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Assistance OCLC

Renouvellements en lot

Comment renouveler un lot des prêts avec le client de renouvellements en lot de Circulation WorldShare.

La fonctionnalité Renouvellements en lot Circulation WorldShare peut être utilisée pour modifier la date d'échéance d'un ensemble de documents qui sont déjà prêtés. Le client de renouvellements en lot accepte un fichier CSV de prêts que vous voulez renouveler. Pour garantir que la nouvelle date d'échéance que vous indiquez est appliquée, le client contournera les politiques de circulation normales de votre bibliothèque pendant le traitement. Le processus ignorera les documents qui ne sont plus prêtés à l'usager spécifié.

Le client de renouvellements en lot utilise une connexion chiffrée au Service SIP2 WorldShare pour traiter les renouvellements. Par conséquent, un utilisateur avec le rôle Circulation Admin devra accéder à Configuration des services OCLC pour configurer les paramètres SIP2 appropriés chaque fois que vous voulez traiter un lot de renouvellements. Pour plus de détails, voir Rôles pour les comptes et Client hors ligne.

Pour plus d'informations sur le renouvellement de documents individuels à partir du dossier de l'usager, voir Renouveler des documents.

Directives

  • Le client Renouvellements en lot de Circulation WorldShare peut être téléchargé de l'OCLC Community Center. 
  • Vous devez avoir une connexion Internet et les configurations appropriées pour que le Service SIP2 WorldShare puisse traiter les transactions.
  • Le client de renouvellements en lot générera un nouveau nom d'utilisateur et un mot de passe pour chaque session. La configuration de l'adresse IP SIP2 devra être mise à jour par un utilisateur avec le rôle Circulation Admin pour chaque utilisation du client. Pour plus de détails, voir Adresses IP SIP2.
  • Toutes les transactions non traitées seront perdues si vous quittez le client pendant le traitement des renouvellements ou si vous annulez le traitement. Vous pouvez saisir ces transactions ultérieurement dans un fichier.
  • Le client de renouvellements en lot ne peut renouveler que le prêt des documents qui sont déjà prêtés à un usager. 
    • Les prêts seront renouvelés même si le client a dépassé la politique de type de client, les politiques de limite de prêt ou les restrictions définies dans la politique de prêt.
    • Les prêts seront renouvelés même si les documents sont requis pour remplir une réservation ou une mise de côté.
      • Le prêt des documents rappelés ne peut pas être renouvelé. Pour prolonger la date d'échéance d'un document rappelé, vous devez supprimer la réservation à l'origine du rappel, effectuer le retour du document dans le système, prêter de nouveau le document au même usager avec la date d'échéance désirée, et recréer la réservation.
    • Le prêt des documents sera renouvelé si la date d'échéance pour ces documents n'a pas encore été atteinte ou si ces documents ne sont pas en retard ou très en retard.
    • Le renouvellement du prêt d'un document en retard ou très en retard peut entraîner l'application de frais de retard au compte de l'usager ou de la suspension de l'usager selon les politiques de prêt de votre établissement. Pour éviter les pénalités :
      • Option 1 - Supprimez temporairement les liens vers les Structures des factures et/ou les Structures de suspension dans vos Politiques de prêt.
      • Option 2 - Créez une fermeture spéciale dans les heures d'ouverture de votre bibliothèque et mettez à jour les Politiques de prêt pour ne pas que des frais ou des périodes de suspension soient cumulés lorsque la bibliothèque est fermée. Voir Heures d'ouverture pour plus de détails.
  • Si votre bibliothèque a configuré l'Avis automatique de reçu de date d'échéance, les usagers recevront un avis par courriel confirmant la nouvelle date d'échéance des prêts. Ces avis automatiques sont envoyés au début de chaque heure. Pour plus détails, voir Avis et reçus > Autres avis aux usagers .

Étape 1 - Créer un fichier de prêts à renouveler

Le client de renouvellements en lot requiert un fichier CSV des prêts que vous voulez renouveler.

  • Utilisez le rapport Tous les documents actuellement prêtés pour obtenir la liste des documents qui étaient prêtés à la fin de la journée précédente. Pour plus de détails, voir le rapport Tous les documents actuellement prêtés.
  • Enlevez les documents que vous ne voulez pas prêter.
  • Créez un fichier CSV avec les trois en-têtes de colonnes suivants :
    • patron_barcode : code-barres de l'usager auquel le document est prêté.
    • item_barcode : code-barres du document prêté.
    • due_date : la nouvelle date/heure d'échéance que vous souhaitez appliquer au prêt.
      • Chaque document du fichier peut avoir une date d'échéance différente.
      • Les dates d'échéance doivent être fournies en format ISO dans le fuseau horaire approprié. Par exemple, 2030-12-31T23:59:59

 Notes : 

  • Les bibliothèques qui utilisent Conception de rapports WorldShare peuvent utiliser l'univers Circulation - États documents pour créer une liste personnalisée des documents prêtés. Les données sur l'état des documents sont mises à jour chaque nuit. Pour plus de détails voir Univers Circulation - États des documents.
  • Le processus ignorera les documents qui ne sont plus prêtés à l'usager spécifié ou qui ont été rappelés. Le système ne prêtera pas un document à un usager qui a déjà retourné ce document.

Étape 2 - Télécharger le client de renouvellements en lot

Vous devez télécharger le client depuis l'OCLC Community Center.

Télécharger le client de renouvellements en lot

  1. Connectez-vous à l'OCLC Community Center.
  2. Allez à la communauté WorldShare Circulation et sélectionnez la section WorldShare Circulation Bulk Renewal Client.
  3. Sélectionnez la version du client pour votre système d'exploitation, c'est-à-dire Windows ou macOS.
  4. Enregistrez le client sur votre poste de travail. 
    • Sélectionnez un emplacement facile à trouver pour les employés qui utiliseront le client.

Aucune installation supplémentaire n'est requise.

Configuration requise

  • Windows 7 ou version ultérieure
  • macOS 
  • Connexion Internet avec une adresse IP statique pour toute la durée du traitement

Étape 3 - Configurer le Service SIP2 WorldShare

Après avoir téléchargé le client de renouvellements en lot, vous devez configurer le Service SIP2 WorldShare (WMS SIP2 Service) pour qu'il accepter les messages de renouvellement de votre machine.

  Note. - Vous devrez accéder Configuration des services OCLC pour continuer. Consultez la rubrique Rôles pour les comptes de Circulation pour des détails sur la connexion à Configuration des services OCLC.

Exécuter le client de renouvellements en lot

  1. Trouvez le fichier du programme en utilisant le menu Démarrer (Windows) ou le Launchpad (Mac).
  2. Exécutez le programme en double-cliquant sur le fichier du programme : WorldShare Circulation Bulk Renewal 1.0.0.exe (Windows) ou WorldShare Circulation Bulk Renewal 1.0.0.dmg (Mac).
  3. Dans l'écran d'accueil du client, cliquez sur Get Started (Commencer) .
  4. Sur l'écran SIP2 Server Details (Détails sur le serveur SIP2) :
    1. Sélectionnez le centre de données de votre établissement. Si vous ne savez pas quel est ce centre, contactez le service d'assistance technique d'OCLC.
    2. Notez l'adresse IP locale, le nom d'utilisateur SIP2 et le mot de passe SIP2, ainsi que le nom d'utilisateur et le mot de passe fournis par le client.

       Mise en garde - Ne fermez pas le client de renouvellements en lot à ce stade. Si vous fermez le client ou cliquez sur le bouton « Précédent », un nouveau nom d'utilisateur et un nouveau mot de passe seront générés.

Configurer une succursale de bibliothèque pour l'utilisation du Service SIP2 WorldShare

Vérifiez les paramètres sous Configuration SIP2 pour la succursale des renouvellements. La succursale des renouvellements sera enregistrée pour les données de rapport.

  1. Dans Configuration des services OCLC, allez sous Circulation WorldShare > Intégrations > Configuration SIP2.
  2. Cliquez sur le nom de la succursale dans laquelle les renouvellements seront enregistrés.
  3. Configurez les paramètres suivants :
    1. Nombre de nouvelles tentatives permises = 3
    2. Délai d'inactivité en secondes = 15
    3. Messages pris en charge
      1. Renouveler = Activé - Authentification non requise
      2. Ouverture de session = Activé
      3. Mode hors ligne = Activé
      4. État ACS = Activé
      5. Request SC Resend = Activé
  4. Dans le bas de l'écran, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les changements.
  5. Dans la liste des succursales, assurez-vous que l'état de la succursale est Configuré .

Configurer le Service SIP2 WorldShare pour l'acception des messages de votre adresse IP

Dans Configuration des services OCLC, allez sous Circulation WorldShare > Intégrations > Adresses IP SIP2.

  1. S'il y a déjà une entrée pour l'adresse IP fournie par le client de renouvellements en lot :
    1. Inscrivez le nom d'utilisateur SIP2 du client dans le champ Nom d'utilisateur.
    2. Cochez l'option « Réinitialiser le mot de passe? » et inscrivez le mot de passe SIP2 fourni par le client dans les champs Nouveau mot de passe et Confirmer le mot de passe.

       Note. - Vous pouvez copier facilement les données fournies par le client en cliquant sur l'icône de copie à côté de chaque champ.

  2. S'il n'y a pas d'entrée pour l'adresse IP fournie par le client de renouvellements en lot :
    1. Créez une nouvelle entrée.
    2. Inscrivez l'adresse IP locale fournie par le client dans le champ Adresse IP.
    3. Inscrivez le nom d'utilisateur SIP2 du client dans le champ Nom d'utilisateur.
    4. Inscrivez le mot de passe SIP2 du client dans les champs Nouveau mot de passe et Confirmer le mot de passe.

       Note. - Vous pouvez copier facilement les données fournies par le client de renouvellements en lot en cliquant sur l'icône de copie à côté de chaque champ.

  3. Vérifiez les paramètres de l'Adresse IP SIP2 :
    1. Succursale - La succursale dans laquelle les renouvellements seront enregistrés pour les données de rapport.

       Note. - Si votre bibliothèque n'a jamais utilisé SIP2 dans le passé, vous devrez peut-être activer la succursale dans la section Configuration SIP2 de Configuration des services OCLC. Voir les informations ci-dessus.

    2. Fournisseur = Défaut
    3. Résolution de groupe - Sélectionnez cette option si vous allez traiter des documents temporaires créés par l'intégration du prêt entre bibliothèque OU si votre bibliothèque participe à la circulation de groupe.
    4. Activée = Oui

Valider la connexion SIP2 au client de renouvellements en lot

  1. Retournez à l'écran SIP2 Server Details dans le client de renouvellements en lot et cliquez sur Next.
  2. Si la validation échoue, un message d'erreur sera présenté. 
    1. Vérifiez que l'adresse IP SIP2, le nom d'utilisateur et le mot de passe dans le client correspondent à une entrée de votre liste d'Adresses IP SIP2 dans Configuration des services OCLC. Voir les informations ci-dessus.
    2. Si vous avez besoin d'aide, contactez l'assistance technique d'OCLC.

 Note. - Le client de renouvellements en lot générera un nouveau nom d'utilisateur et un mot de passe chaque fois que vous ouvrirez de nouveau le client ou que vous retournerez à l'écran SIP2 Server Details. De plus, votre adresse IP peut changer avec le temps. Assurez-vous de mettre à jour les paramètres de Configuration des services OCLC, et songez à supprimer les adresses IP qui ne sont plus valides.

Étape 4 - Traiter les renouvellements

  1. Dans l'écran Renewal Details :
    1. Sélectionnez le fuseau horaire des dates d'échéance que vous avez indiquées dans le fichier CSV créé à l'Étape 1.
      1. Le client utilisera par défaut le fuseau horaire utilisé par votre système d'exploitation.
    2. Utilisez le bouton Browse for File pour localiser le fichier CSV créé à l'Étape 1.
      1. Sélectionnez le fichier et attendez que le client valide si le fichier est conforme au format requis.
      2. S'il est valide, un message de confirmation et un aperçu des données apparaîtront pour la première entrée de votre fichier. Vérifiez si les données sont correctes.
      3. S'il n'est pas valide, un message d'erreur sera présenté. Corrigez les erreurs et essayez de charger le fichier de nouveau. 
  2. Cliquez sur Next dans l'écran Renewal Details pour continuer vers l'écran de confirmation.
  3. Dans l'écran Input Confirmation, vérifiez que les informations sur votre établissement et le fichier CSV sont exactes.
  4. Cliquez sur Start pour commencer le traitement des renouvellements dans Circulation WorldShare.
    1. Si votre bibliothèque a configuré l'Avis automatique de reçu de date d'échéance, les usagers recevront un avis par courriel confirmant la nouvelle date d'échéance des prêts. Ces avis automatiques sont envoyés au début de chaque heure.
  5. Dans l'écran Renewal Progress, suivez la progression des renouvellements.
    1. Le client de renouvellements en lot indiquera le pourcentage de renouvellements effectués ainsi que le nombre de renouvellements réussis et échoués.
    2. Les dix tentatives de renouvellement les plus récentes apparaîtront à l'écran pour référence.
    3. Utilisez le bouton Cancel pour terminer le traitement si un pourcentage important de renouvellements échoue. Vérifiez votre fichier CSV et réessayez.
      1. Note - Utilisez le bouton Export Details pour obtenir un fichier CSV avec des détails sur les tentatives de renouvellement, y compris les messages de réussite et d'échec.
    4. Note. - Le délai de traitement peut varier en fonction du nombre de prêts que vous souhaitez renouveler et d'autres facteurs.
    5. Note. - La fermeture du client pendant le traitement des renouvellements entraînera le non-renouvellement des documents non traités. Vous perdrez également tous les détails sur les transactions réussies ou échouées qui ont déjà été traitées. Utilisez le bouton Cancel si vous souhaitez terminer le traitement.
  6. Lorsque le traitement est terminé :
    1. L'optionExport Details est affichée. Cliquez sur Export Details pour obtenir un fichier CSV avec des détails sur les tentatives de renouvellement, y compris les messages de réussite et d'échec.
    2. L'option Start Over vous ramènera à l'écran SIP2 Server Details si vous souhaitez traiter un autre fichier. 
    3. Note. - Avant de traiter un nouveau fichier, vous devez mettre à jour la configuration de l'adresse IP SIP2 avec le nouveau nom d'utilisateur et le nouveau mot de passe générés par le client de renouvellements en lot.

 Note. - Si vous traitez des renouvellements en lot depuis votre domicile ou depuis une machine qui n'a pas d'adresse IP statique, envisagez de supprimer ou de désactiver la configuration d'adresse IP SIP2 créée pour le client de renouvellements en lot une fois le traitement terminé. Cela réduira le risque d'accès indésirable au service SIP2 WorldShare.