être affichée dans une fenêtre éclair lors du paiement, de la réception, ou de réception et paiement.
- Remplissez les champs :
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur le crayon (
) à côté de la note que vous voulez modifier.
- Modifiez les champs.
- Cliquez sur Enregistrer.