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Chercher et filtrer des demandes d'achat

Comment chercher et filtrer des demandes d'achat dans Acquisitions WorldShare.

Voir toutes les demandes d’achat

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'achat > Documents demandés.
  2. Cliquez sur Chercher. Toutes les demandes d'achat sont affichées.
    • Les résultats sont triés par titre.
    • Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
    • Pour personnaliser les colonnes affichées, voir Configurer les colonnes. Configuration par défaut : certaines colonnes ne sont pas visibles.
  3. Cliquez sur le Titre pour voir ou modifier la demande d'achat. Pour plus de détails, consulter la rubrique Voir et modifier une demande d'achat.

Chercher des demandes d'achat

Utilisez la boîte de recherche pour chercher des demandes d'achat.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'achat.
  2. Sous Demandes d'achat, sélectionnez un écran.
    • Documents demandés - Cet écran présente toutes les demandes d'achat, incluant les demandes refusées.
    • Demandes en attente - Cet écran présente les demandes d'achat qui ont l'État de révision « En attente » et n'ont pas encore été révisées.
    • Demandes approuvées - Cet écran présente les demandes d'achat qui ont été approuvées mais dont la commande n'a pas encore été effectuée.
       Note. - Pour trouver les demandes approuvées qui ont été commandées, cherchez dans vos documents commandés.
  3. Dans la liste déroulante, sélectionnez un index pour la recherche et inscrivez un terme de recherche dans la boîte.
  4. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>.

Afficher ou masquer les colonnes

Vous pouvez choisir les colonnes qui apparaissent dans le tableau des résultats de recherche.

  1. Cliquez sur la roue dentée grise (Roue dentée grise) au-dessus de la colonne de droite.
  2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées.
  3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.

Colonnes des demandes d'achat

Colonnes des demandes d'achat - Tableau
Colonne Description
Date requis Cliquez sur le Titre du document pour voir ou modifier les détails sur la demande d'achat.
Date de demande Date à laquelle le document a été demandé.
Notes Notes sur la demande d'achat.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter note (Bouton Ajouter note) pour ajouter une nouvelle note.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note) pour ajouter ou modifier une note.
État de commande
Statut Description
Annulation demandée L'annulation de la demande d'achat a été demandée.
Annulée La demande d'achat a été annulée.
Non annulée La demande d'achat n'a pas encore été annulée.
Pas dans commande La demande d'achat n'a pas encore été ajoutée à une commande.
Open (Ouverte) La demande d'achat n'a pas été commandée.
Commandée La demande d'achat a été commandée.
Réserver pour usager

Indique si le document a été réservé ou non pour un usager.

Source de la demande La source de la demande d'achat (ex. : le personnel).
Demandeur La personne qui a demandé le document.
État de la révision
Statut Description
Approuvé La demande d'achat a été approuvée.
En attente La demande d'achat est en révision.
Refusée La demande d'achat a été refusée.
Réviseur La personne désignée pour la révision de la demande d'achat.
Titre Cliquez sur le Titre du document pour voir ou modifier les détails sur la demande d'achat.

Filtrer les demandes d'achat

Les demandes d,achat peuvent être filtrées en utilisant les filtres dans le haut de la page.

  1. Cliquez sur l'un des filtres décrits plus bas.
  2. Sélectionnez les valeurs appropriées. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs pour un même filtre. Lorsque plus d'une valeur est sélectionnée, le système cherche n'importe quelle de ces valeurs.
  3. Cliquez sur Appliquer. Une fois le filtre appliqué, vous pouvez passer le pointeur de la souris sur le nom du filtre pour voir les valeurs sélectionnées.
  4. (Facultatif) Pour effacer le filtre, cliquez sur Réinitialiser.

Afficher ou masquer les filtres

Vous pouvez choisir les filtres qui sont affichés. Par défaut, tous les filtres sont affichés. Un crochet apparaît à côté des filtres sélectionnés.

  1. Cliquez sur Filtres (dans le haut de l'écran, à droite).
  2. Pour sélectionner ou désélectionner un filtre, cliquez sur son nom.
  3. (Facultatif) Vous pouvez chercher dans la liste de filtres en inscrivant un mot-clé dans la boîte de recherche.

Filtres pour les demandes d'achat

Filtres pour les demandes d’achat - Tableau
Filtre Description
Comptabilité d'exercice Si le mode Comptabilité d'exercice est activé pour le document.
Type d'acquisition
Type Description
Unique Document commandé une seule fois (pas un abonnement ou une entente fournisseur).
Abonnement Commande pour un titre qui est publié de façon continue (pas de date de fin de publication), mais qui est habituellement acheté sur une base ponctuelle. L'acheteur doit habituellement renouveler l'abonnement lorsque celui-ci arrive à échéance.
Période budgétaire La période budgétaire du poste affecté au document. Toutes les périodes budgétaires (passées, actives, futures) sont des options.
Documents litigieux Nombre de fois que le document a été réclamé.
Exemplaires non reçus Nombre d'exemplaires non reçus.
Devise Devise (monnaie) utilisée par le fournisseur. Indiquez le nom ou l'abréviation de la devise par laquelle vous souhaitez filtrer les résultats de recherche. Vous pouvez sélectionner plusieurs devises dans la liste.
Champs personnalisés Tout champ personnalisé que vous avez configuré qui doit être affiché dans les documents en commande.
Date de création Date à laquelle la demande d'achat a été créée.
Date requis Date à laquelle le document est requis.
  1. Sélectionnez l'une des valeurs suivantes :
    • Il y a plus de ___ jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
    • À l'intérieur des ___ prochains jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
    • Période personnalisée - Indiquez une période en utilisant les boîtes De et À, ou sélectionnez les dates avec le calendrier (Bouton de calendrier).
  2. Cliquez sur Appliquer.
Date de demande Date à laquelle le document a été demandé.
  1. Sélectionnez l'une des valeurs suivantes :
    • Il y a plus de ___ jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
    • Période personnalisée - Indiquez une période en utilisant les boîtes De et À, ou sélectionnez les dates avec le calendrier (Bouton de calendrier).
  2. Cliquez sur Appliquer.
Mode de désengagement
Type Description
Par montant Le document a été partiellement facturé et les montants désengagés des documents sont basés sur le montant payé pour le document.
Par pourcentage Le document a été partiellement facturé et les montants désengagés des documents sont basés sur le pourcentage alloué pour le document.
Affichage pour Discovery
Option Description
Afficher documents en commande Lorsque la commande aura été passée, tous les documents commandés seront affichés dans Discovery et auront l'état En Commande.
Ne pas afficher documents en commande Lorsque la commande aura été passée, aucun document commandé ne sera affiché dans Discovery.
Date du message EDIFACT La date à laquelle le fichier de réponse de commande EDIFACT associé au document a été chargé
Engagement Le montant engagé pour le document.
  1. Sélectionnez l'une des valeurs suivantes :
    • Plus de ___ - Inscrivez un montant en dollars dans la boîte.
    • Intervalle de prix personnalisé - Indiquez un intervalle de prix dans les champs De et À.
  2. Cliquez sur Appliquer.
Fin de la réservation Date à laquelle l'abonnement prend fin.
Date de fourniture prévue La date à laquelle la fourniture du document commandé est prévue.
Source de la Date de fourniture prévue

La source qui définie la Date de fourniture prévue.

  1. Sélectionnez l'une des valeurs suivantes :
    • Il y a plus de ___ jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
    • À l'intérieur des ___ prochains jours - Inscrivez un chiffre dans la boîte.
    • Du ___ Au ___ - Entrez une plage de numéros dans les boîtes (Du et Au).

       
  2. Cliquez sur Appliquer.
Code du poste ID unique utilisé pour interagir avec d'autres systèmes.
État de la facture
Statut Description
Open (Ouverte) Facture non payée.
Payé Facture payée.
Prête pour paiement Facture prête pour paiement
Dernière réclamation Dernière date à laquelle le document a été réclamé.
Type de matériel Le type de matériel (ou genre de document), tel qu'indiqué dans la notice WorldCat. Vous pouvez chercher par type de matériel en inscrivant un mot-clé dans la boîte de recherche.
État de commande
Statut Description
Annulation demandée L'annulation de la demande d'achat a été demandée.
Annulée La demande d'achat a été annulée.
Non annulée La demande d'achat n'a pas encore été annulée.
Pas dans commande La demande d'achat n'a pas encore été ajoutée à une commande.
Open (Ouverte) La demande d'achat n'a pas été commandée.
Commandée La demande d'achat a été commandée.
Type de commande
Type Description
Entente fournisseur Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé. La bibliothèque a le droit de retourner les documents qu'elle ne veut pas.
Commande globale Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents selon un profil déterminé. Le fournisseur ne permet pas à la bibliothèque de retourner des documents.
Entente ADD Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'achat de matériel en ligne basé sur l'utilisation des usagers.
Liste de dons Liste de documents reçus (gratuitement ou moyennant des frais minimes) d'une personne ou d'un organisme.
Liste de dépôt légal Liste de documents reçus dans le cadre d'un arrangement avec une entité gouvernementale pour la conservation de certaines ou de toutes ses publications.
Commande d'achat Liste de documents créée par la bibliothèque et qui est transmise à un fournisseur.
Commande permanente Liste de documents reçus dans le cadre d'une entente avec un fournisseur pour l'envoi de documents faisant partie d'une collection ou d'une publication précise.
Date de soumission Date à laquelle la demande d'achat a été effectuée.
Réserver pour usager Indique si le document a été réservé ou non pour un usager.
Type de traitement
Type Description
Produit électronique Un document électronique (non physique). Peut être un document unique ou en plusieurs parties. Peut être publié en parties indéfiniment.
Collection monographique Monographies publiées en volumes successifs par un seul éditeur. Chaque volume de la collection a un titre et un ISBN uniques, mais tous les volumes partagent un titre de collection commun.
Publication en série Publications en séries imprimées et monographies en plusieurs parties ayant plusieurs codes-barres.
Monographie Monographies ayant un seul code-barres.
Fournisseur suggéré Le fournisseur auprès duquel vous comptez commander cette demande d'achat
État de l'achat
Statut Description
Facturé Le document a été facturé.
Non facturé Le document n'a pas été facturé.
Payé Le document a été payé.
Partiellement facturé Le document a été partiellement facturé.
Partiellement payé Le document a été partiellement payé.
Reçu envoyé Choisissez Oui ou Non et cliquez sur Appliquer.
Quantité La quantité totale des documents inclus dans la demande d'achat.
État de réception
Statut Description
Non reçu Les exemplaires n'ont pas été reçus.
Non suivi Le suivi des exemplaires n'est pas effectué.

 Note. - L'action Ne pas suivre peut uniquement être appliquée pour les documents dont le Type de traitement est Périodique ou Produit électronique. Les monographies ne peuvent pas avoir l'État de réception Non suivi. Les monographies ne peuvent pas avoir l'État de réception Non suivi.

Partiellement reçu Les exemplaires ont été partiellement reçus.
Reçu Les exemplaires ont été reçus.
Retourné Les exemplaires ont été retournés.
Paramètre de renouvellement
Paramètre Description
Renouveler (défaut) L'abonnement a été renouvelé
Ne pas renouveler (Annulé) L'abonnement a été annulé
Ne pas renouveler (En attente de révision) L'abonnement doit être examiné avant d'être renouvelé
État de renouvellement Indique si l'abonnement à la publication a été renouvelé ou non.
Source de la demande La source de la demande d'achat (ex. : le personnel).
État de la demande Indique si la demande d'achat a été demandée ou non.
Demandeur La personne qui a demandé le document.
Nécessite attention Indique si le document a été marqué comme nécessitant une attention particulière.
Type de ressource Ressource WorldCat, collection de la base de connaissances, titre de la base de connaissances
Ressource nécessitant révision Indique si le document a été marqué comme devant être révisé ou non.
État de la révision
Statut Description
Approuvé La demande d'achat a été approuvée.
En attente La demande d'achat est en révision.
Refusée La demande d'achat a été refusée.
Réviseur La personne désignée pour la révision de la demande d'achat.
Envoyé à Liste de renouvellements Si le document a été envoyé à la liste de renouvellements ou non.
Type d'expédition Standard, Express, Jour suivant, Autre
Début Date à laquelle l'abonnement commence.
Prix unitaire Prix du document.
Fournisseur Pour chercher un fournisseur, inscrivez le nom du fournisseur dans la boîte de recherche.
Réponse du fournisseur Réponse d’un fournisseur concernant le document commandé.
Volume Si le document fait partie d'une collection ou non.