Enregistrer des engagements de conservation d'imprimés partagés en tant qu'agent ou coordonnateur de groupe

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Comment créer un profil de collection et ajouter des engagements de conservation pour plusieurs membres d'un groupe dans le même fichier de données.

Aperçu

En tant qu'agent ou coordonnateur de groupe, vous pouvez ajouter des engagements de conservation pour plusieurs membres d'un groupe dans un seul fichier de données. Avant que vous ne puissiez le faire :

Si vous n'avez pas créé de profil d'agent ou de coordonnateur de groupe, envoyez un courriel à support @oclc.org pour obtenir une autorisation et un symbole d'agent ou de coordonnateur de groupe pour imprimés partagés.
Chaque bibliothèque de votre groupe devra créer un profil de collection.
Vous devez créer un profil d'agent/de coordonnateur de groupe afin de soumettre des engagements au nom des bibliothèques qui participent à votre programme.
Note.- Certains champs obligatoires peuvent ne pas être pertinents pour un agent/coordonnateur de groupe. Ces champs sont utilisés uniquement pour enregistrer votre profil et générer un ID de collection. Des valeurs fictives sont fournies dans la documentation si vous souhaitez les utiliser.

Si vous avez déjà créer un profil de collection, vous pouvez soumettre des engagements au nom des bibliothèques qui participent à votre programme.

Étapes du traitement des données pour l'agent ou le coordonnateur d'un groupe

Créez un profil de collection pour votre programme afin de générer un ID de collection (à des fins de traitement uniquement).
Réunissez les ID de collection et les symboles des établissements pour lesquels vous voulez soumettre les données.
Téléchargez et remplissez le fichier Collection ID Authorization Table avec les symboles et les ID de collection des établissements pour lesquels vous souhaitez soumettre des données et envoyez-le à support@oclc.org.
Un spécialiste de synchronisation de données d'OCLC acceptera votre profil de programme et établira l'autorisation pour le traitement en tant que coordinateur de groupe.
Préparez les données des établissements dans le bordereau Full Format Shared Print File Template et soumettez le fichier.
Vous recevrez un rapport sur les exceptions et récapitulatif dans la section Mes Fichier dans Gestion des collections, de même que tous les établissements pour lesquels vous avez traité les données.
Travailler avec les établissements pour soumettre à nouveau les données qui ont été omises en raison d'erreurs.
Ces engagements seront reflétés dans WorldCat.

Enregistrer des engagements de conservation d'imprimés partagés

Créer un profil d'agent/de coordonnateur de groupe

Écran Créer une collection - Image

Dans votre navigateur, entrez l'URL WorldShare pour le symbole d'agent/de coordonnateur de votre groupe d'imprimés partagés. Votre URL WorldShare pour votre symbole d'agent/de coordonnateur de groupe d'imprimés partagés aura le format suivant : https://votreSymboleImprimésPartagés...rldcat.org/wms Remplacez votreSymboleImprimésPartagés par le symbole d'agent/de coordonnateur de votre groupe d'imprimés partagés. OU
Si vous souhaitez qu'OCLC crée un profil d'agent/de coordonnateur de groupe en votre nom, envoyez un courriel à support@oclc.org avec les informations requises dans le Group collection profile template.
Dans l'écran de connexion, inscrivez votre Nom d'utilisateur et votre Mot de passe.
Cliquez sur Connexion.
Accédez à Métadonnées > Gestion des collections > Créer une collection.
Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
Sélectionnez Notices de fonds locaux dans la liste déroulante Type de synchronisation.
Cliquez sur Créer .

Remplir la section Propriétés

Section Propriétés remplie - Exemple: Note. - Les valeurs pour Symbole OCLC, Bibliothèque WorldShare et Type de collection sont fournies par le système et en mode lecture uniquement.

Inscrivez un nom de collection (ex. : profil d'agent EAST pour Shared Print) pour votre collection.
Sélectionnez Non-MARC comme Format de données original.
Sélectionnez Oui pour Imprimés partagés.
Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

Note. - La première fois que vous cliquez sur Enregistrer, un ID de collection est généré. L'ID de collection est un numéro unique composé de 7 chiffres attribué à votre profil de collection et est le premier élément dans le nom du fichier que vous envoyez à OCLC pour traitement.

Remplir la section Informations sur les notices de fonds locaux

Section Informations sur les notices de fonds locaux - Exemple

Note. - Afin de générer avec succès un ID de collection pour votre profil d'agent/de coordonnateur de groupe, vous devrez remplir tous les champs obligatoires, dont certains peuvent ne pas être pertinents pour un programme. Les champs spécifiques à l'établissement ne sont utilisés que pour enregistrer votre profil avec succès. Les champs spécifiques à l'établissement ne seront ni hérités ni utilisés pour aucun type de référence : les valeurs ne doivent pas être obligatoirement valides. Des valeurs fictives sont fournies ci-dessous vous souhaitez les utiliser.

Cliquez sur Informations sur les notices de fonds locaux pour ouvrir la section.
Pour Estimation initiale du nombre de notices, vous pouvez indiquer la valeur fictive 9999.
Remplissez les onglets Engagement de conservation, Politiques de PEB, Emplacement, Informations de liaison et Historique de propriété pour indiquer les données que vous voulez dans les notices de fonds locaux (NFL) qui seront créées pour chacun des numéros OCLC dans votre fichier de données.

Remplir l'onglet Engagement de conservation

L'onglet Engagement de conservation vous permet de créer la zone de notes 583 « committed to retain ». Les notes 583 « completeness reviewed » et « condition reviewed » peuvent être créés uniquement en utilisant le Full format shared print file template.

Conserver le matériel dans le cadre d'un ou de plusieurs programmes ayant la même date d'expiration

Onglet Engagement de conservation rempli pour un ou plusieurs programmes qui ont la même date d'expiration - Exemple

Sélectionnez Fusionner informations de zone pour Traitement des NFL existantes.
Pour Nom du programme d'archivage (583 $f (en anglais)), sélectionnez le nom de votre programme/consortium d'archivage dans la liste contrôlée. Vous trouverez une liste complète des noms des programmes d'archivage ici. Si votre programme/consortium d'archivage n'est pas dans la liste, veuillez contacter support@oclc.org et indiquer le nom de votre programme d'archivage.
(Facultatif) Cliquez sur le bouton Ajouter rangée () pour ajouter des noms de programme d'archivage.
Pour Mesures prises (583 $c (en anglais)), indiquez la date de début (format : AAAAMMJJ) de vos engagements de conservation. La date de début est généralement un accord au niveau du programme.
Pour la date d'expiration de l'engagement de conservation (583 $d (en anglais)), indiquez la date d'expiration (format : AAAAMMJJ) pour vos engagements de conservation. La date d'expiration est généralement un accord au niveau du programme.
Note. - Si vous n'avez pas de date d'expiration, cochez la case Période de conservation non spécifiée et ce texte sera reflété dans la zone 583 $d.
(Facultatif) Vous pouvez ajouter des sous-zones supplémentaires à votre note 583 avec les Informations facultatives.
1. Sélectionnez un type de sous-zone dans la liste déroulante.
  Note. - Pendant le traitement, les sous-zones $2 et $5 (en anglais) seront ajoutées automatiquement à chaque note 583.
  - j - Lieu de la prise des mesures (en anglais)
  - u - URL vers la documentation sur le programme d'archivage (en anglais)
  - z - Note destinée au public (en anglais)
2. Inscrivez les détails sur la sous-zone dans la boîte de texte.
3. (Facultatif) Cliquez sur le bouton Ajouter rangée () pour ajouter d'autres sous-zones.
Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

Vous aurez la possibilité de remplacer la note ou d'inclure d'autres notes supplémentaires dans le Full format shared print file template (en anglais).

Remplir l'onglet Politiques de PEB

L'onglet Politiques de PEB vous permet de définir les positions 20-21 dans la zone 008.

Cliquez sur l'onglet Politiques de PEB.
Sélectionnez une Politique de prêt (008/20 (en anglais)) dans la liste déroulante.
- a - Prêt autorisé (La plupart des groupes sélectionneront cette valeur)
- b - Prêt non autorisé
- c - Prêt de copies papier seulement
- l - Politique de prêt restreinte
- u - Inconnu
Sélectionnez Fusionner informations de zone pour Traitement des NFL existantes.
Sélectionnez une Politique de reproduction (008/21 (en anglais)) dans la liste déroulante.
- a - Effectuera une reproduction (La plupart des groupes sélectionneront cette valeur)
- b - N’effectuera pas de reproduction
- u - Inconnu
Sélectionnez Fusionner informations de zone pour Traitement des NFL existantes.
Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

Remplir l'onglet Emplacement

L'onglet Emplacement vous permet de créer la zone obligatoire 852.

Cliquez sur l'onglet Emplacement.
Pour Code de localisation de l'emplacement actuel (852 $b (en anglais)), vérifiez que le code de localisation est exact. Si votre bibliothèque n'utilise pas des codes de localisation à 4 lettres, utilisez la valeur par défaut. Chaque symbole a un code de localisation de bibliothèque par défaut : celui-ci devrait être affiché dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

Remplir l'onglet Informations de liaison

L'onglet Informations de liaison vous permet de créer la zone obligatoire 014.

Cliquez sur l'onglet Informations de liaison.
Sélectionnez Fusionner informations de zone pour Traitement des NFL existantes.
Entrez 9999 (valeur fictive) pour Code MARC d'organisme (014 $b) (en anglais).
Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

(Facultatif) Remplir l'onglet Historique de propriété

L'onglet Historique de propriété vous permet de créer la zone 561.

Cliquez sur l'onglet Historique de propriété.
Pour Inclure note sur Propriété et historique de la conservation, sélectionnez Oui.
Sélectionnez une valeur pour Traitement des NFL existantes.
Indiquez le Symbole OCLC du propriétaire ou de l'emplacement précédent (561 $a) (en anglais).
Indiquez le Code MARC d'organisme du propriétaire ou de l'emplacement précédent (561 $5) (en anglais).
Note : Si vous ne connaissez pas le Code MARC d'organisme du propriétaire , cliquez sur MARC Code List for Organizations pour le chercher dans un nouvel onglet.
Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

Prévisualiser les informations sur zones NFL

Si vous souhaitez avoir un aperçu des informations relatives à l'engagement de conservation que vous venez de configurer, cliquez sur Prévisualiser informations sur zones NFL. Pour corriger une erreur, sélectionnez l'onglet approprié et mettez à jour les informations que vous avez saisies initialement.

Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC

Cliquez sur Informations sur la livraison de notices MARC pour ouvrir la section.
Sélectionnez Oui pour Activer la livraison des notices MARC.
Choisissez le type des notices qui doivent être retournées dans la liste déroulante Notices retournées.
- Livrer mes notices de fonds locaux uniquement - Vous recevrez uniquement les notices de fonds locaux créées avec la note sur la conservation 583.
- Inclure un fichier de notices WorldCat séparé avec mes notices de fonds locaux - Vous recevrez des notices bibliographiques et des notices de fonds locaux dans des fichiers distincts. Les dernières notices bibliographiques WorldCat n'incluront pas la note sur la conservation 583.
- Intercaler les notices de fonds locaux avec les notices de ma bibliothèque - Vous recevrez des notices bibliographiques et des notices de fonds locaux intercalées dans l'ordre des numéros OCLC.
Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran.

Remplir la section Coordonnées

Les informations dans la section Coordonnées sont requises pour que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection ou les données que vous avez soumises pour les bibliothèques.

Vous devez indiquer les coordonnées d'une personne-ressource avant de soumettre votre profil de collection.

Ouvrez la section Coordonnées.
Indiquez le nom du contact.
Indiquez le prénom du contact.
Saisissez la fonction du contact.
Indiquez le numéro de téléphone et l'adresse électronique du contact.
Cliquez sur Enregistrer le travail dans le haut de l'écran.
Note. - Lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Soumettre votre profil de collection

Cliquez sur Soumettre la collection dans le haut de l'écran. Vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise pour révision.

Établir l'autorisation pour traiter les fichiers de données

L'autorisation pour traiter les fichiers de données doit être établie pour chaque établissement au nom duquel vous soumettez des données.

Obtenir les ID de collections auprès de tous les établissements

Un ID de collection est établi une fois que tous les champs obligatoires sont remplis dans le profil de collection. Cet ID permet d'identifier les établissements et de les associer à des profils, et est un champ obligatoire dans le fichier CVS lorsque vous soumettez le fichier à titre d'agent/de coordonnateur du groupe.

Tout établissement que vous avez l'intention de traiter doit avoir un profil de collection avec un ID de collection établi. Les ID de collection peuvent être obtenus de l'établissement pour lequel vous vous enregistrez, ou OCLC peut vous aider à créer des profils de collections pour les établissements de votre groupe qui ne sont pas encore établis.

Si vous ou l'une de vos bibliothèques membres avez besoin d'aide pour créer des profils de collection, veuillez remplir un Collection profile template pour chaque établissement que vous souhaitez traiter et l'envoyer à support@oclc.org.

Soumettre le fichier Collection ID Authorization Table.

Téléchargez et complétez le fichier Collection ID Authorization Table.
Enregistrez et envoyez le fichier Collection ID Authorization Table à support@oclc.org.

Note. - Les établissements qui acceptent de faire traiter leurs engagements par un agent/coordonnateur de groupe devront également fournir une note dans leur profil de collection dans Gestion des collections WorldShare pour confirmer le traitement.

Soumettre des notices pour plusieurs établissements dans un fichier de données CSV

Préparer le fichier de données

Mise en garde - L'ordre et le format des colonnes dans le fichier ne doivent pas être modifiés. Si vous n'avez pas besoin d'utiliser une colonne, ne la supprimez pas du fichier CSV. Laissez plutôt les lignes de données vides.

Téléchargez le fichier Full format shared print file template. Utilisez ce fichier pour soumettre des données sur des monographies, des monographies en plusieurs parties ou des publications en série qui diffèrent des valeurs par défaut de votre profil. Le fichier contient 14 colonnes, dont quatre sont obligatoires (OCLC_Number, LSN, Barcode et ActionNote_583$a). Les autres colonnes peuvent être utilisées pour remplacer les valeurs par défaut définies dans votre profil.
Le fichier de données doit comprendre les données d'engagement pour un ou plusieurs membres du groupe.
Vous pouvez utiliser Excel ou un autre tableur lors de la préparation de votre fichier de données, mais celui-ci doit être enregistré dans le format CSV (Fichier > Enregistrer sous > Type > CSV (délimité par des virgules ). Vous ne pouvez pas soumettre un fichier dans le format CSV codé au format UTF-8.

Colonnes du fichier de données d'imprimés partagés

Nom de la colonne	Description de la colonne	Obligatoire	Exemple
OCLC_Number	Le numéro OCLC de la notice fournie.	x	987654321
LSN	Numéro du système local (Local System Number) : un ID unique fourni pour l'identification des erreurs par l'utilisateur.	x	123456
Code-barres	Code-barres fourni par la bibliothèque WorldShare utilisé pour la mise en correspondance et la fusion des informations de NFL existantes.	x (Bibliothèques WorldShare uniquement)	123456
InstitutionSymbol_852$a	Symbole de l'établissement pour lequel vous vous enregistrez.	x (Traitement de groupe uniquement)	OSU
HoldingLibrary_852$b	Code de localisation de bibliothèque : utilisé pour l'appariement/la fusion des NFL. Note : 4 caractères seulement.		MAIN
CollectionID	Numéro unique à 7 chiffres attribué à votre collection de synchronisation de données après que vous ayez cliqué pour la première fois sur le bouton Enregistrer.	x (Traitement de groupe uniquement)	1234567
ActionNote_583$a	Note sur les mesures prises. Utilisée pour créer une note 583 supplémentaire.	x	committed to retain completeness reviewed condition reviewed
ActionDate_583$c	Date où les mesures ont été prises. La date doit avoir le format AAAAMMJJ.		20190125
ExpirationDate_583$d	Date d'expiration. La date doit être avoir le format AAAAMMJJ sauf si la valeur « Période de conservation non précisée » est sélectionnée. Dans ce cas, la valeur Période de conservation non précisée doit être indiquée dans le fichier.		23010231
MethodofAction_583$i	Méthode suivie dans la prise des mesures. Utilisée uniquement dans les rangées où le $a = condition reviewed Ou completeness reviewed Pour indiquer plusieurs méthodes suivies dans la prise des mesures dans une notice, séparez-les par un « $i ».		volume-level issue-level page-level
Status_583$l	État des documents. Les valeurs pour les états proviennent d'une liste contrôlée qui fait partie des Directives détaillées sur les métadonnées. Les valeurs pour les états disponibles dépendent si la zone 583 $a = condition reviewed Ou completeness reveiwed Pour indiquer plusieurs états dans une notice, séparez-les par un « $l ».
PublicNote_583$z	Note destinée au public Pour indiquer plusieurs notes dans une notice, séparez-les par un « $z ».		Archived copy damaged
ProgramName_583$f	Nom du programme d'archivage Cette colonne remplace le nom du programme dans votre profil. Pour indiquer plusieurs programmes dans une notice, incluez le nom du programme de votre profil et séparez tout autre programme supplémentaire par un « $f ».		SCELC Shared Print$fWEST
MaterialsSpecified_583$3	Mention de fonds		v.1(2000)-v.76(2019)

Charger le fichier de données

Note. - Vous devez enregistrer votre fichier de données comme un fichier standard de valeurs séparées par des virgules (.cvs), et non pas comme une feuille de calcul Excel (.xls) ou un fichier .CSV UTF-8.

Dans l'interface WorldShare, allez sous Métadonnées > Mes fichiers > Chargements.
Cliquez sur Choisir fichier afin d'indiquer l'emplacement du fichier que vous souhaitez charger. Pour obtenir plus d'informations, reportez-vous au paragraphe intitulé Règles pour les noms de fichiers.
Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir. Le nom du fichier remplace « No file chosen » (Aucun fichier choisi) dans la zone Charger le fichier.
Sélectionnez Sync données NFL pour Type de fichier.
Cliquez sur Charger. Un message de confirmation est affiché à l'issue du chargement du fichier. Si le chargement échoue, ce message laisse la place à un message d'erreur.

Règles pour les noms de fichiers

Chaque nom de fichier doit être unique et respecter la convention de nom suivante :

<IDcollectionagent>.<symboleOCLCagent>.sharedprint_<textefacultatif>_<AAAAMMJJ>.<numérofichierfaculatif>.csv

L'<IDcollectionagent> (ID de collection de l'agent) est généré après que vous ayez cliqué pour la première fois sur Enregistrer le travail dans Gestion des collections. Vous pouvez trouver l'ID unique à 7 chiffres de la collection dans la section Propriétés. Notez ce numéro car vous en aurez besoin pour renommer votre fichier de données selon la convention de nom requise. Cela permettra de vous assurer que le fichier de données que vous soumettrez correspondra aux informations sur la collection que vous avez créées dans Gestion des collections.

Si vous devez charger plusieurs fichiers de données le même jour pour le même profil (ID de collection), les noms de fichiers doivent être uniques. Une option consiste à utiliser l'élément <textefacultatif> (texte facultatif) de la convention de nom requise.

Exemple

1028071.ndclv.shareprint_premier_20170731.csv
1028071.ndclv.shareprint_deuxieme_20170731.csv

Une autre option consiste à différencier les fichiers par des numéros de fichier dans l'élément <numérofichierfacultatif> (numéro de fichier facultatif) de la convention de nom requise.

Exemple

1028071.ndclv.shareprint_first_20170731.1.csv
1028071.ndclv.shareprint_premier_20170731.2.csv

Création et fusion des notices de fonds locaux

Une fois le fichier soumis, les engagements de conservation de chaque notice seront inclus dans une notice de fonds local (NFL) qui sera créée ou ajoutée dépendant si une NFL existe déjà pour cette notice. Le processus interne est le suivant :

S'il n'existe pas de NFL, le système en ajoute une.
S'il existe une NFL, les informations sur l'imprimé partagé (583) y sont fusionnées.
S'il existe plusieurs NFL, mais qu'aucune n'est désignée comme étant un imprimé partagé, une nouvelle NFL pour imprimé partagé est ajoutée.
S'il existe plusieurs NFL et qu'une NFL est déjà désignée comme étant un imprimé partagé, une nouvelle NFL pour imprimé partagé est ajoutée.

Si vous comptez mettre à jour des NFL existantes pour imprimés partagés, OCLC recommande d'utiliser la soumission via Format MARC.

Étapes suivantes

Un spécialiste de base de données OCLC examinera votre profil de collection pour imprimés partagés, le fichier Collection ID Authorization Table et le fichier de données une fois qu'ils auront tous été soumis. S'il a des questions, il vous contactera. Une fois que votre profil aura été approuvé et que vous aurez répondu à toutes les questions, le spécialiste de base de données modifiera l'état de votre collection de « En cours » à « Acceptée ».

Vous saurez que votre fichier de données a été traité lorsque vous verrez un rapport sommaire (et éventuellement d'autres rapports) sous Mes fichiers >Téléchargements.

Rapports disponibles

Rapport sommaire

Format des noms de fichier :
metacoll.[symbole].datasync.[IDcollection].[DAAAAMMJJ].[THHMMSSSSS].spsummary.[numérofichier].mrc.csv

Exemple de nom de fichier : metacoll.ESTPP.datasync.1034620_1584290348241.D20200316.T123403000.sp_admin_summary.1.mrc.csv

Rapport des détails sur les exceptions

Format des noms de fichier :
metacoll.[symbole].datasync.[IDcollection].[DAAAAMMJJ].[THHMMSSSSS].spexception.[numérofichier].mrc.csv

Exemple de nom de fichier : metacoll.ESTPP.datasync.1034620_1584290348241.D20200316.T123403000.sp_admin_exception.1.mrc.csv

Le rapport des détails sur les exceptions contient les identifiants de notice des Notices de fonds locaux qu'OCLC n'a pas pu traiter. La colonne Data Sync Exception Description indique toutes les erreurs trouvées dans les notices qui ont été ajoutées à WorldCat à la suite du traitement (exemple : « Failed due to processing error, please resubmit record » ou « No matching barcode in WorldCat »). Raisons des erreurs :

Erreurs de traitement du système.
Numéros OCLC manquants dans le fichier de données original.
Codes-barres non trouvés dans WorldCat (bibliothèques WorldShare uniquement).
Informations manquantes dans les colonnes obligatoires.

Si votre fichier initial de chargement pour imprimés partagés contient des erreurs, vous devrez corriger toute erreur dans votre fichier de données (par exemple, ajouter ou corriger des numéros OCLC et/ou des codes-barres, supprimer des données sur une monographie en plusieurs parties ou une publication en série). Vous pouvez envoyer un courriel à support@oclc.org pour obtenir de l'aide.

Voir vos engagements de conservation dans WorldCat

Consultez la rubrique Afficher des engagements de conservation d'imprimés partagés pour savoir comment afficher vos engagements de conservation d'imprimés partagés dans Connexion, FirstSearch, WorldCat Discovery, Gestion des collections WorldShare, Gestion des notices WorldShare et via l'API WorldCat Metadata.