Notes d'installation du Prêt entre bibliothèques WorldShare - Mai 2023
Date d'installation : 7 mai 2023
Introduction
Cette version du PEB WorldShare offre plusieurs nouvelles fonctionnalités et améliorations en plus de plusieurs corrections de problèmes. Ces nouvelles fonctionnalités vous aideront à gérer des chaînes de travail plus complexes :
- Améliorations supplémentaires liées au fuseau horaire pour éliminer la nécessité de convertir les dates et les heures
- Pour les demandes hors système, utilisez les améliorations qui vous permettent de gagner du temps et de traiter plus facilement les demandes
- Autres dates utiles d'expédition et de retour dans les files de Demandes de prêt
Beaucoup de ces améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.
Actions recommandées
Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.
Actions administratives
Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.
| Action |
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Pour des performances optimales, il est important de vider le cache de votre navigateur avant de commencer à travailler dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare. |
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NOUVEAU ! - Activez le formulaire de demande basé sur OpenURL pour les usagers de votre bibliothèque :
Les bibliothèques qui utilisent les Services de gestion WorldShare (WorldShare) peuvent utiliser ce nouveau formulaire comme alternative plus complète et personnalisable au formulaire de demande de WorldCat Discovery qui sera retiré à la fin juillet 2023. Si votre bibliothèque n'est pas passée du formulaire de WorldCat Discovery au nouveau formulaire de PEB WorldShare à cette date, OCLC configurera automatiquement le nouveau formulaire pour vous. Pour plus d'informations, voir la section Notes . |
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Assurez-vous d'utiliser les fonctionnalités de Traitement intelligent, y compris :
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| Y a-t-il eu des changements au niveau de vos coordonnées ou politiques de prêt? Si c'est le cas, veuillez effectuer les mises à jour appropriées dans le Répertoire des politiques OCLC. |
Actions de suivi
Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.
| Action |
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Partagez ces notes d'installation avec vos collègues. |
| Vous êtes-vous inscrit aux alertes par courriel dans l'OCLC Community Center? Grâce à ces courriels, les notes d'installation et nouvelles de Tipasa ou du Prêt entre bibliothèques WorldShare vous seront envoyées directement dans votre boîte de réception de courriels. |
Nouvelles fonctionnalités et améliorations
Améliorations supplémentaires liées au fuseau horaire pour éliminer la nécessité de convertir les dates et les heures
Pour plus d'informations sur les récentes améliorations liées aux fuseaux horaires, voir Notes d'installation du PEB WorldShare - Mars 2023.
Date « Requis avant » de l'usager
Le champ Notes dans la demande de l'usager contient maintenant la date et l'heure complète en UTC (temps universel coordonné) de la date « Requis avant » indiquée par l'usager dans le formulaire de demande. La date et l'heure sont déterminée par l'équivalent en UTC de minuit au commencement de la date indiquée par l'usager. La logique de correspondance pour une automatisation pour « toute note d'usager » a été mise à jour pour interpréter ce nouveau format.
Exemple
Champs de date pour les courriels et les avis
Les champs de date et d'heure dans les courriels et les avis sont maintenant affichés dans le fuseau horaire de votre bibliothèque et dans le format préféré de votre région. Il s'agit des courriels contenant les détails de la demande et les avis manuels et automatisés.
Exemple
Pour les demandes hors système, utilisez les améliorations qui vous permettent de gagner du temps et de traiter plus facilement les demandes
La demande est automatiquement marquée comme étant complétée lorsque le document est marqué Retourné
Lorsque vous faites une demande de prêt auprès d'un partenaire hors système, vous devez mettre à jour manuellement les états de la demande. Maintenant, lorsque vous marquez le document comme étant Retourné, le système marque la demande comme étant complétée et indique la Date de retour/de fermeture. Il n'est plus nécessaire d'attendre que le partenaire hors système confirme par courriel que le document a été reçu.
La Date d'échéance n'est plus requise lorsqu'un document est marqué Expédié
Comme indiqué ci-dessus, lorsque vous faites une demande de prêt auprès d'un partenaire hors système, vous devez mettre à jour manuellement les états de la demande. Auparavant, vous deviez inscrire une Date d'échéance lorsque vous marquiez un document comme étant Expédié, même si le partenaire hors système ne fournissait pas de date. Maintenant, vous pouvez mettre à jour l'état de demande à Expédié sans Date d'échéance. La Date d'échéance n'est plus requise pour l'état Expédié mais seulement au moment de la réception du document (Doc reçu).
Pour plus d'informations, voir Emprunts hors système.
Autres dates utiles d'expédition et de retour dans les files de Demandes de prêt
Auparavant, les files de Demandes de prêt comprenaient la colonne Date de référence qui n'avait pas de signification claire. Maintenant, les files Demandes de prêt > Document fournis et Demandes de prêt > Document retournés contiennent respectivement les colonnes plus descriptives Date d'expédition et Date retourné.
Exemple de la file Demandes de prêt > Document fournis
Exemple de la file Demandes de prêt > Document retournés
Pour plus d'informations, voir Demandes de prêt.
Notes.
Permettez aux usagers de la bibliothèque de soumettre des demandes via le nouveau formulaire de PEB WorldShare
Fonctionnalité test initialement mise à disposition en décembre 2022.
Vous pouvez maintenant offrir aux usagers de votre bibliothèque l'accès à un nouveau formulaire de demande de PEB WorldShare basé sur OpenURL.
Avec le formulaire de demande de PEB WorldShare, vous pouvez :
- Configurer et personnaliser les éléments du formulaire pour répondre aux besoins de votre bibliothèque
- Utiliser une méthode d'authentification déjà utilisée dans votre bibliothèque (par exemple, gestion d'identité OCLC/WorldShare, IP).
- Fournir l'accès au formulaire à partir de n'importe quel service de recherche (par exemple, WorldCat Discovery, EBSCO Discovery Service, ExLibris Primo).
- Recevez et traitez des demandes dans le PEB WorldShare sans avoir à les resaisir
- Acheminer automatiquement les demandes soumises via le formulaire vers la Gestion automatisée des demandes
Le nouveau formulaire permet aux usagers de votre bibliothèque de :
- Soumettre une demande de PEB pour n'importe quel document - « si vous pouvez le trouver, vous pouvez le demander ».
- Pré-remplir automatiquement les champs bibliographiques.
- Modifier les informations bibliographiques pour répondre à leurs besoins.
- Inclure leurs coordonnées et toute note concernant leur demande.
- Recevoir l’ID de demande de leur demande, qu’ils peuvent enregistrer ou imprimer pour référence ultérieure.
Les bibliothèques qui utilisent les Services de gestion WorldShare (WorldShare) peuvent utiliser ce nouveau formulaire comme alternative plus complète et personnalisable au formulaire de demande de WorldCat Discovery qui sera retiré à la fin juillet 2023. Si votre bibliothèque n'est pas passée du formulaire de WorldCat Discovery au nouveau formulaire de PEB WorldShare à cette date, OCLC configurera automatiquement le nouveau formulaire pour vous.
Exemple de formulaire de demande de PEB WorldShare
Les sections suivantes vous aideront à configurer et à utiliser le formulaire pour générer des demandes d’emprunt. Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir de l’aide, veuillez contacter l'assistance technique d'OCLC.
Personnalisation du formulaire de demande du PEB WorldShare
Le formulaire de demande du PEB WorldShare par défaut est conçu pour inclure des informations sur les copies et sur les prêts. Il comprend également les identifiants nécessaires au personnel et à l’automatisation pour trouver la bonne citation, et donc les fonds.
Vous pouvez utiliser les paramètres par défaut du formulaire tels quels, mais vous voudrez probablement personnaliser le formulaire pour votre bibliothèque. Dans Configuration des services OCLC, allez sous PEB WorldShare > Formulaires de demande des usagers > Formulaire de demande du PEB WorldShare. Vous pouvez :
- Ajouter ou supprimer des champs.
- Fournir des libellés de champ personnalisés.
- Déterminer si un champ est obligatoire et/ou modifiable.
Pour la liste complète des champs et options, voir Formulaire de demande du PEB WorldShare.
Ce formulaire unique est utilisé pour toutes les demandes de PEB, mais le système présélectionne le type de service (Prêt ou Copie) en fonction du type de demande (par exemple, livre, article).
Configuration de l’authentification des usagers et du résolveur OpenURL
Pour accéder au formulaire de demande, les usagers doivent être authentifiés.
| Si votre bibliothèque... | Résultat |
| Utilise WorldShare | La gestion d'identité OCLC/WorldShare (IDM) est déjà configurée. |
| N’utilise pas WorldShare |
L'authentification IP (avec ou sans EZproxy) est recommandée. Voir :
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Note. - Si votre bibliothèque souhaite utiliser une méthode autre que IDM ou IP, veuillez demander l'aide du service d'assistance technique d'OCLC.
Pour l’authentification IDM et IP, vous devrez configurer un résolveur OpenURL. Dans Configuration des services OCLC, allez sous Résolveurs OpenURL > Gestion des résolveurs, et cliquez sur Créer un résolveur.
| Pour... | Inscrivez... | Notes. |
| URL de base |
https://<votreIdRegistry>.account.worldcat.org/account/route/wsill/openurl? Note. - Si votre bibliothèque utilise EZproxy, mettez les informations d'EZproxy en premier : https://<votrePréfixeEZproxy>/login?url=https://<votreIdRegistry>.account.worldcat.org/account/route/wsill/openurl? |
Remplacez <votreIdRegistry> par l’ID du WorldCat Registry de votre bibliothèque. Remplacez <votrePréfixeEZproxy> par le préfixe EZproxy de votre bibliothèque. |
| Nom du résolveur | Une description indiquant que ce résolveur est destiné à être utilisé avec le formulaire de demande du PEB WorldShare |
Une fois votre authentification et votre résolveur OpenURL configurés, vous pouvez effectuer des tests internes pour examiner la configuration du formulaire et soumettre des demandes de test.
Fournir des boutons de PEB dans les services de recherche
Lorsque vous êtes prêt à offrir aux usagers de votre bibliothèque l’accès au formulaire de demande du PEB WorldShare, vous pouvez configurer les boutons de PEB dans vos services de recherche. Vous utiliserez le résolveur OpenURL que vous avez créé ci-dessus pour configurer un bouton OpenURL 1.0.
Pour plus d'informations sur la configuration, voir Configuration d'OpenURL.
Note. - Si votre bibliothèque utilise le formulaire de demande WorldCat Discovery, vous devrez supprimer les boutons avec le type PRWC/PEB WS et les remplacer par les boutons OpenURL 1.0.
Exemple de bouton de PEB
Réception de demandes dans le PEB WorldShare
Les demandes soumises avec le formulaire de PEB WorldShare seront traitées par des automatisations (le cas échéant) et/ou envoyées à la révision pour le personnel. La source de ces demandes sera WSILLFORM. Vous verrez les valeurs du formulaire soumises avec la demande dans les champs correspondants de l’interface du personnel. Plus besoin de ressaisir les valeurs! Traitez la demande comme d'habitude.
Pour plus d'informations, voir Traiter les demandes.
Utilisation d'automatisations clés
En activant le nouveau formulaire de demande du PEB WorldShare pour les usagers de votre bibliothèque, vous pouvez tirer pleinement parti des automatisations. Les demandes soumises via le formulaire seront automatiquement acheminées vers le service Gestion automatisée des demandes. Vous n'avez plus besoin d'envoyer manuellement des demandes à l'automatisation!
Par exemple, le service Gestion automatisée des demandes peut effectuer une ou plusieurs des actions suivantes pour vous :
- Créer la chaîne de prêteurs
- Envoyer la demande aux prêteurs
- Appliquer les données fixes
Pour plus d’informations et des exemples d'automatisation de base, voir Gestion automatisée des demandes.
Ressources supplémentaires
- Workshop (January 2023) : WorldShare ILL request form (Enregistrement | Diapositives)
- Recipe card for libraries without WMS: oc.lc/ill-form
- Recipe card for libraries with WMS: oc.lc/illform-wms
Problèmes corrigés et problèmes connus
Les problèmes suivants ont été corrigés :
- Pour les demandes hors système, lorsque le contenu était saisi manuellement dans le champ ID local, le contenu n'était pas conservé.
- Lorsqu'un bordereau de données fixes d prêteur avec une valeur nulle dans le champ Date d'expédition a été appliqué, le champ de la demande était remplie avec une Date d'expédition antérieure.
- Pour le transfert de demandes de PEB (en utilisant ISO 18626), la correspondance des formats pour les articles a été corrigée pour correspondre à Périodique/Publication en série.
Pour une liste des problèmes actuels et récemment corrigés, voir Problèmes connus (en anglais).
Liens importants
Product Insights: Resource Sharing
Pour vous aider à vous familiariser avec les améliorations et les corrections de problèmes de cette version, assistez au prochain webinaire Product Insights: Resource Sharing (date à déterminer).
OCLC Resource Sharing Conference Web Series
OCLC vous invite à vous inscrire aux prochaines présentations de la série 2023 OCLC Resource Sharing Conference (RSC23) Web Series. Cette année, la série de séances d'information virtuelles gratuites portera sur divers sujets d'intérêt pour la communauté de prêt entre bibliothèques d'OCLC. Des enregistrements et diapositives sont disponibles dans le Community Center d'OCLC.
La série RSC22 comprend les séances d'information suivantes :
- Some changes are here to stay: Managing resource sharing in the 21st century | Enregistrement
- RSC23 Lightning sessions - Conducting interlibrary loan user surveys and Training student employees on ILL processing | Enregistrement
- Law, not guidelines: Moving beyond CONTU | Inscription
- Exceed your library users’ expectations with your ILL services | Inscription
- Lightning sessions - Resource sharing: an Italian perspective, Resource share the love, and Resource sharing trends survey | Inscription
- Workshop - Tips to improve staff workflows and users’ experience | Inscription
De plus, les ILL 101 Sessions, organisées par le IDS Project, sont disponibles sur le site Online Learning Institute.
Virtual Workshop Series: Learn how to fine-tune your ILL setup
La série comprenait les séances d'information suivantes :
- Part 1: Fine-tune your policies and deflections (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
- Part 2: Construct your custom holdings (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
- Part 3: Automate your request process (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
- Part 4: Curate and care for your constant data (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
- Part 5: Make your usage statistics count (enregistrement, diapositives et liste de vérification)
Aide et documentation
De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.