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Notes d'installation de Circulation WorldShare - Janvier 2022

 

Date d'installation : 20 janvier 2022

Introduction

Cette version de Circulation WorldShare offre de nouvelles fonctionnalités et améliorations.

  • Gestion de chaînes de travail pour l'approbation des réservations et la préparation des documents nécessitant un examen spécial ou un traitement particulier avant que les usagers ne soient informés que les documents sont prêts à être utilisés.
  • Configuration des paiements en ligne WPM Education dans Configuration des services OCLC.

Beaucoup de ces améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.

Actions recommandées

Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Action

Décidez si votre bibliothèque adoptera les nouvelles chaînes de travail pour l'approbation des réservations et la préparation des documents provenant de collections spéciales et autre matériel qui nécessitent un traitement spécial avant de pouvoir être récupérés par les usagers.

Si votre bibliothèque utilise un système de retour de livres en libre-service doté de la technologie RFID, vous pouvez utiliser la chaîne de travail pour la préparation des documents afin d'empêcher que les documents retournés dans la chute à livres ne déclenchent l'envoi d'un avis de récupérer le document au prochain usager dans la file d'attente.

Si votre bibliothèque utilise l'intégration WPM Education, contactez le service à la clientèle d'OCLC pour obtenir de l'aide sur le nouvel écran de configuration WPM Education. Des rôles d'employés spéciaux sont requis.

Vous aimeriez offrir à vos usagers la possibilité de faire des paiements en ligne WPM Education à partir de Mon dossier? Contactez OCLC Library Services ou votre conseiller OCLC en services aux bibliothèques pour plus de détails (Royaume-Uni seulement).

Chaînes de travail pour l'approbation et la préparation des réservations

Votre bibliothèque peut maintenant utiliser Circulation WorldShare pour gérer l'approbation et la préparation des réservations. Lorsque ces chaînes de travail facultatives sont activées, un document n'apparaîtra pas comme étant prêt à être récupéré à l'usager ou à d'autres membres du personnel avant que vous n'ayez confirmé que la réservation a été approuvée et/ou préparée et que le document peut être utilisé.

Par exemple, vous pouvez souhaiter qu'un conservateur inspecte les documents rangés dans la salle des livres rares avant de mettre à disposition ces documents délicats. Ou, vous pouvez vérifier qu'un ordinateur portable est complètement chargé avant d'aviser l'usager que l'équipement est prêt à être récupéré. De plus, si votre bibliothèque utilise un système de retour de livres en libre-service doté de la technologie RFID, vous pouvez utiliser la chaîne de travail pour la préparation des documents afin d'empêcher que les documents retournés dans la chute à livres ne déclenchent l'envoi d'un avis de récupérer le document au prochain usager dans la file d'attente avant que le personnel de la bibliothèque n'aie pu récupérer le document, imprimer le reçu de réservation et préparer le document pour récupération par l'usager.

Interface des employés

Si une réservation doit être approuvée et préparée, une mise en garde sera affichée dans Circulation WorldShare lorsqu'un document est retourné dans la succursale de collecte pour remplir cette réservation :

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Dans Circulation, cliquez sur le lien pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation dans laquelle vous pourrez voir et modifier les états d'approbation et de préparation :

  • Non requise - L'approbation ou la préparation n'est pas requise. Le document peut être prêté ou utilisé sur place.
  • Approbation et préparation requises - La réservation doit être approuvée et/ou le document préparé par un membre du personnel autorisé de la bibliothèque. Le document réservé ne sera pas affiché comme Prêt pour utilisation lorsque dans cet état.
  • Approuvée/Préparée - L'approbation ou la préparation a été effectuée par un membre du personnel autorisé de la bibliothèque. Le document peut être prêté ou utilisé sur place.

 Note. - Voir ci-dessous pour plus d'informations sur les rôles du personnel requis pour gérer les états d'approbation et de préparation des réservations.

Le système déterminera si l'approbation ou la préparation est requise par la politique de la bibliothèque lorsque le document est initialement retourné à l'endroit de collecte pour remplir la réservation. Après, vous pourrez modifier les états d'approbation et de préparation jusqu'à ce que le document soit récupéré, utilisé, et la réservation complétée, supprimée ou expirée. Par exemple, vous devrez peut-être révoquer une approbation pour une réservation marquée accidentellement Approuvée. Ou, vous voudrez peut-être sélectionner manuellement l'option Nécessite une préparation sur une base occasionnelle pour les ordinateurs portables qui doivent être chargés, le matériel qui doit être réparé ou nettoyé avant utilisation, etc.

Vous pouvez accéder à la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation dans l'écran Retour, dans la liste de réservations de l'usager ou dans le rapport Endroits de collecte :

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Une réservation conservera (et retournera à) l'état En préparation si une approbation ou une préparation est requise. L'usager demandeur ne recevra pas d'avis de récupérer la réservation et ne verra pas que le document est prêt dans Mon dossier, dans les bornes de libre-service, etc. tant que les processus d'approbation et/ou de préparation ne seront pas terminés. Pour garantir que les usagers disposent de la Durée sur le rayon des réservations adéquate pour récupérer le document, le système ne commencera pas à comptabiliser la Durée sur le rayon des réservations avant que l'état de la réservation ne soit Prêt pour utilisation. Pour plus d'informations, voir la section Expérience usager plus bas.

Une mise en garde sera également affichée lorsque vous tenterez de prêter le document à l'usager qui l'a demandé ou de faire passer l'état de la réservation/du document réservé à l'état Utilisé :

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Si un document doit être approuvé ou préparé pour être réservé, vous verrez une mise en garde spéciale dans la colonne Détails sur l'état lorsque vous consulterez la liste de réservations de l'usager. Vous pourrez aussi Approuver ou Préparer rapidement une réservation à l'aide du menu Actions :

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Rapport Endroits de collecte

Le rapport Endroits de collecte indiquera si une approbation et/ou une préparation sont nécessaires pour les réservations avec l'état En préparation. Utilisez le menu Actions pour approuver ou préparer facilement une réservation.

Le nouveau filtre Détails sur l'état a été ajouté pour faciliter la recherche de tous les documents qui sont arrivés à la succursale de collecte, mais qui nécessitent toujours l'approbation et/ou la préparation de la réservation par le personnel de la bibliothèque avant que l'usager ne soit informé que le document est prêt. Utilisez ce filtre pour vérifier si les documents prêts à être récupérés ont été mis à jour dans le système, pour trouver les documents récemment retournés dans la chute à livres après les heures d'ouverture, etc.

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Réservations à récupérer

Il est également possible d'informer le personnel qui récupère les documents pour remplir les réservations que des réservations nécessitent une approbation.

Une nouvelle colonne (facultative) a été ajoutée dans la liste Réservations à récupérer pour indiquer au personnel si vos politiques actuelles nécessitent que la réservation du document soit approuvée lorsque le document arrivera à l'endroit de collecte :

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Le nouveau filtre État d'approbation vous permet de limiter la liste par l'état d'approbation Non requise ou Nécessite une approbation :

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Dans une prochaine version, des fonctionnalités similaires seront ajoutées à la liste de réservations à récupérer dans l'application mobile Digby.

Rôles du personnel pour gérer l'approbation et la préparation des réservations

L'un des rôles suivants est requis pour gérer l'état de préparation des réservations :

  • Circulation Admin
  • Circulation Comptoir
  • Circulation Comptoir Confidentialité
  • Employé Étudiant
  • Employé Étudiant Circulation

L'un des rôles suivants est requis pour gérer l'état d'approbation des réservations :

  • Circulation Admin
  • Circulation Comptoir
  • Circulation Comptoir Confidentialité

Veuillez noter que le rôle Employé Étudiant Restrictions ne permet pas de gérer les états d'approbation et de préparation des réservations.

Expérience usager

Si une approbation ou une préparation est requise, les usagers ne recevront pas d'avis de récupérer une réservation ou ne verront pas qu'une réservation est prête à être récupérée dans Mon dossier, les bornes de libre-service, etc.

Tant que la réservation n'est pas prête à être récupérée, Mon dossier indique que le document est en transit vers l'endroit de collecte (voir capture d'écran ci-dessous).

Pour garantir que les usagers disposent de la Durée sur le rayon des réservations adéquate pour récupérer le document, le système ne commencera pas à comptabiliser la Durée sur le rayon des réservations avant que l'état du document réservé ne soit Prêt pour utilisation.

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Configuration

Pour demander automatiquement l'approbation ou la préparation lors du traitement des réservations, activez les nouvelles options Approbation de la réservation et Préparation de la réservation dans la section Fourniture de vos Politiques pour fourniture des réservations. (Configuration des services OCLC > Circulation WorldShare > Réservations et mises de côté)

Le système déterminera si l'approbation ou la préparation est requise par la Politique pour fourniture des réservations associée lorsque le document est initialement retourné à l'endroit de collecte pour remplir la réservation. La politique est également vérifiée lors de l'affichage des documents dans la liste Réservations à récupérer pour les demandes en attente.

Même si votre Politique pour fourniture des réservations n'exige pas l'approbation ou la préparation, vous pouvez quand même exiger l'approbation ou la préparation sur une base occasionnelle via la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation dans Circulation WorldShare. Par exemple, vous pouvez exiger manuellement la préparation d'ordinateurs portables qui doivent être chargés, du matériel qui doit être réparé ou nettoyé avant utilisation, etc. Voir plus haut pour plus de détails.

 Note : Si votre bibliothèque est membre d'un groupe de circulation, veuillez noter que les Politiques pour fourniture des réservations sont contrôlées par l'établissement propriétaire du document. Par conséquent, le personnel de votre bibliothèque peut voir des messages d'approbation ou de préparation pour des documents non locaux qui seront récupérés dans l'une des succursales de votre bibliothèque même si votre bibliothèque n'a pas activé l'approbation ou la préparation pour les documents de votre propre collection.

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Configuration des paiements en ligne WPM Education

WorldShare s'intègre à deux systèmes de paiement, Paysafe (Canada uniquement) et WPM Education (Royaume-Uni uniquement), pour offrir une expérience de paiement sûre et sécurisée aux usagers par le biais de Mon dossier.

Les bibliothèques qui utilisent WPM Education peuvent maintenant utiliser Configuration des services OCLC pour configurer leur expérience de paiement en ligne :

  • Activer ou désactiver les paiements WPM Education pour tous les usagers ou permettre au personnel de la bibliothèque seulement de prévisualiser et tester les paiements en ligne.
  • Gérer l'adresse électronique de réponse que WPM Education utilisera pour envoyer des courriels de confirmation de paiement et autres messages.
  • Gérer les informations relatives au compte WPM Education, comme votre identifiant client, votre identifiant pour le chemin d'accès, etc.
  • Choisir le texte du bouton de paiement et d'autres éléments affichés dans Mon dossier.

Si votre bibliothèque utilise déjà l'intégration WPM Education, vos configurations WPM Education actuelles apparaîtront dans Configuration des services OCLC. Aucune modification n'a été apportée à vos paramètres existants.Aucune modification n'a été apportée à vos paramètres existants.

Pour accéder à ces paramètres, dans Configuration des services allez sous Intégrations de tierces parties > Plates-formes de paiement. Des rôles spéciaux sont nécessaires pour accéder à ces nouvelles options de configuration. Veuillez contactez l'assistance technique d'OCLC pour plus de détails.

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 Note. - Certaines restrictions s'appliquent. Des frais d'implantation uniques sont exigés pour activer les paiements en ligne pour WorldShare. Votre bibliothèque ou votre établissement aura également besoin d'un compte actif auprès de WPM Education. Contactez OCLC Library Services ou votre conseiller OCLC en services aux bibliothèques pour plus de détails.

Problèmes connus

Voir la rubrique Problèmes connus (en anglais).

Liens importants

Bientôt disponible : balayage des rayons avec Digby

La sortie de Digby 3.2.0 est prévue pour janvier 2022. Cette version de l'application mobile permettra le balayage des rayons. Vous pourrez :

  • Balayer un document pour afficher une liste de rayon triée par cotes.
  • Indiquer si les documents ont été trouvés, mal rangés, sont introuvables, endommagés, si la cote est inexacte, et ajouter des notes l'état du document, l'espace sur le rayon, etc.
  • Balayer un document mal rangé ou inconnu afin de déterminer s'il doit être remis au comptoir, remis sur le rayon, etc.
  • Partager avec les autres membres du personnel un rapport du balayage de rayons qui indique les documents trouvés, les documents qui causent problème, et les notes s'il y a lieu.

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 Note. - Digby est une application mobile disponible dans le cadre de votre abonnement aux Services de gestion WorldShare (WorldShare). Pour plus d'informations, consultez la section Foire aux questions sur Digby.

Nouvelle version de Configuration des services OCLC

Une nouvelle version de Configuration des services OCLC a été installée le 11 janvier 2022. Cette nouvelle version permet de sélectionner l'allemand comme langue d'interface pour Configuration des services.

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.