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Modifier un budget

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Comment modifier un budget et configurer les colonnes affichées dans Acquisitions WorldShare.

Modifier un budget

Un budget est un ensemble de postes budgétaires pour une même période. La période est définie par une date de début et une date de fin. 

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
  2. Dans la liste Sélectionner un budget, cliquez sur le budget que vous voulez modifier. Le budget apparaissant en surbrillance est le budget en cours (utilisé).
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Pour modifier les postes budgétaires d'un budget, voir Modifier des postes budgétaires.

Définir une période budgétaire par défaut

Vous pouvez définir une période budgétaire actuelle ou future comme période budgétaire par défaut pour les commandes et la facturation. En définissant une période budgétaire future par défaut, vous pouvez facilement facturer et commander avec le budget futur lorsque la période budgétaire en cours n'est plus utilisée et avant qu'elle ne soit formellement fermée.

 Notes

  • Une période budgétaire doit être activée pour utilisation avant de pouvoir la définir comme période par défaut. Pour plus de détails, voir Activer une période budgétaire future pour utilisation.
  • Lorsque vous facturez des documents commandés qui sont encore engagés dans la période budgétaire en cours, ils seront par défaut associés à la période budgétaire du document commandé.
  1. Allez sous Budgets > Sélectionner un budget dans la barre de navigation de gauche, puis sélectionnez le budget que vous souhaitez activer dans la liste déroulante.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Dans le haut de l'écran, cochez la case Définir comme défaut.
  4. Dans la fenêtre Modifier la période budgétaire par défaut, cliquez sur OK.
  5. (Facultatif) Pour rétablir la période budgétaire par défaut à la période budgétaire par défaut d'origine, ouvrez cette période budgétaire et cochez la case Définir comme défaut.

Activer une période budgétaire future pour utilisation

Vous pouvez activer un budget futur pour l'utiliser lors des commandes et de la facturation. Cela s'applique aussi aux budgets qui suivent le budget qui vient immédiatement après le budget en cours. L'activation de budgets futurs vous permet de répartir des documents dans de futurs budgets lorsque la fonctionnalité du mode Comptabilité d'exercice ne répond pas aux besoins de répartition des fonds dans des périodes budgétaires futures. 

 Note. - Des postes existants doivent être configurés dans un futur budget afin d'en permettre leur utilisation. Voir Créer des postes budgétaires.

Activer un budget futur pour utilisation :

  1. Allez sous Budgets > Sélectionner un budget dans la barre de navigation de gauche et sélectionnez le budget que vous souhaitez activer dans la liste déroulante.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Cochez la case Peut être utilisé dans le haut de l'écran.
  4. (Facultatif) Dans la boîte de dialogue affichée, cochez la case Définir par défaut pour définir la période budgétaire future comme période par défaut pour les commandes et la facturation.

     Note. - Si vous ne cochez pas cette case, la période budgétaire par défaut sera le budget actuel.

  5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK pour confirmer que vous voulez autoriser l'utilisation de cette future période budgétaire.
  6. La période budgétaire pourra maintenant être sélectionnée pour les documents commandés et facturés. 

Colonnes du tableau des postes

La liste des postes budgétaires du budget apparaît dans un tableau. Explications sur certaines colonnes :

Colonne Affichée par défaut Description
Budgété x

Le montant monétaire total affecté au poste pour son utilisation.

Cliquez sur la valeur affichée dans la colonne pour voir l'Historique du montant budgété.

Historique du montant budgété - Assistance OCLC
Colonne Description
Date Date de modification du montant budgétisé. Les dates sont triées de la plus récente à la plus ancienne.
Utilisateur Nom de l'utilisateur qui a apporté la modification au montant budgétisé.
Modification Montant de la modification apportée au montant budgétisé.
Nouveau montant budgété Valeur du montant budgété après la modification.
Type d’opération

Type d'action effectuée pour le montant budgétisé. L'une de ces actions sera affichée :

  • Création - Montant budgété établi lors de la création du poste.
  • Mise à jour - Montant budgété lors de la modification manuelle du poste.
  • Transfert - Montant budgété modifié en utilisant la fonctionnalité Transférer des montants vers d'autres postes budgétaires. Cliquez sur Transfert dans cette colonne pour afficher plus de détails sur le fonds source et le(s) fonds cible(s) du transfert.

 
Solde des liquidités   Le montant d'un poste budgétaire moins les dépenses.
Engagé x Le montant engagé pour le poste budgétaire. Cliquez sur un montant pour voir l'écran Documents commandés pour ce poste budgétaire.
Dépensé x Le montant dépensé pour le poste budgétaire. Cliquez sur un montant pour voir l'écran Documents facturés pour ce poste budgétaire.
Code du poste x ID unique utilisé pour interagir avec d'autres systèmes.
Nom du poste x Le nom du poste budgétaire.
État du poste x L'état du poste budgétaire. L'état est indiqué par une icône :
Engagement futur   Montant à engager pour la ou les périodes budgétaires futures à la fermeture de la période budgétaire en cours.
Notes x Toute note concernant le poste budgétaire.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter note (Bouton Ajouter note) pour ajouter une nouvelle note.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note) pour ajouter ou modifier une note.
Prépayé   Montant à dépensé pour la ou les périodes budgétaires futures à la fermeture de la période budgétaire en cours.
Solde restant x Le montant restant dans le poste budgétaire qui n'a pas été engagé ou dépensé.
Solde total des liquidités   La somme du Solde des liquidités de tous les postes budgétaires dépendants et du poste parent.
Total engagé   La somme des montants engagés pour un poste et tous ses postes dépendants.
Total dépensé   La somme des montants dépensés pour un poste et tous ses postes dépendants.
Budget total du poste   Le total de tous les postes dépendants.
Solde total restant   La somme du solde restant pour le poste budgétaire et tous ses postes dépendants.

Filtrer les postes budgétaires par états

  1. Utilisez la liste déroulante Filter par au-dessus du tableau des postes.
  2. Cliquez sur un ou plusieurs états de poste pour afficher uniquement les postes avec l'un de ces états. Les options suivantes sont disponibles :

Configurer les colonnes et télécharger les données

Configurer les colonnes

Vous pouvez choisir les colonnes qui sont affichées dans les budgets.

  1. Dans le côté droit de l'écran, cliquez sur le bouton Configurer(Bouton Configurer).
  2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées.
  3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.

Télécharger les données d'un budget

Lorsque vous avez terminé de configurer votre budget, vous pouvez télécharger jusqu'à 800 postes à la fois dans un fichier CSV. Vous devrez peut-être télécharger ces données si, par exemple, l'un de vos fournisseurs veut une liste de tous vos codes de postes pour utilisation dans son système.

  1. Configurez le nombre la liste déroulante Lignes (au-dessus du tableau).
  2. Dans le haut du tableau, à côté de Résultats [n] - [n] sur [n], cliquez sur le bouton (acquisitions-export-button.png) Exporter au format CSV.