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Modifier, surveiller ou dupliquer un bordereau de licence

Chercher un bordereau

Pour chercher un bordereau

  1. Dans le menu de navigation de gauche, ouvrez la section Bordereaux.
  2. Dans la liste, sélectionnez l'index de recherche.
    • Nom du bordereau - Le nom que vous avez inscrit lorsque vous avez créé le bordereau dans Gestion des licences.
    • Concédant de licence - Le fournisseur qui vous accorde une licence pour la collection.
    • Collection - La collection associée au bordereau que vous cherchez.
    • Documents  - Les documents (fichiers ou URL) que vous avez ajoutés au bordereau que vous cherchez.
  3. Inscrivez un terme de recherche dans la boîte à cet effet.
  4. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur <Entrée>.
    • Si la liste des résultats de recherche s'étend sur deux ou plusieurs pages, utilisez les liens de navigation (dans le haut et le bas de la liste) pour aller d'une page à l'autre. Les en-têtes et les bas de pages affichent votre position dans la liste de résultats. Par exemple, Résultats 11-20 sur 56.
    • Les recherches précédentes apparaissent sous le bouton Chercher. Cliquez sur une recherche pour retourner aux résultats de cette recherche.
  5. Dans l'écran des résultats de recherche, cliquez sur le nom d'un bordereau pour l'ouvrir.

 Note. - Si aucun terme de recherche n'est entré, tous les résultats seront affichés. Pour parcourir la liste de bordereaux, laissez la boîte de recherche vide et cliquez sur Chercher.

Filtrer les résultats

Les résultats peuvent être filtrés par Concédant de licence ou par Type : Cliquez sur Filtres par Concédant ou sur Filtrer par Type et inscrivez un terme de recherche.

Colonnes des résultats de recherche

Les résultats de recherche sont triés par nom de bordereau. Pour modifier ce tri, cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne du tableau.

  • Nom - Le nom que vous avez inscrit lorsque vous avez créé le bordereau dans Gestion des licences.Cliquez sur le nom du bordereau pour l'ouvrir.
  • Icône de trombone - L’icône de trombone indique des pièces jointes.
  • Concédant de licence - Le fournisseur qui vous accorde la licence pour la collection.Concédant de licence est le seul filtre disponible pour les bordereaux.
  • Type - Public ou privé.
  • Action - Créer une licence. Cliquez sur Créer une licence pour créer une licence à partir du bordereau.

Modifier un bordereau de licence

Tous les champs d'un bordereau de licence peuvent être modifiés sauf le type de bordereau.

Général

Inscrivez les informations générales de votre bordereau.

Champ  Description
Nom Le nom du bordereau.
Concédant de licence Non défini jusqu'à l'ajout des collections. Voir Collections.
Type

Choisissez le type de bordereau que vous créez :

  • Public - Toutes les bibliothèques pourront l'utiliser.
  • Privé - Seule votre bibliothèque pourra l'utiliser. 

 Note.- Ce champ ne pourra plus être modifié après l'enregistrement du nouveau bordereau.

Description Informations décrivant le bordereau.
Collections

Regroupements des titres sous licence par fournisseur.Les collections présentées dans la liste Sélectionner collections sont stockées dans la base de connaissances WorldCat.

Ajouter des collections à un bordereau :

  1. Dans la liste Sélectionner collections, inscrivez le nom de la collection que vous cherchez. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
  2. Dans les résultats de recherche, cliquez sur le nom de la collection. La collection apparaîtra dans le tableau.
  3. Facultatif - Pour modifier la collection, cliquez sur son nom dans le tableau.  Pour plus de détails, consultez la documentation pour Gestion des collections.

Lorsque vous aurez ajouté la ou les collections, le nom du Concédant de licence pour cette ou ces collections sera affiché dans la section Général.   

Conditions d’utilisation (facultatif)
Voir Conditions d'utilisation.
Documents (facultatif)

Chargez les documents qui se rapportent au bordereau comme des avenants, des notes, etc. Pour ajouter un document :

  1. Cliquez sur Choisir fichier et trouvez l'emplacement du fichier.
  2. Cliquez sur Charger.

Les documents ne peuvent pas excéder 10 Mo.

Signets (facultatif)

Ajouter des liens vers les documents qui se rapportent au bordereau comme avenants, des notes, etc. Pour ajouter un lien au bordereau :

  1. Inscrivez une URL dans la boîte à cet effet. Les protocoles acceptés sont HTTP, HTTPS et FTP.
  2. Cliquez sur Ajouter .
Commentaires (facultatif)

Ajouter des commentaires.

  1. Inscrivez un commentaire dans la boîte et cliquez sur Ajouter pour ajouter le commentaire dans le bordereau.
  2. Cliquez sur Ajouter .
Historique
La section Historique sera disponible après la création du bordereau. Cette section contient des détails sur la création du bordereau et les modifications apportées. 
Données de sondage (licences d'évaluation)

Voir Sondage sur les licences d'évaluation et nombres cibles de réponses.

N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après avoir modifié des paramètres.

Surveiller un bordereau

Si vous voulez surveiller les bordereaux publics pour vous assurer que les modifications apportées à ces bordereaux répondent à vos critères, vous pouvez sélectionner Surveiller le bordereau dans la liste déroulante Actions pour bordereau.Un courriel sera envoyé si des modifications sont apportées à ce bordereau.

La section Historique répertorie les modifications apportées.Après la modification d'un bordereau, les bibliothèques ont la possibilité d’apporter des modifications supplémentaires, ou de dupliquer le bordereau comme étant Privé et revenir à un état antérieur du bordereau (avant certaines modifications).

Dupliquer un bordereau

Si vous voulez modifier un bordereau public pour une utilisation locale, vous pouvez utiliser l'option Dupliquer comme Privé pour copier le bordereau public et le modifier. Cela vous permettra de conserver les informations privées de votre établissement.

  1. Dans l'écran où le bordereau est affiché, cliquez sur Actions pour bordereau et sélectionnez Dupliquer comme Privé.
  2. Un message indiquant que le bordereau a été dupliqué et enregistré sera présenté. Le type du bordereau sera maintenant Privé.
  3. Dans le nouveau bordereau privé, modifier les champs au besoin.