Importer des données de commande de type Entente d'un fichier MARC

Données de commande MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de commande MARC que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.

Données de commande MARC - Tableau

MARC	Élément dans Acquisitions	Type d'entrée	Description
035 $a	Numéro OCLC	Numéro OCLC dans ce format : (OCoLC)1553114	Le numéro OCLC est utilisé pour identifier la notice bibliographique dans WorldCat à laquelle le document commandé est associé. Si vous n'incluez pas de numéro OCLC, le système tente de trouver une notice correspondante dans WorldCat en utilisant les autres valeurs de la notice bibliographique fournie (par exemple, le titre, l'auteur et le numéro ISBN).
949 $h	Succursale	Nombre entier	Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'ID WorldCat Registry de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $l	Emplacement sur les rayons	Chaîne	Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'emplacement sur les rayons de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $p	Code du poste	Chaîne (maximum : 40 caractères)	Valeur entrée par l'utilisateur; représente le code du poste budgétaire utilisé pour le montant engagé.  Note. - Si le poste budgétaire que vous incluez dans cette zone a été désactivé : Les documents associés au poste budgétaire désactivé seront importés. Vous verrez une mise en garde pour ces documents dans les journaux et recevrez un avis par courriel vous informant que le poste budgétaire ne peut pas être importé parce qu'il est désactivé.
949 $q	Nombre d'exemplaires	Nombre entier (maximum : 999)	Nombre d'exemplaires commandés.
980 $b	Prix unitaire	Décimal (maximum : 9 999,99)	Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.)
980 $c	Frais de service (par unité)	Decimal (maximum : 999,99)	Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $).
980 $h	Pourcentage de la taxe	Décimal (maximum : 100 000)	Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur.    Note. -   Vous pouvez attribuer une valeur en pourcentage comprenant jusqu'à trois décimales (7.745%, par exemple). Les valeurs en pourcentage avec quatre décimales seront arrondies à trois décimales (par exemple, 7.7454% sera arrondie à 7.745%). Par défaut, la valeur en pourcentage a deux décimales, sauf si une troisième décimale est entrée.
980 $i	Pourcentage de l'escompte	Décimal (maximum : 100,00)	Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur.
980 $k	ISBN	Nombre entier	Numéro ISBN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 020 est utilisée pour établir une correspondance.
980 $m	ISSN	Nombre entier	Numéro ISSN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 022 est utilisée pour établir une correspondance.
980 $s	Expédition et manutention (par unité)	Decimal (maximum : 999,99)	Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité.
980 $x	Taux de change	Décimal	Taux de change pour la commande si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque.
980 $z	Devise du bon de commande	Code de devise de trois lettres ISO 4217	Codes de devise ISO pour la commande
981 $a	Identifiant de collection de la BC	Chaîne	Identifiant pour la collection de la base de connaissances WorldCat qui est commandée.
981 $b	Identifiant du titre de la BC	Chaîne	Identifiant pour le titre de la base de connaissances WorldCat qui est commandé.
981 $e	ID de commande externe	Chaîne (maximum de 50 caractères)	Identifiant unique pour la commande utilisé par un système financier externe.  Note. - Vous pouvez importer votre ID de commande externe en utilisant les données de commande MARC en demandant à votre fournisseur d'ajouter l'ID de commande externe dans la zone 981, sous-zone $e de vos notices de commande MARC. Une fois importé, l'ID de commande externe sera inséré dans les nouvelles commandes créées avec le fichier MARC. Si la valeur de la zone 981 $e est supérieure à 50 caractères, l'entrée n'est pas importée et une erreur est affichée dans les journaux d'activités. Si la valeur de la zone 981 $e est différente pour deux notices de la même commande, le premier ID de commande externe sera utilisé et une erreur sera affichée dans les journaux d'activités.
981 $g	Numéro de compte	Chaîne	Numéro de compte ou client utilisé par la bibliothèque pour la commande et la facturation. (Également appelé « sous-compte ».)
981 $i	Note de la bibliothèque sur le document	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Notes fournies pour un document.
981 $l	Nom de commande	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Chaîne de texte représentant le nom de la commande.
981 $n	No de commande fournisseur	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Numéro interne utilisé pour identifier la commande par fournisseur. Numéro fourni à la bibliothèque pour des fins de suivi.
981 $x	Commentaire de la bibliothèque sur la commande	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Commentaire concernant la commande.
981 $z	No de document du fournisseur Requis pour l'importation de données de facturation ou de rangement.	Chaîne (maximum : 256 caractères)	Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.

Livraison des données

Les données peuvent vous être livrées à deux moments :

• au moment de la commande (données de la commande);
• au moment de l'expédition (données de facturation).

 Note. - Si vous importez des données de commande au moment de l'expédition, il est possible que les documents commandés ne soient pas regroupés comme ils le sont dans la commande.

Les données peuvent également vous être livrées :

• directement par le fournisseur;
• par le biais des Partenaires de catalogage WorldCat.

Comment les commandes sont créées avec les fichiers importés

Pour importer des commandes pour des ententes, la création de la commande devrait toujours être basée sur le numéro de commande du fournisseur qui est dans la zone 981 $n. Quand la zone 981 $n contient un numéro de commande du fournisseur qui correspond à la commande existante, le système ajoute les documents dans le fichier MARC à la commande.

 Note. - Si la zone 981 $n est vide, le système crée une commande de type Commande d'achat.

Créer une entente

Vous devez créer une entente dans le système avant d'importer des données de commande associées à une entente. Vous pouvez créer six types d'entente différents dans Acquisitions WorldShare. Pour plus de détails, voir Types de commande.

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
2. Dans l'écran Commandes, cliquez sur Nouvelle commande.
3. Dans la fenêtre Ajouter une nouvelle commande, inscrivez un nom de commande.
4. Dans la liste Type de commande, sélectionnez une entente. Pour plus de détails, voir Types de commande.
5. Inscrivez le nom du fournisseur dont vous importez les données. Lorsque vous tapez au clavier, des suggestions de fournisseurs sont présentées. Sélectionnez le fournisseur dans la liste.
6. Inscrivez le No de commande fournisseur.
   • Ce numéro doit figurer dans la zone 981 $n de chaque document du fichier de données que vous importez.
   • Si ce numéro n'est pas présent dans l'entente, le système regroupera les documents dans de nouveaux bons de commande. Pour plus de détails, voir Comment les commandes sont créées avec les fichiers importés ci-dessus.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Charger un fichier de données de commande

Suivez les instructions ci-dessous si vous importer un fichier de données de commande uniquement.

 Note. - Si votre fournisseur vous fournit les données de commande, de facturation et de rangement dans un fichier, vous devrez charger le fichier deux fois (une fois pour cette étape et une fois pour l'étape 4).

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs.
2. Cherchez le fournisseur pour lequel vous importez les données.
3. Dans la liste de fournisseurs, cliquez sur le Nom du fournisseur.
4. Dans le dossier du fournisseur, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
5. Cliquez sur Charger un fichier.
6. Dans la fenêtre Importer données, dans la liste déroulante Type, cliquez sur Importer données de commande (MARC).
7. Cliquez sur Parcourir.
8. Localisez le fichier de données de commande sur votre ordinateur. Cliquez sur Ouvrir.
9. (Facultatif) Sélectionnez le budget que vous souhaitez utiliser pour importer le fichier de données de commande dans la liste déroulante Budget cible. Par défaut, la période budgétaire actuelle est sélectionnée.
10. (Facultatif) Cochez la case Afficher les documents importés dans WorldCat si vous voulez que tous les documents importés apparaissent avec l'état En commande dans WorldCat Local ou WorldCat Discovery après que la commande aura été passée.
11. (Facultatif) Cochez la case Vérifier les numéros OCLC si fournis si vous voulez que le système utilise le numéro OCLC pour trouver la notice WorldCat et vérifier si les informations bibliographiques du document correspondent à la notice.
12. (Facultatif) Cochez la case Inclure correspondances avec faible niveau de fiabilité si vous voulez que le système tente de trouver une correspondance dans WorldCat pour votre notice en utilisant tous les protocoles de correspondance. Le système tentera d'abord de trouver une correspondance en utilisant le protocole de correspondance standard, puis utilisera les méthodes suivantes: 
    1. Un algorithme qui utilise le nombre de fonds (localisations) pour sélectionner la meilleure notice potentielle lors d'une recherche par numéro d'identification normalisé en utilisant l'identifiant dans la zone 020, 022 ou 024 de la notice MARC. Cet algorithme filtre également les résultats par Type de matériau en utilisant la valeur Leader/06 et le formulaire 008 (23 ou 29).
    2. Une recherche par titre/auteur.
13. Cliquez sur Charger.
14. Le système confirme que votre fichier a été chargé.
15. Cliquez sur Annuler ou sur le x dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour fermer la fenêtre Importer données.

Réviser la commande

Après avoir chargé un fichier de commande, vous pouvez examiner la commande pour vérifier s'il y a des erreurs.