Partager des collections de la base de connaissances

Partager une collection

Pour partager une collection de base de connaissances en tant que bibliothèque propriétaire, utilisez les paramètres de la section Partage dans le profil de la collection :

1. Cherchez la collection que vous souhaitez partager dans la boîte de recherche Terme(s) puis ouvrez-la.
2. Ouvrez la section Partage. Choisissez l'une des options suivantes :
   1. Pour partager la collection avec une seule bibliothèque :
      1. Inscrivez le nom de la bibliothèque ou son ID de WorldCat Registry dans la boîte de recherche, puis sélectionnez la bibliothèque dans la liste.
      2. Cliquez sur Ajouter .
   2. Pour partager la collection avec plusieurs bibliothèques :
      1. Cliquez sur Partager avec plusieurs bibliothèques.
      2. Inscrire ou coller les ID de WorldCat Registry avec lesquels partager cette collection dans la boîte de la fenêtre Partager cette collection avec plusieurs bibliothèques.
         • Séparer les ID du Registry par une espace ou en utilisant la touche Entrée.
      3. Cliquez sur Partager.

Lorsqu'une bibliothèque sélectionne un sous-ensemble de titres dans une collection globale et partage cette collection avec une autre bibliothèque, la bibliothèque destinataire ne verra que le sous-ensemble de titres que la bibliothèque propriétaire a sélectionné.

Annuler le partage d'une collection

Le système vous permet d'effectuer les opérations suivantes, même lorsqu'une collection que vous avez partagée est utilisée par une autre bibliothèque :

• Annuler le partage d'une collection dans la section Partage du profil de la collection.
• Désélectionnez une collection globale que vous avez partagée avec un ou plusieurs établissements.
• Supprimez une collection locale que vous avez partagée avec un ou plusieurs établissements.

Utiliser la liste déroulante Filtrer par pour voir si une collection que vous avez partagée est utilisée

1. Dans l'espace de recherche, choisissez Mes collections sélectionnées comme Étendue. Laissez la boîte de recherche vide. Cliquez sur Chercher.
2. Ouvrez la liste déroulante Filtrer par dans le haut de l'écran. Sélectionnez l'une des options suivantes : Collections partagées par ma bibliothèque ou Collections partagées avec ma bibliothèque.
3. Trouvez la collection dans les résultats de recherche. Cliquez sur le nom de la collection pour l'ouvrir et allez à la section Partage.
4. La colonne Utilisation indique si la collection est utilisée ou non par la bibliothèque.

 Note. - Si la collection est utilisée par une autre bibliothèque, pensez à contacter cette bibliothèque, avant d'annuler le partage, pour lui demander de désélectionner ou de supprimer la collection. N'importe quelle de ces actions supprimera la collection de la base de connaissances de la bibliothèque et ses localisations WorldCat, et initiera la suppression des notices pour les bibliothèques pour lesquelles la livraison des notices MARC est activée.

Cesser de partager une collection de la base de connaissances

Trouvez la collection et effectuez l'une des actions suivantes :

1. Ouvrez la collection et allez à la section Partage. Dans la colonne Partage, vous verrez les noms des établissements avec lesquels vous avez partagé la collection. Cliquez sur Annuler le partage.
2. Vous pouvez également désélectionner ou supprimer la collection.

L'une ou l'autre de ces actions supprimera la collection de la base de connaissances de la bibliothèque avec laquelle la collection était partagée.

Accepter une collection partagée

Le système ne vous permet de sélectionner qu'une seule version d'une collection globale. Chaque collection de votre base de connaissances doit avoir un ID de collection unique. Si votre établissement a déjà sélectionné une collection globale et que vous tentez de sélectionner une version partagée de cette collection, le système vous en informera. Vous devrez choisir de conserver la collection globale sélectionnée ou de la désélectionner et de sélectionner la version partagée de la collection globale.

 Notes.

• Vous pouvez désélectionner une version de la collection et sélectionner l'autre version à tout moment. La version sélectionnée apparaîtra dans les résultats de recherche.
• Les collections globales sont fournies par les fournisseurs (ID de collection : [fournisseur].xxx) ou par la coopérative (ID de collection : global.xxx). Il s'agit de collections non locales (ID de collection : client.xxx).

Lorsqu'une bibliothèque sélectionne un sous-ensemble de titres dans une collection globale et partage cette collection avec une autre bibliothèque, la bibliothèque destinataire ne verra que le sous-ensemble de titres que la bibliothèque propriétaire a sélectionné.

 Mise en garde - La bibliothèque propriétaire ou qui partage la collection peut annuler le partage d'une collection, désélectionner une collection globale ou supprimer une collection locale même lorsqu'elle a été acceptée/sélectionnée par une autre bibliothèque.

• Si la bibliothèque propriétaire annule le partage, désélectionne ou supprime une collection, cette collection sera supprimée de la base de connaissances de la bibliothèque avec laquelle la collection est partagée et des localisations WorldCat. Les notices supprimées seront livrées pour les bibliothèques qui ont activé la livraison de notices MARC. Elles n'auront pas la possibilité de renoncer aux notices supprimées.

Pour accepter une collection qui a été partagée avec vous, sélectionnez-la et vérifiez les paramètres de la collection :

1. Dans le champ Terme(s) de recherche, décochez la case Mes collections sélectionnées.
2. Inscrivez le nom de la collection dans la boîte de recherche et cliquez sur Chercher ou utilisez le filtre de recherche :
   1. Laissez la boîte de recherche vide et cliquez sur Chercher.
   2. Ouvrez la liste déroulante Filtrer par dans le haut de l'écran. Sélectionnez l'une des options suivantes : Collections partagées par ma bibliothèque ou Collections partagées avec ma bibliothèque.
3. Trouvez la collection dans les résultats de recherche et cliquez sur Sélectionner.

    Note. - Si votre établissement a déjà sélectionné une collection globale et que vous tentez de sélectionner une version partagée de cette collection, le système vous en informera. Vous devrez choisir de conserver la collection globale sélectionnée ou de la désélectionner et de sélectionner la version partagée de la collection globale.

4. Vérifiez les paramètres de la collection et les champs modifiables.
   1. Ouvrez les sections Propriétés et Liens et assurez-vous que les paramètres sont appropriés pour votre bibliothèque. Les champs peuvent refléter les données de la bibliothèque propriétaire ou vous pouvez définir vos propres paramètres.
   2. Ouvrez la section Localisations et notices MARC et vérifiez les paramètres suivants :
      • Entretenir les localisations dans WorldCat
      • PEB permis Oui/Non et instructions
        • Bibliothèques sans Gestion des licences WorldShare uniquement.
      • Exportation vers Google Scholar
      • Activer la livraison des notices MARC

 Note. - Les paramètres de collection sont uniques pour chaque bibliothèque, même lorsqu'il existe une relation de partage. Toutefois, lorsqu'une bibliothèque accepte une collection partagée, elle doit vérifier les paramètres de la collection et les configurer selon les besoins de sa bibliothèque. Certains paramètres peuvent être transférés de la bibliothèque propriétaire et reflètent les paramètres de cette bibliothèque plutôt que vos paramètres par défaut.

Ne plus accepter une collection partagée

Pour ne plus accepter une collection partagée que vous aviez acceptée précédemment :

1. Dans le champ Terme(s) de recherche, inscrivez le nom de la collection ou laissez le champ vide. Laissez la case Mes collections sélectionnées cochée. Cliquez sur Recherche.
2. Ouvrez la liste déroulante Filtrer par dans le haut de l'écran. Sélectionnez l'une des options suivantes : Collections partagées par ma bibliothèque ou Collections partagées avec ma bibliothèque.
3. Trouvez la collection dans les résultats de recherche et cliquez sur Désélectionner.

Tant que la bibliothèque « propriétaire » partage la collection avec votre bibliothèque, la collection continuera d'apparaître dans vos résultats de recherche lorsque la case Mes collections sélectionnées n'est pas cochée et que les résultats sont filtrés par Collections partagées avec ma bibliothèque.

Trouvez vos collections partagées

1. Dans le champ Terme(s) de recherche, décochez la case Mes collections sélectionnées.
2. Laissez la boîte de recherche vide. Cliquez sur Chercher.
3. Ouvrez la liste déroulante Filtrer par dans le haut de l'écran. Sélectionnez l'une des options suivantes : Collections partagées par ma bibliothèque ou Collections partagées avec ma bibliothèque.

Suivre les modifications dans l'Historique des activités

Utilisez l'Historique des activités pour voir les collections que vous avez partagées, celles qui ont été acceptées, et celles qui ont été partagées avec votre bibliothèque au cours des 90 derniers jours.

1. Dans Gestion des collections, choisissez Historique des activités comme Étendue de recherche.
2. Laissez la boîte de recherche « Terme(s) de recherche » vide. Cochez la case Historique de mon établissement. Cliquez sur Chercher.
3. Dans la liste déroulante Filtrer par, sélectionnez le filtre Activité de partage et utilisez le menu déroulant qui en résulte pour choisir l'une des options suivantes :
   • Partage accepté (par un autre établissement)
   • Partagée par ma bibliothèque (avec un autre établissement)
   • Partagée avec ma bibliothèque (par un autre établissement)
4. Cliquez sur Filtrer.

Si vous voulez voir une activité de partage pour une collection de base de connaissances précise, vous pouvez consulter l'Historique de la collection.

1. Ouvrez la collection.
2. Ouvrez la section Historique de la collection.
3. Consultez les activités de partage répertoriées dans le tableau. Au besoin, utilisez le filtre Activité de partage pour faire apparaître les activités suivantes :
   • Partage accepté par [Nom de l'établissement]
   • Partagée par ma bibliothèque avec [Nom de l'établissement]
   • Partagée avec ma bibliothèque par [Nom de l'établissement]