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Modifier un budget

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Comment modifier un budget et configurer les colonnes affichées dans Acquisitions WorldShare.

Modifier un budget

Un budget est un ensemble de postes budgétaires pour une même période. La période est définie par une date de début et une date de fin. 

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
  2. Dans la liste Sélectionner un budget, cliquez sur le budget que vous voulez modifier. Le budget apparaissant en surbrillance est le budget en cours (utilisé).
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Pour modifier les postes budgétaires d'un budget, voir Modifier des postes budgétaires.

Colonnes du tableau des postes

La liste des postes budgétaires du budget apparaît dans un tableau. Explications sur certaines colonnes :

Colonne Affichée par défaut Description
Budgété x

Le montant monétaire total affecté au poste pour son utilisation.

Cliquez sur la valeur affichée dans la colonne pour voir l'Historique du montant budgété.

Historique du montant budgété - Assistance OCLC
Colonne Description
Date Date de modification du montant budgétisé. Les dates sont triées de la plus récente à la plus ancienne.
Utilisateur Nom de l'utilisateur qui a apporté la modification au montant budgétisé.
Modification Montant de la modification apportée au montant budgétisé.
Nouveau montant budgété Valeur du montant budgété après la modification.
Type d’opération

Type d'action effectuée pour le montant budgétisé. L'une de ces actions sera affichée :

  • Création - Montant budgété établi lors de la création du poste.
  • Mise à jour - Montant budgété lors de la modification manuelle du poste.
  • Transfert - Montant budgété modifié en utilisant la fonctionnalité Transférer des montants vers d'autres postes budgétaires. Cliquez sur Transfert dans cette colonne pour afficher plus de détails sur le fonds source et le(s) fonds cible(s) du transfert.

 
Engagé x Le montant engagé pour le poste budgétaire. Cliquez sur un montant pour voir l'écran Documents commandés pour ce poste budgétaire.
Dépensé x Le montant dépensé pour le poste budgétaire. Cliquez sur un montant pour voir l'écran Documents facturés pour ce poste budgétaire.
Code du poste x ID unique utilisé pour interagir avec d'autres systèmes.
Nom du poste x Le nom du poste budgétaire.
État du poste x L'état du poste budgétaire. L'état est indiqué par une icône :
Engagement futur   Montant à engager pour la ou les périodes budgétaires futures à la fermeture de la période budgétaire en cours.
Notes x Toute note concernant le poste budgétaire.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter note (Bouton Ajouter note) pour ajouter une nouvelle note.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter/modifier note (Bouton Ajouter/modifier note) pour ajouter ou modifier une note.
Prépayé   Montant à dépensé pour la ou les périodes budgétaires futures à la fermeture de la période budgétaire en cours.
Solde restant x Le montant restant dans le poste budgétaire qui n'a pas été engagé ou dépensé.
Total engagé   La somme des montants engagés pour un poste et tous ses postes dépendants.
Total dépensé   La somme des montants dépensés pour un poste et tous ses postes dépendants.
Budget total du poste   Le total de tous les postes dépendants.
Solde total restant   La somme du solde restant pour le poste budgétaire et tous ses postes dépendants.

Filtrer les postes budgétaires par états

  1. Utilisez la liste déroulante Filter par au-dessus du tableau des postes.
  2. Cliquez sur un ou plusieurs états de poste pour afficher uniquement les postes avec l'un de ces états. Les options suivantes sont disponibles :

Configurer les colonnes et télécharger les données

Configurer les colonnes

Vous pouvez choisir les colonnes qui sont affichées dans les budgets.

  1. Dans le côté droit de l'écran, cliquez sur le bouton Configurer(Bouton Configurer).
  2. Dans la fenêtre Afficher les colonnes, cochez ou décochez les cases des colonnes qui doivent être affichées ou cachées.
  3. Fermez la fenêtre Afficher les colonnes en cliquant n'importe où à l'extérieur de la fenêtre.

Télécharger les données d'un budget

Vous pouvez télécharger les données affichées à l'écran dans un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules). Pour télécharger davantage de données, augmentez le nombre de lignes affichées à l'écran en utilisant la liste lignes.

  1. Dans le côté droit de l'écran, à côté du lien Actualiser, cliquez sur le bouton Exporter ( Bouton Exporter). Le fichier CSV sera automatiquement téléchargé sur votre poste de travail.