Voir et modifier une demande d'achat
Comment chercher des demandes d'achat existantes et les modifier dans Acquisitions WorldShare.
Vous pouvez chercher vos demandes d'achat existantes et les modifier.
Chercher des demandes d'achat existantes
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'achat > Documents demandés.
- Cliquez sur Chercher . Toutes les demandes d'achat sont affichées.
- Les résultats sont triés par titre.
- Pour modifier l'ordre de tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.
- Pour personnaliser les colonnes affichées, voir Configurer les colonnes. Configuration par défaut : certaines colonnes ne sont pas visibles.
- Cliquez sur le Titre pour voir ou modifier la demande d'achat.
Modifier une demande d'achat
Modifier les informations générales d'une demande d'achat
- Cliquez sur l’onglet General.
- Champs modifiables :
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier l'emplacement pour une demande d'achat
- Cliquez sur l'onglet Emplacement.
- Champs modifiables :
- Quantité - Indiquez la quantité numérique pour la demande d'achat.
- Succursale - Sélectionnez une succursale dans la liste déroulante.
- Emplacement - Sélectionnez un emplacement dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier les informations sur le prix d'une demande d'achat unique
- Cliquez sur l'onglet Fixation de prix.
- Champs modifiables :
- Prix unitaire - Le prix total du document.
- Quantité - La quantité totale de documents.
- Escompte - Le pourcentage de l'escompte pour le document.
- Frais de service (montant par unité) - Les frais de service appliqués pour chaque unité.
- Expédition (montant par unité) - Les frais d'expédition par unité.
- Taxe 1
- Taxe
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier les Paramètres de fixation de prix suggérés pour une demande d'achat
- Cliquez sur l'onglet Fixation de prix.
- Allez à la section Paramètres de fixation de prix suggérés dans le bas de l'écran.
Note. - La section Paramètres de fixation de prix suggérés apparaît uniquement lorsque la demande d'achat n'a pas été commandée.
- Champs modifiables :
- Cliquez sur Enregistrer.
Note. - Une fois la demande d'achat commandée, les Paramètres de fixation de prix suggérés sont remplacés par les paramètres de Fixation de prix de la commande, qui héritent des champs sélectionnés pour la commande.
Répartir une commande entre plusieurs postes budgétaires
Basculer entre le Montant et le Pourcentage peut changer le pourcentage assigné à chaque poste à cause de problèmes d'arrondissement des chiffres lors du basculement entre ces deux modes d’affectation des coûts.
Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par montant
- Cliquez sur l'onglet Budget/Poste.
- Sélectionnez Montant pour Affecter par.
- Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter () et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
- Inscrivez le montant pour chaque poste ajouté dans le champ Montant. La somme des montants des postes doit être le prix total du document. Le prix total du document (Montant) et le Montant non affecté sont affichés dans le haut de la fenêtre Affectation de budgets et de postes.
- (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
- Cliquez sur Enregistrer.
Répartir une facture entre plusieurs postes budgétaires par pourcentage
- Cliquez sur l'onglet Budget/Poste.
- Sélectionnez Pourcentage pour Affecter par.
- Ajoutez des postes supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter () et en sélectionnant un poste dans la liste déroulante Poste.
- Inscrivez le pourcentagepour chaque poste ajouté dans le champ Pourcentage. La somme des pourcentages doit être 100 %.
- (Facultatif) Cliquez sur Répartir également entre les postes non affectés pour répartir également tout montant non assigné restant parmi les postes ayant 0 (zéro) comme montant.
- Cliquez sur Enregistrer.
Sélectionner des postes de différentes périodes budgétaires pour une demande d'achat
Vous pouvez toujours sélectionner la période budgétaire en cours, ou la prochaine période budgétaire si vous l'avez activée pour utilisation. Pour activer un budget, ouvrez le prochain budget sélectionné et cochez Peut être utilisé.
- Cliquez sur l'onglet Budget/Poste.
- Sélectionnez Pourcentage pour Affecter par.
- Ajoutez des périodes budgétaires supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter().
- Sélectionnez une période budgétaire pour chaque ligne dans la liste déroulante de la colonne Budget.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier les champs personnalisés d'une demande d'achat
Les champs personnalisés vous permettent d'inscrire des informations supplémentaires, sur les documents commandés, les demandes d'achat et les documents facturés qui ne sont habituellement pas inscrites lors des processus d'acquisitions habituels.
Modifier ou ajouter des notes à une demande d'achat
- Cliquez sur l'onglet Notes.
- Cliquez sur Ajouter note.
- Remplissez les champs :
- Dans le champ Type, indiquez si la note est destinée aux employés ou au fournisseur.
- Inscrivez la note dans la boîte Note.
- (Facultatif) Dans le champ Afficher lors de, indiquez si la note doit être affichée dans une fenêtre éclair lors du paiement, de la réception, ou de réception et paiement.
- Remplissez les champs :
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur le crayon () à côté de la note que vous voulez modifier.
- Modifiez les champs.
- Cliquez sur Enregistrer.