Enregistrer des engagements de conservation d'imprimés partagés pour les bibliothèques individuelles qui n'utilisent pas WorldShare

Remplir l'onglet Engagement de conservation

L'onglet Engagement de conservation vous permet de créer la zone de notes 583 « committed to retain ».

Remplir l'onglet Politiques de PEB

L'onglet Politiques de PEB vous permet de définir les positions 20-21 dans la zone 008.

1. Cliquez sur l'onglet Politiques de PEB.
2. Sélectionnez une Politique de prêt (008/20) (en anglais) dans la liste déroulante.
   • a - Prêt autorisé
   • b - Prêt non autorisé
   • c - Prêt de copies papier seulement
   • l - Politique de prêt restreinte
   • u - Inconnu
3. Sélectionnez une valeur pour Traitement des NFL existantes.
4. Sélectionnez une Politique de reproduction (008/21)  (en anglais) dans la liste déroulante.
   • a - Effectuera une reproduction
   • b - N’effectuera pas de reproduction
   • u - Inconnu
5. Sélectionnez une valeur pour Traitement des NFL existantes.
6. Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

Remplir l'onglet Emplacement

L'onglet Emplacement vous permet de créer la zone obligatoire 852.

1. Cliquez sur l'onglet Emplacement.
2. Pour Code de localisation de l'emplacement actuel (852 $b (en anglais)), sélectionnez un code de localisation dans la liste déroulante.
    Note. - Si vous ne savez pas quel est le bon code de localisation de 4 lettres, vous devriez vous informer auprès d'un catalogueur de votre établissement. Sinon, les NFL seront créées avec des informations inexactes sur l'emplacement. Si votre bibliothèque n'utilise pas des codes de localisation à 4 lettres, utilisez la valeur par défaut. Chaque symbole a un code de localisation de bibliothèque par défaut : celui-ci devrait être affiché dans la liste déroulante.
3. Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

 Note. - Si vous avez des documents à conserver à des emplacements différents (ex. : une succursale PRINCIPALE et une installation hors site), vous pouvez utiliser le Full format shared print file template pour indiquer le bon emplacement pour chaque document que vous soumettez.

Remplir l'onglet Informations de liaison

L'onglet Informations de liaison vous permet de créer la zone obligatoire 014.

1. Cliquez sur l'onglet Informations de liaison.
2. Sélectionnez une valeur pour Traitement des NFL existantes.
3. Indiquez votre Code MARC d'organisme (014 $b) (en anglais).
    Note : Si vous ne connaissez pas votre Code MARC d'organisme, cliquez sur MARC Code List for Organizations pour le chercher dans un nouvel onglet.
4. Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

(Facultatif) Remplir l'onglet Historique de propriété

L'onglet Historique de propriété vous permet de créer la zone 561.

1. Cliquez sur l'onglet Historique de propriété.
2. Pour Inclure note sur Propriété et historique de la conservation, sélectionnez Oui.
3. Sélectionnez une valeur pour Traitement des NFL existantes.
4. Indiquez le Symbole OCLC du propriétaire ou de l'emplacement précédent (561 $a) (en anglais).
5. Indiquez le Code MARC d'organisme du propriétaire ou de l'emplacement précédent (561 $5) (en anglais).
    Note : Si vous ne connaissez pas le Code MARC d'organisme du propriétaire , cliquez sur MARC Code List for Organizations pour le chercher dans un nouvel onglet.
6. Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

Prévisualiser les informations sur zones NFL

Si vous souhaitez avoir un aperçu des informations relatives à l'engagement de conservation que vous venez de configurer, cliquez sur Prévisualiser informations sur zones NFL. Pour corriger une erreur, sélectionnez l'onglet approprié et mettez à jour les informations que vous avez saisies initialement.

Colonnes du fichier de données d'imprimés partagés

Si vous avez fait effectuer une analyse GreenGlass par Sustainable Collection Services (SCS), les colonnes suivantes de votre fichier d'exportation peuvent être utilisées pour remplir les trois premières colonnes de votre fichier de données. Les en-têtes de colonne doivent être renommés comme suit :

Règles pour les noms de fichiers

Chaque nom de fichier doit être unique et respecter la convention de nom suivante :

<IDcollection>.<symboleOCLC>.sharedprint_<textefacultatif>_<AAAAMMJJ>.<numérofichierfacultatid>.csv

L'<IDcollection> est généré après que vous ayez cliqué pour la première fois sur Enregistrer le travail dans Gestion des collections. Vous pouvez trouver l'ID unique à 7 chiffres de la collection dans la section Propriétés. Notez ce numéro car vous en aurez besoin pour renommer votre fichier de données selon la convention de nom requise. Cela permettra de vous assurer que le fichier de données que vous soumettrez correspondra aux informations sur la collection que vous avez créées dans Gestion des collections.

Si vous devez charger plusieurs fichiers de données le même jour pour le même profil (ID de collection), les noms de fichiers doivent être uniques. Une option consiste à utiliser l'élément <textefacultatif> (texte facultatif) de la convention de nom requise.

Exemple

• 1028071.ndclv.shareprint_premier_20170731.csv
• 1028071.ndclv.shareprint_deuxieme_20170731.csv

Une autre option consiste à différencier les fichiers par des numéros de fichier dans l'élément <numérofichierfacultatif> (numéro de fichier facultatif) de la convention de nom requise.

Exemple

• 1028071.ndclv.shareprint_first_20170731.1.csv
• 1028071.ndclv.shareprint_premier_20170731.2.csv

Création et fusion des notices de fonds locaux

Une fois le fichier soumis, les engagements de conservation de chaque notice seront inclus dans une notice de fonds local (NFL) qui sera créée ou ajoutée dépendant si une NFL existe déjà pour cette notice. Le processus interne est le suivant :

• S'il n'existe pas de NFL, le système en ajoute une.
• S'il existe une NFL, les informations sur l'imprimé partagé (583) y sont fusionnées.
• S'il existe plusieurs NFL, mais qu'aucune n'est désignée comme étant un imprimé partagé, une nouvelle NFL pour imprimé partagé est ajoutée.
• S'il existe plusieurs NFL et qu'une NFL est déjà désignée comme étant un imprimé partagé, une nouvelle NFL pour imprimé partagé est ajoutée.

Si vous comptez mettre à jour des NFL existantes pour imprimés partagés, OCLC recommande d'utiliser la soumission via Format MARC.

Rapport sommaire

Format des noms de fichier :
   metacoll.[symbole].datasync.[IDcollection].[DAAAAMMJJ].[THHMMSSSSS].spsummary.[numérofichier].mrc.csv

Exemple de nom de fichier : metacoll.ESTPP.datasync.1034620_1584290348241.D20200316.T123403000.spsummary.1.mrc.csv

Rapport des détails sur les exceptions

Format des noms de fichier :
  metacoll.[symbole].datasync.[IDcollection].[DAAAAMMJJ].[THHMMSSSSS].spexception.[numérofichier].mrc.csv

Exemple de nom de fichier : metacoll.ESTPP.datasync.1034620_1584290348241.D20200316.T123403000.spexception.1.mrc.csv

Le rapport des détails sur les exceptions contient les identifiants de notice des Notices de fonds locaux qu'OCLC n'a pas pu traiter. La colonne Data Sync Exception Description indique toutes les erreurs trouvées dans les notices qui ont été ajoutées à WorldCat à la suite du traitement (exemple : « Failed due to processing error, please resubmit record » ou « No matching barcode in WorldCat »). Raisons des erreurs :

• Erreurs de traitement du système.
• Numéros OCLC manquants dans le fichier de données original.
• Codes-barres non trouvés dans WorldCat (bibliothèques WorldShare uniquement).
• Informations manquantes dans les colonnes obligatoires.

Si votre fichier initial de chargement pour imprimés partagés contient des erreurs, vous devrez corriger toute erreur dans votre fichier de données (par exemple, ajouter ou corriger des numéros OCLC et/ou des codes-barres, supprimer des données sur une monographie en plusieurs parties ou une publication en série). Vous pouvez envoyer un courriel à support@oclc.org pour obtenir de l'aide.