Notes d'installation de Circulation WorldShare - Mars 2025
Date d'installation : 23 mars 2025
Introduction
Cette installation de Circulation WorldShare offre trois nouvelles fonctionnalités et améliorations et des corrections de problèmes. Ces améliorations vous aideront à gérer des chaînes de travail plus complexes. Notamment :
- Quatre avis de nouvelle génération : Rappel de date d'échéance du prêt, Avis de document en retard, Avis de document très en retard, Confirmation de déclaration de prêt litigieux
- Améliorations de ZFL
- De Gestion des notices : nouvelle préférence utilisateur pour vérifier automatiquement pour les cotes en double au sein de la même succursale lors de la création ou de la modification de NFL
- Problèmes corrigés
Beaucoup des améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.
Actions recommandées
Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.
Actions administratives
Documents qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.
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Quatre avis de nouvelle génération sont inclus dans l'installation de mars 2025. Pour commencer à utiliser ces avis, vous devez d'abord créer des bordereaux et les associer à des politiques, et programmer les avis. Commencez à réfléchir au meilleur moment pour migrer vers les nouveaux avis. Veuillez noter que les anciens avis ne seront pas supprimés avant plusieurs mois.
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Actions de suivi
Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.
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Nous vous suggérons de lire les descriptions d'avis de nouvelle génération ci-dessous et de suivre les liens vers des instructions plus détaillées. Commencez à discuter du moment où vous souhaitez commencer à utiliser ces avis, de la façon dont vous souhaitez les utiliser et de quelle façon les informations doivent être présentées à vos usagers. Il y a plusieurs options à considérer. Commencez à réfléchir à :
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Nouvelles fonctionnalités et améliorations
Nouveaux avis
Quatre avis de nouvelle génération sont disponibles avec l'installation de mars 2025. Il s’agit de la première installation d'avis de nouvelle génération. Ces avis par courrier électronique visent à améliorer l'expérience utilisateur en fournissant des avis opportuns aux usagers concernant les dates d'échéance de prêt à venir, les documents en retard et les prêts litigieux. Ils sont conçus pour maintenir l'exactitude des dossiers d'usagers, réduire le nombre de documents en retard et améliorer l'efficacité globale de la bibliothèque. Comme pour Sommaire du compte, ces avis nécessitent la création de bordereaux dans l'écran Avis de nouvelle génération dans Configuration des services, et chaque bordereau doit être associé à une politique et programmé (calendrier).
Rappel de date d'échéance du prêt
Il s'agit d'un rappel informant les usagers qu'un document devra être retourné bientôt. Des rappels sont envoyés par courrier électronique à des intervalles configurables avant la date d'échéance, garantissant ainsi aux usagers suffisamment de temps pour retourner les documents ou renouveler leurs prêts. Il s'agit d'un avis automatique qui sera envoyé en fonction du calendrier établi par le personnel de la bibliothèque. Un bordereau doit être créé pour cet avis sous Prêts dans l'écran Avis de nouvelle génération dans Configuration des services. Le bordereau doit ensuite être associé par Politique de prêt dans Configuration des services. Le calendrier pour l'envoi des avis doit également être défini par le personnel de la bibliothèque.
Anciens avis remplacés par ce nouvel avis : Rappel de document en retard - Avant la date d'échéance du prêt
Exemple de Rappel de date d'échéance du prêt :
Pour plus de détails, voir Rappel de date d'échéance du prêt.
Avis de document en retard
Cet avis informe les usagers qu'ils ont en leur possession un document dont la période de prêt est échue. Ces avis sont envoyés par courrier électronique lorsque des documents sont en retard, en fonction du calendrier établi par le personnel de la bibliothèque. Ce calendrier peut inclure un avis récurrent de rappel qui sera envoyé périodiquement tant que le document sera en retard. Un bordereau doit être créé pour cet avis sous Prêts dans l'écran Avis de nouvelle génération dans Configuration des services. Le bordereau doit ensuite être associé par Politique de prêt dans Configuration des services. Le calendrier pour l'envoi des avis doit également être défini par le personnel de la bibliothèque.
Anciens avis remplacés par ce nouvel avis : Avis de document en retard - Après la date d'échéance du prêt
Exemple d'Avis de document en retard :
Pour plus de détails, voir Avis de document en retard.
Avis de document très en retard
Cet avis informe les usagers qu'ils ont en leur possession un document dont la période de prêt est échue depuis un certain temps. Ces avis sont envoyés par courrier électronique lorsque des documents sont très en retard, en fonction du calendrier établi par le personnel de la bibliothèque. Ce calendrier peut inclure un avis récurrent de rappel qui sera envoyé périodiquement tant que le document sera très en retard. Un bordereau doit être créé pour cet avis sous Prêts dans l'écran Avis de nouvelle génération dans Configuration des services. Le bordereau doit ensuite être associé par Politique pour documents très en retard et perdus dans Configuration des services. Le calendrier pour l'envoi des avis doit également être défini par le personnel de la bibliothèque.
Anciens avis remplacés par ce nouvel avis : Avis de document en retard - Après la date d'échéance du prêt
Exemple d'Avis de document très en retard :
Pour plus de détails, voir Avis de document très en retard.
Confirmation de déclaration de prêt litigieux
Il s'agit d'un nouvel avis qui sert à confirmer que l'état du document prêté a été mis à jour par le personnel de la bibliothèque pour Perdu, Déclaré retourné ou Déclaré jamais eu. Il s'agit d'un avis unique envoyé automatiquement par courrier électronique dès que l'état du document est modifié. Un bordereau doit être créé pour cet avis sous Prêts dans l'écran Avis de nouvelle génération dans Configuration des services. Le bordereau doit ensuite être associé par Politique de type d'usager dans Configuration des services.
Anciens avis remplacés par ce nouvel avis : aucun avis. Il s'agit d'un nouvel avis.
Exemple de Confirmation de déclaration de prêt litigieux :
Pour plus de détails, voir Confirmation de déclaration de prêt litigieux.
Configuration des avis
Bordereaux
- Un bordereau doit être créé pour chaque avis sous Prêts dans l'écran Avis de nouvelle génération dans Configuration des services.
- Premièrement, sous Paramètres généraux, les bibliothèques peuvent personnaliser les bordereaux d'avis afin d'inclure des informations précises comme le logo les coordonnées de la bibliothèque et des messages personnalisés.
- Ensuite, les bordereaux peuvent être créés. Chaque bordereau d'avis prend en charge le contenu dynamique, permettant l'inclusion de détails spécifiques au document comme le titre, l'auteur et la date d'échéance du prêt. Veuillez noter que certaines informations sont requises pour chaque bordereau, notamment le Nom, le Sujet et les Détails sur le prêt.
- Pour les groupes WorldShare multilingues, les bibliothèques auront la possibilité de configurer des bordereaux pour chaque langue prise en charge.
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Une fois le bordereau créé, vous pouvez le prévisualiser dans l'écran du bordereau en cliquant sur le bouton Aperçu du bordereau dans la colonne Actions dans le côté droit de l'écran :
Important - Le symbole « indicateur incomplet » dans la gauche d'une liste de bordereaux, comme illustré ci-dessus, signifie que le bordereau n'est pas complet et ne doit pas être associé à une politique, ni activé. Certaines informations sont requises pour chaque bordereau, notamment le Nom, le Sujet et les Détails sur le prêt. Vous devez vous assurer qu’un bordereau est complet, avec toutes les informations requises, avant de l’associer à une politique et de le programmer.
Paramètres des politiques
Une fois créé et complet, chaque bordereau d'avis doit être associé à des politiques de prêt ou d'usager spécifiques, selon le type d'avis (sous Circulation WorldShare > Prêts > Politiques de prêt > Nom de la politique > section Avis).
Les adresses de réponse et les paramètres pour Emprunt par mandataire doivent aussi être configurés dans cet écran.
C'est également dans cet écran que le Bordereau d'avis approprié est choisi et que la Programmation des avis est configurée. Grâce à la programmation des avis, les bibliothèques peuvent choisir si elles veulent tenir compte des heures d'ouverture de la bibliothèque, ainsi que le moment et la fréquence des rappels.
Des détails et des instructions sur la configuration des bordereaux d'avis, leur association aux politiques et la programmation de chaque type d'avis sont disponibles ci-dessous :
Migration des anciens avis vers les avis de nouvelle génération
Pour migrer des anciens avis vers les nouveaux avis améliorés, vous devez activer les types d'avis dans l’écran Avis de nouvelle génération dans Configuration des services. Tout d’abord, assurez-vous que tous les bordereaux pour le type d'avis sont complets. Si, dans la liste de bordereaux, le symbole « indicateur incomplet » apparaît pour un avis (voir ci-dessus), compléter le bordereau avant de continuer. Sous Paramètres généraux, sélectionnez « Activer les types d'avis ». Dans l'écran Activer les types d'avis, vous pouvez activer ou désactiver les nouveaux types d'avis (ex. : Confirmation de déclaration de prêt litigieux) et substituer les anciens types d'avis par les nouveaux (ex. : Rappel de date d'échéance du prêt, Avis de document en retard et Avis de document très en retard).
Important - Veuillez noter que l’activation d’un type d'avis de nouvelle génération mettra fin à l’envoi des anciens avis pour ce type d'avis. Assurez-vous de configurer entièrement le nouvel avis avant de l'activer pour garantir une migration transparente de vos avis programmés. Les bordereaux des nouveaux avis doivent être entièrement configurés avec de les activer avec le bouton bascule. Si un bordereau n'est pas entièrement configuré, les avis associés à ce bordereau ne seront pas envoyés.
Reprogrammer des avis
Si des modifications sont apportées à une politique, vous pouvez reprogrammer manuellement les avis au niveau de la politique. Cliquez sur le bouton Reprogrammer dans la colonne Actions dans l'écran Politiques de prêt, choisissez le type d'avis puis cliquez sur Confirmer (sous Circulation WorldShare > Prêts > Politiques de prêt > Nom de la politique). L'option de reprogrammation pour les avis Rappel de date d'échéance du prêt et Avis de document en retard est située dans la colonne Actions dans la droite de la liste des politiques dans l'écran Politiques de prêt. L'option de reprogrammation pour l'avis Avis de document très en retard est située dans la colonne Actions dans la droite de la liste des politiques dans l'écran Politiques pour documents très en retard et perdus.
Veuillez noter que l'option de reprogrammation n'est pas offerte pour tous les types d'avis, par exemple l'avis Confirmation de déclaration de prêt litigieux, car de tels avis sont envoyés en fonction d'un événement déclencheur.
Améliorations de ZFL
Vérification de la disponibilité pour AFL
Les commandes AFL sont maintenant automatiquement acceptées ou refusées en fonction de la disponibilité. Si un document n'est PAS disponible, WorldShare refusera automatiquement la demande avec un message d'erreur. Le serveur ZFL peut ensuite acheminer la demande vers une autre bibliothèque pour qu'elle soit remplie. Cela empêche la création de documents temporaires et améliore l’efficacité du système.
Comptes d'utilisateurs distincts
WorldShare peut maintenant effectuer des réservations et gérer les prêts pour les demandes AFL (prêt) avec un seul compte utilisateur WorldShare par bibliothèque emprunteuse. Il est maintenant possible de voir quelle bibliothèque a actuellement emprunté, commandé ou réservé quel média. Cette amélioration prend en charge les identifiants ISIL au niveau de l’établissement et au niveau de la succursale.
Dans Configuration des services, allez sous Intégrations > Paramètres de PEB, puis à la section ZFL.
Une nouvelle préférence utilisateur permet de vérifier automatiquement pour les cotes en double au sein de la même succursale lors de la création ou de la modification de NFL
La nouvelle préférence utilisateur « Vérifier pour cote en double uniquement au sein de la même succursale » a été ajoutée à Gestion des notices Préférences utilisateur > Édition des notices - Notices de fonds locaux (NFL). Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez l'activer pour votre compte utilisateur dans Gestion des notices.Elle ne peut être activée que si la préférence utilisateur associée « Vérifier si une cote en double sera créée avant d’enregistrer une NFL » est activée. Pour plus de détails, voir les Notes d'installation de Gestion des notices - 13 mars 2025.
Corrections de problèmes et amélioration de la performance
Beaucoup des améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.
Le client hors ligne ne fonctionnait pas pour les établissements ayant une seule succursale
Si votre établissement possède une seule succursale, vous ne pouviez pas vous connecter au nouveau Client Circulation hors ligne. Maintenant, tous les établissements, quel que soit le nombre de leurs succursales, peuvent se connecter et utiliser le client hors ligne.
Note. - Les bibliothèques concernées doivent télécharger à nouveau le nouveau client hors ligne à partir du Community Center où des instructions sont également disponibles.
Les informations sur les réservations des usagers n'étaient pas affichées correctement avec les clients SIP2
Lorsque les réservations d'un usager avaient l'état en état En préparation ou En utilisation, elles n'apparaissaient pas dans son dossier d'usager . Maintenant, des informations précises sur les réservations sont affichées pour les usagers qui utilisent des clients SIP2.
Problèmes connus
Voir la rubrique Problèmes connus (en anglais).
Liens importants
Aide et documentation
De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.