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Assistance OCLC

Créer des dossiers d'usagers

Comment créer un dossier d'usager et informations sur les données de base sur l'usager.

Créer un dossier d'usager

Si votre bibliothèque utilise une authentification de base (locale), vous avez la possibilité de créer de nouveaux comptes d'usagers via l'interface Administration WorldShare.

Note. - Cette fonctionnalité n'est pas prise en charge pour les bibliothèques utilisant l'authentification par un tiers. Les bibliothèques qui utilisent LDAP, SAML/Shibboleth, CAS ou un autre fournisseur tiers doivent effectuer des chargements d'usagers continus pour ajouter de nouveaux comptes à Tipasa.

Les champs requis peuvent varier selon les services auxquels votre bibliothèque est abonnée. De plus, si vous utilisez un système d'authentification d'un tiers, vous ne verrez pas la section Gestion d'identité dans les dossiers d'usagers.

Suivez les règles de votre établissement pour les noms lorsque vous créez des noms d'utilisateurs. Si vous créez des comptes pour les employés, assurez-vous de transmettre à ces personnes leur nom d'utilisateur lorsque leur compte aura été créé. Elles auront besoin de leur nom d'utilisateur pour créer un mot de passe.

Pour créer un dossier d'usager :

  1. Dans WorldShare, allez au module Administration.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, sous Gestion des usagers, cliquez sur Nouvel usager.
  3. Dans la section Données de base sur l'usager, OCLC recommande de remplir les champs suivants :

    Certaines bibliothèques exigent des champs supplémentaires (avec la fonctionnalité Circulation ou autre) :

    • Prénom - Fortement recommandé.
    • Adresse, numéro de téléphone ou adresse électronique - L'adresse électronique est fortement recommandée. L'usager doit avoir une adresse électronique pour pouvoir créer un mot de passe pour son compte/dossier.
    • Nom d'utilisateur (ou Code-barres) - Obligatoire. Si le nom d'utilisateur n'est pas modifiable, ou si vous ne voyez pas le champ Nom d'utilisateur, remplissez le champ Code-barres.
    • Succursale d'appartenance - Obligatoire pour certains usagers. Sélectionnez la succursale préférée de l’usager dans la liste déroulante.
    • Type d'usager - Obligatoire pour certains usagers. Sélectionnez un type d'usager dans la liste déroulante
  4. Cliquez sur Créer.
  5. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur OK. Le dossier de l'usager est affiché.
  6. Pour demander à l'usager de définir un mot de passe pour son compte, cliquez sur Définir/réinitialiser dans la section Gestion d'identité, le cas échéant, ou demandez à l'usager de se rendre à l'URL WorldShare de votre bibliothèque et de cliquer sur Définir/réinitialiser le mot de passe dans l'écran de connexion.

Champs des données de base sur l'usager

Les bibliothèques qui utilisent l'authentification par défaut peuvent créer des comptes d'usagers et d'employés dans Administration WorldShare. Les champs ci-dessous apparaissent dans la section Données de base sur l'usager et peuvent être remplis ou modifiés. Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.

Renseignements personnels

Champ Description
Permettre à l'usager de modifier son nom

Cochez la case Permettre à l'usager de modifier son nom si vous voulez permettre à l'usager de modifier son nom dans Mon dossier.

Date de naissance Date de naissance de l'usager. Vous pouvez inscrire la date manuellement ou cliquer sur l'icône de calendrier pour la sélectionner.
Date d'expiration

Date à laquelle l'usager n'aura plus accès au système. Après cette date, l'usager ne pourra plus se connecter au système. Si aucune date n’est inscrite lors de la création du dossier, la valeur par défaut sera cinq ans après la création du dossier de l'usager.

Si vous utilisez Circulation WorldShare, la Date d'expiration indiquée ici déterminera également la fin des privilèges de circulation de l'usager. Les privilèges de circulation de l'usager prendront fin à 23:59:59 à la date indiquée. Configurez la date d'expiration selon les politiques de votre bibliothèque.

Prénom Prénom de l'usager.
Sexe Sexe biologique (homme ou femme) de l'usager.
Nom Nom de famille de l'usager.
Second prénom Second prénom de l'usager.
URL de photo Si vous voulez qu'une photo apparaisse dans le dossier de l'usager, inscrivez l'URL menant à la photo. L’URL doit être sur un site sécurisé (l’URL doit commencer par https). La photo n’est pas stockée dans le système.
Préfixe Préfixe du nom (ex : Dr, Mme, M.).
Suffixe Suffixe du nom (ex. : Esq. Jr).

Dossier de bibliothèque

Adresse

Champ Description
Ajouter/Supprimer Cliquez sur le bouton plus (add.png) ou le bouton moins (minus.png) à droite du champ Type pour ajouter ou supprimer une adresse.
Adresse (Adresse 1) Première ligne de l'adresse de l'usager.
Adresse (suite) (Adresse 2) Suite de l'adresse de l'usager.
Ville Ville où est située l'adresse de l'usager.
Pays Sélectionnez le pays dans la liste déroulante.
Code postal Code postal de l'adresse de l'usager.
État/Province État ou province de l'adresse de l'usager.
Type

Dans la liste déroulante Type d'adresse, sélectionnez une option (Domicile, Travail, Autre).

Sélectionnez le bouton radio Principale s'il s'agit de l'adresse principale de l'usager.

Sélectionnez le bouton radio Invalide si l'adresse n'est plus valide.

 

Téléphone

Champ Description
Ajouter/Supprimer Cliquez sur le bouton plus (add.png) ou le bouton moins (minus.png) à droite du champ Type pour ajouter ou supprimer un numéro de téléphone.
Numéro Numéro de téléphone de l'usager.
Type

Dans la liste déroulante Type, sélectionnez une option (Domicile, Travail, Mobile, Autre).

Sélectionnez le bouton radio Principal s'il s'agit du numéro de téléphone principal de l'usager.

Sélectionnez le bouton radio Invalide si le numéro de téléphone n'est plus valide.

Adresse électronique

L'usager doit avoir une adresse électronique pour pouvoir configurer un mot de passe.

Si vous utilisez Circulation WorldShare, vous devez entrer une adresse électronique pour que l'usager puisse recevoir des avis du système.

Champ Description
Ajouter/Supprimer Cliquez sur le bouton plus (add.png) ou le bouton moins (minus.png) à droite du champ Type pour ajouter ou supprimer une adresse électronique.
Adresse Adresse électronique de l'usager.
Type

Dans la liste déroulante Type, sélectionnez une option (Domicile, Travail, Autre).

Sélectionnez le bouton radio Principal s'il s'agit de l'adresse principale de courriel de l'usager.

Sélectionnez le bouton radio Invalide si l'adresse n'est plus valide.

Circulation

Si vous n'utilisez pas Circulation Worldshare, vous n'êtes pas tenu de remplir les champs de cette section. Seuls les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires si vous utilisez Circulation Worldshare.

Champ Description
Code-barres* Suivez les procédures de votre bibliothèque pour l'attribution des codes-barres. Si vous entrez un code-barres en double, vous verrez un message d’erreur lorsque vous essayerez d'enregistrer le dossier. Selon la configuration de votre établissement, le Code-barres et le Nom d'utilisateur peuvent être liés.
Bloqué

Les privilèges sont suspendus pour les usagers bloqués. Cochez la case pour bloquer l'usager. Vous pouvez créer une note pour les employés pour indiquer le motif de la suspension. Pour plus de détails, voir Ajouter des notes dans le dossier d'un usager.

Si vous avez configuré des politiques de circulation dans Configuration des services OCLC, le système interdira automatiquement certaines transactions de circulation aux usagers bloqués comme l'emprunt de documents ou les réservations, selon les limites que vous avez configurées. Si vous cochez la case Bloqué? manuellement, l'usager sera bloqué. Le blocage par le système n'entraîne pas la sélection de cette option.

Exempté de recouvrement Cochez cette case pour que l'usager soit exempté du recouvrement de dettes (les informations sur l'usager ne seront pas envoyées à une agence de recouvrement).
Succursale d'appartenance*

Sélectionnez la succursale préférée de l’usager dans la liste. La succursale d'appartenance sélectionnée ici sera la succursale de collecte par défaut lorsque l'usager réservera un document.

La succursale d'appartenance peut aussi être utilisée dans les Politiques de localisations, qui sont configurées dans Configuration des services OCLC (sous Circulation WorldShare > Politiques de localisations). Pour plus de détails, voir Politiques de localisations.

Identité vérifiée

La case Identité vérifiée indique si l'usager a fourni une forme d'identification requise lors de la création d'un compte. Cette case est sélectionnée automatiquement. Décochez la case pour indiquer que l'identité de l'usager n'a pas été vérifiée.

Le fait que l'identité d'un usager ait été vérifiée ou non peut avoir une incidence sur ses limites de prêts et de réservations, telles que configurées dans Configuration des services OCLC (sous Circulation WorldShare > Politiques de limites de prêts et Politiques de limites de réservations). Pour plus de détails, voir Politiques de limites de prêts et Politiques de limites de réservations.

Type d'usager*

Sélectionnez un type d'usager dans la liste déroulante.

Les Politiques de types d'usagers sont créées dans Configuration des services OCLC (sous Circulation WorldShare > Politiques de types d'usagers). Pour plus de détails sur la création des politiques de types d'usagers, voir Politiques de types d'usagers.

Date d'inscription Date à laquelle l'usager a été enregistré dans le système.

Prêt entre bibliothèques

Champ Description
Approuvé?

Cochez la case Approuvé? si l'usager a été approuvé pour effectuer des demandes de prêt entre bibliothèques. Si cette option n'est pas activée, vous n'êtes pas tenu d'approuver les usagers.

Bloqué?

Cochez la case Bloqué? pour que l'usager ne puisse pas faire de demandes de prêt entre bibliothèques.  Note.- Si vous utilisez Circulation WorldShare, cette option n'est pas pareille à celle qui empêche un usager d'effectuer des transactions de circulation dans le système en raison des politiques de circulation que vous avez configurées dans Configuration des services OCLC.

Identifiant

Identifiant de l'usager pour les prêts entre bibliothèques.

Type d'usager

Type d'usager de l'usager.

Endroit de collecte

Endroit de collecte privilégié par l'usager.

Avis de livraison de PEB

Champ Description
Adresse électronique

Adresse électronique de l'usager à laquelle seront envoyés les avis en rapport avec ses demandes de prêt entre bibliothèques. Les usagers doivent indiquer qu'ils veulent recevoir des avis par courriel dans Mon dossier.

Envoyer mises à jour par courriel?

La case de Envoyer mises à jour par courriel? sera cochée si l'usager a choisi de recevoir des avis par courriel.

Envoyer les mises à jour par messagerie texte?

La case de Envoyer mises à jour par messagerie texte? sera cochée si l'usager a choisi de recevoir des avis par texto.

Envoyer mises à jour?

La case de Envoyer mises à jour? sera cochée si l'usager a choisi de recevoir des avis concernant ses demandes de prêt entre bibliothèques par courriel, par messagerie texte ou les deux.

Messagerie texte / Téléphone

Numéro de téléphone de l'usager où seront envoyés les avis par messagerie texte en rapport avec ses demandes de prêt entre bibliothèques. Les usagers doivent indiquer qu'ils veulent recevoir des avis par messagerie texte dans Mon dossier.

Gestion d'identité

Si vous utilisez un système de gestion d'identité
d'un tiers, cette section ne sera pas affichée.

Champ Description
Inactive Les usagers inactifs ne peuvent pas se connecter au système. Cochez la case pour rendre l'usager inactif.
Nom d'utilisateur

Nom d'utilisateur de l'usager. Le nom d'utilisateur est utilisé pour se connecter au système. Selon la configuration de votre établissement, le Code-barres* et le Nom d'utilisateur peuvent être liés.

* Limite de caractères : 35.

 

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