Importer des données de commande de type Entente d'un fichier MARC
Vous pouvez importer des données de commande en format MARC en utilisant les zones 9xx de la notice MARC. Avant d'importer des données de commande, vous devez configurer l'importation avec votre fournisseur. Cela peut inclure l'envoi des zones MARC de données sur la commande au fournisseur.
Importer des données de commande d'un fichier MARC.
Cette rubrique traite de l'importation des données de commande pour les Ententes (ententes avec des fournisseurs, ententes pour acquisitions dictées par les demandes, etc.). Pour importer des commandes, voirInformations de base sur l'importation de données de commande
Données de commande MARC
Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de commande MARC que vous recevez de votre fournisseur.
Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.
Remarque importante sur les données de commandes de type « entente »
Les commandes de type « entente » sont toutes les commandes autres que les commandes d'achats. Lorsque vous importez des données de commande pour une entente, vous ajouterez les documents commandés à une commande existante. Pour ce faire :
- Vous devez d'abord créer une entente dans Acquisitions WorldShare. Vous pouvez créer six types d'entente différents dans le système. Pour plus de détails, voir Types de commande.
- Le numéro de commande du fournisseur doit figuré dans la zone 981 $n des données de votre commande.
Livraison des données
Les données peuvent vous être livrées à deux moments :
- au moment de la commande (données de la commande);
- au moment de l'expédition (données de facturation).
Si vous importez des données de commande au moment de l'expédition, il est possible que les documents commandés ne soient pas regroupés comme ils le sont dans la commande.
Les données peuvent également vous être livrées :
- directement par le fournisseur;
- par le biais des Partenaires de catalogage WorldCat.
Instructions sur l'importation de données de commandes de type « entente »
Comment les commandes sont créées avec les fichiers importés
Pour importer des commandes pour des ententes, la création de la commande devrait toujours être basée sur le numéro de commande du fournisseur qui est dans la zone 981 $n. Quand la zone 981 $n contient un numéro de commande du fournisseur qui correspond à la commande existante, le système ajoute les documents dans le fichier MARC à la commande.
Si la zone 981 $n est vide, le système crée une commande de type Commande d'achat.
Créer une entente
Vous devez créer une entente dans le système avant d'importer des données de commande associées à une entente. Vous pouvez créer six types d'entente différents dans Acquisitions WorldShare. Pour plus de détails, voir Types de commande.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
- Dans l'écran Commandes, cliquez sur Nouvelle commande.
- Dans la fenêtre Ajouter une nouvelle commande, inscrivez un nom de commande.
- Dans la liste Type de commande, sélectionnez une entente. Pour plus de détails, voir Types de commande.
- Inscrivez le nom du fournisseur dont vous importez les données. Lorsque vous tapez au clavier, des suggestions de fournisseurs sont présentées. Sélectionnez le fournisseur dans la liste.
- Inscrivez le No de commande fournisseur.
- Ce numéro doit figurer dans la zone 981 $n de chaque document du fichier de données que vous importez.
- Si ce numéro n'est pas présent dans l'entente, le système regroupera les documents dans de nouveaux bons de commande. Pour plus de détails, voir Comment les commandes sont créées avec les fichiers importés ci-dessus.
- Cliquez sur Enregistrer.
Charger un fichier de données de commande
Suivez les instructions ci-dessous si vous importer un fichier de données de commande uniquement.
Si votre fournisseur vous fournit les données de commande, de facturation et de rangement dans un fichier, vous devrez charger le fichier deux fois (une fois pour cette étape et une fois pour l'étape 4).
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs.
- Cherchez le fournisseur pour lequel vous importez les données.
- Dans la liste de fournisseurs, cliquez sur le Nom du fournisseur.
- Dans le dossier du fournisseur, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
- Cliquez sur Charger un fichier.
- Dans la fenêtre Importer données, dans la liste déroulante Type, cliquez sur Importer données de commande (MARC).
- Cliquez sur Parcourir.
- Localisez le fichier de données de commande sur votre ordinateur. Cliquez sur Ouvrir.
- (Facultatif) Sélectionnez le budget que vous souhaitez utiliser pour importer le fichier de données de commande dans la liste déroulante Budget cible. Par défaut, la période budgétaire actuelle est sélectionnée.
- (Facultatif) Cochez la case Afficher les documents importés dans WorldCat si vous voulez que tous les documents importés apparaissent avec l'état En commande dans WorldCat Local ou WorldCat Discovery après que la commande aura été passée.
- (Facultatif) Cochez la case Vérifier les numéros OCLC si fournis si vous voulez que le système utilise le numéro OCLC pour trouver la notice WorldCat et vérifier si les informations bibliographiques du document correspondent à la notice.
- (Facultatif) Cochez la case Inclure correspondances avec faible niveau de fiabilité si vous voulez que le système tente de trouver une correspondance dans WorldCat pour votre notice en utilisant tous les protocoles de correspondance. Le système tentera d'abord de trouver une correspondance en utilisant le protocole de correspondance standard, puis utilisera les méthodes suivantes:
- Un algorithme qui utilise le nombre de fonds (localisations) pour sélectionner la meilleure notice potentielle lors d'une recherche par numéro d'identification normalisé en utilisant l'identifiant dans la zone 020, 022 ou 024 de la notice MARC. Cet algorithme filtre également les résultats par Type de matériau en utilisant la valeur Leader/06 et le formulaire 008 (23 ou 29).
- Une recherche par titre/auteur.
- Cliquez sur Charger.
- Le système confirme que votre fichier a été chargé.
- Cliquez sur Annuler ou sur le x dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour fermer la fenêtre Importer données.
Réviser la commande
Après avoir chargé un fichier de commande, vous pouvez examiner la commande pour vérifier s'il y a des erreurs.
Quand réviser
Vous pouvez réviser les notices sélectionnées pendant l'importation à divers moments. Il n'y a pas de bon ou de mauvais moment pour examiner les notices, mais le moment où vous le faites a des conséquences. Vous pouvez réviser :
- Immédiatement après l'importation (avant de passer la commande)
- Immédiatement après avoir passé la commande
- Avant la réception
- Après la réception
Notes importantes sur la révision :
- Si vous envoyez la commande au fournisseur par EDI ou par courriel, assurez-vous que la notice sélectionnée est correcte avant de passer la commande.
- Si vous voulez que le système affiche les documents en commande dans WorldCat lorsque vous passez la commande, vous voudrez peut-être examiner les notices sélectionnées avant que les utilisateurs ne puissent réserver ces documents :
- Afin d'éviter que les utilisateurs ne réservent les mauvais documents.
- Pour que vous n'ayez pas à transférer les réservations vers la nouvelle notice après avoir utilisé la fonctionnalité Modifier la ressource pour modifier la ressource associée.
- Comme indiqué ci-dessus, si vous révisez les notices et modifiez la ressource après la création des notices de fonds locaux (NFL), qu'il s'agisse de NFL de documents en commande ou reçus, les NFL seront transférées vers la nouvelle ressource, mais les réservations au niveau du titre resteront associées à l'ancienne ressource et devront être transférées manuellement.
Réviser les documents commandés
Le fichier que vous chargez apparaît à la première ligne dans le journal des activités. Le journal des activités est le tableau qui répertorie tous les fichiers que vous avez chargés pour le fournisseur. Si vous ne voyez pas le fichier dans le tableau, cliquez sur le bouton Actualiser () dans le haut du tableau.
- Dans le tableau, l'état du chargement est indiqué dans la colonne État. Si le chargement échoue, Échec sera indiqué dans cette colonne.
- La colonne Détails contient des liens vers les commandes créées par suite d'un chargement. Dans la colonne Détails, cliquez sur le lien PO # pour voir la commande (il s'agit du numéro attribué à la commande d'achat ou à l'entente par le système.) Exemple : PO-2015-100.
- Vous recevrez également un avis par courriel indiquant l'état de l'importation et de chaque document. Vous pouvez également consulter le texte de ce courriel en cliquant sur le lien dans la colonne Détails du journal des activités (tableau).
- Apportez des modifications aux documents commandés si nécessaire.